Envoi de sondages par le biais d’une Invitation

Le collecteur d’invitations par email permet d’envoyer des invitations personnalisées pour participer à vos sondages ainsi que des emails de rappel ou de remerciement, de suivre les analyses par email et de savoir qui a répondu.

Accédez à la section Collectez les réponses et choisissez Envoyer par email pour envoyer une invitation par email.

Il existe deux moyens d’ajouter des contacts (destinataires) à votre invitation par email :

Toutes les nouvelles adresses email que vous saisissez ou importez sont enregistrées dans Contacts.

Vous pouvez utiliser le message par défaut ou créer un message personnalisé. En savoir plus sur la rédaction d'invitations par email.

Si vous modifiez le message, veillez à ce que toutes les données requises soient incluses dans votre invitation.

Une fois que vous avez rédigé votre message, cliquez sur Suivant pour l'enregistrer.

Paramétrez les options du collecteur pour contrôler la manière dont vous collectez des données et pour personnaliser l’expérience de participation aux sondages. Cliquez sur Afficher les options avancées pour voir toutes les options du collecteur disponibles.

Choisissez l'adresse email de l'expéditeur. Il s'agit également de l'adresse de réponse. Avant de pouvoir envoyer une invitation par email, vous devez vérifier l'adresse email de l'expéditeur .

Dans l’email que reçoit un contact, le champ « De » ressemble à ce qui suit :

votreemail@email.com via surveymonkey.com

Si la fonction Suivi des invitations est activée, vous pouvez voir le nombre de personnes qui ont ouvert votre invitation par email et cliqué pour accéder à votre sondage.

Par défaut, les adresses IP et adresses email sont stockées dans les résultats du sondage. Si vous avez ajouté le prénom, le nom ou d’autres données personnalisées concernant les contacts, ces données sont également stockées. Pour exclure cette information de vos résultats, rendez les réponses anonymes.

La date et l’heure (dans les 15 minutes suivantes) sont automatiquement définies pour vous par défaut.

Cochez la case Envoyer maintenant pour envoyer votre invitation immédiatement et désactiver l’option permettant de planifier l’envoi du message. Le message est envoyé au bout de 5 minutes environ.

Mettez à jour les champs date et heure pour envoyer votre invitation plus tard.

Pour annuler ou modifier la planification, accédez à l'onglet Aperçu et cliquez sur . à droite du message planifié que vous souhaitez modifier.

Pour envoyer automatiquement le sondage à un même groupe plusieurs fois, sélectionnez Email récurrent. Choisissez ensuite la fréquence, l'heure et les dates d'envoi, et indiquez une adresse email de rappel à laquelle sont envoyées les notifications. L'heure exacte à laquelle vos emails récurrents seront envoyés dépend du fuseau horaire sélectionné dans Mon compte.

Lorsque vous utilisez un email récurrent, un nouveau message est créé dans le même collecteur à chaque fois que le sondage est envoyé à ce même groupe. Si vous ajoutez ou supprimez des personnes de votre liste de contacts, les nouveaux messages seront envoyés à la liste la plus récente. En outre, le nombre total de réponses du collecteur sur la page d’aperçu et le statut de réponse des destinataires sont réinitialisés. Par exemple, un participant qui reçoit une invitation récurrente apparaîtra comme « sans réponse » jusqu’à ce qu’il réponde à nouveau à votre sondage. Pour voir toutes les réponses, accédez à la page Analyser les résultats.

Vous pouvez voir à quoi ressemblera un message dans votre application de messagerie en envoyant un email de test à l’adresse email de l’expéditeur.

Le lien vers le sondage figurant dans l’email de test vous permet de prévisualiser le sondage sans enregistrer de réponse.

Après avoir envoyé votre invitation par email, vous pouvez configurer des emails de suivi pour envoyer des emails de rappel et de remerciements. Envoyez des emails de rappel aux personnes qui n'ont pas répondu et des emails de remerciements à celles qui l'ont fait.

Vous pouvez envoyer une invitation par email à de nouveaux destinataires ou contacts qui ont été ajoutés au collecteur mais qui n’ont pas encore reçu d’invitation. Ouvrez votre collecteur pour Inviter d’autres personnes dans l’onglet Aperçu d’une invitation par email.

Si vous ajoutez un contact à qui le collecteur a déjà envoyé une invitation, nous le supprimons automatiquement de votre liste de destinataires avant d’envoyer votre nouveau message. Vous ne pouvez envoyer qu’une seule invitation par adresse email par collecteur, sauf si vous choisissez d’autoriser les invitations en double.

Vous ne pouvez pas renvoyer un email d’invitation à des contacts particuliers, mais vous pouvez leur envoyer un email de rappel à la place.

La section Historique des messages de l’onglet Aperçu présente tous les emails d'invitation planifiés et envoyés. Pour afficher les messages envoyés ou les destinataires d'un message, cliquez sur les trois points (...) à droite d'un message planifié ou envoyé.

Dans la section Historique des messages, cliquez sur Reprendre pour modifier un brouillon de message ou la liste des destinataires. Lorsque vous modifiez une liste de contacts, vous pouvez supprimer jusqu’à 1000 contacts. Vous pouvez aussi choisir de reprendre le brouillon le plus récent de la liste de collecteurs.

La copie d'une invitation par email crée un nouveau collecteur pour que vous partagiez un sondage précédent à un moment différent ou avec de nouveaux participants.

Pour créer une copie d'un collecteur d'invitations par email :

Une nouvelle invitation par email commençant par Copie de est ajoutée à la section Collectez les réponses de votre sondage.

Vos destinataires, objet, en-tête, message et la plupart des options de collecteur personnalisées s’appliquent à l’invitation par email copiée. Assurez-vous toutefois de vérifier et de modifier votre email et les options de collecteur avant d’envoyer votre sondage. 

Dans l’onglet Aperçu, vous pouvez voir le nombre d’invitations que vous avez envoyées et le nombre de réponses reçues.

Si l’option Suivi des invitations est activée, les sections Invitations et Réponses montrent le nombre de destinataires qui ont ouvert votre invitation, cliqué pour accéder au sondage, ou encore répondu à votre sondage.

Pour voir les réponses individuelles, accédez à la section Analysez les résultats de votre sondage.

Vous pouvez consulter la liste de tous les destinataires ajoutés au collecteur ainsi que le statut de chacune de leurs réponses dans l’onglet Destinataires. Cliquez sur Tous les messages ou Tous les destinataires pour filtrer des destinataires. Vous ne pouvez pas modifier les informations des destinataires depuis un collecteur, mais vous pouvez les modifier dans Contacts.

Vous pouvez exporter une feuille de calcul contenant tous les destinataires du collecteur en cliquant sur Tout exporter (.CSV). Vous ne pouvez exporter que la liste complète des destinataires ; l’option d’exportation sera désactivée si vous avez filtré des destinataires ou des messages.