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Verwaltung der Teamplätze

TEAMS-FUNKTION: In diesem Artikel geht es um die Verwaltung von Konten in einem Team. Was sind Teams?

Wenn Sie primärer Administrator oder Administrator sind, können Sie weitere Benutzer einladen, Ihrem Team beizutreten, und vorhandene Konten im Abschnitt Mein Team in Ihrem Konto verwalten.

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Mein Team

Mein Team ist der zentrale Ort, um Informationen über das Team zu finden. Es wird Ihnen in der Hauptnavigation angezeigt.

Teamübersicht

Unter der Registerkarte Teamübersicht erhalten primäre Administratoren und Administratoren eine Übersicht über das Team.

Begriff
Beschreibung
Platz

Ein Konto von Ihrem Team, für das Sie bereits bezahlt haben.

Es gibt zwei Platztypen: Plätze mit Vollzugriff und Teilnutzerplätze.

Unbesetzte Plätze
(oder besetzte Plätze)

Die Konten Ihres Teams, die bereits jemandem zugeordnet sind. Dies umfasst alle Benutzer mit einem der Status Aktiv, Eingeladen oder Neuzuordnung ausstehend.

Plätze verfügbar
(oder leere Plätze)
Anzahl der Einladungen, die Sie noch versenden können, bis Ihnen Teamüberschreitungsgebühren in Rechnung gestellt werden. Anders formuliert also die Anzahl der Plätze, die bereits bezahlt, aber noch nicht in Anspruch genommen worden sind.
Teamgröße
(oder Plätze insgesamt)
Summe der belegten Plätze und der verfügbaren Plätze. Anders gesagt die Gesamtzahl der Personen, die Mitglied Ihres Teams sein oder in Ihr Team eingeladen werden können, ohne dass Ihnen Teamüberschreitungsgebühren für das Hinzufügen weiterer Plätze in Rechnung gestellt werden.
TeamnameDer Name Ihres Teams. Der primäre Administrator kann diesen jederzeit aktualisieren.
Primärer AdministratorDie Person, die das Team erstellt hat. Diese Person ist für die Verwaltung der Plätze und die Teamabrechnung zuständig.
KontoeigentümerschaftDie Person, die wir als Teambesitzer betrachten.

 

Hinzufügen weiterer Plätze

Beta-Feature: Plätze mit Vollzugriff und Teilnutzerplätze stehen derzeit nur für ausgewählte Teams zur Verfügung. Dieses Feature werden wir in naher Zukunft für alle Teams zugänglich machen.

Unter der Registerkarte Benutzer hinzufügen können Sie auf Plätze hinzufügen klicken, um die Anzahl der zusätzlichen Plätze mit Vollzugriff und Teilnutzerplätze auszuwählen, die Sie zu Ihrem Team hinzufügen wollen.

Auf dieser Seite können Sie:

  • Eine Aufschlüsselung Ihres aktuellen Teams anzeigen
  • Rollen und Berechtigungen vergleichen
  • Eine Übersicht der Teamüberschreitungsgebühren für das Hinzufügen weiterer Plätze anzeigen

Sobald Sie für zusätzliche Plätze bezahlt haben, klicken Sie auf Ihre Belegnummer in Ihrer Bestätigung, um direkt zu Ihrer Rechnung weitergeleitet zu werden, oder Sie klicken auf OK, um Personen in Ihr Team einzuladen.

 

Einladen von Personen in das Team

Möglichkeiten zum Einladen von Personen

Unter der Registerkarte Benutzer hinzufügen können Sie eine E-Mail versenden, um Personen einzuladen, die verfügbaren Plätze zu besetzen.

Enterprise-Teams können auch eine Option sehen, eine Anmeldeseite für ein Team zu erstellen, auf der sich Personen in Ihrer Organisation selbst Einladungen senden können, um beizutreten.

Teams mit aktiviertem SSO sehen keine dieser Optionen und können eine URL senden, um andere einzuladen.

Ihnen werden Überschreitungen des Teamkontingents für jede versendete Einladung in Rechnung gestellt, die die Anzahl der im Team verfügbaren Plätze überschreitet. Die Abrechnung erfolgt ab dem Zeitpunkt, an dem die Einladung versendet wird. Weitere Informationen: Kosten für das Hinzufügen weiterer Plätze (Teamüberschreitungsgebühren)
Personen per E-Mail einladen

So laden Sie Personen per E-Mail zu Ihrem Team ein:

  1. Wechseln Sie zu Mein Team.
  2. Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen.
  3. Wählen Sie die Option unten aus, die beschreibt, was Sie auf Ihrem Bildschirm sehen:
Personen einladen

 

Beta-Feature: Plätze mit Vollzugriff und Teilnutzerplätze stehen zurzeit nur einigen Teams zur Verfügung. Dieses Feature werden wir in naher Zukunft für alle Teams zugänglich machen.

