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Gestion des sièges de votre équipe Entreprise

SurveyMonkey

Gestion des sièges de votre équipe Entreprise

Mon équipe
Gestion des utilisateurs et invitations
Importation d’utilisateurs au format CSV
Gérer les invitations
Réattribution ou suppression de comptes

Équipes Entreprise : Cet article concerne les équipes Entreprise.
Si vous avez une équipe en libre-service, consultez Gestion des sièges de votre équipe.

Mon équipe

En tant qu'administrateur Entreprise, accédez à Mon équipe pour voir l'activité de votre équipe, gérer les utilisateurs, les invitations, les sièges et les autorisations.

Mon équipe dispose de plusieurs onglets pour vous aider à gérer votre équipe.

Astuce ! Consultez le glossaire sur [terminologie Entreprise].

Terme	Description
Résumé de l'équipe	Surveillez les comptes de votre équipe, leur utilisation, les réponses collectées, la répartition des sièges et l'activité.
Gérer les utilisateurs	Gérez les personnes, les utilisateurs, les sièges, les informations et les autorisations. Vous pouvez rechercher par adresse email ou nom d’utilisateur, ou filtrer par statut, rôle ou division. Invitez des utilisateurs par email, partagez un lien d'inscription ou importez plusieurs utilisateurs via un fichier CSV.
Sondages d'équipe	Affichez et gérez les sondages créés par les membres de votre équipe, y compris les sondages transférés d'un compte à un autre, le partage de sondages au nom d'autres personnes et la suppression de sondages obsolètes.
Rapport utilisateur	Ayez de la visibilité sur l'activité de votre équipe. - Affichez des informations détaillées sur un compte, telles que le nombre de sondages dans le compte de chaque utilisateur et la date de leur dernière activité. - Affichez un aperçu des sondages dans chaque compte pour mieux comprendre comment les membres de votre équipe utilisent SurveyMonkey.
Divisions	Une division est un sous-groupe au sein de votre équipe Entreprise, doté de ses propres administrateurs, utilisateurs et bibliothèque de division. Les administrateurs principaux et les administrateurs peuvent ajouter des divisions pour différents services, bureaux, clients, centres de coûts ou tous autres groupes que vous voulez gérer séparément ou auxquels vous voulez appliquer des ressources de marque uniques.
Groupes de travail	Les groupes de travail permettent de réunir les membres d’une équipe autour d’un objectif commun afin de collaborer sur des projets de sondages. Les administrateurs principaux et les administrateurs peuvent créer des groupes de travail pour partager des sondages facilement et rapidement avec un groupe de personnes au sein de votre équipe. En outre, vous pouvez gérer les membres, attribuer des rôles et changer l’état de propriétaire pour donner à chaque membre de l’équipe le niveau d’accès aux sondages dont il a besoin. Vous pouvez aussi contacter votre responsable de la réussite client pour permettre aux utilisateurs avec accès total de créer, posséder et gérer des groupes de travail.
Bibliothèque	C’est dans la bibliothèque que les membres d’une équipe peuvent trouver et partager des ressources pour créer des sondages. Ces ressources partagées incluent des images, des documents, des modèles, des thèmes et des questions. Les administrateurs principaux et les administrateurs peuvent ajouter ou gérer des éléments dans la bibliothèque d’équipe et définir les ressources par défaut pour qu’elles soient automatiquement ajoutées aux nouveaux sondages créés par les coéquipiers. Pour vérifier les niveaux d'accès d'autres rôles, consultez les rôles d'équipe ou les rôles de l'équipe Entreprise.Si votre équipe Entreprise dispose de Divisions, vous pouvez également accéder aux bibliothèques de divisions disposant de contrôles de sondage supplémentaires.
Activité	L’onglet Activité permet aux administrateurs principaux et aux administrateurs d’équipes ayant activé l’authentification unique de savoir ce qui se passe au sein de leur équipe Entreprise.
Appareils hors ligne	Utilisez le mode hors ligne et l’application SurveyMonkey Anywhere pour collecter des réponses même si vous ne disposez pas de connexion Internet.
Gérer les crédits	Affichez les crédits de votre équipe, exportez les rapports, accédez aux budgets et transférez les crédits d'utilisateur à utilisateur.
Paramètres	Définissez les paramètres par défaut et les autorisations pour toute votre équipe.

