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Ajout de destinataires dans des invitations par email

Découvrez comment ajouter des destinataires à une invitation par email afin d'envoyer votre sondage par email. Vous pouvez aussi importer des contacts directement dans vos Contacts SurveyMonkey, puis les utiliser dans des invitations par email.

Cliquez sur les liens ci-dessous qui vous intéressent :

 

Ajout de destinataires

Copier et coller des adresses email

Vous pouvez saisir ou copier/coller une liste d'adresses email directement dans le champ Envoyer à. Insérez-les et appuyez sur Entrée.

Ajouter des destinataires

Pour ajouter des destinataires à l'aide d'une méthode d'importation :

  1. Cliquez sur le bouton Ajouter des destinataires dans l'angle supérieur droit du message.
  2. Choisissez une méthode d'importation (décrite plus en détail ci-après).
  3. Donnez un nom au groupe (les adresses email seront stockées dans vos Contacts).
  4. Déterminez ce que vous voulez faire si une adresse est déjà présente dans vos Contacts. Vous pouvez soit mettre à jour les coordonnées associées à l'adresse email avec les informations importées, soit ignorer les informations importées et conserver les informations déjà enregistrées pour ce contact.
  5. Cliquez sur Ajouter.
  6. Lisez la section ci-dessous si des erreurs sont signalées.

Limites concernant les messages et les destinataires

Le nombre de personnes à qui vous envoyez des messages et le nombre de messages que vous pouvez envoyer par jour sont limités : Limites concernant l'envoi, l'importation et les caractères

 

Méthodes d'importation

Liste manuelle (copier/coller simple)

Vous pouvez copier et coller une simple liste d'adresses email à l'aide de l'option d'importation manuelle.

Instructions : Chaque adresse email doit figurer sur une ligne distincte.

Exemple :
bob@email.com
jane@email.com
marge@email.com
pat@email.com

Liste manuelle (copier/coller avancé)

Vous pouvez copier et coller une liste d'adresses email, des noms ainsi que des données personnalisées à l'aide de l'option d'importation manuelle.

Si vous tapez une ville ou un état (par exemple, Portland, Oregon), deux champs seront créés : un pour Portland et un autre pour Oregon.

Si vous avez du mal avec les virgules, il vous suffit de copier et coller les lignes de votre tableur dans la zone !

Instructions : Chaque adresse email doit figurer sur une ligne distincte et les champs de données personnalisées doivent être séparés par des virgules. Si vous n'avez pas d'informations pour un champ, laissez-le vide. Vous devez placer l'adresse email en premier : Adresse email, Prénom, Nom, Personnalisé 1, Personnalisé 2, etc.

Exemple : L'exemple de liste ci-après inclut les informations suivantes : adresse email, prénom, nom et trois champs personnalisés (âge, sexe et parfum de glace préféré). Nous ne connaissons pas l'âge de Jane, l'âge de Pat ni son sexe et nous ne savons pas quel est le parfum de glace préféré de Marge ; nous laissons donc ces champs vides :

bob@email.com, Bob, Thompson, 39, homme, chocolat
jane@email.com, Jane, Smith, , femme, fraise
marge@email.com, Marge, Simpson, 33, femme,
pat@email.com, Pat, Lyon, , , pistache

Feuille de calcul CSV

Vous pouvez créer une feuille de calcul contenant des adresses email, des noms et des données personnalisées dans une application comme Excel, Numbers ou Google Sheets, puis l'exporter ou la télécharger au format CSV pour la charger dans SurveyMonkey.

Instructions : Chaque contact doit être inclus dans sa propre ligne de la feuille de calcul. Si vous n'avez pas de données pour un contact particulier, laissez la cellule vide. Supprimez la ligne d'en-tête de la feuille de calcul avant de l'importer. Placez les colonnes dans l'ordre suivant, les adresses email étant dans la première colonne : Adresse email, Prénom, Nom, Personnalisé 1, Personnalisé 2, etc.

