Comment créer une pièce jointe dynamique à l’email

En plus de personnaliser un message électronique, la fonctionnalité de chaînage de SurveyMonkey Apply peut également être utilisée pour insérer dynamiquement du texte dans un fichier .docx . Ainsi, si vous avez besoin que les demandeurs signent des contrats ou si vous voulez leur envoyer des lettres d'acceptation, vous pouvez personnaliser le document pour chaque destinataire.

Une pièce jointe dynamique, également connue sous le nom de document dynamique, peut être configurée aussi bien pour des  emails manuels que pour des emails automatisés.

  1. Sélectionnez l'activation de l'automatisation en fonction du moment où ce document doit être envoyé. Par exemple, lorsque la demande passe à la phase Accordée/Acceptée.
  2. Définissez toutes les conditions nécessaires, le cas échéant
  3. Ajoutez une action pour Envoyer un email
  4. Rédigez votre email en fonction de vos besoins et enregistrez l'automatisation sans l'activer
  1. Sélectionnez les demandes/utilisateurs auxquels vous souhaitez envoyer l’email
  2. Rédigez votre email selon vos besoins
  3. Facultatif : Enregistrez votre email comme modèle pendant que vous créez le fichier .docx .

Après cette configuration, vous devrez utiliser l'outil de chaînage d'emails à l'étape suivante.

Pour créer le fichier :

  1. Démarrez Microsoft Word et désactivez la vérification automatique de l'orthographe. Cette étape est importante en raison de la façon dont Microsoft modifie le code XML sous-jacent lorsqu'un mot n'est pas reconnu dans le dictionnaire.
  2. Utilisez l'outil de chaînage de courrier électronique pour localiser les variables que vous souhaitez extraire. Par exemple, l'ID de la demande, le nom du demandeur, et même les commentaires de l'évaluateur ou d'autres réponses de formulaire de votre workflow.
  3. Insérez la variable dans le corps de votre email, puis copiez/coupez-collez dans votre document Word.
  4. Composez votre document et mettez-le en forme
  5. Enregistrez votre fichier au format .docx.  

Une fois que vous avez rédigé votre document, et qu'il contient toutes les variables, terminez la procédure en procédant comme suit :

  1. Ouvrez l'email que vous avez commencé à l'étape 1
  2. En regard de la section Pièces jointes, cliquez sur Parcourir  pour naviguer jusqu'à votre fichier
  3. Ajoutez le fichier .docx en pièce jointe
  4. Activez votre automatisation
  5. Enregistrez l'automatisation
  6. Testez votre automatisation pour vous assurer que tout est comme prévu.
  1. Ouvrez l'email que vous avez commencé à l'étape 1
  2. En regard de la section Pièces jointes, cliquez sur Parcourir  pour naviguer jusqu'à votre fichier
  3. Ajoutez le fichier .docx en pièce jointe
  4. Envoyez ou programmez votre email