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Envoi de sondages par le biais d'une invitation par email

Le collecteur d'invitations par email vous permet d'envoyer des invitations personnalisées et d'effectuer le suivi des personnes y ayant répondu. Vous pouvez également prévoir le suivi des messages de rappel et de remerciements pour les destinataires.

Pour ajouter un collecteur d'invitations par email, accédez à la section Collectez les réponses de votre sondage et choisissez Envoyer par email.

Cliquez sur les liens ci-dessous qui vous intéressent :

 

Présentation vidéo

 

Composez votre message

Importer des contacts

Toutes les nouvelles adresses email que vous saisissez ou importez sont enregistrées dans Contacts. Il existe deux moyens d'ajouter des destinataires à votre message :

  • Saisissez une adresse email ou un groupe dans le champ Envoyer à, puis appuyez sur Entrée.
  • Cliquez sur Ajouter des destinataires pour importer des contacts.
ASTUCE ! Vous ne pouvez enregistrer qu'une seule réponse de sondage par adresse email dans le collecteur. Au lieu d'envoyer une invitation par email à Listserv ou à un alias de messagerie, créez un lien Web à partager.

Modifiez votre invitation

Cliquez sur Modifier le message dans le coin supérieur droit de l'aperçu du message pour rédiger votre email. Vous avez le choix entre trois formats de message, vous pouvez copier un message déjà utilisé et vous pourrez peut-être intégrer une question à l'email.

N'oubliez pas d'inclure toutes les données obligatoires.

Reprendre plus tard

Lors de la rédaction de votre message, de la modification des options du collecteur ou de la planification de votre message, vous pouvez cliquer sur Reprendre plus tard pour enregistrer le brouillon de votre progression. L'état du collecteur reste en mode Brouillon ou Non configuré tant que vous n'avez pas envoyé ou planifié l'envoi d'au moins un message.

Prévisualiser le message

Une fois que vous avez rédigé votre message, cliquez sur Enregistrer pour le prévisualiser. Vous pouvez également vous envoyer un email de test. SurveyMonkey ne vous permet pas de prévisualiser un message HTML personnalisé, mais vous pouvez copier et coller le code en question dans un outil de prévisualisation de code HTML, disponible gratuitement en ligne, afin de vérifier la mise en forme.

 

Choisissez les options du collecteur

Adresse email de l'expéditeur

Choisissez l'adresse d'expédition qui apparaîtra dans le champ De de votre invitation par email. Le champ De ressemble à ce qui suit pour les destinataires :

[Adresse email de l'expéditeur] via surveymonkey.com

Les éventuelles réponses à vos emails seront envoyées à cette adresse. Vous devez vérifier votre adresse email avant d'envoyer une invitation par email.

Réponses anonymes

Par défaut, les adresses IP et adresses email sont stockées dans les résultats du sondage. Si vous avez ajouté le prénom, le nom ou d'autres données personnalisées concernant les destinataires, ces données sont également stockées. Pour ne plus stocker d'informations, rendez les réponses anonymes.

Suivi des invitations

FONCTIONNALITÉ PAYANTE : le suivi des invitations n'est disponible qu'avec certains abonnements payants. Voyez si votre abonnement propose cette fonctionnalité.

Si la fonction Suivi des invitations est activée, vous pouvez voir le nombre de personnes qui ont ouvert votre invitation par email et cliqué pour accéder à votre sondage.

Options avancées

Cliquez sur Afficher les options avancés pour voir toutes les options de collecteur.

 

Programmez votre invitation

Envoyer maintenant

Envoyez l'invitation immédiatement. Le message est planifié pour être envoyé environ 5 minutes après activation du bouton. Voir : Non-réception des invitations par email

Planifier

Choisissez la date et l'heure d'envoi de l'invitation à vos destinataires. Vous pouvez cliquer sur ., à droite d'un message planifié dans l'onglet Aperçu, pour annuler la planification ou replanifier le message.

