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Mi equipo
Administración de usuarios e invitaciones para personas
Cómo importar usuarios mediante un archivo CSV
Administración de invitaciones
Cómo reasignar o eliminar cuentas

Cómo administrar las licencias en tu equipo Enterprise

SurveyMonkey

Cómo administrar las licencias en tu equipo Enterprise

Mi equipo
Administración de usuarios e invitaciones para personas
Cómo importar usuarios mediante un archivo CSV
Administración de invitaciones
Cómo reasignar o eliminar cuentas

Equipos de Enterprise: Este artículo está dirigido a equipos de Enterprise.
Si tienes un equipo de autoservicio, consulta la sección Administrar licencias en tu equipo.

Mi equipo

Como administrador de Enterprise, ve a Mi equipo para ver la actividad de tu equipo, administrar personas, invitaciones, licencias y permisos.

Mi equipo cuenta con varias pestañas para ayudarte a gestionarlo.

¡Sugerencia! Consulta el glosario de [terminología de Enterprise].

Término	Descripción
Resumen del equipo	Supervisa las cuentas de tu equipo, su uso, las respuestas recopiladas, el desglose de licencias y la actividad.
Administrar usuarios	Gestiona personas, usuarios, licencias, detalles y permisos. Puedes buscar por correo electrónico o nombre de usuario, o filtrar por estado, rol o división. Invita a los usuarios por correo electrónico, comparte un enlace de suscripción o importa varios usuarios con un archivo CSV.
Encuestas del equipo	Visualiza y gestiona las encuestas creadas por los miembros de tu equipo, incluidas las encuestas transferidas de una cuenta a otra, las encuestas compartidas en nombre de otros y la eliminación de encuestas obsoletas.
Informe del usuario	Consulta la actividad de tu equipo. - Observa los detalles de la cuenta, como la cantidad de encuestas que cada usuario tiene en su cuenta y la fecha en que estuvo activo por última vez. - Previsualiza las encuestas de cada cuenta para tener una mejor comprensión de cómo los miembros de tu equipo están usando SurveyMonkey.
Divisiones	Una división es un subgrupo dentro de tu equipo Enterprise con sus propios administradores, usuarios y biblioteca de la división. Los administradores principales y los administradores pueden agregar divisiones para distintos departamentos, oficinas, clientes, centros de costo o cualquier otro grupo que quieras administrar de forma separada o al que desees otorgar recursos únicos de personalización de marca.
Grupos de trabajo	Los grupos de trabajo ayudan a organizar a los miembros del equipo con un propósito común para que trabajen en conjunto en proyectos de encuesta. Los administradores y los administradores principales pueden crear grupos de trabajo para compartir encuestas de manera rápida y sencilla con un grupo de personas de tu equipo. Además, puedes administrar a los miembros, asignar funciones y cambiar el estado de propietario para que todos los miembros del equipo tengan el nivel de acceso correcto a las encuestas. También puedes contactar a tu gerente de éxito del cliente (CSM) para permitir que los usuarios con licencias superiores creen, administren y sean propietarios de grupos de trabajo.
Biblioteca	En la biblioteca, los miembros del equipo pueden encontrar y usar los recursos compartidos para crear encuestas. Estos recursos compartidos incluyen imágenes, documentos, plantillas, temas y preguntas. Los administradores principales y los administradores pueden agregar o administrar elementos en la biblioteca del equipo y establecer recursos predeterminados para que se agreguen automáticamente a las nuevas encuestas que creen los compañeros de equipo. Para revisar los niveles de acceso de otras funciones, consulta Funciones de equipo o Funciones de equipo Enterprise. Si tu equipo Enterprise tiene divisiones, también puedes acceder a las bibliotecas de la división que tienen controles adicionales para las encuestas.
Actividad	La pestaña Actividad permite a los administradores principales y los administradores de equipos que cuentan con la función de registro único activada saber qué ha estado sucediendo en su equipo Enterprise.
Dispositivos sin conexión	Usa el modo sin conexión y la aplicación SurveyMonkey Dondequiera para recopilar respuestas sin conexión a Internet.
Administrar créditos	Consulta los créditos de tu equipo, exporta informes, accede a los presupuestos y transfiere créditos entre usuarios.
Ajustes	Establece los ajustes y permisos predeterminados para todo tu equipo.

