Contactpersonen toevoegen aan uitnodigingen per e-mail

Contactpersonen toevoegen
Importeermethoden
Fouten als gevolg van ongeldige e-mailadressen
Contactpersonen bewerken

Lees hoe u contactpersonen (geadresseerden) kunt toevoegen aan een uitnodiging per e-mail, zodat u uw enquête per e-mail naar mensen kunt verzenden.

Contactpersonen toevoegen

Contactpersonen toevoegen door ze te importeren:

Klik op de knop Contactpersonen toevoegen in de rechterbovenhoek van het bericht.
Kies een importeermethode (meer informatie hierover vindt u hieronder).
Geef de groep een naam (de e-mailadressen worden opgeslagen in de sectie Contactpersonen).
Bepaal wat u wilt doen als een contactpersoon al bestaat in de sectie Contactpersonen. U kunt contactgegevens bijwerken met het e-mailadres en de informatie uit de huidige import of importinformatie negeren, zodat de al beschikbare informatie voor die contactpersoon ongewijzigd blijft.
Klik op Toevoegen.
Lees de sectie hieronder als er fouten worden weergegeven.

Zorg ervoor dat u individuele e-mailadressen gebruikt en geen lijstserver, distributielijst of e-mailalias (omdat anders slechts één persoon in de lijst de enquête kan invullen).

E-mailadressen kopiëren en plakken

U kunt rechtstreeks in het veld Verzenden naar een lijst met e-mailadressen invoeren, of deze kopiëren en plakken. Plaats deze in het veld en druk op Enter.

Limieten voor geadresseerden en berichten

Er geldt een limiet voor het aantal mensen an wie u berichten kunt verzenden en voor het aantal berichten dat u op één dag kunt verzenden: Verzend-, import- en tekenlimieten

Importeermethoden

Handmatige lijst (eenvoudig kopiëren en plakken)
Handmatige lijst (geavanceerd kopiëren en plakken)
U kunt een eenvoudige lijst met e-mailadressen, namen en aangepaste gegevens kopiëren en plakken via de optie Handmatig importeren.

Als u een plaats en staat invoert (zoals Portland, Oregon), worden er twee velden gemaakt: één voor Portland en één voor Oregon.

Als de komma's te verwarrend zijn, kunt u gewoon de rijen uit uw spreadsheet kopiëren en in het vak plakken.
Richtlijnen: elk e-mailadres moet op een eigen regel staan met aangepaste gegevensvelden die door komma's worden gescheiden. Als u geen informatie hebt voor een gegeven veld, laat u dit leeg. U moet het e-mailadres eerst invoeren: E-mailadres, Voornaam, Achternaam, Aangepast 1, Aangepast 2, enz.

Voorbeeld: hier is een voorbeeldlijst met het e-mailadres, de voornaam, de achternaam en drie aangepaste gegevensvelden (voor leeftijd, geslacht en favoriete ijssmaak). We beschikken niet over de leeftijd van Jane of over de leeftijd en het geslacht van Pat. Verder weten we niet wat de favoriete ijssmaak is van Marge. Daarom zijn die velden leeg gelaten:

bob@email.com, Bob, Thompson, 39, man, chocola
jane@email.com, Jane, Smith, , vrouw, aardbei
marge@email.com, Marge, Simpson, 33, vrouw,
pat@email.com, Pat, Lyon, , , pistache
CSV-spreadsheet
U kunt een spreadsheet maken met het e-mailadres, de naam en a a ngepaste gegevens van mensen in een toepassing als Excel, Numbers, of Google Spreadsheets. U kunt dit dan exporteren of downloaden als CSV-bestand en vervolgens uploaden naar SurveyMonkey.
Richtlijnen: elke contactpersoon moet een eigen regel in het spreadsheet hebben. Hebt u geen gegevens voor een bepaalde contactpersoon, laat de cel dan leeg. Verwijder de koprij uit uw spreadsheet voordat u het importeert. Plaats de kolommen in deze volgorde met het e-mailadres in de eerste kolom: E-mail, Voornaam, Achternaam, Aangepast 1, Aangepast 2, etc.