Terminologie Entreprise

Définition de la terminologie de votre équipe Entreprise :

Terme	Description
Siège	Un compte de l’équipe que vous avez déjà payé. Il peut exister 2 types de sièges : les sièges avec Accès total et les sièges avec Accès restreint.
Sièges utilisés (ou Sièges occupés)	Les comptes de votre équipe qui sont déjà attribués Les comptes (sièges) de votre équipe qui sont déjà attribués à quelqu'un. Cela inclut les sièges dont le statut est Actif, Invité ou Réattribution en attente.
Sièges disponibles (ou Sièges vides)	Nombre de sièges pour lesquels vous avez payé, mais qui n’ont pas encore été utilisés. Si vous souhaitez ajouter des sièges à votre équipe, invitez des utilisateurs ou contactez votre Responsable de la réussite client.
Statut de l'équipe et de l'utilisateur	- Actif : La personne a accepté son invitation à rejoindre votre équipe. - Invité — Cette personne a été invitée à rejoindre l’équipe, mais n’a pas encore accepté l’invitation. - Réattribution en attente — Ce compte est en cours de réattribution à une autre personne. Cela signifie que l'administrateur principal ou un administrateur a envoyé une invitation à une autre personne pour qu'elle reprenne ce compte, mais cette personne n'a pas encore accepté. - Ni le propriétaire initial du compte, ni le nouveau propriétaire ne pourront accéder au compte tant que la personne à qui vous avez réattribué le compte n'a pas accepté l'invitation. Le cas échéant, vous pouvez réattribuer un compte ayant ce statut à une autre personne. - L'invitation a expiré — Cette personne a été invitée à rejoindre l'équipe, mais n'a pas accepté l'invitation dans les 30 jours. Les invitations expirent dans les 30 jours, mais vous pouvez toujours les renvoyer . - Désactivé — Utilisateurs SCIM/SSO qui ont quitté votre équipe. Transférez les sondages du compte via Gérer les sondages, réattribuez le compte à un autre utilisateur ou demandez une suppression définitive.
Taille de l'équipe (sièges de votre équipe)	Somme des sièges utilisés et des sièges disponibles. En d’autres termes, il s’agit du nombre total de personnes qui peuvent être intégrées ou invitées. Une fois que vous avez atteint la limite maximale de sièges, le message Hors limite s'affiche.
Administrateur principal	Personne qui a créé l’équipe, qui gère les sièges et la facturation de l’équipe.
Propriété du compte	Personne que nous considérons comme le propriétaire de l’équipe.
Réponses collectées	Suivez le nombre de réponses collectées par votre équipe et affichez les limites de réponses applicables.
Évolution de l'utilisation du compte	Suivre l’évolution des indicateurs des utilisateurs (UTC).

Gestion des utilisateurs et invitations

Sous Gérer les utilisateurs, vous pouvez visualiser les membres, sièges et invitations de votre équipe Entreprise à un seul emplacement.

Ajouter des utilisateurs

Dans Gérer les utilisateurs, sélectionnez + Ajouter un utilisateur pour inviter d’autres personnes à rejoindre votre équipe Entreprise. Selon votre équipe, vous pouvez envoyer vos demandes par Email, lien, importation CSV ou authentification unique.

Un récapitulatif des sièges de votre équipe s'affiche, décomposant le nombre de sièges disponibles par rapport au total, et selon que les sièges sont avec Accès total ou avec Accès restreint.