Exemple :
Télécharger un exemple de fichier CSV

Importation d'adresses email
  • Vous pouvez utiliser Gmail, Yahoo! Mail, LinkedIn, Office 365 ou Outlook.com pour importer tous vos contacts. Si vous modifiez des contacts dans votre compte de messagerie, ces changements ne seront pas répercutés dans SurveyMonkey (votre compte SurveyMonkey n'étant pas synchronisé avec ces applications).
  • Pour n'ajouter que quelques contacts ou pour importer des contacts depuis un autre fournisseur ou site de messagerie, accédez à votre compte de messagerie et exportez ces contacts dans un fichier CSV, puis importez ce dernier dans SurveyMonkey. Pour obtenir des instructions sur l'exportation de vos contacts vers un fichier CSV, effectuez une recherche dans le centre d'aide de votre fournisseur de messagerie.
  • Outlook.com (service de messagerie en ligne gratuit, autrefois connu sous le nom de Hotmail.com), diffère de l'application de messagerie Microsoft Office Outlook. Pour importer des contacts depuis Microsoft Office Outlook, commencez d'abord par exporter vos contacts dans un fichier CSV, puis importez le fichier. Vous pouvez également demander à votre service informatique si votre application Outlook est optimisée par Office 365.

 

Emails non valides (message d'erreur)

Si un message s'affiche signalant que des adresses email ne sont pas valides ou qu'une erreur s'est produite lorsque vous essayez d'envoyer ou de programmer un message, cela signifie que votre liste n'est pas correctement mise en forme ou que vous avez ajouté des adresses email en double, des adresses email qui rejettent les messages ou dont les titulaires se sont désabonnés.

Erreurs de feuille de calcul et de liste

2 Corrigez votre feuille de calcul ou votre liste manuelle, puis importez-la à nouveau.

  • Si vous copiez et collez une liste d'adresses email à l'aide de l'option d'importation manuelle, n'oubliez pas que l'adresse email doit toujours apparaître en premier, pas le nom de la personne ! Regardez l'exemple de liste ci-dessus.
  • Si vous importez une feuille de calcul de plus de 2500 lignes, scindez-la en plusieurs fichiers CSV contenant moins de 2500 lignes chacun, puis importez-les un par un. Vous pouvez aussi copier et coller les lignes de la feuille de calcul à l'aide de l'option d'importation manuelle.
  • Supprimez la ligne d'en-tête de votre feuille de calcul. La mise en forme de la ligne d'en-tête peut provoquer des erreurs.
  • Vérifiez que vous utilisez un séparateur compatible pour la feuille de calcul (point-virgule, deux-points, virgule ou tabulation), et que l'encodage des caractères est en Unicode (UTF-8 ou UTF-16).
  • Si vous travaillez sur Mac, essayez d'enregistrer votre fichier au format MS-DOS séparé par des virgules (.csv). Sélectionnez Fichier > Enregistrer sous> Format.
  • Reportez-vous à Limites concernant l'envoi, l'importation et les caractères pour en savoir plus sur les caractères spéciaux et les noms de domaine personnalisés.

Adresses email en double

2 Envoyez un message de rappel aux contacts en double au lieu d'utiliser l'option Inviter d'autres personnes.

  • Si vous avez déjà envoyé un message d'invitation à quelqu'un, vous ne pourrez pas lui renvoyer le sondage à l'aide de l'option Inviter d'autres personnes car un sondage ne peut être rempli qu'une seule fois par email.
  • Pour qu'une personne puisse répondre à un sondage plus d'une fois, créez un collecteur d'invitations par email pour le sondage.
  • Pour renvoyer un sondage à un destinataire, ouvrez le collecteur et cliquez sur Envoyer un rappel.
  • Étant donné qu'un sondage ne peut être rempli qu'une fois par adresse email, ne l'envoyez pas à des listes Listserv ou à des alias, car une seule personne de la liste pourra y répondre. Réunissez plutôt les adresses email individuelles dans une liste et envoyez votre sondage à ces adresses.

Contacts désabonnés ou messages rejetés

2 Demandez aux contacts qui se sont désabonnés ou pour lesquels vos messages sont rejetés de se réabonner, puis créez une nouvelle invitation par email pour leur renvoyer le sondage.