Envoyer un message test

Voyez comment le message s'affichera dans votre client de messagerie. L'email de test est envoyé à l'adresse email de l'expéditeur.

Le lien de sondage figurant dans l'email de test vous permet de prévisualiser le sondage sans enregistrer de réponse. Si vous utilisez l'option Intégrer la première question, aucune réponse n'est renseignée dans l'aperçu du sondage, étant donné que nous ne collectons pas de réponses dans les aperçus de sondage.

Si vous utilisez des données personnalisées, l'email de test extrait les données d'un destinataire choisi au hasard dans votre collecteur. Si vous ne disposez pas de données personnalisées pour ce contact, l'email comportera un espace vide.

 

Effectuez le suivi des réponses de votre sondage

Afficher les résultats en temps réel

Si l'option Suivi des invitations est activée, utilisez les graphiques Invitations et Réponses pour connaître le nombre de personnes qui ont ouvert votre invitation ou cliqué pour accéder au sondage, ainsi que le nombre de personnes qui ont répondu à votre sondage. Vous pouvez aussi afficher les réponses individuelles dans la section Analysez les résultats de votre sondage.

Voir les destinataires

Vous pouvez consulter une liste de tous les destinataires ajoutés au collecteur ainsi que le statut de chacune de leur réponse dans l'onglet Destinataires. Cliquez sur Tous les messages ou Tous les destinataires pour filtrer des destinataires.

Vous ne pouvez pas modifier des destinataires depuis un collecteur. Toute modification d'un contact doit se faire dans Contacts.

Exportation de destinataires

Dans l'onglet Destinataires, cliquez sur Exporter tout (.CSV) pour télécharger un tableur renfermant tous les destinataires du collecteur. Le tableur contient les mêmes informations que celles de l'onglet Destinataires.

Vous ne pouvez exporter la liste complète des destinataires que si vous utilisez les menus déroulants pour filtrer les destinataires. Le bouton Exporter est désactivé.

 

Envoyez des messages de rappel et de remerciements

Voir les messages envoyés

Depuis votre Historique des messages, cliquez sur . à droite de tout message envoyé pour afficher ce message ou ses destinataires.

Modifier les brouillons

Depuis votre Historique des messages, cliquez sur . à droite du message pour modifier la liste de ses destinataires, son texte ou pour replanifier son envoi. Lorsque vous modifiez une liste de destinataires, vous pouvez supprimer jusqu'à 1000 destinataires.

Envoyer plus de messages

Utilisez les boutons en haut de votre Historique des messages pour envoyer plus de messages. Vous pouvez programmer des messages de rappel et de remerciements sans aucun destinataire. Les destinataires sont en effet ajoutés automatiquement aux messages en fonction du statut de leurs réponses (sans réponse, ou réponses partielles ou complètes) au moment de l'envoi du message.

Inviter plus

Envoyez un message d'invitation aux nouveaux destinataires qui ont été ajoutés au collecteur mais qui n'ont pas encore reçu d'invitation.

  • Vous ne pouvez envoyer qu'un message d'invitation par destinataire (ou adresse email) et par collecteur.
  • Nous supprimons automatiquement les destinataires auxquels vous avez déjà envoyé un message avant d'envoyer le message.
Envoyer un rappel

Planifiez un message de rappel pour les destinataires qui n'ont pas répondu à votre sondage ou qui y ont répondu partiellement.

  • Vous pouvez décider d'envoyer un rappel aux destinataires qui n'ont pas répondu ou qui ont répondu partiellement. Dans les deux cas, vous devez créer deux messages de rappels distincts.
  • Nous ajoutons automatiquement les destinataires des messages de rappel en fonction du statut de la réponse.
  • Vous pouvez cliquer sur Modifier les destinataires dans le coin supérieur droit du champ Envoyer à pour supprimer certains destinataires du message. Vous pouvez supprimer jusqu'à 1000 destinataires.
Envoyer des remerciements

Envoyez des messages de remerciements aux destinataires qui ont répondu à votre sondage.

