Ajouter des contacts à des invitations par email

Ajouter des contacts
Méthodes d’importation
Emails non valides (message d’erreur)
Modifier des contacts

Découvrez comment ajouter des destinataires à une invitation par email afin d’envoyer votre sondage par email.

Ajouter des contacts

Pour ajouter des contacts à l’aide d’une méthode d’importation :

Cliquez sur le bouton Ajouter des contacts en haut à droite du message.
Choisissez une méthode d’importation (décrite plus en détail ci-après).
Donnez un nom au groupe (les adresses email seront stockées dans vos Contacts).
Déterminez ce que vous voulez faire si une adresse est déjà présente dans vos Contacts. Vous pouvez soit mettre à jour les coordonnées associées à l’adresse email avec les informations importées, soit ignorer les informations importées et conserver les informations déjà enregistrées pour ce contact.
Cliquez sur Ajouter.
Lisez la section ci-dessous si des erreurs sont signalées.

Assurez-vous d’utiliser des adresses email individuelles et non un Listserv, une liste de diffusion ou un alias de l’adresse email (car une seule personne de la liste pourra répondre au sondage).

Copier et coller des adresses email

Vous pouvez saisir ou copier/coller une liste d’adresses email directement dans le champ Envoyer à. Insérez-les et appuyez sur Entrée.

Limites concernant les messages et les destinataires

Le nombre de personnes à qui vous envoyez des messages ainsi que le nombre de messages que vous pouvez envoyer par jour sont limités : Envoi, importer et Limites de caractères

Méthodes d’importation

Liste manuelle (copier/coller simple)
Liste manuelle (copier/coller avancé)
Vous pouvez copier et coller une liste d'adresses email, des noms ainsi que des données personnalisées à l'aide de l'option d'importation manuelle.

Si vous tapez une ville ou un état (par exemple, Portland, Oregon), deux champs seront créés : un pour Portland et un autre pour Oregon.

Si vous avez du mal avec les virgules, il vous suffit de copier et coller les lignes de votre tableur dans la zone !
Instructions : chaque adresse email doit figurer sur sa propre ligne et les champs de données personnalisés doivent être séparés par des virgules. Si vous n'avez pas d'informations pour un champ donné, laissez un espace vide. Vous devez mentionner l'adresse email en premier : Email, Prénom, Nom, Personnalisé 1, Personnalisé 2, etc.

Exemple : voici un exemple de liste avec l'adresse email, le prénom, le nom et 3 champs personnalisés (âge, sexe et parfum de crème glacée préféré). Nous ne connaissons pas l'âge de Jane, ni l'âge ou le sexe de Pat, et nous ne connaissons pas le parfum de crème glacée préféré de Marge. Nous laissons donc ces champs vides :

bob@email.com, Bob, Thompson, 39 ans, homme, chocolat
jane@email.com, Jane, Smith, , femme, fraise
marge@email.com, Marge, Simpson, 33 ans, femme,
pat@email.com, Pat, Lyon, , , pistache
Feuille de calcul CSV
Vous pouvez créer une feuille de calcul contenant des adresses email, des noms et des données personnalisées dans une application comme Excel, Numbers ou Google Sheets, puis l'exporter ou la télécharger au format CSV pour la charger dans SurveyMonkey.
Instructions : chaque contact doit figurer sur sa propre ligne dans la feuille de calcul.Si vous n’avez pas les données d’un contact en particulier, laissez la cellule vide.Supprimez la ligne d'en-tête de la feuille de calcul avant de l'importer.Placez les colonnes dans cet ordre, l'adresse email étant dans la première colonne : Email, Prénom, Nom, Personnalisé 1, Personnalisé 2, etc.

Exemple :

Afficher une capture d'écran d'un fichier CSV correctement mis en forme.
Importation d’adresses email
- Vous pouvez utiliser Gmail, Yahoo! Mail, LinkedIn, Microsoft 365 ou Outlook.com pour importer tous vos contacts. Si vous modifiez des contacts dans votre compte de messagerie, ces changements ne seront pas répercutés dans SurveyMonkey (votre compte SurveyMonkey n'étant pas synchronisé avec ces applications).
- Pour n’ajouter que quelques contacts ou pour importer des contacts depuis un autre fournisseur ou site de messagerie, accédez à votre compte de messagerie et exportez ces contacts dans un fichier CSV, puis importez ce dernier dans SurveyMonkey. Pour obtenir des instructions sur l’exportation de vos contacts vers un fichier CSV, effectuez une recherche dans le centre d’aide de votre fournisseur de messagerie.
- Outlook.com (service de messagerie en ligne gratuit, autrefois connu sous le nom de Hotmail.com), diffère de l'application de messagerie Microsoft Office Outlook. Pour importer des contacts depuis Microsoft Office Outlook, commencez d'abord par exporter vos contacts dans un fichier CSV, puis importez le fichier. Vous pouvez également demander à votre service informatique si votre application Outlook est basée sur Microsoft 365.

Emails non valides (message d’erreur)

Si un message du type « Email non valide » ou « Une erreur s’est produite » s’affiche lorsque vous essayez d’envoyer ou de programmer un email, vous avez peut-être :

ajouté des adresses email en double,
inclus des contacts qui se sont désabonnés ou dont l’adresse email a été rejetée,
importé une liste de contacts qui n’a pas été mise en forme correctement.

