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Hinzufügen von Empfängern zu E-Mail-Einladungen

Erfahren Sie, wie Sie Empfänger für eine E-Mail-Einladung einrichten, um die Umfrage per E-Mail versenden zu können. Sie können Kontakte auch direkt in Ihre SurveyMonkey-Kontakte importieren und dann E-Mail-Einladungen an diese versenden.

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Hinzufügen von Empfängern

E-Mail-Adressen kopieren und einfügen

Sie können die Empfänger entweder manuell in das Feld Senden an eingeben oder eine Liste mit E-Mail-Adressen über die Zwischenablage dorthin kopieren. Legen Sie sie einfach dort ab und drücken Sie dann die Eingabetaste.

Empfänger hinzufügen

So können Sie Empfänger über einen Import hinzufügen:

  1. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Nachricht auf die Schaltfläche Empfänger hinzufügen.
  2. Wählen Sie eine Importmethode (wird im Folgenden näher beschrieben).
  3. Geben Sie der Gruppe einen Namen (die E-Mail-Adressen werden in Ihren Kontakten gespeichert).
  4. Entscheiden Sie, wie vorgegangen werden soll, wenn jemand bereits in Ihren Kontakten gelistet ist. Sie können entweder über Kontaktinformationen aktualisieren die mit dieser Adresse verknüpften Daten mit den Angaben aus dem aktuellen Import aktualisieren oder aber die Importinformationen ignorieren, damit die für den Kontakt vorhandenen Informationen unverändert bleiben.
  5. Klicken Sie auf Hinzufügen.
  6. Lesen Sie bitte den folgenden Abschnitt, wenn Sie Fehlermeldungen erhalten.

Obergrenzen für Empfänger und Nachrichten

Es gibt Beschränkungen dafür, an wie viele Empfänger Sie eine Nachricht versenden können und wie viele Nachrichten Sie pro Tag insgesamt versenden können: Beschränkungen bei Versand, Import und Zeichenanzahl

 

Importmethoden

Manuelle Liste (einfaches Kopieren und Einfügen)

Sie können eine einfache Liste mit E-Mail-Adressen über die Importoption „Manuell“ per Zwischenablage einfügen.

Vorgaben: Jede E-Mail-Adresse muss in einer eigenen Zeile stehen.

Beispiel:
paul@email.com
sabine@email.com
yvonne@email.com
lena@email.com

Manuelle Liste (erweitertes Kopieren und Einfügen)

Sie können eine Liste mit E-Mail-Adressen, Namen und benutzerdefinierten Daten über die Importoption „Manuell“ kopieren und einfügen.

Wenn Sie einen Ort und ein Bundesland verwenden (z. B. „Frankfurt, Hessen“), werden dadurch zwei Felder erstellt: eines für „Frankfurt“ und eines für „Hessen“.

Wenn die Kommas verwirrend sind, können Sie auch einfach die Zeilen Ihrer Tabelle in das Feld kopieren!

Vorgaben: Jede E-Mail-Adresse muss in einer eigenen Zeile stehen, wobei die Felder der benutzerdefinierten Daten durch Kommas getrennt sein müssen. Wenn für ein bestimmtes Feld keine Daten vorliegen, lassen Sie das Feld einfach leer. Sie müssen die E-Mail-Adresse an die erste Stelle setzen: E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Benutzerdefiniert 1, Benutzerdefiniert 2 usw.

Beispiel: Nachfolgend sehen Sie eine Beispielliste mit E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname und drei Feldern für benutzerdefinierte Daten (Alter, Geschlecht und Lieblingseissorte). Wir kennen das Alter von Sabine nicht, auch nicht das Alter und Geschlecht von Lena und nicht die Lieblingseissorte von Yvonne. Also lassen wir diese Zellen leer:

paul@email.de, Paul, Mustermann, 39, männlich, Schokolade
sabine@email.at, Sabine, Schmidt, , weiblich, Erdbeere
yvonne@email.ch, Yvonne, Schulze, 33, weiblich,
lena@email.com, Lena, Lustig, , , Pistazie

CSV-Arbeitsblatt

Sie können ein Arbeitsblatt mit E-Mail-Adressen, Namen und benutzerdefinierten Daten der Personen in einer Anwendung wie Excel, Numbers oder Google Tabellen erstellen, es dann als CSV-Datei herunterladen und schließlich auf SurveyMonkey hochladen.

