Hinzufügen von Kontakten zu E-Mail-Einladungen

Kontakte hinzufügen
Importmethoden
Fehlermeldungen zu ungültigen E-Mail-Adressen
Kontakte bearbeiten

Erfahren Sie, wie Sie Empfänger für eine E-Mail-Einladung einrichten, um die Umfrage per E-Mail versenden zu können.

Kontakte hinzufügen

So können Sie Kontakte über einen Import hinzufügen:

Klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Nachricht auf die Schaltfläche Kontakte hinzufügen.
Wählen Sie eine Importmethode (wird im Folgenden näher beschrieben).
Geben Sie der Gruppe einen Namen (die E-Mail-Adressen werden in Ihren Kontakten gespeichert).
Entscheiden Sie, wie vorgegangen werden soll, wenn jemand bereits in Ihren Kontakten gelistet ist. Sie können entweder über Kontaktinformationen aktualisieren die mit dieser Adresse verknüpften Daten mit den Angaben aus dem aktuellen Import aktualisieren oder aber die Importinformationen ignorieren, damit die für den Kontakt vorhandenen Informationen unverändert bleiben.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Lesen Sie bitte den folgenden Abschnitt, wenn Sie Fehlermeldungen erhalten.

Achten Sie darauf, einzelne E-Mail-Adressen zu verwenden und keine Listservs, Verteilerlisten oder E-Mail-Aliasadressen zu verwenden (da nur eine Person aus der Liste an der Umfrage teilnehmen kann).

E-Mail-Adressen kopieren und einfügen

Sie können die Empfänger entweder manuell in das Feld Senden an eingeben oder eine Liste mit E-Mail-Adressen über die Zwischenablage dorthin kopieren. Legen Sie sie einfach dort ab und drücken Sie dann die Eingabetaste.

Obergrenzen für Empfänger und Nachrichten

Die Anzahl der Personen, an die Sie Nachrichten senden können, sowie die Anzahl der Nachrichten, die Sie an einem Tag senden können, sind begrenzt: Beschränkungen bei Versand, Import und Zeichenanzahl

Importmethoden

Manuelle Liste (einfaches Kopieren und Einfügen)
Manuelle Liste (erweitertes Kopieren und Einfügen)
Sie können eine Liste mit E-Mail-Adressen, Namen und benutzerdefinierten Daten über die Importoption „Manuell“ kopieren und einfügen.Wenn Sie einen Ort und ein Bundesland verwenden (z. B. „Frankfurt, Hessen“), werden dadurch zwei Felder erstellt: eines für „Frankfurt“ und eines für „Hessen“.Wenn die Kommas verwirrend sind, können Sie auch einfach die Zeilen Ihrer Tabelle in das Feld kopieren!
Richtlinien: Jede E-Mail-Adresse muss in einer eigenen Zeile stehen, wobei die Felder für die benutzerdefinierten Daten durch Kommas getrennt sein müssen. Wenn für ein bestimmtes Feld keine Daten vorliegen, lassen Sie das Feld einfach leer. Sie müssen die E-Mail-Adresse an die erste Stelle setzen: E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Benutzerdefiniert 1, Benutzerdefiniert 2 usw.

Beispiel: Nachfolgend sehen Sie eine Beispielliste mit E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname und drei Feldern für benutzerdefinierte Daten (Alter, Geschlecht und Lieblingseissorte). Wir kennen das Alter von Sabine nicht, auch nicht das Alter und Geschlecht von Lena und nicht die Lieblingseissorte von Yvonne. Also lassen wir diese Stellen leer:

paul@email.de, Paul, Mustermann, 39, männlich, Schokolade
sabine@email.at, Sabine, Schmidt, , weiblich, Erdbeere
yvonnee@email.ch, Yvonne, Schulze, 33, weiblich,
lena@email.com, Lena, Lustig, , , Pistazie
CSV-Arbeitsblatt
Sie können ein Arbeitsblatt mit E-Mail-Adressen, Namen und b e nutzerdefinierten Daten von Personen in einer Anwendung wie Excel, Numbers oder Google Tabellen erstellen, es dann als CSV-Datei herunterladen und schließlich auf SurveyMonkey hochladen.
Richtlinien: Jeder Kontakt muss im Arbeitsblatt in einer eigenen Zeile stehen. Wenn Sie keine Daten für einen bestimmten Kontakt haben, lassen Sie die Zelle einfach leer. Entfernen Sie die Kopfzeile aus dem Arbeitsblatt, bevor Sie es importieren. Bringen Sie die Spalten in die folgende Reihenfolge: E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Benutzerdefiniert 1, Benutzerdefiniert 2 usw.

