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部門

ベータ機能: 現在、部門は一部のエンタープライズチームのみが利用できます。

部門は、独自の管理者、ユーザー、および部門ライブラリーを持つエンタープライズチーム内のサブグループです。代表管理者と管理者は、別々に管理するまたは一意のブランディング資産を付与する、さまざまな部署、オフィス、クライアント、コストセンター、またはその他のグループの部門を追加できます。

部門とワークグループの違いは何か? 部門は大規模なチームの管理運営に役立ち、ワークグループはアンケートプロジェクトで共同作業を行うチームメンバーの編成に役立ちます。

役割と権限

役割

部門の役割の基本的な概略を以下に示します。

アカウント役割説明
パワー代表管理者代表管理者は、請求、ライブラリー管理、役割の割り当てを担当します。
パワー管理者管理者は、部門、ライブラリー、役割を管理する機能など、代表管理者と同じ権限のほとんどを取得します。
パワー部門管理者代表管理者と管理者は、ユーザーを部門管理者に変更できます。部門管理者は、割り当てられた部門、その部門内のユーザー、および部門ライブラリーを管理します。
パワーパワーユーザーパワーユーザーは、エンタープライズのすべての機能とツールを使用してアンケートを作成して共有することができます。また、1つの部門に割り当て、ライブラリー内の資産を使用してアンケートを作成して共有することができます。チームや部門を管理する権限はありません。
カジュアルカジュアルユーザーカジュアルユーザーは、シンプルなSurveyMonkey機能にアクセスし、アンケートを作成したり、チームメイトの作業をプレビューしたりできます。エンタープライズチームには、無制限のカジュアルアカウントが割り当てられます。パワーユーザーと同様に、1つの部門に割り当て、ライブラリー内の資産を使用してアンケートを作成して共有することができます。チームや部門を管理する権限はありません。

権限

それぞれの役割にある人ができる作業を以下に示します。

代表管理者または管理者
部門管理者*
パワーユーザーとカジュアルユーザー
部門を作成する
部門管理者を追加または削除する
分割設定を編集する
部門を削除する
CSVスプレッドシートをインポートしてユーザーを管理する
チームライブラリーに資産を追加
部門を参照
ユーザーを部門に追加する
ユーザーを移行する
部門アクティビティを表示
管理者ダッシュボードを表示
部門ライブラリーに資産を追加

* 部門管理者が管理および表示できるのは、部門内のユーザー、情報、およびライブラリー資産のみです。

部門の追加と管理

代表管理者と管理者は、一度に1つの部門を追加することも、CSVファイルをインポートして一度に複数の部門を追加または更新することもできます。

部門の追加

部門を作成するには、次の手順を実行します。

  1. 上部のナビゲーションから[マイチーム]を選択します。
  2. 部門]を選択します。
  3. 部門の追加]をクリックします。
  4. 一意の部門名(最大255文字)を入力します。
  5. (オプション)[説明]、[地域]、および[コストセンター]を入力します。[説明]には300文字まで入力でき、他のフィールドには255文字まで入力できます。
  6. 部門の追加]をクリックします。

部門が作成されたら、その部門に部門管理者ユーザーを追加します。

一度に複数の部門の追加または編集

CSVファイルをインポートして、新しい部門を追加したり、既存の部門を更新したりします。

部門の編集

分割設定を編集するには、次の手順を実行します。

  1. 部門]タブで、部門名をクリックします。
  2. 設定]をクリックします。
  3. 部門]名、[説明]、[地域]、または[コストセンター]を編集します。[説明]には300文字まで入力でき、他のフィールドには255文字まで入力できます。
  4. 部門の更新]をクリックします。

部門の削除

部門を削除するには、次の手順を実行します。

  1. 分割]タブで、削除する部門の横にあるボックスをオンにします。
  2. ページの下部に表示されたメニューから、[削除]をクリックします。
  3. [削除]をクリックします。

部門が削除されると、その部門に所属していたユーザーを別の部門に追加できるようになります。ユーザーを部門に追加しない場合でも、ユーザーはチームの一員としてアカウントを所有しています。すべてのアンケートとデータが各ユーザーのアカウントに残ります。

部門管理者の管理

ヒント! CSVファイルでユーザーをインポートすると、部門管理者の割り当てとユーザーの部門への追加が一度に行われます。

部門管理者の追加

部門管理者を追加するには、次の手順を実行します。

  1. 部門]タブで、部門管理者を追加する部門名をクリックします。
  2. 管理者]タブをクリックします。
  3. +管理者の追加]ボタンをクリックします。
  4. ユーザーを検索して選択します。代表管理者と管理者を部門管理者にすることはできません。
  5. 管理者に追加を]クリックします。

