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透過電子郵件邀請寄送調查問卷

電子郵件邀請收集器可用於為調查問卷寄送自訂的電子郵件邀請,以及追蹤已經回覆的受訪者。您也可以排定寄送給收件人的後續提醒通知和感謝信。

若要新增電子郵件邀請收集器,請至調查問卷的 [收集回覆] 區段,然後選擇 [以電子郵件傳送]。

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影片概覽

 

撰寫郵件

匯入聯絡人

您輸入或匯入的新電子郵件地址,一律會儲存在 [聯絡人] 中。在郵件中新增收件人的方法很多:

  • 在 [傳送至] 欄位中輸入電子郵件地址或群組,再按 Enter。
  • 點選 [新增收件人],以匯入聯絡人
提示!收集器中每個電子郵件地址只能記錄一個調查問卷回覆。若需分享,請不要傳送電子郵件邀請至 Listserv 或電子郵件別名,而應建立一個網頁連結

編輯邀請

按一下訊息預覽右上角的 [編輯訊息],以撰寫您的電子郵件。您可從三種訊息格式中選擇一項、複製以前用過的訊息,且您或許能將問題內嵌在電子郵件中。

記得要加入所有必要資料

稍後繼續

當您撰寫郵件、編輯收集器選項或排定郵件傳遞時間時,您隨時都可以按一下 [稍後繼續],將未完成的內容儲存為草稿。在您未寄出或排定任何郵件之前,收集器狀態會維持為「草稿」或「未設定」。

預覽訊息

訊息寫好後,按一下 [儲存] 來預覽。您也可傳送測試電子郵件給自己。您無法在 SurveyMonkey 中預覽自訂 HTML,但可以複製 HTML 再貼到免費的線上 HTML 預覽工具中,以檢查格式。

 

選擇收集器選項

寄件人電子郵件地址

選擇出現在電子郵件邀請中寄件人欄位的電子郵件地址。[寄件人] 欄位可能向收件人顯示類似以下的內容:

透過 surveymonkey.com 的[寄件人電子郵件地址]

電子郵件的回函將全數寄送到寄件者的地址。您必須先確認寄送者電子郵件,才可寄送電子郵件邀請。

匿名回覆

依預設,IP 位址和電子郵件地址均儲存在調查結果中。若您在收件人中加入名字、姓氏或其他自訂資料,系統也會儲存該資料。若要停止儲存,請設定匿名回覆

邀請追蹤

付費功能:只有部份付費方案才可使用「邀請追蹤」功能;查看您的方案是否有此功能。

如果您開啟邀請追蹤功能,您就可看到有多少人打開了您的邀請並點選查看調查問卷。

進階選項

按一下 [顯示進階選項],以查看所有收集器選項

 

排定邀請的時間

立即傳送

立即寄送邀請。系統會排定在您按下按鈕後約 5 分鐘寄出郵件。請見﹕沒有收到電子郵件邀請

排程

選擇寄送邀請給收件人的日期和時間。若要取消已排程的郵件或重新排程,可以在 [概述] 標籤中按一下已排程郵件右邊的.

寄送測試電子郵件:

查看電子郵件客戶端如何顯示訊息。測試電子郵件會寄給寄件人的電子郵件地址。

您可透過測試電子郵件中的調查問卷連結預覽調查問卷,而不必將回覆重新編碼。如果您使用內嵌第一個問題選項,我們不會在調查問卷預覽中預填入回覆資料,因為我們不會真正在調查問卷預覽中收集任何回覆資料。

如果您使用自訂資料,測試電子郵件會從收集器內隨選一位收件人的資料。如果您沒有該聯絡人的自訂資料,電子郵件將出現空白。

 

