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Como gerenciar os participantes da sua equipe

RECURSO DE EQUIPE: Este artigo é sobre gerenciar contas de uma equipe. O que são equipes?

Se você é administrador ou administrador principal, pode convidar pessoas para participar da sua equipe ou gerenciar as vagas de participante existentes na seção Minha equipe da sua conta.

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Minha equipe

Minha equipe é o lugar central para encontrar informações sobre a equipe. Essa opção pode ser encontrada na barra de navegação principal.

Resumo da equipe

Na guia Resumo da equipe, os administradores e administradores principais têm uma visão geral da equipe.

Termo
Descrição
Participante

Conta na equipe para a qual você já pagou.

Existem dois tipos de participante: Acesso completo e Colaborador.

Vagas de participante ocupadas
(ou preenchidas)

As contas da sua equipe que já foram atribuídas a alguém. Inclui todas os participante com status Ativo, Inativo ou Migração pendente.

Vagas de participante disponíveis
(ou vazias)
A quantidade de convites que você pode enviar antes de ser cobrado excedentes da equipe. Em outras palavras, número de vagas de participante já pagas, mas ainda não usadas.
Tamanho da equipe
(ou total de vagas de participante)
A soma de participantes usados e participantes disponíveis. Em outras palavras, número total de pessoas que podem estar em sua equipe ou ser convidadas antes de você ser cobrado excedentes da equipe por convidar mais usuários.
Nome da equipeO nome da sua equipe. O administrador principal pode atualizá-lo a qualquer momento.
Administrador principalUsuário que criou a equipe. Ele gerencia os participantes e as cobranças da equipe.
Propriedade da contaA pessoa que consideramos proprietária da equipe.

 

Como adicionar mais participantes

RECURSO BETA: No momento, os participantes com acesso completo e colaboradores estão disponíveis somente para algumas equipes. Estamos trabalhando para lançar esse recurso para todas as equipes em breve.

Na guia Adicionar usuários, clique em Adicionar participantes para selecionar a quantidade de participantes com acesso completo e participantes colaboradores que você quer adicionar à sua equipe.

Nessa página, você pode:

  • Visualizar detalhes da sua equipe atual
  • Comparar funções e permissões
  • Visualizar um resumo das taxas de excedentes da equipe por adicionar mais participantes

Quando pagar pelos participantes adicionais, clique no número do recibo na confirmação para acessar sua fatura ou clique em OK para convidar pessoas para participar da sua equipe.

 

Como convidar pessoas para participar

Maneiras de convidar pessoas

Na guia Adicionar usuários, você pode enviar um email para convidar pessoas para ocupar as vagas de participante disponíveis.

As equipes Enterprise têm a opção de criar uma página de inscrição da equipe, em que as pessoas da sua organização podem enviar convites para si mesmas para fazer parte da equipe.

As equipes com login unificado habilitado não veem essas opções e podem enviar um URL para convidar as pessoas.

Você será cobrado uma taxa de excedente da equipe por cada convite enviado que ultrapasse o número de participantes disponíveis. A cobrança será feita quando você enviar o convite. Saiba mais: Cobranças pela inclusão de mais participantes (excedentes de equipe)
Convidar pessoas por email

Para convidar pessoas para sua equipe por email:

  1. Acesse Minha equipe.
  2. Clique em Adicionar usuários.
  3. Selecione a opção abaixo que descreve o que você vê na tela:
Convidar pessoas

RECURSO BETA: Participantes com acesso completo e colaboradores atualmente estão disponíveis somente para algumas equipes. Estamos trabalhando para lançar esse recurso para todas as equipes em breve.

Para convidar pessoas para sua equipe por email:

  1. Clique em Convidar pessoas.
  2. Digite os endereços de email separados por vírgula.
  3. Clique em Seguinte. Os endereços de email duplicados são removidos, bem como os vinculados a um convite já existente em aberto.
  4. Confira a quantidade de participantes e os tipos de participante que você está convidando. Se tiver convidado mais pessoas do que as vagas de participante disponíveis para um tipo de participante, você receberá uma cobrança de excedentes ao enviar os convites.
  5. Clique em Enviar convites.

Não é possível personalizar a mensagem do email.