Terminología de Enterprise

Definición de la terminología de tu equipo Enterprise:

Término	Descripción
Licencia	Una cuenta en el equipo por la que ya pagaste. Puede haber dos tipos: licencias superiores y licencias ocasionales.
Licencias usadas (o licencias ocupadas)	Las cuentas en tu equipo que ya están Las cuentas (licencias) de tu equipo que ya están asignadas a alguien. Esto incluye las licencias en estado Activo, Invitado o Reasignación pendiente .
Licencias disponibles (o licencias sin usar)	La cantidad de licencias que ya pagaste, pero que aún no se están usando. Si quieres agregar más licencias a tu equipo, invita a usuarios o ponte en contacto con tu CSM.
Estado del equipo y del usuario	- Activo: La persona aceptó la invitación para unirse a tu equipo. - Invitado: Esta persona fue invitada a unirse al equipo, pero aún no aceptó la invitación. - Reasignación pendiente: Esta cuenta está en proceso de ser reasignada a otra persona. Esto significa que el administrador principal u otro administrador envió una invitación a otra persona para que se haga cargo de esta cuenta, pero aún no ha aceptado. - Ni el propietario original de la cuenta ni el propietario nuevo podrán acceder a la cuenta hasta que la persona a la que se le hayas reasignado la cuenta acepte la invitación. De ser necesario, puedes reasignar una cuenta en este estado a una persona distinta. - Invitación caducada: Esta persona fue invitada a unirse al equipo, pero no aceptó la invitación en un plazo de 30 días. Las invitaciones caducan a los 30 días, pero siempre puedes volver a enviarlas . - Desactivados: Usuarios de SCIM/registro único que salieron de tu equipo. Transfiere las encuestas de la cuenta a través de Gestionar encuestas, reasigna la cuenta a otro usuario o solicita su eliminación permanente.
Tamaño del equipo (licencias en tu equipo)	La suma de las licencias usadas y las licencias disponibles. En otras palabras, la cantidad total de personas que pueden estar presentes o invitadas. Una vez que alcances el límite máximo de licencias, verás el mensaje Límite excedido.
Administrador principal	La persona que creó el equipo: esta persona administra los usuarios y la facturación del equipo.
Propiedad de la cuenta	La persona a quién consideramos el propietario del equipo.
Respuestas recopiladas	Realiza un seguimiento de cuántas respuestas recopiló tu equipo y consulta los límites de respuesta aplicables.
Uso de la cuenta a lo largo del tiempo	Consulta las métricas de usuarios a lo largo del tiempo (UTC).

Administración de usuarios e invitaciones para personas

En la sección Administrar usuarios, puedes ver los miembros de tu equipo de Enterprise, las licencias y las invitaciones en un solo lugar.

Agregar usuarios

En Administrar usuarios, selecciona + Agregar usuario para invitar a otros a tu equipo de Enterprise. Dependiendo de tu equipo, puedes enviar tus solicitudes a las personas por correo electrónico, enlace, importación de CSV o SSO.

Podrás ver un resumen de las licencias disponibles en tu equipo, desglosado por el número de licencias disponibles respecto al total, y si las licencias son superiores u ocasionales.

Si envías más invitaciones que las licencias que hay disponibles en tu equipo, es posible que se agreguen usuarios adicionales a tu plan. La cantidad de licencias activas aumentará cuando se acepte alguna invitación.

Email

Envía un correo electrónico para invitar a personas a tu equipo:

Entra a Mi equipo.
Selecciona Administrar usuarios.
Selecciona + Agregar usuario.
Elige Correo electrónico.
Ingresa las direcciones de correo electrónico de las personas que deseas invitar, separadas por comas.
(Opcional): Incluir mensaje
Marca la casilla para confirmar que las invitaciones enviadas a otros miembros del equipo aumentarán el número de licencias disponibles una vez aceptada la invitación.
Selecciona Enviar invitación.

Enlace a la página de suscripción para el equipo

Cualquiera con el enlace a la página de suscripción para el equipo podrá ingresar su correo electrónico e invitarse a formar parte de tu equipo.[alerta] Los equipos con registro único habilitado no verán estas opciones. En su lugar, los administradores pueden enviar el enlace de invitación de tu equipo a las personas.

Para crear un enlace a una página de suscripción:

Entra a Mi equipo.
Selecciona Administrar usuarios y después + Agregar usuario.
Selecciona Enlace para crear una página de suscripción.
Ingresa un límite máximo de suscripciones para saber cuántas personas pueden suscribirse.
Selecciona Activar página de suscripción.
Copia el enlace y compártelo como quieras.