Vorgaben: Jeder Kontakt muss auf dem Arbeitsblatt in einer eigenen Zeile stehen. Wenn Sie zu einem bestimmten Kontakt nicht alle Angaben haben, lassen Sie die betreffenden Zellen einfach leer. Löschen Sie die Kopfzeile Ihres Arbeitsblatts, bevor Sie es importieren. Bringen Sie die Spalten in die folgende Reihenfolge, wobei die E-Mail-Adresse in der ersten Spalte stehen muss: E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Benutzerdefiniert 1, Benutzerdefiniert 2 usw.

Beispiel:
CSV-Beispieldatei herunterladen

Import über E-Mail
  • Sie können Gmail, Yahoo! Mail, LinkedIn, Office 365 oder Outlook.com einsetzen, um Ihre gesamten Kontakte zu importieren. Wenn Sie in Ihrem E-Mail-Konto die Kontakte bearbeiten, werden vorgenommene Änderungen nicht in SurveyMonkey umgesetzt (d. h., es findet keine Synchronisierung zwischen Ihrem SurveyMonkey-Konto und den genannten Anwendungen statt).
  • Wenn Sie nur einige wenige Kontakte hinzufügen möchten, wechseln Sie zu Ihrem E-Mail-Konto und exportieren Sie die gewünschten Kontakte als CSV-Datei. Importieren Sie diese Datei anschließend in SurveyMonkey. Das gleiche gilt, wenn Sie Kontakte von einem anderen E-Mail-Anbieter oder einer Website importieren möchten. Anweisungen zum Export Ihrer Kontakte in eine CSV-Datei finden Sie im Hilfecenter Ihres E-Mail-Anbieters.
  • Der kostenlose webbasierte E-Mail-Dienst Outlook.com (vormals Hotmail.com) unterscheidet sich von der E-Mail-Anwendungen Outlook, die zu Microsoft Office gehört. Um Kontakte aus Microsoft Office Outlook zu importieren, müssen Sie die Kontakte zunächst in eine CSV-Datei exportieren und diese Datei dann importieren. Alternativ können Sie sich an Ihre IT-Abteilung wenden, wenn Ihre Outlook-Anwendung aus Office 365 stammt.

 

Fehlermeldungen zu ungültigen E-Mail-Adressen

Falls Sie eine Fehlermeldung über ungültige E-Mail-Adressen oder mit dem Text „Leider ist ein Fehler aufgetreten.“ erhalten, wenn Sie versuchen eine E-Mail-Einladung zu senden oder zu planen, bedeutet das, dass Sie möglicherweise:

  • Doppelt vorhandene E-Mail-Adressen hinzugefügt haben
  • Empfänger aufgelistet haben, die als abgemeldet oder nicht zustellbar geführt sind
  • Eine Kontaktliste importiert haben, die nicht richtig formatiert war

Doppelte E-Mail-Adressen

Jede E-Mail-Adresse kann nur einmal an einer Umfrage teilnehmen. Wenn Sie einem Empfänger bereits eine Einladung gesendet haben, können Sie ihm die Umfrage nicht noch einmal mit der Option Weitere einladen senden. Sie können ihm stattdessen eine einmalige Erinnerung senden.

Senden Sie außerdem keine Einladung an eine Listserv- oder Verteilerliste oder einen E-Mail-Alias (in diesem Fall könnte nämlich nur eine Person der jeweiligen Liste an der Umfrage teilnehmen). Fügen Sie stattdessen die E-Mail-Adresse der Personen zu der Liste hinzu.

Wenn Sie wollen, dass eine Umfrage mehrfach ausgefüllt werden kann, erstellen Sie einen neuen E-Mail-Einladungs-Collector für diese Umfrage.

Abgemeldete oder nicht zustellbare E-Mail-Adressen

Sie können keine Nachrichten an Personen versenden, die sich abgemeldet haben oder an die eine Zustellung nicht möglich ist. Bitten Sie sie, sich wieder anzumelden, wenn sie an Ihrer Umfrage teilnehmen möchten. Erstellen Sie dann einen neuen E-Mail-Einladungs-Collector, um ihnen die Umfrage zu senden (im alten Collector werden sie weiterhin als abgemeldet bzw. unzustellbar geführt).

Sie können auf der Registerkarte Empfänger in der Spalte Gesendete Nachrichten prüfen, ob E-Mail-Adressen abgemeldet wurden oder E-Mails nicht zustellbar waren.