部門管理者になると、[部門]タブで自分の部門を確認し、部門内のユーザーを追加または管理できます。1人を複数の部門の部門管理者にすることも、1つの部門に複数の部門管理者を置くこともできます。

部門管理者の削除

誰かの部門管理者の役割を削除するには、次の手順で実行します。

  1. 部門]タブで、部門管理者を削除する部門名をクリックします。
  2. 管理者]タブをクリックします。
  3. 削除する部門管理者を探して選択します。
  4. ページの下部に表示されたメニューから、[管理者から削除]をクリックします。

部門管理者が部門内のユーザーでもある場合は、その部門内のユーザーのままです。別の部門の部門管理者でもある場合は、その部門内の部門管理者のままです。

通知

部門管理者として追加または削除されると、アカウントのメールアドレスに通知メールが届きます。

部門内のユーザーの追加と管理

ヒント! CSVファイルでユーザーをインポートすると、ユーザーの追加または移行と部門管理者の割り当てが一度に行われます。

ユーザーの追加

ユーザーを部門に追加するには、次の手順を実行します。

  1. 部門]タブで、ユーザーを追加する部門名をクリックします。
  2. +ユーザーを追加]をクリックします。
  3. 部門に追加するユーザーを検索して選択します。
  4. ユーザーを追加]をクリックします。

ユーザーを追加できないのはなぜですか?

代表管理者と管理者はどの部門にもユーザーを追加できますが、部門管理者は自分の部門にしかユーザーを追加できません。

ユーザーは、部門に追加する前にチームの一員にする必要があります。

一度に1つの部門のユーザーにしかなることができません。チームの一員であることがわかっているユーザーを検索しても「結果がありません」と表示される場合は、そのユーザーがすでに別の部門に移動していることを意味します。

ユーザーの削除または移行

代表管理者と管理者は、ユーザーを部門から移行して削除したり、ユーザーを別の部門に移行したりできます。部門管理者はユーザーを部門から削除できますが、ユーザーを別の部門に移行できるのは、そのユーザーが部門管理者でもある場合に限られます。

ユーザーを移行するには、次の手順を実行します。

  1. 部門]タブで、部門名をクリックします。
  2. 移行するユーザーを探して選択します。
  3. ページの下部に表示されたメニューから、[ユーザーの移行]をクリックします。
  4. 部門から移行]を選択してユーザーを削除します。または、[別の部門へ移行]を選択し、ユーザーの移行先の部門を選択します。
  5. 保存]をクリックします。

CSVによる部門のインポート

仕組み

CSVファイルをインポートして、新しい部門を追加したり、既存の部門を更新したりします。部門がセットアップされたら、その部門内のユーザーを追加または管理できるようになります。

スプレッドシートのセットアップ

CSVファイルを適切にフォーマットする方法については、例のスクリーンショットをご覧ください。Excel、Numbers、Google Sheetsなどのアプリケーションでスプレッドシートを作成します。

スプレッドシートの先頭行に、[部門名]、[説明]、[地域]、および[コストセンター]というヘッダーフィールドがあることを確認してください。

スプレッドシートにデータを追加する場合は、以下のガイドラインに従ってください。

  • [説明]には300文字まで入力でき、他のフィールドには255文字まで入力できます。
  • ファイルには最大200行を含めることができます。
  • 部門名は必須です。
  • 既存の部門を更新する場合は、スプレッドシートの部門名がSurveyMonkeyの内容と一致することを確認してください。一致しない場合は、新しい部門が作成されます。

CSVファイルの保存 CSVファイルはさまざまな.CSV形式で保存できますが、すべての形式で保存およびインポートが正常に行われるとは限りません。ファイルは、CSVUTF-8(カンマ区切り)またはMS-DOSカンマ区切りのどちらかで保存してください。

