ARTÍCULO

Divisiones

FUNCIÓN BETA: Las divisiones actualmente solo están disponibles para algunos equipos de Enterprise.

Una división es un subgrupo dentro de tu equipo Enterprise con sus propios administradores, usuarios y biblioteca de la división. Los administradores principales y los administradores pueden agregar divisiones para distintos departamentos, oficinas, clientes, centros de costo o cualquier otro grupo que quieras administrar de forma separada o al que desees otorgar recursos únicos de personalización de marca.

¿Cuál es la diferencia entre las divisiones y los grupos de trabajo? Las divisiones ayudan a la gestión administrativa de equipos de gran tamaño, en tanto que los grupos de trabajo sirven para organizar a los miembros del equipo que colaboran en proyectos de encuestas.

Funciones y permisos

Funciones

Esta es una descripción general básica de las funciones de las divisiones:

LicenciaFunciónDescripción
SuperiorAdministrador principalEl administrador principal está a cargo de la facturación, la administración de la biblioteca y la asignación de funciones.
SuperiorAdministradorLos administradores obtienen la mayoría de los permisos que tiene el administrador principal, por ejemplo, pueden administrar divisiones, bibliotecas y funciones.
SuperiorAdministrador de divisiónEl administrador principal y el administrador pueden convertir a los usuarios en administradores de división. Los administradores de división administran sus divisiones asignadas, tanto las personas como las bibliotecas en esas divisiones.
SuperiorUsuario con licencia superiorLos usuarios con licencias superiores pueden crear y compartir encuestas usando todas las funciones y herramientas de Enterprise. Pueden asignarse a una división y pueden crear y compartir encuestas utilizando los recursos de su biblioteca. No tienen permiso para administrar el equipo o las divisiones.
OcasionalUsuario con licencia ocasionalLos usuarios con licencias ocasionales tienen acceso a funciones simples de SurveyMonkey y pueden crear encuestas y previsualizar el trabajo de sus compañeros de equipo. Los equipos Enterprise tienen licencias ocasionales ilimitadas. Al igual que los usuarios con licencias superiores, pueden ser asignados a una división y pueden crear y compartir encuestas usando los recursos de su biblioteca. No tienen permiso para administrar el equipo o las divisiones.

Permisos

Esto es lo que pueden hacer las personas en cada función en las divisiones:

Administrador principal o administrador
Administrador de división*
Usuarios con licencias superiores y ocasionales
Crear divisiones
Agregar o eliminar administradores de división
Editar los ajustes de la división:
Eliminar divisiones
Importar una hoja de cálculo en CSV para administrar usuarios
Agregar recursos a la biblioteca del equipo
Consulta Divisiones
Agregar usuarios a una división
Transferir usuarios
Ver Actividad de la división
Ver el Panel de control del administrador
Agregar recursos a bibliotecas de división

* Los administradores de división solo pueden administrar y ver usuarios, información y recursos de la biblioteca en sus divisiones.

Cómo agregar y administrar divisiones

Los administradores y administradores principales solo pueden agregar una división a la vez o importar un archivo CSV para agregar o actualizar múltiples divisiones al mismo tiempo.

Cómo agregar una división

Para crear una división:

  1. Selecciona Mi equipo desde la barra superior de navegación.
  2. Selecciona Divisiones.
  3. Haz clic en Agregar división.
  4. Ingresa un nombre único para la División, que tenga hasta 255 caracteres.
  5. (Opcional) Ingresa una Descripción, Región y Centro de costos. Las descripciones pueden tener hasta 300 caracteres y los demás campos hasta 255 caracteres.
  6. Haz clic en Agregar división.

Una vez que se haya creado tu división, agrega administradores de la división y agrega usuarios a la división.

Cómo agregar o editar múltiples divisiones al mismo tiempo

Importa un archivo CSV para agregar nuevas divisiones o actualizar las existentes.

Cómo editar una división

Para modificar los ajustes de una división:

  1. En la pestaña Divisiones, haz clic en el nombre de la división.
  2. Haz clic en Ajustes.
  3. Edita el nombre de la División, la Descripción, la Región o el Centro de costos. Las descripciones pueden tener hasta 300 caracteres y los demás campos hasta 255 caracteres.
  4. Haz clic en Actualizar división.

Cómo eliminar una división

Para eliminar divisiones:

  1. En la pestaña Divisiones, marca la casilla que está junto a las divisiones que deseas eliminar.
  2. Desde el menú que se muestra en la parte inferior de la página, haz clic en Eliminar.
  3. Haz clic en Eliminar.

Una vez que se elimina una división, los usuarios que estaban en esa división pueden ser agregados a otra división. Si decides no agregarlos a una división, los usuarios aún tendrán una cuenta como miembros del equipo. Todas las encuestas y los datos permanecerán en la cuenta de cada usuario.

Cómo gestionar a los administradores de una división

¡SUGERENCIA! Importa usuarios mediante un archivo CSV para asignar administradores de división y agregar usuarios a divisiones al mismo tiempo.

