Kyselytutkimusten lähettäminen sähköpostikutsun avulla

Sähköpostikutsuvastaustenkerääjän avulla voit lähettää mukautettuja sähköpostikutsuja kyselytutkimuksiisi, lähettää seurantamuistutus- tai kiitossähköposteja, seurata sähköpostianalytiikkaa ja seurata vastanneita.

Siirry Kerää vastauksia -osioon ja lähetä sähköpostikutsu valitsemalla Lähetä sähköpostitse.

Voit lisätä sähköpostikutsuusi yhteyshenkilöitä (vastaanottajia) muutamalla tavalla:

Kaikki antamasi tai tuomasi uudet sähköpostiosoitteet tallennetaan Yhteyshenkilöihin.

Voit käyttää oletusviestiä tai luoda mukautetun viestin. Lue lisää sähköpostikutsujen laatimisesta.

Jos muokkaat viestiä, varmista, että kutsussa on kaikki vaaditut tiedot.

Kun olet laatinut viestin, tallenna se valitsemalla Seuraava.

Säädä vastaustenkerääjän asetuksia hallitaksesi, miten keräät tietoja, ja mukauttaaksesi kyselytutkimuksen tekemiskokemusta. Valitse Näytä lisäasetukset nähdäksesi kaikki käytettävissä olevat vastaustenkerääjän asetukset.

Valitse lähettäjän sähköpostiosoite. Tämä on myös vastausosoite. Ennen kuin voit lähettää sähköpostikutsun, sinun on varmennettava lähettäjän sähköpostiosoite.

Kun yhteyshenkilö saa sähköpostisi, Lähettäjä-kenttä näyttää tältä:

omasahkoposti@sahkoposti.com osoitteen surveymonkey.com kautta

Jos kutsujen seuranta on käytössä, voit nähdä, kuinka moni avasi sähköpostikutsusi ja aloitti kyselytutkimukseen vastaamisen.

IP-osoitteet ja sähköpostiosoitteet tallennetaan oletusarvoisesti kyselytutkimustuloksiin. Jos lisäsit etunimen, sukunimen tai muun muokattavan tiedon yhteystietoihin, myös nämä tiedot tallennetaan. Jos haluat jättää nämä tiedot pois tuloksistasi, tee vastauksista nimettömiä.

Tämänhetkinen päivämäärä ja kellonaika (15 minuutin tarkkuudella) asetetaan oletusarvoisesti automaattisesti.

Valitse Lähetä nyt, jos haluat lähettää kutsusi heti ja poistaa viestin ajoitusmahdollisuuden käytöstä. Viesti lähetetään noin 5 minuutin kuluttua.

Päivitä päivämäärä- ja kellonaikakentät, jos haluat ajoittaa kutsun lähetettäväksi myöhemmin.

Jos haluat poistaa viestin ajoituksen tai ajoittaa sen uudelleen, siirry Yleiskatsaus-välilehteen ja valitse . sen ajoitetun viestin oikealta puolelta, jonka haluat päivittää.

Jos haluat lähettää kyselytutkimuksen automaattisesti samalle ryhmälle useammin kuin kerran, valitse Toistuva sähköposti. Valitse sitten sähköpostin toistumistiheys, kyselytutkimuksen lähettämisen kellonaika ja päivämäärät, ja anna muistutussähköpostiosoite, johon ilmoitukset lähetetään. Toistuvien sähköpostien todellinen lähetysaika määräytyy Oma tili -kohdassa valitun aikavyöhykkeen mukaan.

Kun käytät toistuvaa sähköpostia, se luo uuden viestin samaan vastaustenkerääjään aina, kun kyselytutkimus lähetetään samalle ryhmälle. Jos lisäät henkilöitä yhteyshenkilöluetteloosi tai poistat heitä siitä, uudet viestit lähetetään uusimpaan luetteloon. Lisäksi vastaustenkerääjän yhteenvetosivulla olevien vastausten kokonaismäärä ja vastaanottajan vastauksen tila palautetaan. Esimerkiksi toistuvan kutsun saavan kyselytutkimukseen vastaajan kohdalla näkyy "ei vastattu", kunnes hän osallistuu kyselytutkimukseen uudelleen. Näet kaikki vastaukset  Analysoi tulokset -sivulta.

Näet, miltä viesti näyttää sähköpostiohjelmassasi, lähettämällä testisähköpostin lähettäjän sähköpostiosoitteeseen.