インポート方法

CSVで部門をインポートするには、次の手順を実行します。

  1. 部門]タブに移動します。
  2. (オプション)[CSVのエクスポート]をクリックすると、後で参照する必要がある場合に備えて、部門とその設定の完全なリストをダウンロードできます。
  3. 部門の追加]ボタンの横にある下向き矢印をクリックし、[CSVのインポート]を選択します。
  4. (オプション)[サンプルテンプレートをダウンロード]をクリックし、編集して再インポートすることが可能な適切に書式設定されたCSVファイルをダウンロードします。
  5. CSVをドラッグ&ドロップするか、コンピューターを参照してCSVファイルを添付します。
  6. 次へ]をクリックします。CSVの最初の数行をプレビューして、データの順序が正しいことを確認します。
  7. インポート]をクリックします。インポートの進行中は、ページを閉じたり更新したりしないでください。
  8. インポートが完了したら、[レポートのダウンロード]をクリックし、部門ごとのインポートステータスとインポートエラーを確認します。「インポートが完了しました」というメッセージを閉じると、レポートをダウンロードできなくなります。

インポートエラー

インポートが完了したら、レポートをダウンロードして、各行のインポートステータスを表示できるようになります。エラーが存在する場合は、それらを修正してファイルを再インポートしてやり直すことができます。

CSVファイルのアップロード時にインポートエラーが発生した場合は、以下の原因が考えられます。

  • データが正しく書式設定されていない
  • 列の順序が正しくない
  • すべての部門に部門名が付いているわけではない
  • スプレッドシートに追加のデータがある
  • スプレッドシートの行が200を超えている
  • CSVファイルが正しいCSV形式で保存されていない

CSVによるユーザーのインポート

仕組み

代表管理者と管理者は、CSVファイルをインポートすることによって、チームの部門や役割の割り当てを追加または更新できます。

ヒント! チームでSSOが有効になっている場合は、CSVインポートを介してユーザーを追加できます。

スプレッドシートのセットアップ

CSVファイルを適切にフォーマットする方法については、スクリーンショットの例をご覧ください。Excel、Numbers、Googleスプレッドシートなどのアプリケーションでスプレッドシートを作成します。

スプレッドシートの先頭行に、[ユーザー名]、[メールアドレス]、[役割]、[部門(ユーザー)]、[部門(管理者)]というヘッダーフィールドがあることを確認してください。

スプレッドシートにデータを追加する場合は、以下のガイドラインに従ってください。

  • 各ユーザーがそれぞれの行に表示される
  • ユーザー名は必須で、SurveyMonkeyの内容と一致する
  • ファイルの行数は最大10,000行で、サイズは5MB未満である
  • ユーザーを複数の部門の部門管理者として追加する場合は、カンマを使って部門名を区切る
  • 役割]列では、このリストで適切な役割を探し、セル内で、その横にある用語を使用します。
役割CSV用語
代表管理者account_owner
管理者管理者
部門管理者division_admin
パワーユーザー標準
カジュアルユーザーカジュアル
保留中の招待未指定

CSVファイルの保存 CSVファイルはさまざまな.CSV形式で保存できますが、すべての形式で保存およびインポートが正常に行われるとは限りません。ファイルは、CSVUTF-8(カンマ区切り)またはMS-DOSカンマ区切りのどちらかで保存してください。

インポート方法

CSVファイルをインポートするには、次の手順を実行します。

  1. ユーザー管理]タブに移動します。
  2. (オプション)[CSVのエクスポート]をクリックして、チーム内のユーザーとそのアカウントステータスの完全なリストをダウンロードします。
  3. CSVのインポート]をクリックします。
  4. (オプション)[サンプルテンプレートをダウンロード]をクリックし、編集して再インポートすることが可能な適切に書式設定されたCSVファイルをダウンロードします。
  5. ドラッグ&ドロップするか、コンピューターを参照してCSVファイルを添付します。
  6. 次へ]をクリックします。
  7. CSVの最初の5行をプレビューして、データの順序が正しいことを確認します。[次へ]をクリックします。
  8. インポートが完了したら、[レポートのダウンロード]をクリックして、ユーザーごとのインポートステータスとインポートエラーを確認します。「インポートが完了しました」というメッセージを閉じると、レポートをダウンロードできなくなります。

インポートエラー

インポートが完了したら、レポートをダウンロードして、各行のインポートステータスを表示できるようになります。エラーが存在する場合は、それらを修正してファイルを再インポートしてやり直すことができます。

インポートエラーが発生した場合は、次のようになります。

  • データが正しく書式設定されていない
  • 列の順序が正しくない
  • スプレッドシートに追加のデータがある
  • 行数が10,000を超えているか、スプレッドシートが5MBを超えている
  • ファイルを別のCSV形式で保存する必要がある
  • スプレッドシートに、チームのアカウント数よりも多くのユーザーが含まれている
  • 90日以内にパワーユーザーからカジュアルユーザーに2回以上変更している