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Cómo administrar vacantes en tu equipo

COMPONENTE DE EQUIPOS: Este artículo explica todo lo relacionado con la administración de cuentas en un equipo. ¿Qué son los equipos?

Si eres un administrador principal o administrador, puedes invitar a personas a unirse a tu equipo y administrar las vacantes existentes desde la sección Mi equipo en tu cuenta.

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Mi equipo

Mi equipo es el centro de información sobre el equipo. Puedes encontrarlo en la barra superior de navegación.

Resumen del equipo

En la pestaña Resumen del equipo, los administradores principales y administradores pueden ver una descripción general del equipo.

Término
Descripción
Vacante

Una cuenta que ya pagaste en el equipo.

Existen dos tipos de vacantes: Vacantes de acceso completo y vacantes para colaborador.

Vacantes usadas
(o vacantes ocupadas)

Las cuentas en tu equipo que ya están asignadas a alguien. Esto incluye las vacantes con estado Activo, Invitado o Reasignación pendiente.

Vacantes disponible
(o vacantes vacías)
La cantidad de invitaciones que puedes enviar antes de que se te facturen excedentes del equipo. En otras palabras, la cantidad de vacantes que ya pagaste, pero que aún no se usan.
Tamaño del equipo
(o total de vacantes)
La cantidad total de vacantes usadas y vacantes disponibles. En otras palabras, la cantidad total de personas que pueden estar en tu equipo o ser invitadas antes de que se te facturen excedentes del equipo por invitar a más usuarios.
Nombre del equipoEl nombre de tu equipo. El administrador principal puede actualizar este nombre en cualquier momento.
Administrador principalLa persona que creó el equipo: esta persona administra los usuarios y la facturación del equipo.
Propiedad de la cuentaLa persona a quién consideramos el propietario del equipo.

 

Cómo agregar más vacantes

FUNCIÓN BETA: Las vacantes de acceso completo y las vacantes para colaborador actualmente están disponibles solo para algunos equipos. Esperamos implementar esta función para todos los equipos pronto.

En la pestaña Agregar usuarios, puedes hacer clic en Agregar vacantes para seleccionar la cantidad de vacantes de acceso completo y vacantes para colaborador que quieras agregar a tu equipo.

En esta página, puedes:

  • Ver un desglose de tu equipo actual
  • Comparar funciones y permisos
  • Ver un resumen de los excedentes del equipo para agregar más vacantes

Una vez que hayas pagado vacantes adicionales, haz clic en el n.° de recibo en tu confirmación para entrar directamente a tu factura o en Aceptar para invitar a más personas a unirse a tu equipo.

 

Cómo invitar a las personas a unirse al equipo

Formas de invitar a las personas

En la pestaña Agregar usuarios, puedes enviar un correo electrónico para invitar a personas a ocupar las vacantes disponibles.

Algunos equipos también pueden ver una opción para crear una página de suscripción al equipo donde las personas en la organización pueden enviarse invitaciones a sí mismas para unirse.

Los equipos con registro único habilitado no verán ninguna de estas opciones y podrán enviar una URL para invitar a más personas.

Se te facturan excedentes del equipo por cada invitación enviada que supere el número de vacantes disponibles en el equipo. Se te facturará en el momento en que se envíe la invitación. Más información: Cargos por agregar más vacantes (excedentes del equipo)
Cómo invitar a personas por correo electrónico

Para invitar a personas a tu equipo por correo electrónico:

  1. Entra a Mi equipo.
  2. Haz clic en Agregar usuarios.
  3. Selecciona la opción a continuación que describa lo que ves en la pantalla:
Invitar a personas

FUNCIÓN BETA: Las vacantes de acceso completo y las vacantes para colaborador actualmente solo están disponibles para algunos equipos. Esperamos implementar esta función para todos los equipos pronto.

Para invitar a personas a tu equipo por correo electrónico:

  1. Haz clic en Invitar a personas.
  2. Ingresa las direcciones de correo electrónico separadas por comas.
  3. Haz clic en Siguiente. Eliminamos automáticamente las direcciones de correo electrónico repetidas y también los correos electrónicos con invitaciones pendientes.
  4. Revisa la cantidad de vacantes y los tipos de vacantes de las invitaciones. Si las invitaciones que envías superan las vacantes que tienes disponibles para un tipo de vacante, se te cobrarán excedentes al enviarlas
  5. Haz clic en Enviar invitaciones.

No es posible personalizar el mensaje del correo electrónico.

Enviar una invitación por correo electrónico

Para invitar a personas a tu equipo por correo electrónico:

  1. Entra a Mi equipo.
  2. Haz clic en Agregar usuarios.
  3. Selecciona Enviar una invitación por correo electrónico.
  4. Introduce las direcciones de correo electrónico de las personas que quieres invitar. Ingresa varias direcciones separadas por comas o coloca cada dirección de correo electrónico en su propia línea.
  5. Personaliza el mensaje del correo electrónico.
  6. Haz clic en Enviar invitaciones.

