m

Hinzufügen von Empfängern zu E-Mail-Einladungen

Erfahren Sie, wie Sie Empfänger für eine E-Mail-Einladung einrichten, um die Umfrage per E-Mail versenden zu können. Sie können Kontakte auch direkt in Ihre SurveyMonkey-Kontakte importieren und dann E-Mail-Einladungen an diese versenden.

Wechseln zu …

 

Hinzufügen von Empfängern

E-Mail-Adressen kopieren und einfügen

Sie können die Empfänger entweder manuell in das Feld Senden an eingeben oder eine Liste mit E-Mail-Adressen über die Zwischenablage dorthin kopieren. Legen Sie sie einfach dort ab und drücken Sie dann die Eingabetaste.

Empfänger hinzufügen

So können Sie Empfänger über einen Import hinzufügen:

  1. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Nachricht auf die Schaltfläche Empfänger hinzufügen.
  2. Wählen Sie eine Importmethode (wird im Folgenden näher beschrieben).
  3. Geben Sie der Gruppe einen Namen (die E-Mail-Adressen werden in Ihren Kontakten gespeichert).
  4. Entscheiden Sie, wie vorgegangen werden soll, wenn jemand bereits in Ihren Kontakten gelistet ist. Sie können entweder über Kontaktinformationen aktualisieren die mit dieser Adresse verknüpften Daten mit den Angaben aus dem aktuellen Import aktualisieren oder aber die Importinformationen ignorieren, damit die für den Kontakt vorhandenen Informationen unverändert bleiben.
  5. Klicken Sie auf Hinzufügen.
  6. Lesen Sie bitte den folgenden Abschnitt, wenn Sie Fehlermeldungen erhalten.

Obergrenzen für Empfänger und Nachrichten

Es gibt Beschränkungen dafür, an wie viele Empfänger Sie eine Nachricht versenden können und wie viele Nachrichten Sie pro Tag insgesamt versenden können: Beschränkungen bei Versand, Import und Zeichenanzahl

 

Importmethoden

Manuelle Liste (einfaches Kopieren und Einfügen)

Sie können eine einfache Liste mit E-Mail-Adressen über die Importoption „Manuell“ per Zwischenablage einfügen.

Vorgaben: Jede E-Mail-Adresse muss in einer eigenen Zeile stehen.

Beispiel:
paul@email.com
sabine@email.com
yvonne@email.com
lena@email.com

Manuelle Liste (erweitertes Kopieren und Einfügen)

Sie können eine Liste mit E-Mail-Adressen, Namen und benutzerdefinierten Daten über die Importoption „Manuell“ kopieren und einfügen.

Wenn Sie einen Ort und ein Bundesland verwenden (z. B. „Frankfurt, Hessen“), werden dadurch zwei Felder erstellt: eines für „Frankfurt“ und eines für „Hessen“.

Wenn die Kommas verwirrend sind, können Sie auch einfach die Zeilen Ihrer Tabelle in das Feld kopieren!

Vorgaben: Jede E-Mail-Adresse muss in einer eigenen Zeile stehen, wobei die Felder der benutzerdefinierten Daten durch Kommas getrennt sein müssen. Wenn für ein bestimmtes Feld keine Daten vorliegen, lassen Sie das Feld einfach leer. Sie müssen die E-Mail-Adresse an die erste Stelle setzen: E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Benutzerdefiniert 1, Benutzerdefiniert 2 usw.

Beispiel: Nachfolgend sehen Sie eine Beispielliste mit E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname und drei Feldern für benutzerdefinierte Daten (Alter, Geschlecht und Lieblingseissorte). Wir kennen das Alter von Sabine nicht, auch nicht das Alter und Geschlecht von Lena und nicht die Lieblingseissorte von Yvonne. Also lassen wir diese Zellen leer:

paul@email.de, Paul, Mustermann, 39, männlich, Schokolade
sabine@email.at, Sabine, Schmidt, , weiblich, Erdbeere
yvonne@email.ch, Yvonne, Schulze, 33, weiblich,
lena@email.com, Lena, Lustig, , , Pistazie

CSV-Arbeitsblatt

Sie können ein Arbeitsblatt mit E-Mail-Adressen, Namen und benutzerdefinierten Daten der Personen in einer Anwendung wie Excel, Numbers oder Google Tabellen erstellen, es dann als CSV-Datei herunterladen und schließlich auf SurveyMonkey hochladen.