Voorbeeld:

Bekijk een schermafdruk van een CSV-bestand met de juiste indeling.
E-mailadressen importeren
- U kunt Gmail, Yahoo! Mail, LinkedIn, Microsoft 365 of Outlook.com gebruiken om al uw contactpersonen te importeren. Als u wijzigingen aanbrengt in contactpersonen in uw e-mailaccount, worden deze niet weergegeven in SurveyMonkey (uw SurveyMonkey-account wordt niet gesynchroniseerd met deze toepassingen).
- Als u een deel van uw contactpersonen wilt toevoegen of importeren via een andere e-mailprovider, gaat u naar uw e-mailaccount en exporteert u de gewenste contactpersonen als een CSV-bestand, dat u vervolgens importeert. Voor instructies over het exporteren van uw contactpersonen naar een CSV, doorzoekt u het helpcenter van uw e-mailprovider.
- Houd er rekening mee dat Outlook.com (de gratis e-mailservice via het web die vroeger Hotmail.com heette) afwijkt van de e-mailtoepassing Microsoft Office Outlook. Als u contactpersonen wilt importeren vanuit Outlook in Microsoft Office, exporteert u eerst uw contactpersonen in een CSV-bestand en importeert u vervolgens het bestand. Of vraag uw IT-afdeling of uw Outlook-toepassing gebruikmaakt van Microsoft 365.

Fouten als gevolg van ongeldige e-mailadressen

Als er een bericht over ongeldige e-mailadressen verschijnt of als wordt aangegeven dat er iets is fout gegaan bij het plannen of verzenden van een uitnodiging per e-mail, betekent dit het volgende:

Er zijn dubbele e-mailadressen toegevoegd
Er zijn contactpersonen opgenomen die zijn uitgeschreven of bij wie het bericht wordt geblokkeerd
De geïmporteerde lijst met contactpersonen heeft een verkeerde indeling

Dubbele e-mailberichten

U kunt standaard één uitnodiging verzenden per e-mailadres per verzamelprogramma. Als u meer uitnodigt en een contactpersoon toevoegt die al een uitnodiging heeft gehad van het verzamelprogramma, wordt deze automatisch verwijderd uit de lijst met contactpersonen voordat uw nieuwe bericht wordt verzonden. Enterprise-klanten kunnen mogelijk dubbele uitnodigingen toestaan als ze meer mensen uitnodigen.

Iedereen kan een nieuw verzamelprogramma voor uitnodiging per e-mail maken als u wilt dat iemand een enquête meer dan een keer invult. Als u iemand nogmaals uw uitnodigingsbericht wilt sturen, kunt u een eenmalige herinnering sturen.

Uitgeschreven of onbezorgbare e-mailadressen

U kunt geen berichten verzenden naar mensen met uitgeschreven of onbezorgbare e-mailadressen. U kunt ze vragen zich opnieuw in te schrijven als ze uw enquête wil invullen. Maak daarna een nieuw verzamelprogramma voor uitnodiging per e-mail om ze de enquête te sturen (in het oude verzamelprogramma worden ze nog steeds weergegeven als uitgeschreven of geblokkeerd).

U kunt controleren op uitgeschreven of onbezorgbare e-mailadressen via het tabblad Geadresseerden onder de kolom Verzonden.

Fouten in spreadsheets en contactpersonen

Als u een lijst met contactpersonen hebt geïmporteerd of toegevoegd die niet juist is ingedeeld, kan uw bericht niet worden verzonden. Hier zijn enkele tips om de fouten te herstellen. Probeer daarna opnieuw contactpersonen toe te voegen.