Fehler bei Arbeitsblättern und Kontakten

Wenn Sie eine Kontaktliste importiert oder hinzugefügt haben, die nicht richtig formatiert war, können Sie Ihre Nachricht nicht senden. Hier sind einige Tipps, wie Sie diesen Fehler beheben. Versuchen Sie danach, die Empfänger erneut hinzuzufügen.

  • Wenn Sie ein Arbeitsblatt mit mehr als 2500 Zeilen importieren möchten, teilen Sie dieses in mehrere CSV-Dateien mit jeweils weniger als 2500 Zeilen auf und importieren Sie diese Dateien dann nacheinander. Alternativ können Sie die Zeilen auch mithilfe der Option für den manuellen Import aus der Tabelle kopieren.
  • Löschen Sie die Kopfzeile Ihres Arbeitsblatts. Eine Formatierung der Kopfzeile kann zu Fehlern führen.
  • Achten Sie darauf, ein zulässiges Trennzeichen (Doppelpunkt, Semikolon, senkrechter Strich, Komma oder Tabulator) für das Arbeitsblatt zu verwenden. Außerdem müssen die Dateien im Unicode-Zeichenformat (UTF-8 oder UTF-16) vorliegen.
  • Wenn Ihr Arbeitsblatt asiatische Zeichen enthält, müssen die Dateien im Format UTF-8 vorliegen.
  • Wenn Sie einen Mac nutzen, speichern Sie die Datei im Format „MS-DOS-kommagetrennt (.csv)“. Wechseln Sie zu „Datei“ > „Speichern unter“ > „Format“.
  • Weitere Informationen zu Sonderzeichen und zu Vanity-Domänen finden Sie im Abschnitt „Beschränkungen bei Versand, Import und Zeichenanzahl“.
  • Wenn Sie über die manuelle Importoption eine Liste mit E-Mail-Adressen kopieren und einfügen, stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adressen an erster Stelle stehen. Sie können zusätzliche Informationen danach hinzufügen. Sehen Sie sich dazu das obige Beispiel an.

 

Bearbeiten der Empfänger

E-Mail-Entwürfe und E-Mails mit geplantem Versand

Aus E-Mail-Entwürfen und E-Mails mit geplantem Versand können Sie die Empfänger entfernen. Setzen Sie auf der Registerkarte „Übersicht“ durch Klicken auf Fortsetzen die Bearbeitung der Entwurfsnachricht fort. Alternativ klicken Sie rechts neben einer Nachricht mit geplantem Versand auf . und wählen Sie Nachricht bearbeiten.

Erinnerungen und Danknachrichten

Wenn Sie eine Erinnerung oder Danknachricht versenden, müssen Sie die Empfänger nicht von Neuem hochladen. Sie können sie stattdessen aus der Gruppe der Personen auswählen, die Sie bereits eingeladen haben.

Klicken Sie in einer Erinnerung oder Danknachricht auf Empfänger bearbeiten, um die entsprechenden Empfänger zu entfernen. Sie können bis zu 1.000 Empfänger entfernen.

E-Mail-Adresse oder benutzerdefinierte Daten aktualisieren

So aktualisieren Sie die Daten einer Person auf der Registerkarte „Empfänger“:

  1. Klicken Sie rechts oben auf Ihren Benutzernamen, um zu Ihren Kontakten zu wechseln.
  2. Suchen Sie die entsprechende E-Mail-Adresse, klicken Sie auf den Kontakt, um die Änderungen vorzunehmen, und speichern Sie sie anschließend.
  3. Dann kehren Sie zurück zu Ihrem E-Mail-Einladungs-Collector.
  4. Auf der Registerkarte Empfänger sollte nun die geänderte Angabe zu sehen sein. Alle neuen Nachrichten werden jetzt an die aktualisierten Daten gesendet, die Sie in Ihren Kontakten gespeichert haben.
  5. Exportieren Sie die Daten von der Registerkarte Empfänger, um sie für die Analyse Ihrer Ergebnisse zu nutzen. Die Kontaktdetails werden zu den Umfrageergebnissen hinzugefügt, sobald ein Empfänger seine Beantwortung übermittelt. Sie werden also nicht aktualisiert, wenn Sie in den Kontakten Änderungen vornehmen.
Gesendete Nachrichten

Wenn ein Empfänger sein Recht auf Löschung einfordert, muss der Kontoinhaber alle persönlichen Daten dieses Empfängers und dessen gesamte Beantwortungsdaten löschen.