Se te cobrará el costo de una cuenta adicional por cada invitación que hayas enviado que supere la cantidad de vacantes disponibles en Mi equipo. El importe se prorratea de acuerdo con el día que envías la invitación y el tiempo restante en la suscripción de tu equipo.

Por ejemplo, si tu siguiente fecha de renovación es en aproximadamente 6 meses, el costo solo será de la mitad de lo que se haya cotizado. Una vez que las invites, te enviaremos una factura por el excedente del equipo con el monto exacto.

Cómo crear una página de suscripción para el equipo (solo Enterprise)

Puedes activar una página de suscripción y compartir la URL para permitir que las personas se unan a tu equipo por su cuenta. Cualquier persona con el enlace puede ingresar su dirección de correo electrónico y enviarse a sí misma una invitación.

Para crear una página de suscripción al equipo:

  1. Entra a Mi equipo.
  2. Haz clic en Agregar usuarios.
  3. Selecciona Configurar una página de suscripción.
  4. En el campo Máximo de suscripciones, establece un límite de personas que pueden suscribirse.
  5. Haz clic en Guardar y activar.
  6. Copia el enlace y compártelo como quieras.

¿Por qué no puedo invitar a más personas?

Si no puedes enviar una invitación o las personas no pueden invitarse por su cuenta desde la página de suscripción del equipo, probablemente haya una factura pendiente de pago. Una vez que hayas pagado las facturas pendientes, podrás invitar a más personas a tu equipo. Puedes encontrar las facturas en tu Historial de transacciones.

¿Los miembros del equipo pueden ver las encuestas existentes?

No de forma predeterminada. Las encuestas son privadas para las personas que las crearon hasta que las comparten con otros miembros en el equipo

Puedes compartir encuestas con personas en tu equipo tan pronto como se unan para permitirles acceder a las encuestas existentes del equipo.

Los administradores principales no pueden ver qué encuestas hay en cada cuenta de los miembros del equipo.

 

Cómo administrar invitaciones pendientes

Invitaciones por correo electrónico

Puedes administrar invitaciones pendientes del equipo por correo electrónico desde la pestaña Administrar usuarios en Mi equipo.

Si alguien tiene una invitación pendiente pero invitas a esta persona a otro tipo de vacante, la invitación más reciente anulará la solicitud pendiente original.

Cómo reenviar una invitación

Puedes reenviar una invitación a cualquier persona cuyo estado sea Invitado o Invitación caducada. No se te cobrará ningún excedente de equipo por las invitaciones que reenvíes.

Para volver a enviar una invitación:

  1. Entra a Mi equipo.
  2. Haz clic en Administrar usuarios.
  3. Encuentra a la persona a la que deseas enviarle otra invitación.
  4. Haz clic en . a la derecha de esa persona y luego en Reenviar invitación.
  5. Elige entre las siguientes opciones:
    • Reenviar invitación: Envía otra invitación por correo electrónico a la persona para que se una a tu equipo.
    • Copiar el enlace de la invitación: Te da un enlace que puedes compartir con la persona. Este enlace está vinculado a la persona a la que le estás reenviando la invitación, por lo que solo debes darle el enlace a esa persona directamente.
Cancelar una invitación

Puedes cancelar cualquier invitación con el estado Invitado.

Al cancelar una invitación, se invalida el enlace de invitación enviado previamente. Si cancelas una invitación, puedes enviar otra a alguien más sin costo adicional porque ya se te facturaron excedentes del equipo con la primera invitación.

Para cancelar una invitación:

  1. Entra a Mi equipo.
  2. Haz clic en Administrar usuarios.
  3. Encuentra a la persona cuya invitación quieres cancelar.
  4. Haz clic en . a la derecha de esa persona.
  5. Haz clic en Cancelar invitación.
  6. Haz clic en para confirmar.

Página de suscripción para el equipo

FUNCIÓN BETA: Las páginas de suscripción al equipo se encuentran disponibles solo para los clientes de Enterprise.

Puedes administrar la página de suscripción para el equipo desde la pestaña Agregar usuarios en Mi equipo.

Supervisión de inscripciones

Puedes ver la cantidad de suscripciones que se iniciaron a través de tu página de suscripciones en cualquier momento. Este número indica la cantidad de personas que han solicitado una invitación a través de la página de suscripción, no la cantidad de personas que se han suscrito a una cuenta a través de la invitación.