So laden Sie Personen per E-Mail zu Ihrem Team ein:

  1. Klicken Sie auf Personen einladen.
  2. Geben Sie E-Mail-Adressen getrennt durch Kommas ein.
  3. Klicken Sie auf Weiter. Doppelte E-Mail-Adressen werden für Sie entfernt, genauso wie E-Mails mit ausstehenden Einladungen.
  4. Überprüfen Sie die Anzahl der Plätze und die Platztypen, für die Sie Einladungen versenden. Wenn Sie mehr Personen einladen, als Ihnen Plätze für einen Platztyp zur Verfügung stehen, werden Ihnen Überschreitungsgebühren in Rechnung gestellt, sobald Sie Einladungen versenden.
  5. Klicken Sie auf Einladungen senden.

Es ist nicht möglich, die E-Mail-Nachricht anzupassen.

Eine E-Mail-Einladung versenden

So laden Sie Personen per E-Mail zu Ihrem Team ein:

  1. Wechseln Sie zu Mein Team.
  2. Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen.
  3. Wählen Sie E-Mail-Einladung senden aus.
  4. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie einladen möchten. Geben Sie mehrere Adressen getrennt durch Kommas ein oder schreiben Sie jede E-Mail-Adresse in eine neue Zeile.
  5. Passen Sie die E-Mail-Nachricht an.
  6. Klicken Sie auf Einladungen senden.

Ihnen werden die Kosten für ein zusätzliches Konto für jede Einladung in Rechnung gestellt, die Sie versenden und die die Anzahl von verfügbaren Plätzen in Ihrem Team übersteigt. Diese Kosten werden anteilig nach dem Tag des Einladungsversands und der im Teamabonnement verbleibenden Zeit berechnet.

Wenn Ihr nächstes Verlängerungsdatum zum Beispiel in etwa 6 Monaten ist, betragen die Kosten nur etwa die Hälfte des angegebenen Preises. Sobald Sie die Einladungen versendet haben, senden wir Ihnen eine Rechnung über die Teamüberschreitungsgebühren mit dem genauen Betrag.

Registrierungsseite für ein Team erstellen (Nur Enterprise)

 

Sie können eine Registrierungsseite aktivieren und deren URL freigeben, damit Personen selbständig Ihrem Team beitreten können. Jeder, der diesen Link hat, kann seine eigene E-Mail-Adresse eingeben und sich selbst eine Einladung senden.

So erstellen Sie eine Registrierungsseite für ein Team:

  1. Wechseln Sie zu Mein Team.
  2. Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen.
  3. Wählen Sie Registrierungsseite einrichten aus.
  4. Legen Sie im Feld Höchstanzahl der Registrierungen fest, wie viele Personen sich maximal registrieren können.
  5. Klicken Sie auf Speichern und aktivieren.
  6. Kopieren Sie den Link und geben Sie ihn mit der von Ihnen bevorzugten Methode frei.

Warum kann ich keine weiteren Personen mehr einladen?

Wenn Sie keine Einladung versenden können oder Benutzer sich nicht selbst über die Teamregistrierungsseite einladen können, haben Sie wahrscheinlich eine Rechnung noch nicht bezahlt. Sobald alle offenen Rechnungen beglichen sind, können Sie weitere Personen zu Ihrem Team einladen. Rechnungen finden Sie im Transaktionsverlauf.

Können Teammitglieder vorhandene Umfragen anzeigen?

Nein, zumindest nicht standardmäßig. Umfragen sind für die Person, die die Umfrage erstellt hat, solange privat, bis diese Person sie mit anderen Personen im Team teilt.

Sie können Umfragen für Personen in Ihrem Team freigeben, sodass sie auf vorhandene Umfragen zugreifen können, sobald sie dem Team beigetreten sind.

Primäre Administratoren können nicht anzeigen, welche Umfragen in den einzelnen Teammitgliederkonten vorhanden sind.

 

Verwalten unbeantworteter Einladungen

E-Mail-Einladungen

Sie können ausstehende Teameinladungen, die per E-Mail versandt wurden, auf der Registerkarte Benutzer verwalten der Seite „Mein Team“ verwalten.