Vorgaben: Jeder Kontakt muss auf dem Arbeitsblatt in einer eigenen Zeile stehen. Wenn Sie zu einem bestimmten Kontakt nicht alle Angaben haben, lassen Sie die betreffenden Zellen einfach leer. Löschen Sie die Kopfzeile Ihres Arbeitsblatts, bevor Sie es importieren. Bringen Sie die Spalten in die folgende Reihenfolge, wobei die E-Mail-Adresse in der ersten Spalte stehen muss: E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Benutzerdefiniert 1, Benutzerdefiniert 2 usw.

Beispiel:
CSV-Beispieldatei herunterladen

Import über E-Mail
  • Sie können Gmail, Yahoo! Mail, LinkedIn, Office 365 oder Outlook.com einsetzen, um Ihre gesamten Kontakte zu importieren. Wenn Sie in Ihrem E-Mail-Konto die Kontakte bearbeiten, werden vorgenommene Änderungen nicht in SurveyMonkey umgesetzt (d. h., es findet keine Synchronisierung zwischen Ihrem SurveyMonkey-Konto und den genannten Anwendungen statt).
  • Wenn Sie nur einige wenige Kontakte hinzufügen möchten, wechseln Sie zu Ihrem E-Mail-Konto und exportieren Sie die gewünschten Kontakte als CSV-Datei. Importieren Sie diese Datei anschließend in SurveyMonkey. Das gleiche gilt, wenn Sie Kontakte von einem anderen E-Mail-Anbieter oder einer Website importieren möchten. Anweisungen zum Export Ihrer Kontakte in eine CSV-Datei finden Sie im Hilfecenter Ihres E-Mail-Anbieters.
  • Der kostenlose webbasierte E-Mail-Dienst Outlook.com (vormals Hotmail.com) unterscheidet sich von der E-Mail-Anwendungen Outlook, die zu Microsoft Office gehört. Um Kontakte aus Microsoft Office Outlook zu importieren, müssen Sie die Kontakte zunächst in eine CSV-Datei exportieren und diese Datei dann importieren. Alternativ können Sie sich an Ihre IT-Abteilung wenden, wenn Ihre Outlook-Anwendung aus Office 365 stammt.

 

Fehlermeldungen zu ungültigen E-Mail-Adressen

Wenn Sie beim Versenden oder Terminieren einer Nachricht eine Fehlermeldung zu ungültigen E-Mail-Adressen oder deswegen erhalten, weil etwas nicht funktioniert hat, dann kann dies folgende Gründe haben: Ihre Liste war nicht richtig formatiert, E-Mail-Adressen wurden mehrfach hinzugefügt, oder es wurden E-Mail-Adressen von Nutzern hinzugefügt, die sich abgemeldet hatten oder an die keine Zustellung erfolgen kann.