Si vous envoyez plus d'invitations que de sièges à votre équipe, des utilisateurs supplémentaires peuvent être ajoutés à votre abonnement. Une fois ces invitations acceptées, le nombre de sièges actifs augmentera.

Email

Envoyez un email pour inviter des personnes à rejoindre votre équipe :

Accédez à Mon équipe.
Sélectionnez Gérer les utilisateurs.
Sélectionnez +Ajouter des utilisateurs.
Choisissez email.
Saisissez les adresses email des personnes que vous souhaitez inviter, séparées par des virgules.
(Facultatif) : Inclure un message
Cochez la case Les invitations envoyées à d'autres membres de l'équipe augmenteront la taille du siège actif lors de l'acceptation de l'invitation.
Sélectionnez Envoyer des invitations.

Lien vers une page d'inscription dans l'équipe

Toute personne disposant du lien d'inscription peut saisir son adresse email et s'inviter à rejoindre à votre équipe.[alerte] Les équipes ayant activé l’authentification unique ne verront pas ces options. Les administrateurs peuvent envoyer le lien d'invitation de votre équipe aux utilisateurs.

Pour créer un lien vers une page d’inscription :

Accédez à Mon équipe.
Sélectionnez Gérer les utilisateurs, puis + Ajouter un utilisateur.
Choisissez Lien pour créer une page d’inscription.
Saisissez une limite maximum d'inscriptions pour le nombre de personnes pouvant s'inscrire.
Sélectionnez Activer la page d’inscription.
Copiez le lien et partagez-le comme vous le voulez.

Vous pouvez gérer la page d’inscription de votre équipe dans l’onglet Ajouter des utilisateurs de Mon équipe.

Surveillance des inscriptions
Vous pouvez voir le nombre d'inscriptions commencées à tout moment sur votre page d'inscription. Il s'agit du nombre de personnes qui ont demandé une invitation via la page d'inscription et non du nombre de personnes qui se sont inscrites pour créer un compte à partir de l'invitation.
Pour voir le nombre d’inscriptions effectuées via la page d’inscription de l’équipe :
1. Accédez à Mon équipe.
2. Sélectionnez Gérer les utilisateurs, puis + Ajouter un utilisateur.
3. Sélectionnez Activer une page d’inscription.
4. Le lien indique le nombre d’inscriptions initiées par rapport au nombre maximum d’inscriptions que vous avez saisi lorsque vous avez créé la page.
Désactivation de votre page d’inscription
Vous pouvez à tout moment désactiver une page d’inscription pour empêcher l’inscription de nouvelles personnes dans votre équipe via ce lien. Toute personne ayant déjà démarré la procédure d’inscription via ce lien pourra la mener à bien, à moins que vous n’annuliez l’invitation.
Pour désactiver une page d’inscription :
1. Accédez à Mon équipe.
2. Sélectionnez Gérer les utilisateurs.
3. Sous l’URL de la page d’inscription, cliquez sur Désactiver la page d'inscription.
4. Cliquez sur Désactiver.
Si une personne essaie d’accéder à une page d’inscription désactivée, elle verra un message l’informant que la page a été désactivée.

Importation d’utilisateurs au format CSV

En tant qu'administrateur principal ou administrateur, accédez à Mon équipe pour afficher ou mettre à jour la division de l'équipe ainsi que les attributions de rôles personnalisées en important un fichier CSV.

Si l’authentification unique est activée pour votre équipe, vous pouvez ajouter des membres via l’importation au format CSV.

Configuration des feuilles de calcul

Consultez notre exemple de capture d’écran pour savoir comment mettre en forme correctement votre fichier CSV. Créez une feuille de calcul dans une application comme Excel, Numbers ou Google Sheets.

Veillez à insérer dans la première ligne de votre feuille de calcul les champs d'en-tête suivants : Nom d'utilisateur , Adresse email , Rôle , Division (utilisateur) et Division (administrateur).