Wenn eine Person eine ausstehende Einladung hat, aber Sie sie zu einem anderen Platztyp einladen, wird die letzte Einladung mit der ursprünglich ausstehenden Anfrage überschrieben.

Einladung erneut versenden

Jeder Person mit dem Status Eingeladen oder Einladung abgelaufen können Sie erneut eine Einladung senden. Ihnen werden keine Teamüberschreitungsgebühren für erneut versendete Einladungen in Rechnung gestellt.

So senden Sie eine Einladung erneut:

  1. Wechseln Sie zu Mein Team.
  2. Klicken Sie auf Benutzer verwalten.
  3. Suchen Sie nach der Person, der Sie eine weitere Einladung senden möchten.
  4. Klicken Sie rechts von dieser Personen auf . und dann auf Einladung erneut senden.
  5. Wählen Sie die folgenden Optionen aus:
    • Einladung erneut senden: Hiermit senden Sie der Preson eine weitere E-Mail-Einladung zur Teilnahme an Ihrem Team.
    • Einladungslink kopieren: Hiermit erhalten Sie einen Link, den Sie an die betreffende Person weitergeben können. Dieser Link ist eindeutig mit der Person verknüpft, an die Sie die erneute Einladung versenden; deswegen sollten Sie den Link nur der betreffenden Person übermitteln.
Einladungen widerrufen

Bei jeder Person mit Status Eingeladen können Sie die Einladung widerrufen.

Durch das Widerrufen der Einladung wird der bereits gesendete Einladungslink deaktiviert. Wenn Sie eine Einladung widerrufen, können Sie kostenfrei eine andere Einladung versenden, da Ihnen Teamüberschreitungsgebühren für die erste Einladung bereits in Rechnung gestellt wurden.

So widerrufen Sie eine Einladung:

  1. Wechseln Sie zu Mein Team.
  2. Klicken Sie auf Benutzer verwalten.
  3. Suchen Sie nach der Person, deren Einladung Sie widerrufen möchten.
  4. Klicken Sie rechts von dieser Person auf ..
  5. Klicken Sie auf Einladung stornieren.
  6. Klicken Sie zum Bestätigen auf Ja.

Teamregistrierungsseite

Beta-Feature: Die Anmeldeseite für Teams steht aktuell nur für Enterprise-Kunden zur Verfügung.

Sie können Ihre Teamregistrierungsseite auf der Registerkarte Benutzer verwalten der Seite „Mein Team“ verwalten.

Registrierungen überwachen

Sie können die Anzahl der über Ihre Registrierungsseite ausgeführten Registrierungen jederzeit anzeigen. Diese Zahl zeigt an, wie viele Personen über die Registrierungsseite eine Einladung angefordert haben – nicht wie viele Personen sich von der Einladung für ein Konto registriert haben.

So zeigen Sie die Anzahl der über Ihre Registrierungsseite ausgeführten Registrierungen an:

  1. Wechseln Sie zu Mein Team.
  2. Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen.
  3. Wählen Sie Registrierungsseite aktivieren aus.
  4. Unter dem Link finden Sie die Anzahl der eingeleiteten Registrierungen und die von Ihnen beim Erstellen der Seite festgelegte Gesamtzahl möglicher Registrierungen.
Registrierungsseite deaktivieren

Sie können eine Registrierungsseite für ein Team jederzeit deaktivieren, um zu verhindern, dass über den Link weitere Personen Ihrem Team beitreten. Personen, die den Registrierungsvorgang über diesen Link bereits begonnen haben, können diesen noch abschließen, sofern Sie die Einladung nicht stornieren.

So deaktivieren Sie eine Registrierungsseite für ein Team:

  1. Wechseln Sie zu Mein Team.
  2. Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen.
  3. Klicken Sie unter der URL der Registrierungsseite auf Seite deaktivieren.
  4. Klicken Sie auf Deaktivieren.

Versucht nun jemand, eine deaktivierte Registrierungsseite für ein Team aufzurufen, dann wird die Meldung angezeigt, dass die Seite deaktiviert wurde.

 

Konten neu zuordnen oder löschen

Da es durchaus möglich ist, dass sich die Zusammensetzung der Benutzer, mit denen Sie arbeiten müssen, ändert, können Sie Konten auf der Registerkarte Benutzer verwalten der Seite „Mein Team“ neu zuordnen oder löschen.