Hoewel er een harde limiet van 10.000 rijen per spreadsheet geldt, kan het nuttig zijn om lange lijsten op te splitsen in meerdere CSV–bestanden. We raden aan om bestanden met minder dan 2500 rijen per bestand te gebruiken en om deze één voor één te importeren. Het is ook mogelijk om de rijen van het spreadsheet te kopiëren en plakken via de optie voor handmatig importeren.
Verwijder de koprij uit uw spreadsheet. Eventuele opmaak in de koprij kan fouten veroorzaken.
Zorg ervoor dat u een geaccepteerd scheidingsteken gebruikt voor het spreadsheet (dubbele punt, puntkomma, koppelteken, komma of tab) en dat de tekencodering Unicode (UTF-8 of UTF-16) wordt gebruikt.
Bevat uw spreadsheet Aziatische tekens, dan moet de tekencodering zijn ingesteld op UTF-8.
Als u een Mac gebruikt, kunt u proberen om uw bestand op te slaan als een met komma's gescheiden MS-DOS-bestand (.csv). Ga naar Bestand > Opslaan als > Opmaak.
Neem onze limieten voor verzenden, importeren en tekens door voor meer informatie over speciale tekens en vanity-domeinen.
Als u een lijst met e-mailadressen kopieert en plakt via de optie voor handmatig importeren, moet u het e-mailadres eerst worden vermeld. U kunt daarna andere informatie toevoegen. Bekijk het voorbeeld hierboven.

Contactpersonen bewerken

Concept- of geplande e-mails

U kunt contactpersonen verwijderen uit concept- of geplande e-mails. Klik op het tabblad Overzicht op Hervatten en breid de contactgroep in uw e-mailuitnodiging uit.

Herinnerings- en bedankberichten verzenden

Wilt u een herinnerings- of bedankbericht verzenden, dan hoeft u contactpersonen niet helemaal opnieuw te uploaden. U kunt in plaats daarvan kiezen uit de mensen die u al hebt uitgenodigd.

Klik op Geadresseerden bewerken in een herinnerings- of bedankbericht om geadresseerden te verwijderen. U kunt maximaal 1000 geadresseerden verwijderen.

E-mailadressen of aangepaste gegevens bewerken

Iemands gegevens bijwerken op het tabblad Geadresseerden:

Klik op uw gebruikersnaam in de rechterbovenhoek van de sectie Contactpersonen.
Zoek het e-mailadres, klik op de contactpersoon om deze te bewerken en klik vervolgens op Opslaan.
Ga terug naar uw verzamelprogramma voor uitnodiging per e-mail.
Uw nieuwe informatie wordt nu weergegeven op het tabblad Geadresseerden. Voor nieuwe berichten die u verzendt wordt de bijwerkte informatie gebruikt die u hebt opgeslagen in de sectie Contactpersonen.
Exporteer de gegevens op het tabblad Geadresseerden, zodat u deze kunt gebruiken om uw resultaten te analyseren. Contactgegevens worden toegevoegd aan uw enquêteresultaten wanneer een geadresseerde zijn of haar reactie verzendt. Deze worden dus niet bijgewerkt wanneer u bewerkingen uitvoert in de sectie Contactpersonen.

Verzonden berichten
U kunt een geadresseerde uit een verzonden uitnodiging per e-mail verwijderen. U moet dit bijvoorbeeld doen als een geadresseerde een verzoek doet om te worden vergeten. In dat geval moet de accounteigenaar alle persoonlijke en reactiegegevens van de geadresseerde verwijderen.

Een geadresseerde uit het verzamelprogramma verwijderen:
1. Ga naar de sectie Reacties verzamelen van uw enquête.
2. Open het verzamelprogramma Uitnodiging per e-mail om uw enquête te verzenden.
3. Klik op het tabblad Geadresseerden.
4. Klik op het e-mailadres van de geadresseerde.
5. Klik op Gegevens geadresseerde verwijderen.
De geadresseerde wordt verwijderd uit het verzamelprogramma Uitnodiging per e-mail. Ontvangt u een verzoek om te worden vergeten, dan raden we ook aan dat u:
- De reactie van het individu verwijdert
- De contactgegevens van de geadresseerde verwijdert

Gerelateerde artikelen

Language Codes

Meertalige enquêtes verzenden via uitnodigingen per e-mail

Kan een respondent dezelfde vraag of pagina meerdere keren invullen?