  • Vous ne pouvez pas envoyer de messages aux personnes qui se sont désabonnées ou pour lesquelles vos messages sont rejetés. Les adresses des contacts désabonnés ou pour lesquels vos messages sont rejetés s'affichent dans l'onglet Destinataires, sous la colonne Envoyés.
  • Les personnes qui se sont désabonnées ou pour lesquelles vos messages sont rejetés peuvent se réabonner si elles souhaitent répondre à votre sondage. Une fois que ces contacts se seront réabonnés, vous pourrez créer un nouveau collecteur d'invitations par email pour leur renvoyer le sondage (l'ancien collecteur continuera à les identifier comme étant désabonnés ou associés à des messages rejetés).

 

Modification des destinataires

Messages de rappel et de remerciements

Lorsque vous envoyez un message de rappel ou de remerciements, vous n'allez pas recommencer à sélectionner tous les destinataires. Mieux vaut en effet faire votre sélection parmi les personnes que vous avez déjà invitées.

Cliquez sur Modifier les destinataires dans un message de rappel ou de remerciements pour choisir à qui l'envoyer.

Modifier une adresse email ou des données personnalisées

Pour modifier les données d'un contact dans l'onglet Destinataires :

  1. Cliquez sur votre nom d'utilisateur dans l'angle supérieur droit pour accéder à vos Contacts.
  2. Identifiez l'adresse email, cliquez sur le contact pour modifier ses données, puis enregistrez.
  3. Revenez à votre collecteur d'invitations par email.
  4. Les nouvelles données doivent s'afficher dans l'onglet Destinataires. Tous les nouveaux messages que vous enverrez reprendront ces données mises à jour enregistrées dans vos Contacts.
  5. Exportez les données depuis l'onglet Destinataires lorsque vous analysez vos résultats. Les détails du contact sont intégrés aux résultats du sondage lorsqu'un destinataire envoie sa réponse, ils ne sont donc pas mis à jour lorsque vous apportez des modifications dans Contacts.

 

Contacts SurveyMonkey

Gestion des contacts

Pour accéder à votre liste de contacts dans SurveyMonkey, connectez-vous et cliquez sur votre nom d'utilisateur en haut à droite de votre compte. Cliquez ensuite sur Contacts.

Quoi
Comment
Créer un groupeAu bas de la barre latérale gauche, cliquez sur + Nouveau groupe. Le fait d'ajouter des contacts à un groupe vous permet de les ajouter ensuite à une invitation par email en saisissant simplement le nom du groupe dans le champ Envoyer à.
Parcourir les contactsAllez au bas de la liste de contacts et utilisez les flèches pointant vers la gauche et vers la droite pour naviguer.
Trouver un contact spécifiqueUtilisez la barre de recherche dans le coin supérieur droit. Vous pouvez effectuer une recherche avec les trois premiers caractères dans n'importe quel champ. Pour le moment, vous ne pouvez pas effectuer de recherche par domaine et aucune recherche de caractère générique n'est disponible.
Modifier un contactCliquez sur l'adresse email du contact dans la liste. Une petite fenêtre apparaît. Vous pouvez y apporter des modifications. Les modifications que vous apportez à un contact sont reflétées dans l'onglet Destinataires des invitations par email existantes.
Supprimer un contactAccédez au groupe Tous les contacts et cochez la case en regard de l'adresse email à supprimer. Un bouton Supprimer définitivement apparaît en haut de la liste.
Exporter des contacts dans un fichier CSVDans la barre latérale gauche, cliquez sur la flèche vers le bas située à droite d'un groupe. L'exportation étant limitée à 10 000 contacts, il vous faudra peut-être scinder vos contacts en groupes plus restreints et exporter ces groupes séparément.
ASTUCE ! Vous pouvez envoyer des invitations par email à ces contacts pour leur proposer de participer à vos sondages.

Collaboration en équipe

Les contacts sont spécifiques à votre compte. Lorsque vous partagez des sondages, vous ne pouvez envoyer des invitations par email qu'aux adresses enregistrées dans vos Contacts. Vous ne pouvez pas accéder aux contacts appartenant à d'autres membres de votre équipe.

Vous pouvez garder une liste de contacts dans SurveyMonkey et leur envoyer des invitations par email pour leur demander de participer à vos sondages. Chargez une feuille de calcul contenant vos contacts ou importez-les depuis Gmail, Yahoo! Mail, LinkedIn, Office 365 ou Outlook.com.

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