En-tête d'une feuille csv contenant A : 1 = nom d'utilisateur, B : 1 = email, C : 1 = rôle, D : 1 = division (utilisateur), E : 1 = division (administrateur)

Suivez ces conseils lorsque vous ajoutez des données à votre feuille de calcul :

Chaque utilisateur doit avoir sa propre rangée.
Indiquez le nom d’utilisateur et faites-en sorte qu’il corresponde à celui répertorié dans SurveyMonkey.
Le fichier peut comporter jusqu’à 10 000 rangées et doit être inférieur à 5 Mo.
Utilisez des virgules pour séparer les noms de division si vous ajoutez un utilisateur comme administrateur de plusieurs divisions.
Pour la colonne Rôle*, identifiez le rôle approprié dans cette liste et, dans la cellule, utilisez le terme qui lui est associé :

Rôle	Terme CSV
Administrateur principal	propriétaire du compte
Administrateur	Administrateur
Administrateur de division	administrateur de division
Utilisateur avec Accès total	normal
Utilisateur avec Accès restreint	Accès restreint
Invitation en attente	non spécifié

*Pour les conditions CSV pour les rôles personnalisés, consultez Rôles personnalisés.

Enregistrement de votre fichier CSV Vous pourrez enregistrer votre fichier CSV sous différents formats .csv, mais tous les formats ne pourront pas être convenablement enregistrés et importés. Essayez d'enregistrer votre fichier sous l'une des formes suivantes : CSV UTF-8 (délimité par des virgules) | MS-DOS séparé par des virgules

Importation

Pour importer un fichier CSV :

Accédez à Mon équipe.
Sélectionnez Gérer les utilisateurs, puis + Ajouter un utilisateur.
Sélectionnez CSV.
Choisissez un fichier ou effectuez un glisser-déposer pour Importer au format CSV. Vous pouvez télécharger un modèle de fichier CSV correctement formaté, que vous pourrez modifier et ré-importer.
Sélectionnez Suivant.
Une fois le fichier joint, sélectionnez Importer CSV.

Vous pouvez Télécharger le journal d’erreurs pour voir le statut d’importation par utilisateur et identifier toute erreur d’importation éventuelle. Une fois le message Importation terminée fermé, vous ne pourrez plus télécharger le rapport.

Erreurs d’importation

Une fois l’importation terminée, vous pouvez Télécharger le journal d’erreurs pour voir le statut d’importation de chaque rangée. Si le fichier contient des erreurs, corrigez-les puis réimportez le fichier et réessayez.

S'il y a une erreur d'importation, cela peut être :

les données n’aient pas été correctement formatées,
les colonnes ne soient pas dans le bon ordre,
la feuille de calcul contienne des données supplémentaires,
la feuille de calcul comporte plus de 10 000 rangées ou dépasse 5 Mo,
le fichier doive être enregistré dans un format CSV différent,
la feuille de calcul comporte plus d’utilisateurs qu’il n’y a de sièges dans votre équipe,
vous changez un utilisateur avec accès total en utilisateur avec accès restreint plus d’une fois au cours d’une période de 90 jours.

Pourquoi ne puis-je pas inviter plus de personnes ?
Si vous ne pouvez pas envoyer d’invitation ou si les participants ne peuvent pas s’inviter eux-mêmes depuis la page d’inscription à l’équipe, vous avez peut-être une facture en attente de règlement. Après avoir réglé les factures impayées, vous pourrez inviter d’autres personnes à rejoindre votre équipe. Contactez votre responsable de la réussite client pour plus d'informations.
Les membres de l’équipe peuvent-ils voir les sondages existants ?

Gérer les invitations

Invitations par email

Vous pouvez gérer les invitations à rejoindre l’équipe en attente envoyées par email dans l’onglet Gérer les utilisateurs sous Mon équipe. Sélectionnez l’Action par défaut à l’écran ou les trois points pour ouvrir d’autres options, notamment Renvoyer, Rappeler, Attribuer, Annuler l’invitation, Gérer les sondages ou Afficher.

