Envoi de sondages par le biais d’une Invitation

FONCTIONNALITÉ PAYANTE : cette fonctionnalité est incluse uniquement dans certains abonnements payants.

Le collecteur d’invitations par email permet d’envoyer des invitations personnalisées pour participer à vos sondages ainsi que des emails de rappel ou de remerciement, de suivre les analyses par email et de savoir qui a répondu.

Accédez à la section Collectez les réponses et choisissez Envoyer par email pour envoyer une invitation par email.

Cliquez sur les liens ci-dessous qui vous intéressent :

Présentation vidéo
Rédigez votre email
Choisissez les options de votre collecteur
Envoyez votre invitation ou planifiez son envoi
Envoyez plus de messages
Effectuez le suivi des réponses de votre sondage
Questions fréquentes

Présentation vidéo

Rédigez votre email

Ajouter des contacts

Il existe deux moyens d’ajouter des contacts (destinataires) à votre invitation par email :

Saisissez une adresse email ou un groupe de contacts dans le champ Envoyer à, puis appuyez sur Entrée.
Cliquez sur Ajouter des contacts pour importer des contacts.

Toutes les nouvelles adresses email que vous saisissez ou importez sont enregistrées dans Contacts.

Alias email de groupe et Listservs non pris en charge Envoyez des invitations par email uniquement aux personnes possédant une adresse email individuelle, car une seule réponse de sondage peut être collectée par adresse email et par collecteur. Pour partager votre sondage avec des alias de groupe ou des Listservs, créez un lien Web.

Modifier votre message

Vous pouvez utiliser le message par défaut ou cliquer sur Modifier le message pour créer votre propre message.
En savoir plus » Rédiger des invitations par email

Si vous modifiez le message, veillez à ce que toutes les données requises soient incluses dans votre invitation.

Une fois que vous avez rédigé votre message, cliquez sur Enregistrer pour le prévisualiser. Vous pouvez cliquer sur l’icône de bureau ou de mobile pour voir à quoi ressemblera votre message sur différents appareils.

Enregistrer votre progression

Pendant que vous configurez votre invitation par email, vous pouvez cliquer sur Reprendre plus tard à tout moment pour enregistrer votre progression en tant que brouillon. Le collecteur reste à l’état Brouillon tant que vous n’avez pas envoyé ou planifié l’envoi d’au moins un message.

Choisissez les options de votre collecteur

Paramétrez les options du collecteur pour contrôler la manière dont vous collectez des données et pour personnaliser l’expérience de participation aux sondages. Cliquez sur Afficher les options avancées pour voir toutes les options du collecteur disponibles.

Adresse email de l’expéditeur

Choisissez l’adresse email de l’expéditeur. Elle servira également d’adresse de réponse.

Dans l’email que reçoit un contact, le champ « De » ressemble à ce qui suit :

votreemail@email.com via surveymonkey.com

Avant de pouvoir envoyer une invitation par email, vous devez vérifier l’adresse email de l’expéditeur.

Suivi des invitations

FONCTIONNALITÉ PAYANTE : Le suivi des invitations n’est disponible qu’avec certains abonnements payants. Voyez si votre abonnement propose cette fonctionnalité.

Si la fonction Suivi des invitations est activée, vous pouvez voir le nombre de personnes qui ont ouvert votre invitation par email et cliqué pour accéder à votre sondage.

Réponses anonymes

Par défaut, les adresses IP et adresses email sont stockées dans les résultats du sondage. Si vous avez ajouté le prénom, le nom ou d’autres données personnalisées concernant les contacts, ces données sont également stockées. Pour exclure cette information de vos résultats, rendez les réponses anonymes.

Envoyez votre invitation ou planifiez son envoi

La date et l’heure (dans les 15 minutes suivantes) sont automatiquement définies pour vous par défaut.

Envoyer maintenant

Cochez la case Envoyer maintenant pour envoyer votre invitation immédiatement et désactiver l’option permettant de planifier l’envoi du message. Le message est envoyé au bout de 5 minutes environ.

