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Administración de usuarios en un equipo

COMPONENTE DE EQUIPOS: Este artículo explica todo lo relacionado con la administración de múltiples usuarios en un equipo. ¿Qué son los equipos?

Si eres un administrador principal o administrador de un equipo, puedes invitar a más personas a unirse a tu equipo y administrar las cuentas existentes en él desde la página Mi equipo en tu cuenta.

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Mi equipo

Si eres un administrador principal o un administrador, encontrarás toda la información que necesitas acerca de tu equipo en la página Mi equipo de tu cuenta.

Para entrar a la página Mi equipo:

  1. Haz clic en tu nombre de usuario que se encuentra en la esquina superior derecha de tu cuenta.
  2. Elige Mi equipo.

Resumen del equipo

En la pestaña Resumen del equipo, puedes obtener una descripción general de tu equipo.

Término
Descripción
Vacantes usadas

Los usuarios que ya están en tu equipo. Esto incluye cualquier usuario en el estado ACTIVO, INVITADO o REASIGNACIÓN PENDIENTE.

Vacantes disponiblesLa cantidad de invitaciones que puedes enviar antes de que se te facturen excedentes del equipo. En otras palabras, la cantidad de cuentas que ya pagaste, pero que aún nadie usa.
Tamaño del equipoLa cantidad total de vacantes usadas y vacantes disponibles. En otras palabras, la cantidad total de personas que pueden estar en tu equipo o ser invitadas antes de que se te facturen excedentes del equipo por invitar a más usuarios.
Nombre del equipoEl nombre de tu equipo. El administrador principal puede cambiar este nombre en cualquier momento.
Administrador principalLa persona que creó el equipo: esta persona administra los usuarios y la facturación del equipo.
Propiedad de la cuentaDetermina a quién consideramos como propietario del equipo.

¿Qué son las vacantes?

Las vacantes son cuentas que ya pagaste para tu equipo.

  • Una vacante está usada si ya fue tomada por alguien en tu equipo (un usuario activo o alguien que tenga una invitación pendiente para unirse al equipo).
  • Una vacante está disponible si ya pagaste la vacante, pero nadie la está usando, y aún nadie ha sido invitado para hacerlo. Si tienes vacantes disponibles, te recomendamos invitar a más personas a unirse a tu equipo para aprovechar las cuentas de SurveyMonkey que ya pagaste, pero que no estás usando.

 

Cómo invitar a más personas a unirse a tu equipo

Formas de invitar a las personas

En la pestaña Agregar usuarios de Mi equipo, puedes invitar a la gente a unirse a tu equipo por correo electrónico, o puedes crear una página de inscripción para el equipo en donde las personas de tu organización pueden enviarse invitaciones a sí mismas.

Se te facturan excedentes del equipo por cada invitación enviada que supere el número de vacantes disponibles en el equipo. Se te facturará en el momento en que se envíe la invitación. Más información: Cargos por agregar más usuarios (excedentes del equipo)
Cómo invitar usuarios por correo electrónico

Para invitar usuarios a tu equipo por correo electrónico:

  1. Entra a Mi equipo.
  2. Haz clic en la pestaña Agregar usuarios.
  3. Selecciona Enviar una invitación por correo electrónico.
  4. Introduce las direcciones de correo electrónico de las personas que quieres invitar. Puedes introducir varias direcciones separadas por comas o escribir cada dirección de correo electrónico en una línea distinta.
  5. Personaliza el mensaje del correo electrónico.
  6. Haz clic en Enviar invitaciones.
Cómo crear una página de inscripción para el equipo

Puedes activar una página de inscripción y compartir la URL con cualquier persona para permitir que se una al equipo por su cuenta. Cualquier persona con el enlace puede ingresar su dirección de correo electrónico y enviarse a sí misma una invitación para unirse a tu equipo.