Testisähköpostin kyselytutkimuslinkin avulla voit esikatsella kyselytutkimusta tallentamatta vastauksia.

Kun olet lähettänyt sähköpostikutsusi, voit määrittää seurantaviestejä lähettämään muistutus- ja kiitosviestejä. Lähetä muistutusviestejä niille, jotka eivät ole vastanneet, ja kiitosviestejä niille, jotka ovat vastanneet.

Voit lähettää sähköpostikutsun uusille yhteyshenkilöille tai yhteyshenkilöille, jotka lisättiin vastaustenkerääjään mutta jotka eivät ole vielä saaneet kutsua. Avaa vastaustenkerääjä ja napsauta Kutsu lisää -painiketta sähköpostikutsun Yleiskatsaus-välilehdessä.

Jos lisäät yhteyshenkilön, jolle on jo lähetetty kutsu vastaustenkerääjästä, poistamme hänet automaattisesti yhteyshenkilöiden luettelostasi ennen uuden viestisi lähettämistä.Voit lähettää vain yhden sähköpostikutsun sähköpostiosoitetta ja vastaustenkerääjää kohti, ellet päätä sallia kutsujen kaksoiskappaleita.

Sähköpostikutsua ei voi lähettää uudelleen tietylle yhteyshenkilölle, mutta voit lähettää hänelle sen sijaan muistutusviestin.

Yleiskatsaus-välilehden Viestihistoria-osio seuraa kaikkia ajastettuja ja lähetettyjä sähköpostikutsuja.Jos haluat tarkastella lähetettyjä viestejä tai viestin vastaanottajia, napsauta ajastetun tai lähetetyn viestin oikealla puolella olevaa kolmea pistettä (...).

Valitse Viestihistoria-osiossa Jatka muokataksesi viestiluonnosta tai yhteyshenkilöiden luetteloa. Kun muokkaat yhteyshenkilöiden luetteloa, voit poistaa enintään 1 000 yhteyshenkilöä. Voit myös jatkaa viimeisintä luonnosta vastaustenkerääjäluettelosta.

Sähköpostikutsun kopioiminen luo uuden vastaustenkerääjän, jonka avulla voit jakaa edellisen kyselytutkimuksen toisena ajankohtana tai uusille vastaajille.

Kopion luominen sähköpostikutsujen vastaustenkerääjästä:

Uusi sähköpostikutsu, jonka alussa on Kopio:, lisätään kyselytutkimuksesi Kerää vastauksia -osioon.

Vastaanottajat, aihe, otsikko, viesti ja useimmat muokattavat vastaustenkerääjävaihtoehdot koskevat kopioitua sähköpostikutsua, mutta tarkista ja muokkaa sähköpostia ja vastaustenkerääjän vaihtoehtoja ennen kyselytutkimuksen lähettämistä. 

Yleiskatsaus-välilehdellä voit tarkastella lähettämiesi kutsujen ja saamiesi vastausten määrää.

Jos kutsujen seuranta on käytössä, Kutsut- ja Vastaukset-osioissa näet, miten moni vastaaja avasi kutsusi, aloitti kyselytutkimukseen vastaamisen tai vastasi kyselytutkimukseen.

Tarkastele yksittäisiä vastauksia siirtymällä kyselytutkimuksen Analysoi tulokset -osioon.

Vastaanottajat-välilehdessä näet luettelon kaikista vastaustenkerääjään lisätyistä vastaanottajista ja heidän yksittäisen vastauksensa tilasta.Suodata vastaanottajia valitsemalla Kaikki viestit tai Kaikki vastaanottajat. Vastaanottajan tietoja ei voi muokata vastaustenkerääjässä, mutta voit tehdä muutoksia Yhteyshenkilöissä.

Vastaanottajat-välilehdessä voit tarkastella yksilöllistä kyselytutkimuslinkkiä, joka on lähetetty kullekin vastaanottajalle. Kunkin vastaanottajan sähköpostikutsukyselytutkimuslinkki on tarkoitettu vain kyseiselle vastaanottajalle. Sitä ei ole tarkoitettu edelleenlähetettäväksi, eikä sillä voi kerätä useita vastauksia.

Voit viedä taulukon kaikista vastaustenkerääjän vastaanottajista valitsemalla Vie kaikki (.CSV). Vain koko vastaanottajaluettelon vieminen on mahdollista – vientivaihtoehto ei ole käytössä, jos olet suodattanut vastaanottajia tai viestejä.