Si une personne a une invitation en attente mais que vous l’invitez à occuper un autre type de siège, l’invitation la plus récente remplacera la demande initiale en attente.

Renvoyer une invitation
Sélectionnez Renvoyer pour renvoyer votre invitation à toute personne dont le statut est Invité, Réattribution en attente ou Invitation expirée. Vous n'aurez pas de frais d'équipe supplémentaires à payer si vous renvoyez des invitations.
Pour renvoyer une invitation :
1. Accédez à Mon équipe.
2. Sélectionnez Gérer les utilisateurs.
3. Identifiez la personne à qui envoyer une autre invitation et sélectionnez Renvoyer.
4. Choisissez une option :
  Email : Envoie par email à la personne une autre invitation à rejoindre votre équipe.
  Lien : Copiez un lien que vous pouvez communiquer à la personne. Ce lien est uniquement associé à la personne à qui vous renvoyez l'invitation. Vous ne devez donc fournir ce lien directement qu'à cette personne.
Annulation d’une invitation
Vous pouvez annuler n’importe quelle invitation avec le statut Invité.
L’annulation d’une invitation désactivera le lien d’invitation qui a déjà été envoyé. Si vous annulez une invitation, vous pouvez l’envoyer à une autre personne sans frais supplémentaires à condition d’avoir des sièges disponibles.
Pour annuler une invitation :
1. Accédez à Mon équipe.
2. Sélectionnez Gérer les utilisateurs.
3. Identifiez la personne pour laquelle vous souhaitez annuler l’invitation.
4. Cliquez sur les trois points (...) à droite de cette personne.
5. Cliquez sur Annuler l’invitation.
6. Sélectionnez Annuler.

Réattribution ou suppression de comptes

Au fur et à mesure que les personnes avec qui vous travaillez changent, vous pouvez réattribuer ou supprimer des comptes depuis l’onglet Gérer les utilisateurs sous Mon équipe.