Para ver la cantidad de suscripciones que se iniciaron a través de tu página de suscripción para el equipo:

  1. Entra a Mi equipo.
  2. Haz clic en Agregar usuarios.
  3. Selecciona Activar una página de suscripción.
  4. En el enlace, verás la cantidad de inscripciones iniciadas de entre la cantidad máxima de inscripciones que elegiste al crear la página.
Cómo desactivar tu página de suscripción

Puedes desactivar una página de suscripción para un equipo en cualquier momento para evitar que se unan más personas a través del enlace. Cualquier persona que haya comenzado el proceso de inscripción a través del enlace podrá completarlo, a menos que canceles la invitación.

Para desactivar una página de suscripción:

  1. Entra a Mi equipo.
  2. Haz clic en Agregar usuarios.
  3. En la URL de la página de suscripción, haz clic en Desactivar página.
  4. Haz clic en Desactivar.

Si alguien intenta ir a una página de suscripción desactivada, verá un mensaje que se lo indique.

 

Cómo reasignar o eliminar cuentas

A medida que vayan cambiando las personas con las que necesitas trabajar, puedes reasignar o eliminar cuentas desde la pestaña Administrar usuarios de Mi equipo.

Cómo reasignar una cuenta

Puedes reasignar cualquier cuenta de usuario con acceso completo o administrador en tu equipo a otra persona, junto con todas las encuestas y los datos incluidos en ella. No se te facturarán excedentes del equipo por reasignar cuentas porque ya se te facturó la vacante.

Para reasignar una cuenta:

  1. Entra a Mi equipo.
  2. Haz clic en Administrar usuarios.
  3. Encuentra la cuenta que te gustaría reasignar.
  4. Haz clic en . a la derecha de esa cuenta y selecciona Reasignar invitación.
  5. Ingresa la dirección de correo electrónico de la persona a la que quieres reasignar la cuenta.
  6. Haz clic en Enviar correo electrónico.

Hasta que una persona nueva no haya aceptado la invitación, el estado de la cuenta será Reasignación pendiente.

Si la cuenta tiene encuestas compartidas, seguirán compartidas con la cuenta, incluso si esta se reasigna a otra persona.

Cómo eliminar una cuenta
Antes de eliminar una cuenta, te recomendamos que te comuniques con el propietario actual para asegurarte de que no haya datos de encuestas en la cuenta que deban conservarse o transferirse a otra cuenta en el equipo. Asimismo, ten en cuenta las siguientes precauciones y recordatorios antes de continuar con la eliminación:
  • Esta es una acción permanente y no puede deshacerse.
  • Todos los datos de las encuestas incluidos en dicha cuenta se eliminarán de forma definitiva.
  • El nombre de usuario ya no estará asociado a la cuenta.
  • Cualquier encuesta que sea propiedad de esta cuenta y que haya sido compartida con otros será eliminada permanentemente, y las personas que tengan acceso a la encuesta ya no podrán acceder.
  • Esa vacante no se elimina de tu equipo. En cambio, la vacante queda disponible y puedes invitar a otra persona a tu equipo sin costo adicional.

Para eliminar una cuenta en tu equipo:

  1. Entra a Mi equipo.
  2. Haz clic en Administrar usuarios.
  3. Encuentra la cuenta que te gustaría eliminar.
  4. Haz clic en . a la derecha de esa cuenta y selecciona Eliminar cuenta.
  5. Haz clic en Eliminar para eliminar la cuenta de forma permanente.

No puedes eliminar al administrador principal. Si deseas cambiar el administrador principal, consulta Cómo cambiar la función de alguien.

 

Estados de usuarios

Puedes revisar el estado de cada cuenta en tu equipo desde la pestaña Administrar usuarios. Esto es lo que significa cada estado:

Estado
Descripción
ActivoEsta persona aceptó la invitación para unirse a tu equipo.
InvitadoSe invitó a esta persona a unirse al equipo, pero aún no ha aceptado su invitación.
Reasignación pendiente

Esta cuenta está en proceso de ser reasignada a otra persona. Esto significa que el administrador principal u otro administrador envió una invitación a otra persona para que se haga cargo de esta cuenta, pero aún no ha aceptado.

Ni el propietario original de la cuenta ni el propietario nuevo, podrán acceder a la cuenta hasta que la persona a la que se le ha reasignado la cuenta acepte la invitación. En dado caso, puedes reasignar una cuenta en este estado a una persona distinta.

Invitación caducadaEl usuario fue invitado a unirse al equipo, pero no aceptó la invitación al cabo de 30 días. Las invitaciones caducan a los 30 días, pero siempre puedes reenviarle la invitación.
¡SUGERENCIA! Para leer acerca de las diferentes funciones en un equipo, como administrador principal o usuario con acceso completo, consulta Tipos de vacantes, funciones y permisos en los equipos.

 

El administrador principal o administrador de un equipo puede agregar vacantes, invitar a personas para que se unan a tu equipo y administrar las vacantes existentes en él desde la sección Mi equipo en tu cuenta.

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