Cet article a pour objectif de fournir des informations détaillées sur la façon d’envoyer des emails depuis votre site à l’aide des automatisations.
Pour configurer un email automatisé :
Dans la zone des destinataires, vous avez le choix entre deux options :
La première option consiste à saisir simplement l’adresse email dans la zone de texte (p. ex. vous@exemple.com). Cela signifie qu’à chaque fois que l’automatisation s’exécute, l’email sera toujours envoyé à la même adresse email. Cette option est couramment utilisée lorsque vous souhaitez qu’un email automatisé soit envoyé à un administrateur du site lors de certaines activités.
Dans la plupart des cas, vous devrez envoyer l’email à différents destinataires en fonction des besoins en matière d’automatisation. Par exemple, si vous voulez que l’email soit envoyé à l’utilisateur qui a activé l’automatisation, vous devrez saisir la variable {{ user.email }} et non l’adresse email de l’utilisateur. Si vous souhaitez simplement envoyer l’email au propriétaire de la demande, vous pouvez saisir {{ applicant.email }}.
ASTUCE ! Copiez et collez les variables ci-dessus dans la zone des destinataires, ou utilisez l’outil de chaînage et utilisez des mots-clés pour rechercher la bonne variable.
Il s’agit du champ dans lequel vous pouvez saisir l’objet de l’email.
Ici, vous pouvez personnaliser l’email comme bon vous semble. À l’aide de l’icône Chaînage vous pouvez également saisir des variables de chaînage pour personnaliser davantage l’email à l’aide des données provenant de l’utilisateur ou du demandeur. Pour plus d’informations, consultez Variables de chaînage : aperçu.
Vous pouvez également envoyer un email de test en cliquant sur le bouton Envoyer un email test et en sélectionnant une adresse à laquelle l’envoyer. Notez que si l’email contient des variables de chaînage, les informations ne seront pas chaînées lors de l’envoi de l’email. Il s’agit simplement d’une fonctionnalité permettant de tester la réussite de l’envoi et la mise en forme de l’email. Pour plus d’informations sur les tests des automatisations d’emails, consultez la section Comment tester votre site.
C’est ici que vous pouvez ajouter des fichiers aux emails que vous souhaitez envoyer aux utilisateurs.
Ci-dessous figurent quelques cas courants de configuration d’emails automatisés sur le site. Il existe de nombreuses possibilités, mais voici quelques exemples pour commencer.
Dans ce cas, nous allons configurer une automatisation destinée à vous envoyer un email en tant qu’administrateur lorsqu’un évaluateur de votre site a terminé l’une de ses évaluations en fonction du formulaire d’évaluation avancé intitulé « Classement général ». Cela peut être utile à des fins de suivi pour suivre la progression des évaluateurs sur le site.
QUAND EFFECTUER UNE DEMANDE
| Source | Événement | Cible |
| Tâche d’une demande | La tâche a été modifiée après son achèvement. | Classement général |
CONDITIONS
Non requis pour ce scénario.
EFFECTUER
| Source de l’action | Action |
| Utilisateur | Envoyer un email à |
| Adresse expéditeur | Sélectionnez l’adresse de l’expéditeur. |
| Destinataire(s) | Saisissez votre adresse email (p. ex. admincontact@email.com) |
| Objet | {{ user.full_name }} a terminé une évaluation. |
| Pièces jointes | Aucune |
| Message | Cher/Chère [Votre nom], {{ user.full_name }} a terminé une évaluation sur le site de la demande « {{submission.title }} » le {{ date }} à {{ heure }}. |
L’adresse email ci-dessus sera configurée pour vous envoyer un email. L’objet du sondage intégrerait le nom de l’évaluateur
Theresa Jones a terminé une évaluation.
Dans l’email, plusieurs variables sont également ajoutées pour vous donner plus d’informations sur l’instance qui a provoqué l’envoi de l’email :
Chère Sarah,
Theresa Jones a effectué une évaluation sur le site de la demande « Demande de Tom Jenkins pour un programme » le vendredi 2 juin 2017 à 12 h 05 (heure de Paris).
Le scénario suivant est utilisé pour envoyer un email aux demandeurs lorsqu’ils ont été sélectionnés (statut accordé) pour un programme. Créer un email automatisé, et non un email manuel, peut être utile si vous « accordez » un grand nombre de demandeurs, ou si vous accordez fréquemment des demandeurs et souhaitez envoyer un email de félicitations à tous ceux qui ont été retenus.