So löschen Sie einen Empfänger aus dem Collector:

  1. Wechseln Sie zum Bereich Beantwortungen erfassen Ihrer Umfrage.
  2. Öffnen Sie den E-Mail-Einladungs-Collector, den Sie für das Senden Ihrer Umfrage genutzt haben.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Empfänger.
  4. Klicken Sie auf die Adresse des Empfängers.
  5. Klicken Sie auf Empfängersatz entfernen.

Dadurch wird der Empfänger aus dem Collector dieser E-Mail-Einladung gelöscht. Wenn Sie einen Antrag in Bezug auf das Recht auf Löschung erhalten, empfehlen wir außerdem Folgendes:

 

SurveyMonkey-Kontakte

SurveyMonkey verkauft die E-Mail-Adressen Ihrer Kontakte nicht und verwendet sie gemäß der Datenschutzrichtlinie nur, um Ihre Umfrage zu verschicken.

Verwalten von Kontakten

Melden Sie sich an und klicken Sie auf Ihren Benutzernamen rechts oben in Ihrem Konto, um auf Ihre Kontaktliste in SurveyMonkey zuzugreifen. Klicken Sie dann auf Kontakte.

Was
Vorgehensweise
Eine Gruppe erstellenKlicken Sie unten in der linken Randleiste auf + Neue Gruppe. Das Hinzufügen von Kontakten zu einer Gruppe gestattet Ihnen später das unkomplizierte Hinzufügen der Kontakte zu einer E-Mail-Einladung durch einfaches Eingeben des Gruppennamens in das Feld „Senden an“.
Kontakte durchsuchenBlättern Sie ans Ende Ihrer Kontaktliste und verwenden Sie die Pfeile nach links und rechts, um zu navigieren.
Einen bestimmten Kontakt suchenVerwenden Sie die Suchleiste in der rechten oberen Ecke. Sie können nach den ersten drei Zeichen in einem beliebigen Feld suchen. Derzeit können Sie nicht nach Domänen suchen und es steht keine Wildcard-Suche zur Verfügung.
Einen Kontakt bearbeitenKlicken Sie in der Liste auf die E-Mail-Adresse des Kontakts. Ein kleines Popup-Fenster wird angezeigt, in dem Sie Änderungen vornehmen können. Änderungen, die Sie auf der Registerkarte „Empfänger“ an einem Kontakt vornehmen, finden sich in bestehenden E-Mail-Einladungen wieder.
Einen Kontakt löschen

Wechseln Sie zur Gruppe „Alle Kontakte“ und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der E-Mail-Adresse, die Sie löschen möchten. Oben befindet sich eine Schaltfläche „Dauerhaft Löschen“.

Durch diese Aktion werden die Kontaktdaten gelöscht. Wenn dem Kontakt per E-Mail oder SMS eine Umfrageeinladung gesendet wurde, müssen Sie möglicherweise die Empfängerdaten auch aus dem Collector löschen, um die personenbezogenen Daten des Empfängers vollständig zu löschen.

Kontakte in eine CSV-Datei exportierenKlicken Sie in der linken Randleiste rechts neben einer Gruppe auf den Abwärtspfeil. Für jeden Export gilt ein Maximalwert von 10.000 Kontakten. Gegebenenfalls müssen Sie Ihre Kontakte in kleineren Gruppen organisieren und diese dann separat exportieren.
TIPP! Sie können diese Kontakte nutzen, um Personen eine E-Mail-Einladung zur Teilnahme an Ihrer Umfrage zu senden.

Zusammenarbeit im Team

Kontakte sind fest mit Ihrem Konto verknüpft. Beim Freigeben von Umfragen können Sie E-Mail-Einladungen nur an E-Mail-Adressen versenden, die in Ihren Kontakten gespeichert sind; ein Zugriff auf Kontakte, die anderen Mitgliedern in Ihrem Team gehören, ist nicht möglich.

In SurveyMonkey können Sie eine Liste mit Kontakten pflegen und diesen E-Mail-Einladungen zusenden, damit sie an Umfragen teilnehmen. Sie können eine Tabelle mit Kontakten hochladen oder aus Gmail, Yahoo! Mail, LinkedIn, Office 365 oder Outlook.com importieren.

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