Beispiel:

Zeigen Sie einen Screenshot einer ordnungsgemäß formatierten CSV-Datei an .
Import über E-Mail
- Sie können Gmail, Yahoo! Mail, LinkedIn, Microsoft 365 oder Outlook.com nutzen, um Ihre gesamten Kontakte zu importieren. Wenn Sie in Ihrem E-Mail-Konto die Kontakte bearbeiten, werden vorgenommene Änderungen nicht in SurveyMonkey umgesetzt (d. h., es findet keine Synchronisierung zwischen Ihrem SurveyMonkey-Konto und den genannten Anwendungen statt).
- Wenn Sie nur einige wenige Kontakte hinzufügen möchten, wechseln Sie zu Ihrem E-Mail-Konto und exportieren Sie die gewünschten Kontakte als CSV-Datei. Importieren Sie diese Datei anschließend in SurveyMonkey. Das gleiche gilt, wenn Sie Kontakte von einem anderen E-Mail-Anbieter oder einer Website importieren möchten. Anweisungen zum Export Ihrer Kontakte in eine CSV-Datei finden Sie im Hilfecenter Ihres E-Mail-Anbieters.
- Der kostenlose webbasierte E-Mail-Dienst Outlook.com (vormals Hotmail.com) unterscheidet sich von der E-Mail-Anwendung Outlook, die zu Microsoft Office gehört. Um Kontakte aus Microsoft Office Outlook zu importieren, müssen Sie die Kontakte zunächst in eine CSV-Datei exportieren und diese Datei dann importieren. Alternativ können Sie sich an Ihre IT-Abteilung wenden, wenn Ihre Outlook-Anwendung aus Microsoft 365 stammt.

Fehlermeldungen zu ungültigen E-Mail-Adressen

Falls Sie eine Fehlermeldung über ungültige E-Mail-Adressen oder mit dem Text „Leider ist ein Fehler aufgetreten.“ erhalten, wenn Sie versuchen eine E-Mail-Einladung zu senden oder zu planen, bedeutet das, dass Sie möglicherweise:

Doppelt vorhandene E-Mail-Adressen hinzugefügt haben
Kontakte aufgelistet haben, die als abgemeldet oder nicht zustellbar geführt sind
Eine Kontaktliste importiert haben, die nicht richtig formatiert war

Doppelte E-Mail-Adressen

Sie können standardmäßig nur eine einzige E-Mail-Einladung pro E-Mail-Adresse und Collector senden. Wenn Sie Weitere einladen auswählen und einen Kontakt hinzufügen, dem Sie über den Collector bereits eine Einladung gesendet haben, entfernen wir diesen Kontakt vor dem Senden Ihrer neuen Nachricht automatisch aus der Kontaktliste. Enterprise-Kunden haben außerdem die Möglichkeit, bei Auswahl von „Weitere einladen“ doppelte Einladungen zuzulassen.

Jeder kann für die Umfrage einen neuen E-Mail-Collector erstellen, wenn Sie möchten, dass jemand die Umfrage mehr als einmal beantwortet. Wenn die Einladung erneut an jemanden gesendet werden soll, können Sie dieser Person eine einmalige Erinnerung senden.

Abgemeldete oder nicht zustellbare E-Mail-Adressen

Sie können keine Nachrichten an Personen versenden, die sich abgemeldet haben oder an die eine Zustellung nicht möglich ist. Bitten Sie sie, sich wieder anzumelden, wenn sie an Ihrer Umfrage teilnehmen möchten. Erstellen Sie dann einen neuen E-Mail-Einladungs-Collector, um ihnen die Umfrage zu senden (im alten Collector werden sie weiterhin als abgemeldet bzw. unzustellbar geführt).

Sie können auf der Registerkarte Empfänger in der Spalte Gesendete Nachrichten prüfen, ob E-Mail-Adressen abgemeldet wurden oder E-Mails nicht zustellbar waren.

Fehler bei Arbeitsblättern und Kontakten

Wenn Sie eine Kontaktliste importiert oder hinzugefügt haben, die nicht richtig formatiert war, können Sie Ihre Nachricht nicht senden. Hier sind einige Tipps, wie Sie diesen Fehler beheben. Versuchen Sie danach, die Kontakte erneut hinzuzufügen.