Fehlermeldungen zu Arbeitsblatt und Liste

2 Korrigieren Sie Ihr Arbeitsblatt oder Ihre manuelle Liste und wiederholen Sie den Import.

  • Wenn Sie über die manuelle Importoption eine Liste mit E-Mail-Adressen kopieren und einfügen, denken Sie daran, dass die E-Mail-Adresse an erster Stelle stehen muss, nicht der Name der Person! Sehen Sie sich dazu die obige Beispielliste an.
  • Wenn Sie ein Arbeitsblatt mit mehr als 2500 Zeilen importieren möchten, teilen Sie dieses in mehrere CSV-Dateien mit jeweils weniger als 2500 Zeilen auf und importieren Sie diese Dateien dann nacheinander. Alternativ fügen Sie die kopierten Zeilen Ihres Arbeitsblatts über die manuelle Importoption ein.
  • Löschen Sie die Kopfzeile Ihres Arbeitsblatts. Eine Formatierung der Kopfzeile kann zu Fehlern führen.
  • Achten Sie darauf, ein zulässiges Trennzeichen (Doppelpunkt, Semikolon, senkrechter Strich, Komma oder Tabulator) für das Arbeitsblatt zu verwenden. Außerdem müssen die Dateien im Unicode-Zeichenformat (UTF-8 oder UTF-16) vorliegen.
  • Wenn Sie einen Mac nutzen, speichern Sie die Datei im Format „MS-DOS-kommagetrennt (.csv)“. Wechseln Sie zu „Datei“ > „Speichern unter“ > „Format“.
  • Weitere Informationen zu Sonderzeichen und zu Vanity-Domänen finden Sie im Abschnitt „Beschränkungen bei Versand, Import und Zeichenanzahl“.

Doppelte E-Mail-Adressen

2 Senden Sie eine Erinnerung an doppelte Kontakte, statt die Option „Weitere einladen“ zu verwenden.

  • Wenn Sie einem Nutzer bereits eine Einladung gesendet haben, können Sie ihm die Umfrage nicht über die Option „Weitere einladen“ noch einmal senden, da eine Umfrage nur einmal pro E-Mail-Adresse ausgefüllt werden darf.
  • Damit eine Umfrage mehrfach ausgefüllt werden kann, erstellen Sie einen neuen E-Mail-Einladungs-Collector für diese Umfrage.
  • Wenn Sie eine Umfrage erneut an einen Empfänger versenden möchten, öffnen Sie den Collector und klicken Sie auf Erinnerung senden.
  • Da eine Umfrage pro E-Mail-Adresse nur einmal ausgefüllt werden kann, senden Sie keine Einladung an eine Listserv- oder Verteilerliste oder einen E-Mail-Alias (in diesem Fall könnte nämlich nur eine Person auf der jeweiligen Liste an der Umfrage teilnehmen). Versenden Sie die Umfrage stattdessen an die einzelnen E-Mail-Adressen einer solchen Liste.

Abgemeldete oder nicht zustellbare E-Mail-Adressen

2 Bitten Sie Kontakte, die sich abgemeldet haben oder bei denen eine Zustellung nicht möglich ist, sich erneut anzumelden. Erstellen Sie dann eine neue E-Mail-Einladung, um ihnen die Umfrage zuzusenden.

  • Sie können keine Nachrichten an Personen versenden, die sich abgemeldet haben oder an die eine Zustellung nicht möglich ist. Sie können auf der Registerkarte Empfänger in der Spalte Gesendete Nachrichten prüfen, ob E-Mail-Adressen abgemeldet wurden oder E-Mails nicht zustellbar waren.
  • Personen, die sich zu einem früheren Zeitpunkt abgemeldet haben oder deren Nachrichten nicht zustellbar waren, können sich wieder anmelden, um an der Umfrage teilzunehmen. Nach der erneuten Anmeldung müssen Sie einen neuen E-Mail-Einladungs-Collector erstellen, um ihnen die Umfrage zu senden (im alten Collector werden sie weiterhin als abgemeldet bzw. unzustellbar geführt).

 

Bearbeiten der Empfänger

Erinnerungen und Danknachrichten

Wenn Sie eine Erinnerung oder Danknachricht versenden, müssen Sie die Empfänger nicht von Neuem hochladen. Sie können sie stattdessen aus der Gruppe der Personen auswählen, die Sie bereits eingeladen haben.

Klicken Sie in einer Erinnerung oder Danknachricht auf Empfänger bearbeiten, um die gewünschten Empfänger auszuwählen.