Puedes administrar la página de suscripción para el equipo desde la pestaña Agregar usuarios en Mi equipo.

Monitoreo de suscripciones
Puedes ver en cualquier momento el número de suscripciones iniciadas a través de tu página de suscripción. Esta cifra indica cuántas personas solicitaron una invitación a través de la página de suscripción, no cuántas se suscribieron para obtener una cuenta a partir de dicha invitación.
Para ver la cantidad de suscripciones que se iniciaron a través de tu página de suscripción para el equipo:
1. Entra a Mi equipo.
2. Selecciona Administrar usuarios y después + Agregar usuario.
3. Selecciona Activar página de suscripción.
4. En el enlace, verás la cantidad de suscripciones iniciadas de entre la cantidad máxima de suscripciones que elegiste al crear el enlace.
Cómo desactivar tu página de suscripción
Puedes desactivar una página de suscripción en cualquier momento para evitar que nuevas personas se unan a tu equipo a través del enlace. Quienes ya hayan iniciado el proceso de suscripción a través del enlace podrán completarlo, a menos que canceles la invitación.
Para desactivar una página de suscripción:
1. Entra a Mi equipo.
2. Selecciona Administrar usuarios.
3. En la URL de la página de suscripción, selecciona Desactivar página de suscripción.
4. Selecciona Desactivar.
Si alguien intenta ir a una página de suscripción desactivada, verá un mensaje que se lo indique.

Cómo importar usuarios mediante un archivo CSV

Como administrador principal o administrador, ve a Mi equipo para ver o actualizar la división de tu equipo y las asignaciones de roles personalizados importando un archivo CSV.

Si tu equipo tiene habilitado el registro único, no puedes agregar usuarios a través de la importación de CSV.

Configuración mediante hoja de cálculo

Mira nuestra captura de pantalla de ejemplo para ver cómo formatear correctamente tu archivo CSV. Crea una hoja de cálculo en una aplicación como Excel, Numbers o Google Sheets.

Asegúrate de configurar la primera fila de la hoja de cálculo con los siguientes campos de encabezado: nombre de usuario, correo electrónico, función, división (usuario), división (administrador).

Encabezado de la hoja csv que tiene A:1 = Nombre de usuario, B:1 = Correo electrónico, C:1 = Función, D:1 = División (usuario), E:1 = División (administrador)

Sigue estas instrucciones al agregar datos en la hoja de cálculo:

Cada usuario debe tener su propia fila.
El nombre de usuario es obligatorio y debe coincidir con el registrado en SurveyMonkey.
El archivo debe tener un máximo de 10 000 filas y pesar menos de 5 MB.
Si vas a agregar a un usuario como administrador de división de múltiples divisiones, debes utilizar comas para separar los nombres de las divisiones
Para la columna* Función, encuentra la función correcta en esta lista y, en la celda, usa el término junto a ella:

Función	Término CSV
Administrador principal	account_owner
Administrador	Administrador
Administrador de división	division_admin
Usuario con licencia superior	normal
Usuario con licencia ocasional	Ocasional
Invitación pendiente	sin especificar

*Para ver los términos en CSV para funciones personalizadas, consulta Funciones personalizadas.

Guardar tu archivo CSV Es posible que puedas guardar tu archivo CSV en diferentes formatos .csv, y no todos los formatos se guardarán y se importarán correctamente. Intenta guardar tu archivo como: CSV UTF-8 (delimitado por comas) | MS-DOS separado por comas

Cómo importar

Para importar un archivo CSV:

Entra a Mi equipo.
Selecciona Administrar usuarios y después + Agregar usuario.
Selecciona CSV.
Selecciona un archivo o arrástralo y suéltalo para importar CSV. Puedes descargar una plantilla de ejemplo de un archivo CSV formateado correctamente que puedes editar y reimportar.
Selecciona Siguiente.
Una vez que se adjunta el archivo, selecciona Importar CSV.

Puedes descargar el registro de errores para ver el estado de importación por usuario y cualquier error de importación. Una vez que descartes el mensaje Importación finalizada , no podrás descargar el informe.

Errores de importación

Una vez finalizada la importación, puedes descargar el registro de errores para ver el estado de importación de cada fila. Si hay errores, puedes corregirlos y volver a importar el archivo para intentarlo de nuevo.

