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Cómo agregar contactos a las invitaciones por correo electrónico

Aprende cómo agregar contactos (destinatarios) a una invitación por correo electrónico para que puedas enviar tu encuesta por correo electrónico a las personas. O bien, puedes importar contactos directamente en tus contactos de SurveyMonkey, luego, úsalos en las invitaciones por correo electrónico.

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Cómo agregar contactos

Agregar contactos

Para agregar contactos usando el método de importación:

  1. Haz clic en el botón Agregar contactos ubicado en la esquina superior derecha del mensaje.
  2. Elige un método de importación (descrito con más detalles a continuación).
  3. Asigna un nombre al grupo (las direcciones de correo electrónico se almacenarán en tus Contactos).
  4. Decide qué deseas hacer si alguien ya existe en tus Contactos. Puedes actualizar la información de contacto asociada a la dirección de correo electrónico con la información de tu importación actual o ignorar la información de importación para que la información que ya tienes del contacto no se modifique.
  5. Haz clic en Agregar.
  6. Lee la siguiente sección si ves algún error.

Consulta la siguiente sección si ves algún error. Para agregar o eliminar contactos, puedes administrar tu grupo de contactos.

Copiar y pegar direcciones de correo electrónico

Puedes escribir o copiar y pegar una lista de direcciones de correo electrónico directamente en el campo Enviar a. Simplemente cópialas y presiona Intro.

Límites de destinatarios y mensajes

Existe un límite para la cantidad de personas a las que puedes enviar mensajes, además de la cantidad de mensajes que puedes enviar en un día: Límites de envío, importación y caracteres

 

Métodos de importación

Lista manual (copiar y pegar simple)

Puedes copiar y pegar una simple lista de direcciones de correo electrónico usando la opción Importación manual.

Pautas: Cada dirección de correo electrónico debe estar en su propio renglón.

Ejemplo:
roberto@email.com
juana@email.com
margarita@email.com
paty@email.com

Lista manual (copiar y pegar avanzado)

Puedes copiar y pegar una lista de direcciones de correo electrónico, nombres y datos personalizados usando la opción Importación manual.

Si usas una ciudad y un estado (por ejemplo, Portland, Oregón), esto creará dos campos: uno para Portland, otro para Oregón.

Si las comas son muy confusas, ¡simplemente puedes copiar y pegar las filas de tu hoja de cálculo en el cuadro!

Pautas: Cada dirección de correo electrónico debe estar en su propio renglón con sus campos de datos personalizados separados por comas. Si no tienes información para un campo determinado, deja un espacio en blanco. Primero debes poner la dirección de correo electrónico: Dirección de correo electrónico, Nombre, Apellido, Datos personalizados 1, Datos personalizados 2, etc.

Ejemplo: Esta es una lista de ejemplo con correo electrónico, nombre, apellido, 3 campos personalizados (edad, sexo y sabor favorito de helado). No tenemos la edad de Juana, no tenemos la edad o el sexo de Patricia y no sabemos el sabor favorito de helado de Margarita, por lo tanto, dejaremos esos campos vacíos:

roberto@email.com, Roberto, Saldaña, 39, masculino, chocolate
juana@email.com, Juana, Muñoz, , femenino, fresa
margarita@email.com, Margarita, Suárez, 33, femenino,
paty@email.com, Patricia, León, , , pistache

Hoja de cálculo CSV

Puedes crear una hoja de cálculo con el correo electrónico, el nombre y los datos personalizados de las personas en una aplicación como Excel, Numbers o Google Sheets, luego descárgala en formato CSV para cargarla en SurveyMonkey.

Pautas: Cada contacto debe estar en su propia fila en la hoja de cálculo. Si no tienes datos para un contacto determinado, simplemente deja la celda en blanco. Elimina la fila del encabezado de la hoja de cálculo antes de importarla. Coloca las columnas en este orden con la dirección de correo electrónico en la primera columna: Dirección de correo electrónico, Nombre, Apellido, Datos personalizados 1, Datos personalizados 2, etc.

Ejemplo:
Descargar un archivo CSV de ejemplo

Importar correo electrónico
  • Puedes usar Gmail, Yahoo! Mail, LinkedIn, Microsoft 365 o Outlook.com para importar todos tus contactos. Si realizas cambios en los contactos de tu cuenta de correo electrónico, no se reflejan en SurveyMonkey (tu cuenta de SurveyMonkey no está sincronizada con esas aplicaciones).
  • Para agregar solo algunos contactos o importar contactos de otro proveedor de correo electrónico o sitio, entra a tu cuenta de correo electrónico y exporta los contactos que desees como un archivo CSV, luego importa el archivo en SurveyMonkey. Para obtener instrucciones sobre cómo exportar los contactos a un archivo CSV, busca en el centro de asistencia de tu proveedor de correo electrónico.
  • Outlook.com, el servicio de correo electrónico web gratuito anteriormente conocido como Hotmail.com, es diferente de la aplicación de correos Microsoft Office Outlook. Para importar contactos desde Microsoft Office Outlook, primero exporta tus contactos a un archivo CSV y luego importa el archivo. O bien, pregunta a tu departamento de TI si tu aplicación de Outlook es compatible con la tecnología de Microsoft 365.