E-Mail-Adresse oder benutzerdefinierte Daten aktualisieren

So aktualisieren Sie die Daten einer Person auf der Registerkarte „Empfänger“:

  1. Klicken Sie rechts oben auf Ihren Benutzernamen, um zu Ihren Kontakten zu wechseln.
  2. Suchen Sie die entsprechende E-Mail-Adresse, klicken Sie auf den Kontakt, um die Änderungen vorzunehmen, und speichern Sie sie anschließend.
  3. Dann kehren Sie zurück zu Ihrem E-Mail-Einladungs-Collector.
  4. Auf der Registerkarte „Empfänger“ sollte nun die geänderte Angabe zu sehen sein. Alle neuen Nachrichten werden jetzt an die aktualisierten Daten gesendet, die Sie in Ihren Kontakten gespeichert haben.
  5. Exportieren Sie die Daten von der Registerkarte „Empfänger“, um sie für die Analyse Ihrer Ergebnisse zu nutzen. Die Kontaktdetails werden zu den Umfrageergebnissen hinzugefügt, sobald ein Empfänger seine Beantwortung übermittelt. Sie werden also nicht aktualisiert, wenn Sie in den Kontakten Änderungen vornehmen.

 

SurveyMonkey-Kontakte

Verwalten von Kontakten

Melden Sie sich an und klicken Sie auf Ihren Benutzernamen rechts oben in Ihrem Konto, um auf Ihre Kontaktliste in SurveyMonkey zuzugreifen. Klicken Sie dann auf Kontakte.

Was
Vorgehensweise
Eine Gruppe erstellenKlicken Sie unten in der linken Randleiste auf + Neue Gruppe. Das Hinzufügen von Kontakten zu einer Gruppe gestattet Ihnen später das unkomplizierte Hinzufügen der Kontakte zu einer E-Mail-Einladung durch einfaches Eingeben des Gruppennamens in das Feld „Senden an“.
Kontakte durchsuchenBlättern Sie ans Ende Ihrer Kontaktliste und verwenden Sie die Pfeile nach links und rechts, um zu navigieren.
Einen bestimmten Kontakt suchenVerwenden Sie die Suchleiste in der rechten oberen Ecke. Sie können nach den ersten drei Zeichen in einem beliebigen Feld suchen. Derzeit können Sie nicht nach Domänen suchen und es steht keine Wildcard-Suche zur Verfügung.
Einen Kontakt bearbeitenKlicken Sie in der Liste auf die E-Mail-Adresse des Kontakts. Ein kleines Popup-Fenster wird angezeigt, in dem Sie Änderungen vornehmen können. Änderungen, die Sie auf der Registerkarte „Empfänger“ an einem Kontakt vornehmen, finden sich in bestehenden E-Mail-Einladungen wieder.
Einen Kontakt löschenWechseln Sie zur Gruppe „Alle Kontakte“ und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der E-Mail-Adresse, die Sie löschen möchten. Klicken Sie oberhalb der Liste auf die Schaltfläche zum dauerhaften Löschen.
Kontakte in eine CSV-Datei exportierenKlicken Sie in der linken Randleiste rechts neben einer Gruppe auf den Abwärtspfeil. Für jeden Export gilt ein Maximalwert von 10.000 Kontakten. Gegebenenfalls müssen Sie Ihre Kontakte in kleineren Gruppen organisieren und diese dann separat exportieren.
TIPP! Sie können diese Kontakte nutzen, um Personen eine E-Mail-Einladung zur Teilnahme an Ihrer Umfrage zu senden.

Zusammenarbeit im Team

Kontakte sind fest mit Ihrem Konto verknüpft. Beim Freigeben von Umfragen können Sie E-Mail-Einladungen nur an E-Mail-Adressen versenden, die in Ihren Kontakten gespeichert sind; ein Zugriff auf Kontakte, die anderen Mitgliedern in Ihrem Team gehören, ist nicht möglich.

In SurveyMonkey können Sie eine Liste mit Kontakten pflegen und diesen E-Mail-Einladungen zusenden, damit sie an Umfragen teilnehmen. Sie können eine Tabelle mit Kontakten hochladen oder aus Gmail, Yahoo! Mail, LinkedIn, Office 365 oder Outlook.com importieren.

Antworten erhalten