Programmer un email ponctuel

Mettez à jour les champs date et heure pour envoyer votre invitation plus tard.

Pour annuler ou modifier la planification, accédez à l’onglet Aperçu et cliquez sur . à droite du message planifié que vous souhaitez modifier.

Programmer des emails récurrents

FONCTIONNALITÉ BÊTA : les emails récurrents sont disponibles pour certains clients Entreprise.

Pour envoyer automatiquement le sondage à un même groupe plusieurs fois, sélectionnez Email récurrent. Choisissez ensuite la fréquence, l’heure et les dates d’envoi, et indiquez une adresse email de rappel à laquelle sont envoyées les notifications. L’heure exacte à laquelle vos emails récurrents seront envoyés dépend du fuseau horaire sélectionné dans Mon compte.

Lorsque vous utilisez un email récurrent, un nouveau message est créé dans le même collecteur chaque fois que le sondage est envoyé à ce même groupe. Si vous ajouter ou supprimez des personnes de votre liste de contacts, les nouveaux messages sont envoyés à la liste la plus récente.

Envoyer un message test

Vous pouvez voir à quoi ressemblera un message dans votre application de messagerie en envoyant un email de test à l’adresse email de l’expéditeur.

Le lien vers le sondage figurant dans l’email de test vous permet de prévisualiser le sondage sans enregistrer de réponse.

Limitations de l’email de test

Les emails de test ont des fonctionnalités limitées :

Si vous intégrez la première question, aucune réponse n’est renseignée dans l’aperçu du sondage, étant donné que nous ne collectons pas de réponses dans les aperçus.
Si vous utilisez des données personnalisées, l’email de test extrait les données d’un destinataire choisi au hasard dans votre collecteur. Si ce contact n’a pas de données personnalisées, un espace vide apparaîtra dans l’email.

Problèmes de réception ? Découvrez pourquoi certaines personnes n’ont pas reçu votre invitation par email.

Envoyez plus de messages

Messages de rappel ou de remerciements

Après avoir envoyé une invitation par email, vous pouvez configurer des emails de suivi. Envoyez des emails de rappel aux personnes qui n’ont pas répondu et des emails de remerciements à celles qui l’ont fait.
En savoir plus » Envoi d’emails de rappel et de remerciements

Inviter d’autres personnes

Vous pouvez envoyer une invitation par email à de nouveaux destinataires ou contacts qui ont été ajoutés au collecteur mais qui n’ont pas encore reçu d’invitation. Ouvrez votre collecteur pour Inviter d’autres personnes dans l’onglet Aperçu d’une invitation par email.

Si vous ajoutez un contact à qui le collecteur a déjà envoyé une invitation, nous le supprimons automatiquement de votre liste de destinataires avant d’envoyer votre nouveau message. Vous ne pouvez envoyer qu’une seule invitation par adresse email par collecteur, sauf si vous choisissez d’autoriser les invitations en double.

Autoriser les invitations en double (Entreprise uniquement)

Lorsque vous invitez d’autres personnes, vous pouvez cocher l’option Autorisez les invitations en double pour renvoyer votre email d’invitation aux destinataires, même s’ils l’ont déjà reçu. Lorsque cette option est activée, SurveyMonkey ne supprime pas les contacts en double de votre liste de contacts.

Lorsque vous autorisez les invitations en double, le nombre total de réponses du collecteur sur la page d’aperçu et l’état des réponses du destinataire sont réinitialisés. Par exemple, un participant qui reçoit une invitation en double sera indiqué comme « n’ayant pas répondu » jusqu’à ce qu’il réponde à nouveau à votre sondage. Pour voir toutes les réponses, accédez à la page Analysez les résultats.

Renvoyer une invitation

Vous ne pouvez pas renvoyer un email d’invitation à des contacts particuliers, mais vous pouvez leur envoyer un email de rappel à la place.