Para crear una página de inscripción al equipo:

  1. Entra a Mi equipo.
  2. Haz clic en la pestaña Agregar usuarios.
  3. Selecciona Configurar una página de inscripción.
  4. En el campo Máximo de suscripciones, establece un límite de personas que pueden utilizar la página para inscribirse.
  5. Haz clic en Guardar y activar.
  6. Copia el enlace y compártelo como quieras.

¿Por qué no puedo invitar más usuarios?

Si no puedes enviar una invitación o las personas no pueden invitarse por su cuenta desde la página de inscripción del equipo, probablemente haya una factura pendiente de pago. Una vez que hayas pagado las facturas pendientes, podrás invitar a más usuarios. Puedes encontrar las facturas en tu Historial de transacciones.

 

Cómo administrar invitaciones pendientes

Invitaciones por correo electrónico

Puedes administrar invitaciones pendientes del equipo por correo electrónico desde la pestaña Administrar usuarios en Mi equipo.

Cómo reenviar una invitación

Puedes reenviar una invitación a cualquier usuario con el estado INVITADO o INVITACIÓN CADUCADA.

No se te facturarán excedentes del equipo por reenviar invitaciones porque ya se te facturaron excedentes del equipo al momento de la primera invitación.

Para volver a enviar una invitación:

  1. Entra a Mi equipo.
  2. Haz clic en la pestaña Administrar usuarios.
  3. Encuentra al usuario al que deseas enviarle otra invitación.
  4. Haz clic en . a la derecha del usuario y haz clic en Reenviar invitación.
  5. Elige alguna de las siguientes opciones:
    • Enviar otra invitación al usuario: Envía otra invitación por correo electrónico al usuario para unirse a tu equipo.
    • Copiar un enlace a tu portapapeles: Te da un enlace que puedes compartir con la persona. Este enlace está vinculado al usuario al que le estás reenviando la invitación, por lo que solo debes darle el enlace a esa persona directamente.
Cancelar una invitación

Puedes cancelar cualquier invitación con el estado INVITADO.

Al cancelar una invitación, se invalida el enlace de invitación enviado previamente al usuario. Si cancelas una invitación, puedes enviar otra sin costo adicional porque ya se te facturaron excedentes del equipo con la primera invitación.

Para cancelar una invitación:

  1. Entra a Mi equipo.
  2. Haz clic en la pestaña Administrar usuarios.
  3. Encuentra el usuario cuya invitación quieres cancelar.
  4. Haz clic en . a la derecha de ese usuario.
  5. Haz clic en Cancelar invitación.
  6. Haz clic en para confirmar.

Página de inscripción para el equipo

Puedes administrar la página de inscripción para el equipo desde la pestaña Agregar usuarios en Mi equipo.

Supervisión de inscripciones

Puedes ver la cantidad de inscripciones que se iniciaron a través de tu página de inscripciones en cualquier momento. Este número indica la cantidad de usuarios que han solicitado una invitación a través de la página de inscripción, no la cantidad de usuarios que han aceptado la invitación.

Para ver la cantidad de inscripciones que se iniciaron a través de tu página de inscripción para el equipo:

  1. Entra a Mi equipo.
  2. Haz clic en la pestaña Agregar usuarios.
  3. Selecciona Activar una página de inscripción.
  4. En el enlace, verás la cantidad de inscripciones iniciadas de entre la cantidad máxima de inscripciones que elegiste al crear la página.
Cómo desactivar tu página de inscripción

Puedes desactivar una página de inscripción para un equipo en cualquier momento para evitar que se unan más personas a través del enlace. Cualquier persona que haya comenzado el proceso de inscripción a través del enlace podrá completarlo, a menos que canceles la invitación.

Para desactivar una página de inscripción:

  1. Entra a Mi equipo.
  2. Haz clic en la pestaña Agregar usuarios.
  3. En la URL de la página de inscripción, haz clic en Desactivar página.
  4. Haz clic en Desactivar.

Si alguien intenta ir a una página de inscripción desactivada, verá un mensaje que se lo indique.