Obwohl es eine harte Grenze von 10.000 Zeilen pro Arbeitsblatt gibt, kann es hilfreich sein, große Blätter in mehrere CSV-Dateien aufzuteilen. Wir empfehlen Dateien mit weniger als 2.500 Zeilen und Sie sollten sie nacheinander importieren. Alternativ können Sie die Zeilen auch mithilfe der Option für den manuellen Import aus der Tabelle kopieren.
Löschen Sie die Kopfzeile Ihres Arbeitsblatts. Eine Formatierung der Kopfzeile kann zu Fehlern führen.
Achten Sie darauf, ein zulässiges Trennzeichen (Doppelpunkt, Semikolon, senkrechter Strich, Komma oder Tabulator) für das Arbeitsblatt zu verwenden. Außerdem müssen die Dateien im Unicode-Zeichenformat (UTF-8 oder UTF-16) vorliegen.
Wenn Ihr Arbeitsblatt asiatische Zeichen enthält, müssen die Dateien im Format UTF-8 vorliegen.
Wenn Sie einen Mac nutzen, speichern Sie die Datei im Format „MS-DOS-kommagetrennt (.csv)“. Wechseln Sie zu „Datei“ > „Speichern unter“ > „Format“.
Weitere Informationen zu Sonderzeichen und zu Vanity-Domänen finden Sie im Abschnitt „Beschränkungen bei Versand, Import und Zeichenanzahl“.
Wenn Sie über die manuelle Importoption eine Liste mit E-Mail-Adressen kopieren und einfügen, stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adressen an erster Stelle stehen. Sie können zusätzliche Informationen danach hinzufügen. Sehen Sie sich dazu das obige Beispiel an.

Kontakte bearbeiten

E-Mail-Entwürfe und E-Mails mit geplantem Versand

Aus E-Mail-Entwürfen und E-Mails mit geplantem Versand können Sie Kontakte entfernen. Auf der Registerkarte Übersicht klicken Sie auf Fortsetzen und erweitern Ihre Kontaktgruppe in Ihrer E-Mail-Einladung.

Erinnerungen und Danknachrichten senden

Wenn Sie eine Erinnerung oder Danknachricht versenden, müssen Sie die Kontakte nicht von Neuem hochladen. Sie können sie stattdessen aus der Gruppe der Personen auswählen, die Sie bereits eingeladen haben.

Klicken Sie in einer Erinnerung oder Danknachricht auf Empfänger bearbeiten, um die entsprechenden Empfänger zu entfernen. Sie können bis zu 1.000 Empfänger entfernen.

E-Mail-Adresse oder benutzerdefinierte Daten aktualisieren

So aktualisieren Sie die Daten einer Person auf der Registerkarte „Empfänger“:

Klicken Sie rechts oben auf Ihren Benutzernamen, um zu Ihren Kontakten zu wechseln.
Suchen Sie die betreffende E-Mail-Adresse, klicken Sie auf den Kontakt, ändern Sie die Angaben wie gewünscht und speichern Sie sie.
Dann kehren Sie zurück zu Ihrem E-Mail-Einladungs-Collector.
Auf der Registerkarte Empfänger sollte nun die geänderte Angabe zu sehen sein. Alle neuen Nachrichten werden jetzt an die aktualisierten Daten gesendet, die Sie in Ihren Kontakten gespeichert haben.
Exportieren Sie die Daten von der Registerkarte Empfänger, um sie für die Analyse Ihrer Ergebnisse zu nutzen. Die Kontaktdetails werden zu den Umfrageergebnissen hinzugefügt, sobald ein Empfänger seine Beantwortung übermittelt. Sie werden also nicht aktualisiert, wenn Sie in den Kontakten Änderungen vornehmen.

Gesendete Nachrichten
Sie können einen Empfänger aus einer gesendeten E-Mail-Einladung löschen. Zum Beispiel kann es sein, dass Sie dies tun müssen, wenn ein Empfänger sein Recht auf Löschung einfordert. In diesem Fall muss der Kontoinhaber alle personenbezogenen Daten sowie die Beantwortungsdaten des Empfängers löschen.So löschen Sie einen Empfänger aus dem Collector:
1. Gehen Sie in Ihrer Umfrage zum Abschnitt Beantwortungen erfassen.
2. Öffnen Sie den E-Mail-Einladungs-Collector, den Sie für das Senden Ihrer Umfrage genutzt haben.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Empfänger.
4. Klicken Sie auf die Adresse des Empfängers.
5. Klicken Sie auf Empfängersatz entfernen.
Dadurch wird der Empfänger aus dem Collector dieser E-Mail-Einladung gelöscht. Wenn Sie einen Antrag in Bezug auf das Recht auf Löschung erhalten, empfehlen wir außerdem Folgendes:
- Löschen Sie die Beantwortung dieser Person
- Löschen Sie die Kontaktdaten dieses Empfängers

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