QUAND EFFECTUER UNE DEMANDE
| Source | Événement |
| Décision | La demande a été accordée |
CONDITIONS
Non requis pour ce scénario.
EFFECTUER
| Source de l’action | Action |
| Utilisateur | Envoyer un email à |
| Adresse expéditeur | Sélectionnez l’adresse de l’expéditeur. |
| Destinataire(s) | {{ applicant.email }} Sera envoyé à l’adresse email associée au compte du demandeur. |
| Objet | Félicitations ! Le programme A vous a été accordé. |
| Pièces jointes | Toutes les ressources supplémentaires que vous pourriez devoir fournir aux demandeurs dont la demande a été accordée. |
| Message | Cher/Chère {{ applicant.first_name }}, Félicitations ! Nous avons le plaisir de vous annoncer que le Programme A vous a été accordé sur monsite.smapply.io. Veuillez trouver ci-dessous des ressources supplémentaires concernant votre acceptation. Cordialement, - L’administrateur du site |
Étant donné que toutes les automatisations sont spécifiques à un programme donné, vous devrez créer une nouvelle automatisation pour chaque programme présent sur votre site.
La même procédure peut être utilisée pour les demandes refusées en remplaçant l’Évènement de l’activation par « La demande a été refusée » et en reformulant l’email.
Le cas suivant explique comment configurer un email automatisé pour informer le demandeur que sa demande est passée à une nouvelle phase. Dans cet exemple, l’email est envoyé au demandeur lorsque sa demande est passée à la 2e phase de demande.
QUAND EFFECTUER UNE DEMANDE
| Source | Événement | Cible |
| Demande | La demande a changé de phase | 2e phase de demande |
CONDITIONS
Non requis pour ce scénario.
EFFECTUER
| Source de l’action | Action |
| Utilisateur | Envoyer un email à |
| Adresse expéditeur | Sélectionnez l’adresse de l’expéditeur. |
| Destinataire(s) | {{ applicant.email }} Sera envoyé à l’adresse email associée au compte du demandeur. |
| Objet | Votre demande est passée à la 2e phase de demande. |
| Pièces jointes | Aucune |
| Message | Cher/Chère {{ applicant.first_name }}, Nous vous envoyons cet email pour vous informer que votre demande « {{submission.title }} » est passée à la phase suivante des demandes. Vous devez maintenant effectuer d’autres tâches pour pouvoir avancer dans le processus de demande. Veuillez vous connecter au site monsite.smapply.io afin d’effectuer les tâches requises. Cordialement, - L’administrateur du site |
Le cas suivant explique comment configurer une automatisation pour envoyer un email aux demandeurs lorsque leur demande a été évaluée. Cet email récupère également les commentaires spécifiques de l'évaluateur reçus à propos de la demande, ainsi que d'autres données provenant des utilisateurs. Cet email sera configuré en fonction du moment où un évaluateur spécifique évaluera la demande et enverra un email au demandeur lorsque chaque évaluateur aura terminé son évaluation.
QUAND EFFECTUER UNE DEMANDE
| Source | Événement |
| Évaluation | L’évaluateur a terminé une évaluation. |
CONDITIONS
Non requis pour ce scénario.
EFFECTUER
| Source de l’action | Action |
| Utilisateur | Envoyer un email à |
| Adresse expéditeur | Sélectionnez l’adresse de l’expéditeur. |
| Destinataire(s) | {{ applicant.email }} Sera envoyé à l’adresse email associée au compte du demandeur. |
| Objet | Votre demande a reçu une évaluation |
| Pièces jointes | Aucune |
| Message | Cher/Chère {{ applicant.first_name }}, Cet email a pour but de vous informer que l’un de nos évaluateurs a terminé son évaluation de votre demande sur le site. Veuillez voir les détails ci-dessous : Nom de l’évaluateur : [Variable nom de l’évaluateur] Commentaires de l’évaluateur : {{ current.var_XXXX_XXXXXX }} Cordialement, - L’administrateur du site |
Avant de créer un email automatisé et personnalisé pour un programme, vérifiez les Notifications du site afin de savoir si SurveyMonkey Apply a déjà créé un modèle pour vous.
La section Notifications est destinée aux emails qui doivent être envoyés à tous les programmes du site. Certaines de ces notifications incluent : confirmer au demandeur la soumission de sa demande, notifier l'évaluateur lorsque des demandes sont disponibles pour évaluation, et même informer l'administrateur qu'un évaluateur a ajouté une remarque à une demande.