Étapes

Pour renvoyer un email d’invitation sous forme de rappel :

Dans l’onglet Aperçu du collecteur, cliquez sur Envoyer un rappel.
Dans le coin supérieur droit du champ Envoyer à, cliquez sur Modifier les destinataires.
Supprimez les destinataires auxquels vous ne souhaitez pas envoyer le message et cliquez sur Enregistrer.
Au-dessus du message, cliquez sur la flèche pointant vers le bas, en regard du bouton Modifier le message, puis sur Copier le message précédent.
En regard de l’option Afficher le type de message, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Invitation.
Cliquez sur une ligne d’objet pour voir le contenu du message. Utilisez les flèches gauche et droite pour parcourir les messages.
Une fois que vous avez trouvé le message que vous souhaitez renvoyer, placez le curseur sur le message et cliquez sur le bouton Copier le message, à droite.
Cliquez sur Enregistrer puis sur Suivant pour passer à l’étape suivante et envoyer le message.

Voir les messages envoyés

La section Historique des messages de l’onglet Aperçu présente tous les emails planifiés et envoyés. Pour voir les messages envoyés ou les destinataires d’un message, cliquez sur . à droite d’un message planifié ou envoyé.

Modifier les brouillons

Dans la section Historique des messages, cliquez sur Reprendre pour modifier un brouillon de message ou la liste des destinataires. Lorsque vous modifiez une liste de contacts, vous pouvez supprimer jusqu’à 1000 contacts. Vous pouvez aussi choisir de reprendre le brouillon le plus récent de la liste de collecteurs.

Effectuez le suivi des réponses de votre sondage

Mesures de suivi des emails

Dans l’onglet Aperçu, vous pouvez voir le nombre d’invitations que vous avez envoyées et le nombre de réponses reçues.

Si l’option Suivi des invitations est activée, les sections Invitations et Réponses montrent le nombre de destinataires qui ont ouvert votre invitation, cliqué pour accéder au sondage, ou encore répondu à votre sondage.

Pour voir les réponses individuelles, accédez à la section Analysez les résultats de votre sondage.

Suivi des destinataires ayant répondu

Vous pouvez consulter la liste de tous les destinataires ajoutés au collecteur ainsi que le statut de chacune de leurs réponses dans l’onglet Destinataires. Cliquez sur Tous les messages ou Tous les destinataires pour filtrer des destinataires. Vous ne pouvez pas modifier les informations des destinataires depuis un collecteur, mais vous pouvez les modifier dans Contacts.

Vous pouvez exporter une feuille de calcul contenant tous les destinataires du collecteur en cliquant sur Tout exporter (.CSV). Vous ne pouvez exporter que la liste complète des destinataires ; l’option d’exportation sera désactivée si vous avez filtré des destinataires ou des messages.

Questions fréquentes

Pourquoi ne puis-je pas modifier le collecteur ?

Si un sondage est partagé avec vous, les invitations par email sont en lecture seule, à moins que vous ayez vous-même créé le collecteur.

Comment ajouter les mêmes contacts que précédemment ?

L’invitation par email est intégrée aux Contacts, un carnet d’adresses en ligne répertoriant les participants à vos sondages.

Vous pouvez organiser vos contacts en groupes. Vous pouvez ensuite saisir le nom d’un groupe dans le champ « Envoyer à » afin d’ajouter les contacts correspondants en tant que destinataires d’une invitation par email.

Comment modifier des réponses ?

Il est impossible d’ajouter manuellement la réponse d’un destinataire depuis le collecteur.

Toutefois, si le contact a envoyé une réponse (en ouvrant le sondage à partir de l’invitation par email qu’il a reçue, puis en cliquant sur le bouton Suivant ou Terminé sur la première page du sondage), vous pouvez ensuite modifier ses réponses dans la section Analysez les résultats du sondage.

Comment supprimer des contacts ?

Vous pouvez modifier ou supprimer des contacts de messages envoyés, planifiés ou au format brouillon.
En savoir plus » Modifier des contacts

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