Si hay un error de importación, podría ser:

Los datos no están formateados correctamente.
Las columnas no están en el orden correcto.
Hay datos adicionales en la hoja de cálculo.
Hay más de 10 000 filas o la hoja de cálculo pesa más de 5 MB.
El archivo debe guardarse en un formato CSV diferente.
La hoja de cálculo incluye una cantidad de usuarios superior a la cantidad de licencias disponibles en tu equipo.
Estás cambiando un usuario con licencia superior a un usuario con licencia ocasional más de una vez en un plazo de 90 días.

¿Por qué no puedo invitar a más personas?
¿Los miembros del equipo pueden ver las encuestas existentes?

Administración de invitaciones

Invitaciones por correo electrónico

Puedes administrar invitaciones pendientes del equipo por correo electrónico desde la pestaña Administrar usuarios en Mi equipo. Selecciona la acción predeterminada en pantalla o selecciona los tres puntos para abrir otras opciones, que incluyen: Reenviar, Recordar, Asignar, Cancelar invitación, Administrar encuestas o Ver.

Si alguien tiene una invitación pendiente, pero invitas a esta persona a otro tipo de licencia, la invitación más reciente anulará la solicitud pendiente previa.

Cómo reenviar una invitación
Selecciona Reenviar para volver a enviar tu invitación a cualquier persona con el estado Invitado, Reasignación pendiente o Invitación caducada. No se te cobrarán cargos adicionales por reenviar invitaciones al equipo.
Para volver a enviar una invitación:
1. Entra a Mi equipo.
2. Selecciona Administrar usuarios.
3. Busca a la persona a la que deseas enviar otra invitación y selecciona Reenviar.
4. Elige entre las siguientes opciones:
  Correo electrónico: Envía otra invitación por correo electrónico a la persona para que se una a tu equipo.
  Enlace: Copia un enlace que puedas compartir con la persona. Este enlace está vinculado exclusivamente a la persona a la que le estás reenviando la invitación, por lo que solo debes darle el enlace a esa persona directamente.
Cancelar una invitación
Puedes cancelar cualquier invitación con el estado Invitado.
Al cancelar una invitación se desactivará el enlace de invitación que ya se envió. Si cancelas una invitación, puedes enviar una invitación a otra persona sin costo adicional, siempre y cuando tengas licencias disponibles.
Para cancelar una invitación:
1. Entra a Mi equipo.
2. Selecciona Administrar usuarios.
3. Encuentra la fila cuya invitación quieres cancelar.
4. Selecciona los tres puntos (…) a la derecha de esa persona.
5. Selecciona Cancelar invitación.
6. Selecciona Cancelar.

Cómo reasignar o eliminar cuentas

A medida que vayan cambiando las personas con las que necesitas trabajar, puedes reasignar o eliminar cuentas desde la pestaña Administrar usuarios de Mi equipo.