 

Errores de direcciones de correo electrónico no válidas

Si recibes un error sobre correos electrónicos inválidos o que diga que “algo salió mal” al intentar enviar o programar un mensaje, significa que probablemente:

  • Agregaste direcciones de correo duplicadas
  • Incluiste contactos que se dieron de baja o cuyo correo devuelve los mensajes.
  • Importaste una lista de contactos que no tiene un formato correcto

Direcciones de correo electrónico duplicadas

De forma predeterminada, puedes enviar una invitación por dirección de correo electrónico, por recopilador. Si haces clic en Invitar a más y agregas un contacto a quien ya se envió una invitación desde el recopilador, lo eliminaremos automáticamente de tu lista de contactos antes de enviar tu nuevo mensaje. Los clientes de Enterprise pueden permitir invitaciones duplicadas cuando elijan la opción Invitar a más.

Cualquier persona puede crear un nuevo recopilador de invitación por correo electrónico para la encuesta si quieres que respondan una encuesta más de una vez. Si quieres volver a enviar el mensaje de invitación a alguien, cualquier persona puede enviar un recordatorio por única vez.

Además, no envíes tu encuesta a una Listserv, lista de distribución o alias de correo electrónico (ya que solo una persona de la lista podrá responder la encuesta). En lugar de eso, agrega correos electrónicos individuales de la lista.

Direcciones de correo electrónico devueltas o de personas que se dieron de baja

No puedes enviar mensajes a personas que se hayan dado de baja o con un número de teléfono rechazado. Si el destinatario desea responder tu encuesta, pídele que vuelva a darse de alta en la lista de correos. A continuación, crea un nuevo recopilador de invitación por correo electrónico para enviar la encuesta (el recopilador anterior continuará mostrando al destinatario como dado de baja o correo devuelto).

Puedes revisar los correos devueltos o de destinatarios que se dieron de baja en la pestaña Destinatarios que se encuentra en la columna Enviados.

Errores en la hoja de cálculo y los contactos

Si importaste o agregaste una lista de contactos sin el formato correcto, no podrás enviar tu mensaje. Estos son algunos consejos para solucionar estos problemas e intentar agregar de nuevo a los contactos.

  • Si bien hay un límite estricto de 10 000 filas por hoja de cálculo, puede resultar útil dividir listas granes en múltiples archivos CSV. Sugerimos que los archivos tengan menos de 2500 filas cada uno y que importes uno a la vez. O copia y pega las filas de la hoja de cálculo usando la opción Importación manual.
  • Elimina la fila del encabezado de tu hoja de cálculo. Cualquier formato en la fila del encabezado podría causar errores.
  • Asegúrate de utilizar un delimitador aceptado para la hoja de cálculo (dos puntos, punto y coma, coma o tabulación) y de que la codificación de caracteres sea Unicode (UTF-8 o UTF-16).
  • Si tu hoja de cálculo incluye caracteres asiáticos, asegúrate de que la codificación de caracteres se UTF-8.
  • Si utilizas una Mac, intenta guardar tu archivo como MS-DOS separado por comas (.cvs). Ve a Archivo > Guardar como > Formato.
  • Revisa nuestros límites de importación, envío y caracteres para obtener más información sobre caracteres especiales y dominios personalizados.
  • Si estás copiando y pegando una lista de correos electrónicos con la opción de importación manual, asegúrate de que la dirección de correo electrónico aparezca listada primero, luego podrás agregar la demás información. Consulta el ejemplo anterior.

 

Cómo editar contactos

Correos electrónicos programados o en borrador

Puedes eliminar contactos de los correos electrónicos programados o en borrador. Desde la pestaña Descripción general, haz clic en Reanudar y expande tu grupo de contactos en la invitación por correo electrónico, o administra tu grupo de contactos.

Recordatorios y agradecimientos

Cuando envías un mensaje de recordatorio o de agradecimiento, no cargas los contactos desde cero. En cambio, puedes elegir entre las personas que ya invitaste.

Haz clic en Editar destinatarios en cualquier mensaje de recordatorio o de agradecimiento para eliminar uno o varios destinatarios. Puedes eliminar hasta 1000 destinatarios.