Adresses email en double

Par défaut, vous pouvez envoyer une invitation par adresse email par collecteur. Lorsque vous invitez d’autres personnes et ajoutez un contact à qui le collecteur a déjà envoyé une invitation, nous le supprimons automatiquement de votre liste de destinataires avant d’envoyer votre nouveau message. Les clients Entreprise peuvent autoriser les invitations en double lorsqu’ils choisissent d’inviter d’autres personnes.

Tout le monde peut créer un nouveau collecteur d’invitations par email pour un sondage, si vous souhaitez qu’une personne réponde plusieurs fois au sondage. Si vous souhaitez renvoyer votre message d’invitation à une personne, vous pouvez lui envoyer un rappel ponctuel.

Destinataires désabonnés ou emails rejetés

Vous ne pouvez pas envoyer de messages aux destinataires qui se sont désabonnés ou dont les adresses email ont été rejetées. Demandez-leur de se réabonner s’ils souhaitent participer à votre sondage. Créez ensuite un collecteur d’invitations par email pour leur envoyer le sondage (ils continueront à figurer dans l’ancien collecteur en tant que Désabonné ou Rejeté).

Vous pouvez consulter les emails de type Désabonné ou Rejeté dans l’onglet Destinataires, dans la colonne Envoyé.

Erreurs relatives aux listes de contacts et aux feuilles de calcul

Si vous avez importé ou ajouté une liste de contacts qui n’a pas été formatée correctement, vous ne pourrez pas envoyer votre message. Suivez les conseils ci-après pour corriger les erreurs, puis essayez de nouveau d’ajouter les contacts.

Étant donné qu’il existe une limite stricte de 10 000 lignes par feuille de calcul, il peut être utile de diviser les listes plus importantes en plusieurs fichiers CSV. Nous vous conseillons de créer des fichiers contenant moins de 2 500 lignes chacun et de les importer un par un. Vous pouvez également copier-coller les lignes de la feuille de calcul à l’aide de l’option Importer manuellement.
Supprimez la ligne d’en-tête de votre feuille de calcul. Toute mise en forme de cette ligne peut provoquer des erreurs.
Vérifiez que vous utilisez un séparateur compatible pour la feuille de calcul (point-virgule, deux-points, virgule ou tabulation), et que l’encodage des caractères est en Unicode (UTF-8 ou UTF-16).
Si votre feuille de calcul contient des caractères asiatiques, veillez à ce que l’encodage des caractères soit défini au format UTF-8.
Si vous travaillez sur Mac, essayez d'enregistrer votre fichier au format MS-DOS séparé par des virgules (.csv). Sélectionnez Fichier > Enregistrer sous > Format.
Reportez-vous à Limites concernant l’envoi, l’importation et les caractères pour en savoir plus sur les caractères spéciaux et les noms de domaine personnalisés.
Si vous copiez-collez une liste d’adresses email à l’aide de l’option Importer manuellement, veillez à ce que l’adresse email apparaisse en premier. Vous pourrez ensuite ajouter d’autres informations. Consultez l’exemple ci-dessus.

Modifier des contacts

Emails planifiés ou au format brouillon

Vous pouvez supprimer des contacts d’emails planifiés ou au format brouillon. Dans l’onglet Aperçu, cliquez sur Reprendre et élargissez votre groupe de contacts dans l’invitation par email.

Messages de rappel et de remerciements

Lorsque vous envoyez un message de rappel ou de remerciements, vous n’allez pas recommencer à sélectionner tous les contacts. Mieux vaut en effet faire votre sélection parmi les personnes que vous avez déjà invitées.

Cliquez sur Modifier les destinataires dans un message de rappel ou de remerciements pour supprimer des destinataires. Vous pouvez supprimer jusqu’à 1 000 destinataires.

Modifier une adresse email ou des données personnalisées

Pour modifier les données d’un contact dans l’onglet Destinataires :

Cliquez sur votre nom d’utilisateur dans l’angle supérieur droit pour accéder à vos Contacts.
Identifiez l’adresse email, cliquez sur le contact pour modifier ses données, puis enregistrez.
Revenez à votre collecteur d’invitations par email.
Les nouvelles données s’affichent normalement dans l’onglet Destinataires. Tous les nouveaux messages que vous enverrez reprendront ces données mises à jour enregistrées dans vos Contacts.
Depuis l’onglet Destinataires, exportez les données que vous souhaitez utiliser pour analyser vos résultats. Les détails du contact sont intégrés aux résultats du sondage lorsqu’un destinataire envoie sa réponse, ils ne sont donc pas mis à jour lorsque vous apportez des modifications dans Contacts.

Messages envoyés
Il est possible de supprimer un destinataire d'une Invitation que vous avez envoyée. Vous pouvez être amené à faire cela lorsqu'un destinataire demande à exercer son Droit d'effacement. Dans ce cas, le titulaire du compte doit supprimer toutes les réponses et les données personnelles du destinataire en question.

Pour supprimer un destinataire du collecteur :
1. Accédez à la section Collectez les réponses de votre sondage.
2. Ouvrez le collecteur Invitation par email que vous avez utilisé pour envoyer votre sondage.
3. Cliquez sur l’onglet Destinataires.
4. Cliquez sur l’adresse email du destinataire.
5. Cliquez sur Supprimer le dossier du destinataire.
Le destinataire est ainsi supprimé du collecteur Invitation par email. Lorsque vous recevez une demande relative à l’application du Droit d’effacement, nous vous conseillons de :
- Supprimer les réponses de la personne concernée
- Supprimer les coordonnées du destinataire

Articles connexes

Language Codes

Envoi de sondages multilingues par le biais d’une invitation par email

Un participant peut-il répondre plusieurs fois à une même question ou une même page ?