 

Cómo reasignar o eliminar cuentas

A medida que vayan cambiando las personas con las que necesitas trabajar, puedes reasignar o eliminar cuentas en tu equipo desde la pestaña Administrar usuarios de Mi equipo.

Cómo reasignar una cuenta

Puedes reasignar cualquier cuenta de usuario o administrador en tu equipo a otra persona, junto con todas las encuestas y los datos incluidos en ella. No se te facturarán excedentes del equipo por reasignar cuentas porque ya se te facturó la vacante.

Para reasignar una cuenta:

  1. Entra a Mi equipo.
  2. Haz clic en la pestaña Administrar usuarios.
  3. Encuentra la cuenta que te gustaría reasignar.
  4. Haz clic en . a la derecha de la cuenta y elige Reasignar cuenta.

Hasta que un usuario nuevo no haya aceptado la invitación, el estado de la cuenta será REASIGNACIÓN PENDIENTE.

Si la cuenta es de un colaborador en cualquier encuesta compartida, la encuesta seguirá compartida con la cuenta, incluso si es reasignada a una persona distinta.

Cómo eliminar una cuenta
Antes de eliminar una cuenta, te recomendamos que te comuniques con el usuario actual para asegurarte de que no haya datos de encuestas en la cuenta que deban conservarse. Asimismo, ten en cuenta las siguientes precauciones y recordatorios antes de continuar con la eliminación:
  • Esta es una acción permanente y no puede deshacerse.
  • Todos los datos de las encuestas incluidos en dicha cuenta se eliminarán de forma definitiva.
  • El nombre de usuario ya no estará asociado a la cuenta.
  • Cualquier encuesta propiedad de esta cuenta y compartida con otros será eliminada permanentemente, y los colaboradores perderán el acceso a la encuesta y sus resultados.
  • Esa vacante no se elimina de tu equipo. En cambio, la vacante queda disponible y puedes invitar a otra persona a tu equipo sin costo adicional.

Para eliminar una cuenta en tu equipo:

  1. Entra a Mi equipo.
  2. Haz clic en la pestaña Administrar usuarios.
  3. Encuentra la cuenta que te gustaría eliminar.
  4. Haz clic en . a la derecha del usuario y elige Eliminar cuenta.
  5. Haz clic en Eliminar para eliminar la cuenta de forma permanente.

No puedes eliminar al administrador principal. Si deseas cambiar el administrador principal, consulta Cómo cambiar la función de alguien.

 

Estados de usuarios

Puedes revisar el estado de cada cuenta en tu equipo desde la pestaña Administrar usuarios. Esto es lo que significa cada estado:

Estado
Descripción
ACTIVOEste usuario aceptó la invitación para unirse a tu equipo.
INVITADOSe invitó a esta persona a unirse al equipo, pero aún no ha aceptado su invitación.
REASIGNACIÓN PENDIENTE

Esta cuenta está en proceso de ser reasignada a otra persona. Esto significa que el administrador principal u otro administrador envió una invitación a otra persona para que se haga cargo de esta cuenta, pero aún no ha aceptado.

Ni el propietario original de la cuenta ni el propietario nuevo, podrán acceder a la cuenta hasta que la persona a la que se le ha reasignado la cuenta acepte la invitación. En dado caso, puedes reasignar una cuenta en este estado a una persona distinta.

INVITACIÓN CADUCADAEl usuario fue invitado a unirse al equipo, pero no aceptó la invitación al cabo de 30 días. Las invitaciones caducan a los 30 días, pero siempre puedes reenviarle la invitación.
Para leer acerca de las diferentes funciones en un equipo, como el administrador o usuario principal, consulta Funciones y permisos en los equipos.

 

Si eres un administrador principal o administrador de un equipo, puedes invitar a más personas a unirse a tu equipo y administrar las cuentas existentes en él desde la página Mi equipo en tu cuenta.

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