Cómo agregar un administrador de división

Para agregar un administrador de división:

  1. En la pestaña Divisiones, haz clic en el nombre de la división a la que deseas agregar al administrador de división.
  2. Haz clic en la pestaña Administradores.
  3. Haz clic en el botón +Agregar administradores.
  4. Busca y selecciona los usuarios. Los administradores y administradores principales no pueden ser administradores de división.
  5. Haz clic en Agregar a administradores.

Cuando un usuario es administrador de división, este puede ver sus divisiones en la pestaña Divisiones y agregar o administrar usuarios de sus divisiones. Un usuario puede ser administrador de división en múltiples divisiones, y una división puede tener múltiples administradores de división.

Cómo eliminar un administrador de división

Para eliminar el rol de administrador de división de un usuario:

  1. En la pestaña Divisiones, haz clic en el nombre de la división de la que deseas eliminar al administrador de división.
  2. Haz clic en la pestaña Administradores.
  3. Busca y selecciona el administrador de división que deseas eliminar.
  4. En el menú que se muestra en la parte inferior de la página, haz clic en Eliminar de administradores.

Si el administrador de división es también usuario en una división, este seguirá siendo usuario en esta división. Si, además, es administrador de división de otra división, este seguirá siendo el administrador de división de esa división.

Notificaciones

Cuando una persona es agregada o eliminada del rol de administrador de división, se le envía un correo electrónico de notificación a la dirección de correo electrónico de su cuenta.

Cómo agregar y administrar usuarios en las divisiones

¡SUGERENCIA! Importa usuarios mediante un archivo CSV para agregar o transferir usuarios y asignar administradores de división a divisiones al mismo tiempo.

Cómo agregar usuarios

Para agregar usuarios a una división:

  1. En la pestaña Divisiones, haz clic en el nombre de la división a la que deseas agregar usuarios.
  2. Haz clic en +Agregar usuarios.
  3. Busca y selecciona usuarios para agregarlos a una división.
  4. Haz clic en Agregar usuarios.

¿Por qué no puedo agregar a un usuario?

Los los administradores y administradores principales pueden agregar usuarios a cualquier división mientras que los administradores de división solo pueden agregar usuarios a su división.

Los usuarios deben formar parte del equipo antes de poder ser agregados a una división.

Las personas solo pueden ser usuarios en una división a la vez. Si estás buscando a un usuario que sabes que forma parte de tu equipo pero recibes el mensaje No se encontraron resultados, quiere decir que el usuario ya está en una división diferente.

Cómo eliminar o transferir usuarios

Los administradores y administradores principales pueden transferir usuarios fuera de una división para eliminarlos o para transferirlos a otra división. Los administradores de división pueden eliminar usuarios de su división, pero solo pueden transferir usuarios a otra división si también son administradores de división de esa división.

Para transferir usuarios:

  1. En la pestaña Divisiones, haz clic en el nombre de la división.
  2. Busca y selecciona los usuarios a transferir.
  3. Desde el menú que se muestra en la parte inferior de la página, haz clic en Transferir usuarios.
  4. Selecciona Transferir fuera de la división para eliminar usuarios. O bien, selecciona Transferir a otra división y Seleccionar una división para transferir a los usuarios a esa división.
  5. Haz clic en Guardar.

Cómo importar divisiones mediante un archivo CSV

Cómo funciona

Importa un archivo CSV para agregar nuevas divisiones o actualizar las existentes. Tendrás la posibilidad de agregar o administrar usuarios en las divisiones después de que estas se configuren.

Configuración mediante hoja de cálculo

Mira nuestra captura de pantalla de ejemplo para ver cómo formatear correctamente tu archivo CSV. Crea una hoja de cálculo en una aplicación como Excel, Numbers o Google Sheets.

Asegúrate de configurar la primera fila de la hoja de cálculo con estos campos de encabezado: Nombre de la división, Descripción, Región y Centro de costos.

Sigue estas instrucciones al agregar datos en la hoja de cálculo:

  • Las descripciones pueden tener hasta 300 caracteres y los demás campos hasta 255 caracteres.
  • El archivo puede tener un máximo de 200 filas.
  • El nombre de la división es obligatorio.
  • Si vas a actualizar divisiones existentes, asegúrate de que el nombre de la división en la hoja de cálculo coincida con el registrado en SurveyMonkey, de lo contrario se creará una nueva división.