Réattribution d’un compte
Vous pouvez réattribuer à une autre personne qui n’est pas encore membre de votre équipe un siège ou un compte Administrateur de votre équipe, avec tous les sondages et données qu’il contient. Vous n’aurez pas de frais d’équipe supplémentaires à payer si vous réattribuez des comptes, le siège ayant déjà été facturé.
Pour réattribuer un compte :
1. Accédez à Mon équipe.
2. Sélectionnez Gérer les utilisateurs, puis + Ajouter un utilisateur.
3. Localisez le compte à réattribuer.
4. Sélectionnez les trois points (...) à droite du compte en question, et sélectionnez Réattribuer le compte.
5. Saisissez l’adresse email de la personne à laquelle vous voulez réattribuer le compte.
6. Sélectionnez Envoyer l’email.
Tant que la nouvelle personne n’a pas accepté son invitation, le statut du compte reste Réattribution en attente.
Si le compte a des sondages partagés, ces sondages resteront partagés avec ce compte, même s’il est réattribué à une autre personne.
Astuce ! Les administrateurs principaux peuvent transférer des sondages à un membre existant de l’équipe.
Suppression d’un compte
Avant de supprimer un compte, nous vous conseillons fortement de contacter son propriétaire afin de vous assurer qu’il ne contient aucune donnée de sondage devant être conservée ou transférée vers un autre compte au sein de l’équipe. N’oubliez pas non plus les considérations et précautions suivantes avant de poursuivre la suppression :
- Cette action est définitive et ne peut être annulée.
- Toutes les données de sondage que contient le compte seront définitivement supprimées.
- Le nom d’utilisateur ne sera plus associé au compte.
- Tous les sondages dont ce compte est propriétaire et qui sont partagés avec d’autres seront définitivement supprimés et plus personne ne pourra donc y accéder.
- Si le propriétaire du compte a créé un collecteur sur un sondage qui lui a été partagé, le propriétaire du sondage disposera d’un accès Affichage uniquement à ce collecteur. Il n’est pas possible de modifier ou de fermer un collecteur ouvert créé par un compte qui a été supprimé.
- Le siège associé au compte ne sera pas supprimé de votre équipe. Il devient disponible et vous pouvez inviter une autre personne à rejoindre votre équipe sans encourir de frais supplémentaires.
Pour supprimer un compte de votre équipe :
1. Accédez à Mon équipe.
2. Sélectionnez Gérer les utilisateurs, puis + Ajouter un utilisateur.
3. Localisez le compte à supprimer.
4. Cliquez sur les trois points (...) à droite du compte en question, et sélectionnez Supprimer le compte.
5. Cliquez sur Supprimer pour supprimer le compte de manière permanente.
Vous ne pouvez pas supprimer l’administrateur principal, mais vous pouvez réattribuer le compte d’administrateur principal.
Modifier l’administrateur principal
Si vous ne pouvez pas vous connecter au compte d’administrateur principal, contactez l’assistance.
L’administrateur principal peut remplacer les informations concernant son compte (nom, adresse email, etc.) par celles du nouvel utilisateur.
Toutefois, cette procédure sera différente selon que le nouvel utilisateur est ou non membre de l’équipe :
Lorsque le nouvel utilisateur ne fait pas partie de l’équipe
Pour changer d’administrateur principal :
1. Connectez-vous à votre compte d’administrateur principal dans SurveyMonkey.
2. Remplacez l’adresse email de votre compte par celle du nouvel administrateur principal.
Lorsque le nouvel utilisateur fait déjà partie de l’équipe
L’octroi du rôle d’administrateur principal à une personne qui fait déjà partie de votre équipe s’effectue en plusieurs étapes.
Si vous êtes l’actuel administrateur principal, procédez comme suit pour attribuer ce rôle à une personne qui fait déjà partie de votre équipe :
1. Avant toute chose, demandez à cette personne de se connecter à son compte et de transférer ses sondages sur le compte de l’administrateur principal actuel.
2. Connectez-vous au compte d’administrateur principal dans SurveyMonkey.
3. Sélectionnez Mon équipe dans la barre de navigation principale.
4. Sélectionnez Gérer les utilisateurs.
5. Identifiez la personne qui doit être le nouvel administrateur principal. Si son adresse email est associée à plusieurs comptes SurveyMonkey, vous devrez contacter l’assistance ou choisir une autre adresse email pour le compte d’administrateur principal.
6. Supprimez son compte de l’équipe.
7. Remplacez l’adresse email de votre compte par celle du nouvel utilisateur. Si l’administrateur principal doit toujours être membre de l’équipe, le nouvel administrateur principal peut l’inviter à occuper le siège libre sans frais supplémentaires.
Si vous remplacez l’adresse email de votre compte par celle d’un autre utilisateur, vous ne pouvez plus accéder à ce compte ni aux sondages et données qu’il contient. Vous ne ferez plus partie de l’équipe, sauf si le nouvel administrateur principal vous invite à rejoindre l’équipe.
Pour activer l’authentification unique lors de la réattribution d’un compte
Astuce ! Le nouvel utilisateur doit disposer d’identifiants d’authentification unique déjà configurés par votre service informatique.
Pour associer une connexion SSO à un compte réattribué :
1. Réattribuez un compte.
2. La nouvelle personne doit accepter l’invitation par email pour rejoindre l’équipe et configurer un nouveau mot de passe.
3. Envoyez le lien d’invitation de votre équipe au nouvel utilisateur.
4. Lorsqu’il sélectionnera le lien d’invitation, il aura la possibilité de créer ou de convertir un compte pour se connecter via l’authentification unique. Pour finaliser la réattribution des sièges : Sélectionnez Convertir un compte.
Après la première configuration, vous pourrez vous connecter à SurveyMonkey ou à l’application SurveyMonkey via l’authentification unique.

Astuce ! Vous pouvez également changer le type de siège ou le rôle d’un utilisateur.

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