  • Vous pouvez choisir de remercier tous ceux qui ont répondu ou seulement ceux qui ont répondu à toutes les questions ou répondu à une partie des questions.
  • Nous ajoutons automatiquement les destinataires des messages de remerciements en fonction du statut de la réponse.
  • Vous pouvez cliquer sur Modifier les destinataires dans le coin supérieur droit du champ Envoyer à pour supprimer certains destinataires du message. Vous pouvez supprimer jusqu'à 1000 destinataires.
Renvoie d'un invitation

Vous ne pouvez pas renvoyer un message d'invitation à des destinataires particuliers, mais vous pouvez leur envoyer un message de rappel à la place.

Pour renvoyer un message d'invitation sous forme de rappel :

  1. Dans l'onglet Aperçu du collecteur, cliquez sur Envoyer un rappel.
  2. Dans le coin supérieur droit du champ Envoyer à, cliquez sur Modifier les destinataires.
  3. Supprimez les destinataires auxquels vous ne souhaitez pas envoyer le message et cliquez sur Enregistrer.
  4. Au-dessus du message, cliquez sur la flèche pointant vers le bas, en regard du bouton Modifier le message, puis sur Copier le message précédent.
  5. En regard de l'option Afficher le type de message, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Invitation.
  6. Cliquez sur une ligne d'objet pour voir le contenu du message. Utilisez les flèches gauche et droite pour parcourir les messages.
  7. Une fois que vous avez trouvé le message que vous souhaitez renvoyer, placez le curseur sur le message et cliquez sur le bouton Copier le message, à droite.
  8. Cliquez sur Enregistrer puis sur Suivant pour passer à l'étape suivante et envoyer le message.
ASTUCE ! Dans les sondages partagés, les invitations par email sont en lecture seule, sauf si vous êtes le créateur du collecteur.

 

Questions fréquentes

Comment utiliser les mêmes contacts que précédemment ?

L'invitation par email est intégrée aux Contacts, un carnet d'adresses en ligne répertoriant les participants à vos sondages.

Vous pouvez organiser vos contacts en groupes. Vous pouvez ensuite saisir le nom d'un groupe dans le champ « Envoyer à » afin d'ajouter les contacts correspondants en tant que destinataires d'une invitation par email.

Comment modifier des réponses ?

Pour l'instant, il est impossible d'ajouter manuellement une réponse au sondage pour un destinataire au sein du collecteur.

Toutefois, si le destinataire a envoyé une réponse (en ouvrant le sondage à partir de l'invitation par email qu'il a reçue, puis en cliquant sur le bouton Suivant ou Terminé sur la première page du sondage), vous pouvez ensuite modifier ses réponses dans la section Analysez les résultats du sondage.

Comment supprimer des destinataires ?

Brouillons de messages d'invitation ou messages planifiés

Pour supprimer des destinataires :

  1. Dans l'onglet Aperçu, reprenez la modification du brouillon de message ou cliquez sur . à droite d'un message planifié pour modifier le message en question.
  2. Supprimez les destinataires.
  3. Cliquez sur Suivant pour confirmer les options du collecteur et planifier le message.

Messages de rappel et de remerciements

Vous pouvez envoyer des messages de rappel et de remerciements depuis l'onglet Aperçu.

  • Lorsque vous rédigez un message de rappel ou de remerciements, vous pouvez cliquer sur Modifier les destinataires dans le coin supérieur droit du champ Envoyer à pour supprimer certains destinataires du message.
  • Vous pouvez supprimer jusqu'à 1000 destinataires.

Messages envoyés

Afin de préserver les journaux de messagerie électronique, nous ne vous permettons pas de supprimer des destinataires d'un collecteur si vous leur avez envoyé un message.

Envoyez des invitations à répondre à vos sondages et effectuez le suivi des personnes y ayant répondu. Suivez les procédures présentées dans ce guide pour composer votre message, choisir les options du collecteur, planifier un message, effectuer le suivi des réponses, et envoyer des messages de rappel et de remerciements.

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