Konto neu zuordnen

Sie können jedes Vollnutzer- oder Administratorkonto in Ihrem Team mit allen enthaltenen Umfragen und Daten einer anderen Person zuordnen. Ihnen werden keine Teamüberschreitungsgebühren für das erneute Zuordnen von Konten berechnet, da Ihnen der Platz bereits in Rechnung gestellt wurde.

So ordnen Sie ein Konto neu zu:

  1. Wechseln Sie zu Mein Team.
  2. Klicken Sie auf Benutzer verwalten.
  3. Suchen Sie nach dem Benutzerkonto, das Sie neu zuordnen möchten.
  4. Klicken Sie rechts von diesem Konto auf . und wählen Sie Konto neu zuordnen aus.
  5. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, auf dessen Konto Sie die Umfrage übertragen möchten.
  6. Klicken Sie auf E-Mail senden.

Bis die Person die Einladung angenommen hat, verbleibt das Konto im Status Neuzuordnung ausstehend.

Wenn das Konto freigegebene Umfragen enthält, dann bleibt die Freigabe für das Konto auch dann bestehen, wenn es einer anderen Person zugeordnet wird.

Löschen eines Kontos
Vergewissern Sie sich unbedingt zuerst beim aktuellen Besitzer, dass keine Umfragedaten des Kontos erhalten bleiben oder zu einem anderen Konto übertragen werden müssen, bevor Sie ein Konto löschen. Beachten Sie auch die folgenden Vorsichtsmaßnahmen und Hinweise, bevor Sie den Löschvorgang durchführen:
  • Der Vorgang ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden.
  • Alle Umfragedaten im Konto werden endgültig gelöscht.
  • Der Benutzername ist dem Konto nicht mehr zugeordnet.
  • Alle Umfragen im Besitz dieses Kontos, die für andere Benutzer freigegeben wurden, werden dauerhaft gelöscht und alle verlieren den Zugriff auf die Umfrage.
  • Der zugeordnete Platz wird nicht aus Ihrem Team gelöscht. Stattdessen wird der Platz verfügbar. Sie können nun eine andere Person einladen und ihr diesen Platz kostenfrei zuordnen.

So löschen Sie ein Konto aus Ihrem Team:

  1. Wechseln Sie zu Mein Team.
  2. Klicken Sie auf Benutzer verwalten.
  3. Suchen Sie nach dem Konto, das Sie löschen möchten.
  4. Klicken Sie rechts von diesem Konto auf . und wählen Sie Konto löschen aus.
  5. Wenn Sie das Konto dauerhaft löschen möchten, klicken Sie auf Löschen.

Den primären Administrator können Sie nicht löschen. Wenn Sie den primären Administrator ändern möchten, finden Sie weitere Informationen unter „Rolle eines Benutzers ändern“.

 

Benutzerstatus

Sie können den Status aller Konten in Ihrem Team über die Registerkarte Benutzer verwalten überprüfen. Die Bedeutung der einzelnen Status ist nachfolgend aufgeführt:

Status
Beschreibung
AktivDiese Person hat die Einladung, Ihrem Team beizutreten, angenommen.
EingeladenDieser Benutzer wurde ins Team eingeladen, hat die Einladung aber noch nicht angenommen.
Neuzuordnung ausstehend

Das Benutzerkonto wird gegenwärtig einem anderen Benutzer neu zugeordnet. Das bedeutet, dass der primäre Administrator oder der Administrator einer anderen Person eine Einladung gesendet hat, dieses Konto zu übernehmen, diese Einladung aber noch nicht angenommen wurde.

Weder der ursprüngliche Besitzer des Kontos noch der neue Besitzer können auf das Konto zugreifen, bis die Einladung von der Person, der Sie das Konto neu zugeordnet haben, angenommen wurde. Bei Bedarf können Sie ein Konto in diesem Status auch einer anderen Person neu zuordnen.

Einladung abgelaufenDer Benutzer wurde ins Team eingeladen, hat jedoch die Einladung nicht innerhalb von 30 Tagen angenommen. Einladungen laufen nach 30 Tagen ab, doch können Sie jederzeit erneut eine Einladung an den Benutzer senden.
TIPP! Informationen zu den verschiedenen Rollen in einem Team (z. B. primärer Administrator oder Vollnutzer) finden Sie unter Platztypen in einem Team, Rollen & Berechtigungen.

 

Der primäre Administrator oder der Administrator eines Teams kann Plätze hinzufügen, Personen in Ihr Team einladen und vorhandene Teamkonten im Abschnitt „Mein Team“ in Ihrem Konto verwalten.

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