Guardar tu archivo CSV Es posible que puedas guardar tu archivo CSV en diferentes formatos .csv, y no todos los formatos se guardarán y se importarán correctamente. Intenta guardar tu archivo como: CSV UTF-8 (delimitado por comas) | MS-DOS separado por comas

Cómo importar

Para importar divisiones mediante un archivo CSV:

  1. Ve a la pestaña Divisiones.
  2. (Opcional) Haz clic en Exportar CSV para descargar una lista completa de las divisiones y sus ajustes en caso de que necesites consultarla posteriormente.
  3. Haz clic en la flecha hacia abajo junto al botón Agregar división y selecciona Importar CSV.
  4. (Opcional) Haz clic en Descargar plantilla de muestra para descargar un archivo CSV formateado correctamente que puedes editar y reimportar.
  5. Arrastra y suelta tu archivo CSV o explora los archivos en tu computadora para adjuntar tu archivo CSV.
  6. Haz clic en Siguiente. Observa las primeras filas del archivo CSV para confirmar que los datos están en el orden correcto.
  7. Haz clic en Importar. No cierres ni vuelvas a cargar la página mientras la importación esté en proceso.
  8. Una vez que la importación finalice, haz clic en Descargar informe para ver el estado de importación por división y cualquier error que haya ocurrido. Si cierras el mensaje de Importación completa, no podrás descargar el informe.

Errores de importación

Una vez que finalice la importación, podrás Descargar un informe y ver el estado de importación de cada fila. Si hay errores, puedes corregirlos y volver a intentar importar el archivo.

Si se ha producido un Error de importación al cargar el archivo CSV, es posible que se deba a lo siguiente:

  • Los datos no están formateados correctamente.
  • Las columnas no están en el orden correcto.
  • No todas las divisiones tienen nombre.
  • Hay datos adicionales en la hoja de cálculo.
  • La hoja de cálculo tiene más de 200 filas.
  • El archivo CSV no se guardó en el formato CSV correcto.

Cómo importar usuarios mediante un archivo CSV

Cómo funciona

Los administradores principales y los administradores pueden agregar o actualizar las divisiones y las asignaciones de funciones de su equipo importando un archivo CSV.

¡SUGERENCIA! Si tu equipo tiene habilitado el registro único, puedes agregar usuarios a través de la importación de CSV.

Configuración mediante hoja de cálculo

Consulta nuestra captura de pantalla de ejemplo para ver cómo dar el formato adecuado a tu archivo CSV. Crea una hoja de cálculo en una aplicación como Excel, Numbers o Google Sheets.

Asegúrate de configurar la primera fila de la hoja de cálculo con los siguientes campos de encabezado: nombre de usuario, correo electrónico, función, división (usuario), división (administrador).

Sigue estas instrucciones al agregar datos en la hoja de cálculo:

  • Cada usuario debe tener su propia fila.
  • El nombre de usuario es obligatorio y debe coincidir con el registrado en SurveyMonkey.
  • El archivo debe tener un máximo de 10 000 filas y pesar menos de 5 MB.
  • Si vas a agregar a un usuario como administrador de división de múltiples divisiones, debes utilizar comas para separar los nombres de las divisiones
  • Para la columna Función, encuentra la función correcta en esta lista y, en la celda, usa el término junto a ella:
FunciónTérmino CSV
Administrador principalaccount_owner
AdministradorAdministrador
Administrador de divisióndivision_admin
Usuario con licencia superiornormal
Usuario con licencia ocasionalOcasional
Invitación pendientesin especificar

Guardar tu archivo CSV Es posible que puedas guardar tu archivo CSV en diferentes formatos .csv, y no todos los formatos se guardarán y se importarán correctamente. Intenta guardar tu archivo como: CSV UTF-8 (delimitado por comas) | MS-DOS separado por comas

Cómo importar

Para importar un archivo CSV:

  1. Ve a la pestaña Administrar usuarios.
  2. (Opcional) Haz clic en Exportar CSV para descargar una lista completa de los usuarios en tu equipo y el estado de sus cuentas.
  3. Haz clic en Importar CSV.
  4. (Opcional) Haz clic en Descargar plantilla de muestra para descargar un archivo CSV formateado correctamente que puedes editar y reimportar.
  5. Arrastra y suelta o explora los archivos en tu computadora para adjuntar tu archivo CSV.
  6. Haz clic en Siguiente.
  7. Observa las primeras 5 filas del archivo CSV para confirmar que los datos están en el orden correcto. Haz clic en Siguiente.
  8. Una vez que la importación finalice, haz clic en Descargar informe para ver el estado de importación por usuario y cualquier error de importación. Si cierras el mensaje de Importación completa, no podrás descargar el informe.

Errores de importación

Una vez que finalice la importación, podrás Descargar un informe y ver el estado de importación de cada fila. Si hay errores, puedes arreglarlos y volver a intentar importar el archivo.

Si hay un error de importación, podría ser:

  • Los datos no están formateados correctamente.
  • Las columnas no están en el orden correcto.
  • Hay datos adicionales en la hoja de cálculo.
  • Hay más de 10 000 filas o la hoja de cálculo pesa más de 5 MB.
  • El archivo debe guardarse en un formato CSV diferente.
  • La hoja de cálculo incluye una cantidad de usuarios superior a la cantidad de licencias disponibles en tu equipo.
  • Estás cambiando un usuario con licencia superior a un usuario con licencia ocasional más de una vez en un plazo de 90 días