Cómo reasignar una cuenta
Puedes reasignar cualquier licencia o cuenta de administrador en tu equipo a otra persona que aún no esté en tu equipo, junto con todas las encuestas y los datos incluidos en ella. No se te cobrarán excedentes de equipo por reasignar cuentas porque ya se te cobró la licencia.
Para reasignar una cuenta haz lo siguiente:
1. Entra a Mi equipo.
2. Selecciona Administrar usuarios y después + Agregar usuarios.
3. Encuentra la cuenta que te gustaría reasignar.
4. Selecciona los tres puntos (…) a la derecha de esa cuenta y elige Reasignar cuenta.
5. Ingresa la dirección de correo electrónico de la persona a la que quieres reasignar la cuenta.
6. Selecciona Enviar correo electrónico.
Hasta que una persona nueva no haya aceptado la invitación, el estado de la cuenta será Reasignación pendiente.
Si la cuenta tiene encuestas compartidas, seguirán compartidas con la cuenta, incluso si esta se reasigna a otra persona.
SUGERENCIA: Los administradores principales pueden transferir encuestas a un miembro existente del equipo.
Cómo eliminar una cuenta
Antes de eliminar una cuenta, te recomendamos que te comuniques con el propietario actual para asegurarte de que no haya datos de encuestas en la cuenta que deban conservarse o transferirse a otra cuenta en el equipo. Asimismo, ten en cuenta las siguientes precauciones y recordatorios antes de continuar con la eliminación:
- Esta es una acción permanente y no puede deshacerse.
- Todos los datos de las encuestas incluidos en dicha cuenta se eliminarán de forma definitiva.
- El nombre de usuario ya no estará asociado a la cuenta.
- Cualquier encuesta que sea propiedad de esta cuenta y que haya sido compartida con otros será eliminada permanentemente, y las personas que tengan acceso a la encuesta ya no podrán acceder.
- Si el propietario de la cuenta crea un recopilador en una encuesta que compartieron con él, el propietario de la encuesta tendrá acceso Solo ver a ese recopilador. No es posible modificar o cerrar un recopilador abierto que haya sido creado por una cuenta que fue eliminada.
Esa vacante no se elimina de tu equipo. En cambio, la vacante queda disponible y puedes invitar a otra persona a tu equipo sin costo adicional.
Para eliminar una cuenta en tu equipo:
1. Entra a Mi equipo.
2. Selecciona Administrar usuarios y después + Agregar usuarios.
3. Encuentra la cuenta que te gustaría eliminar.
4. Haz clic en los tres puntos (…) a la derecha de esa cuenta y elige Eliminar cuenta.
5. Selecciona Eliminar para eliminar la cuenta de forma permanente.
No puedes eliminar al administrador principal, pero puedes reasignar la cuenta del administrador principal.
Cómo cambiar el administrador principal
Si no puedes iniciar sesión en la cuenta del administrador principal, comunícate con soporte.
El administrador principal puede editar los detalles de su cuenta (nombre, dirección de correo electrónico, etc.) para cambiarlos por los detalles de la nueva persona.
Sin embargo, los pasos para completar este proceso dependen de si la nueva persona ya es miembro del equipo:
Cambiar por una persona que aún no es miembro del equipo
Para cambiar el administrador principal:
1. Inicia sesión en la cuenta del administrador principal en SurveyMonkey.
2. Cambia la dirección de correo electrónico en tu cuenta a la dirección de correo electrónico de la persona que quieres que sea el nuevo administrador principal.
Cambiar por una persona que es miembro del equipo
Cambiar el administrador principal por alguien más que ya es parte del equipo es un proceso de varios pasos.
Si eres el administrador principal actual, sigue estos pasos para cambiar el administrador principal a alguien más que ya esté en tu equipo:
1. Antes de empezar, pídele a la otra persona que inicie sesión en su cuenta y transfiera sus encuestas a la cuenta actual de administrador principal.
2. Inicia sesión en la cuenta de administrador principal en SurveyMonkey.
3. Selecciona Mi equipo desde la barra superior de navegación.
4. Selecciona Administrar usuarios.
5. Encuentra a la persona que quieres que sea el nuevo administrador principal. Si su dirección de correo electrónico está vinculada a varias cuentas de SurveyMonkey, deberás contactar a soporte o elegir una dirección de correo electrónico diferente para la cuenta del administrador principal.
6. Elimina su cuenta del equipo.
7. Cambia la dirección de correo electrónico en tu cuenta a la dirección de correo electrónico de la nueva persona. Si el administrador principal original aún debe estar en el equipo, el nuevo administrador principal puede invitarlo a ocupar la vacante sin costo adicional.
Si cambias la dirección de correo electrónico en tu cuenta por la de otra persona, perderás acceso a la cuenta y a todas las encuestas y datos en ella. Ya no formarás parte del equipo, a menos que el nuevo administrador principal te invite a unirte al equipo.
Habilitar el registro único (SSO) al reasignar una cuenta
SUGERENCIA: El nuevo usuario debe tener credenciales de registro único ya configuradas por tu departamento de TI.
Para vincular un inicio de sesión de registro único a una cuenta reasignada:
1. Volver a asignar una cuenta.
2. La nueva persona debe aceptar la invitación por correo electrónico para unirse al equipo y configurar una nueva contraseña.
3. Envía el enlace de invitación de tu equipo al nuevo usuario.
4. Al seleccionar el enlace de invitación, se le dará la opción de crear o convertir una cuenta para iniciar sesión con el registro único. Para completar la reasignación de licencias: Selecciona convertir una cuenta.
Después del inicio de sesión inicial, el nuevo miembro de tu equipo iniciará sesión en SurveyMonkey o en la aplicación de SurveyMonkey con el registro único.

SUGERENCIA: También puedes cambiar el tipo de vacante o la función de alguien.

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