Enviar um convite por email

Para convidar pessoas para sua equipe por email:

  1. Acesse Minha equipe.
  2. Clique em Adicionar usuários.
  3. Selecione Enviar um convite por email.
  4. Digite os endereços de email das pessoas que você deseja convidar. Digite vários endereços separados por vírgula ou insira cada endereço em uma linha separada.
  5. Personalize a mensagem de email.
  6. Clique em Enviar convites.

Você será cobrado o preço de uma conta adicional por convite enviado que exceda a quantidade de vagas de participante disponíveis na sua equipe. O valor é calculado proporcionalmente com base na data do convite e no tempo restante na assinatura da equipe.

Por exemplo, se a próxima data de renovação é em mais ou menos seis meses, o valor será de cerca de metade do valor real. Quando você convidar pessoas, enviaremos uma fatura de excedentes da equipe com o valor exato.

Como criar uma página de inscrição de equipe (somente Enterprise)

É possível ativar uma página de inscrição de equipe e compartilhar o URL para permitir que a pessoa solicite a participação na equipe. Qualquer pessoa que tiver o link poderá digitar o endereço de email e enviar um convite para si mesma.

Para criar uma página de inscrição:

  1. Acesse Minha equipe.
  2. Clique em Adicionar usuários.
  3. Selecione Definir página de inscrição.
  4. No campo Número máximo de inscrições, defina um limite de pessoas que podem se inscrever.
  5. Clique em Salvar e ativar.
  6. Copie o link e compartilhe-o como preferir.

Por que não posso convidar mais pessoas?

Se não for possível enviar um convite ou se as pessoas não conseguirem participar pela página de inscrição da equipe, é provável que você tenha uma fatura pendente. Quando pagar suas faturas pendentes, você poderá convidar mais pessoas para sua equipe. Consulte as faturas em Histórico de transações.

Os membros da equipe podem ver os questionários existentes?

Por padrão, não. O questionário é privado para a pessoa que o criou até que a pessoa o compartilhe com outros membros da equipe.

Você pode compartilhar questionários com membros da equipe assim que eles entrarem na equipe, para que eles possam acessar os questionários da equipe já existentes.

Os administradores principais não veem em qual conta de membro da equipe está cada questionário.

 

Como gerenciar convites pendentes

Convites por email

Gerencie convites pendentes da equipe enviados por email na guia Gerenciar usuários, em “Minha equipe”.

Se alguém tiver um convite em aberto, mas você convidar essa pessoa para outro tipo de vaga de participante, o convite mais recente substituirá o original.

Como reenviar um convite

É possível reenviar um convite para qualquer pessoa com status Convidado ou Convite expirado. Não há cobrança de excedente de equipe pelo reenvio de convites.

Para reenviar um convite:

  1. Acesse Minha equipe.
  2. Clique em Gerenciar usuários.
  3. Encontre a pessoa a quem você quer enviar outro convite.
  4. Clique em . à direita da pessoa e clique em Reenviar convite.
  5. Escolha entre as seguintes opções:
    • Reenviar convite: Envia outro convite por email convidando a pessoa para participar da equipe.
    • Copiar link do convite: Fornece um link que pode ser compartilhado com a pessoa. Esse link é vinculado exclusivamente à pessoa para a qual você está enviando o convite. Sendo assim, é importante enviar o link diretamente para essa pessoa.
Como cancelar um convite

É possível cancelar convites com status Convidado.

O cancelamento de um convite desativa o link de convite enviado. Se cancelar um convite, poderá enviar um convite para outra pessoa sem custo adicional, pois você já foi cobrado um excedente pelo primeiro convite.

Para cancelar um convite:

  1. Acesse Minha equipe.
  2. Clique em Gerenciar usuários.
  3. Encontre a pessoa cujo convite você quer cancelar.
  4. Clique em . à direita da pessoa.
  5. Clique em Cancelar convite.
  6. Clique em Sim para confirmar.

Página de inscrição da equipe

RECURSO BETA: As páginas de inscrição para a equipe estão disponíveis somente para clientes Enterprise.

Gerencie sua página de inscrição da equipe na guia Adicionar usuários, em “Minha equipe”.

Como acompanhar as inscrições

Consulte a quantidade de inscrições feitas na sua página a qualquer momento. Esse número indica a quantidade de pessoas que solicitaram um convite na página de inscrição, não quantas pessoas criaram uma conta por meio do convite.