Actualizar dirección de correo electrónico o datos personalizados

Para actualizar los datos de alguien en la pestaña Destinatarios:

  1. Haz clic en tu nombre de usuario que se encuentra en la esquina superior derecha para ir a Contactos.
  2. Encuentra la dirección de correo electrónico, haz clic en el contacto para hacer cambios y guárdalos.
  3. Vuelve a tu recopilador de invitación por correo electrónico.
  4. En la pestaña Destinatarios, deberías poder ver la nueva información. Cualquier mensaje nuevo que envíes utilizará la información actualizada que guardaste en tus Contactos.
  5. Exporta los datos desde la pestaña Destinatarios para usarlos cuando analices tus resultados. Los detalles de contacto se ingresan en los resultados de la encuesta cuando un destinatario envía sus respuestas, por lo tanto, no se actualizan cuando editas los contactos.
Mensajes enviados

Puedes eliminar un destinatario de una invitación por correo electrónico. Uno de los motivos por los que podrías necesitar hacer esto ocurre cuando un destinatario solicita ejercer su derecho de eliminación. En este caso, el titular de la cuenta debe eliminar todos los datos personales y los datos de respuesta del destinatario.

Para eliminar un destinatario del recopilador:

  1. Ve a la sección Recopila respuestas de la encuesta.
  2. Abre el recopilador de la invitación por correo electrónico que usaste para enviar tu encuesta.
  3. Haz clic en la pestaña Destinatarios.
  4. Haz clic en la dirección de correo electrónico del destinatario.
  5. Haz clic en Eliminar registro del destinatario.

Esto eliminará al destinatario del recopilador de invitación por correo electrónico. Cuando recibas una solicitud de derecho a la supresión, también te recomendamos lo siguiente:

 

Contactos de SurveyMonkey

SurveyMonkey no vende ni utiliza las direcciones de correo electrónico de los contactos para ningún motivo que no sea enviar tu encuesta, tal como se explica en nuestro Aviso de privacidad.

Administrar tus contactos

Para ingresar a tu lista de contactos en SurveyMonkey, inicia sesión y haz clic en tu nombre de usuario que se encuentra en la esquina superior derecha de la cuenta. Luego, haz clic en Contactos.

Qué
Cómo
Crear un grupo:En la parte inferior de la barra lateral izquierda, haz clic en + Nuevo grupo. Agregar los contactos a un grupo te permite agregar fácilmente los contactos a una invitación por correo electrónico con solo ingresar el nombre del grupo en el campo Enviar a.
Búsqueda en contactosDesplázate hasta el final de la lista de contactos y usa las flechas hacia la izquierda y hacia la derecha para navegar.
Encuentra un contacto específico:Usa la barra de búsqueda en la esquina superior derecha. Puedes buscar por los primeros tres caracteres en cualquier campo. En este momento, no es posible buscar por dominio y no hay búsqueda con comodín disponible.
Editar un contactoHaz clic en la dirección de correo del contacto de la lista. Aparecerá una pequeña ventana emergente donde podrás aplicar cambios. Las ediciones que realizas en un contacto se reflejan en la pestaña Destinatarios en las invitaciones por correo electrónico existentes.
Eliminar un contacto

Ve al grupo Todos los contactos y marca la casilla junto a la dirección de correo electrónico que deseas eliminar de Contactos. Hay un botón en la parte superior para eliminar de forma permanente, haz clic en él.

Esta acción solo elimina los datos de Contactos. Si al contacto se le envió una invitación por correo electrónico o por mensaje de texto a la encuesta, es probable que también tengas que eliminar del recopilador los datos del destinatario y eliminar la respuesta de la persona para suprimir por completo sus datos personales de tu cuenta.

Exportar contactos a un archivo CSV:Haz clic en la flecha hacia abajo, ubicada a la derecha de un grupo, en la barra lateral izquierda. El límite es 10 000 contactos por exportación, de modo que podría ser necesario que organices tus contactos en grupos más pequeños y que los exportes por separado.
¡SUGERENCIA! Puedes usar estos contactos para enviar a las personas invitaciones por correo electrónico para responder tus encuestas.

Colaboración en equipo

Los contactos son únicos de tu cuenta. Cuando compartes encuestas, solo puedes enviar invitaciones por correo electrónico a las direcciones de correo electrónico almacenadas en tus Contactos, no tienes acceso a los contactos que pertenecen a otros miembros de tu equipo.

Puedes mantener una lista de contactos en SurveyMonkey y enviarles invitaciones por correo electrónico para que respondan tus encuestas. Carga una hoja de cálculo de contactos o importa desde Gmail, Yahoo! Mail, LinkedIn, Microsoft 365 o Outlook.com.

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