Para ver quantidade de inscrições feitas na sua página de inscrição da equipe:

  1. Acesse Minha equipe.
  2. Clique em Adicionar usuários.
  3. Selecione Ativar uma página de inscrição.
  4. No link, é possível ver a quantidade de inscrições em comparação à quantidade máxima de inscritos escolhida por você ao criar a página.
Como desativar sua página de inscrição

É possível desativar uma página de inscrição a qualquer momento para evitar que outra pessoa se inscreva na equipe pelo link. Se alguém já tiver iniciado o processo de inscrição pelo link poderá concluí-lo, a menos que você cancele o convite.

Para desativar uma página de inscrição:

  1. Acesse Minha equipe.
  2. Clique em Adicionar usuários.
  3. Abaixo da URL da página de inscrição, clique em Desativar página.
  4. Clique em Desativar.

Se alguém tentar acessar uma página de inscrição desativada, verá uma mensagem de que a página foi desativada.

 

Como reatribuir ou excluir contas

À medida que sua equipe muda, reatribua ou exclua contas na guia Gerenciar usuários, em “Minha equipe”.

Como reatribuir uma conta

É possível reatribuir a conta de um usuário completo ou administrador da sua equipe a outra pessoa, com todos os questionários e dados contidos nela. Você não será cobrado excedentes da equipe por reatribuir contas, pois já foi cobrado pelo participante.

Para reatribuir uma conta:

  1. Acesse Minha equipe.
  2. Clique em Gerenciar usuários.
  3. Encontre a conta de usuário que você quer reatribuir.
  4. Clique em . à direita da conta e selecione Reatribuir conta.
  5. Insira o endereço de email da pessoa para a qual você quer reatribuir a conta.
  6. Clique em Enviar email.

Enquanto a nova pessoa não aceitar o convite, o status da conta será Migração pendente.

Se a conta tiver questionários compartilhados, eles permanecerão compartilhados com a conta, mesmo após ela ser reatribuída a outra pessoa.

Como excluir uma conta
Antes de excluir uma conta, recomendamos que você entre em contato com o proprietário atual para verificar se há dados de questionários que devam ser mantidos ou transferidos para outra conta da equipe. Antes de prosseguir com a exclusão, leve em conta também estas precauções e lembretes:
  • Essa ação é permanente e não pode ser desfeita.
  • Todos os dados de questionários da conta serão permanentemente apagados.
  • O nome de usuário não estará mais associado à conta.
  • Todos os questionários dessa conta compartilhados por outras pessoas serão excluídos de forma definitiva, e qualquer pessoa com acesso a eles perderá o acesso.
  • A conta deles não é excluída da equipe. Em vez disso, a conta se torna disponível, e você pode convidar outra pessoa para a equipe sem custo adicional.

Para excluir uma conta da sua equipe:

  1. Acesse Minha equipe.
  2. Clique em Gerenciar usuários.
  3. Encontre a conta de usuário que você quer excluir.
  4. Clique em . à direita da conta e selecione Excluir conta.
  5. Clique em Excluir para excluir a conta de maneira definitiva.

Não é possível excluir o administrador principal. Caso você queira mudar o administrador principal, consulte Como mudar a função de um usuário.

 

Status dos usuários

Consulte o status das contas da sua equipe na guia Gerenciar usuários. Veja o que cada status significa:

Status
Descrição
AtivoA pessoa aceitou o convite para participar da sua equipe.
ConvidadoA pessoa foi convidada para participar da equipe, mas ainda não aceitou o convite.
Migração pendente

A conta está sendo reatribuída para outra pessoa. Isso significa que o administrador principal ou um administrador enviou um convite para outra pessoa com essa conta, mas ela ainda não o aceitou.

O titular original da conta nem o novo titular pode acessar a conta enquanto a pessoa a quem você a reatribuiu não aceitar o convite. Se necessário, você pode reatribuir uma conta nesse status para outra pessoa.

Convite vencidoA pessoa foi convidada para participar da equipe, mas ainda não aceitou o convite no período de 30 dias. Os convites vencem em 30 dias, mas é possível reenviá-los.
DICA! Para ler sobre as diferentes funções na equipe, como administrador principal e usuário completo, consulte Tipos, funções e permissões dos participantes da equipe.

 

O administrador ou administrador principal da equipe pode adicionar participantes, convidar pessoas para participar da equipe e gerenciar os participantes existentes na equipe na página “Minha equipe” em sua conta.

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