追蹤調查問卷回覆

檢視即時結果

如果您開啟邀請追蹤功能,則可使用邀請和回覆圖表來追蹤有多少人打開了您的邀請、點選查看了調查問卷或回覆了調查問卷。您也可在調查問卷的「分析結果」區段中檢視個別回覆

檢視收件人

您可以在 [收件人] 標籤中查看新增至收集器之所有收件人的清單,以及這些收件人的個別回覆狀態。按一下 [全部訊息] 或 [全新收件人],以篩選收件人。

您無法在收集器中編輯收件人的詳細資料。所有變更聯絡人詳細資料應在 [聯絡人] 中進行。

匯出收件人

從 [收件人] 標籤按一下 [全部匯出](.CSV),下載含有收集器內所有收件人的試算表。試算表含有 [收件人] 標籤內可見到的相同資訊。

您只能匯出完整的收件人清單 - 如果您使用下拉式功能表來篩選收件人,匯出按鈕為停用狀態。

 

寄送提醒&感謝信

檢視已寄出的訊息

在 [郵件記錄] 中,按一下任何已傳送電子郵件右側 .後,便可檢視訊息或檢視相關的收件人。

編輯郵件草稿

在 [郵件記錄] 中,按一下草稿或已排程電子郵件右側的 .,即可編輯收件人清單、編輯郵件文字或取消郵件排程。在編輯收件人清單時,您最多可移除 1,000 個收件人。

寄送更多訊息

若需傳送更多的信件,可使用 [郵件記錄] 上方的按鈕。您可排程寄送提醒通知和感謝信,但設定零位收件人,因為系統會根據收件人的回覆狀態 (未回覆、部份回覆或完成回覆),在寄送訊息時自動將收件人加入訊息中。

寄送更多邀請函

寄送邀請函給新收件人,或寄送給已加入收集器但尚未收過邀請函的收件人。

  • 在每個收集器裡,您只能給每個收件人(或每個電子郵件地址)寄送 1 封邀請。
  • 對於您已給其寄送了邀請的收件人,我們會自動將其移除,以免再次給其寄送邀請。
寄送提醒通知

對於尚未回覆您的調查問卷的,或部分回覆的收件人,可透過排程功能設定相應的提醒通知送出時間。

  • 有兩種提醒通知可選,一種為未回覆的,第二種為部分回覆的。若需寄送提醒通知給未回覆的和部分回覆的收件人,您將須分別寄送兩封提醒通知。
  • 我們會依回覆狀況,自動新增需「提醒」的收件人。
  • 若需在郵件中移除某些收件人,可在「收件人﹕」欄位的右上角處,按一下「編輯收件人」。您最多可移除 1,000 個收件人。
寄送感謝信

寄送感謝信給已完成調查問卷的收件人。

  • 您可選擇寄感謝信給所有回覆的人,或只寄給完整回覆的人或部分回覆的人。
  • 我們會依回覆狀況,自動新增需「感謝」的收件人。
  • 若需在郵件中移除某些收件人,可在「收件人﹕」欄位的右上角處,按一下「編輯收件人」。您最多可移除 1,000 個收件人。
重新傳送邀請

您不可能重新傳送邀請給特定收件人,但您可傳送提醒訊息給他們。

以提醒訊息來重新傳送邀請:

  1. 從收集器 [概述] 標籤,按一下 [傳送提醒]。
  2. 在「收件人」欄位的右上角處,按一下 [編輯收件人]。
  3. 移除您不希望收到訊息的任何收件人,然後按一下 [儲存]。
  4. 在訊息上方,按一下 [編輯訊息] 按鈕旁的向下箭頭,然後選取 [複製以前的訊息]。
  5. 在 [顯示] 訊息類型旁,按一下下拉式功能表並選取 [邀請]。
  6. 按一下主旨欄,查看訊息內容。使用向左箭頭和向右箭頭瀏覽訊息。
  7. 找到您要重新傳送的訊息後,請將滑鼠游標移到訊息上方,再按一下右側的 [複製訊息] 按鈕。
  8. 按一下 [儲存] 後再按 [下一步],繼續進行下個步驟以傳送訊息。
提示!分享的調查問卷中,除非您建立了收集器,否則電子郵件邀請僅可供檢視。

 

常見問題:

我如何使用以前使用的相同聯絡人?

電子郵件邀請與聯絡人 (調查問卷受訪者的線上通訊錄) 整合在一起。

您可將聯絡人整理成群組。之後,只要在 [收件人] 欄位中輸入群組名稱,即可將群組中的聯絡人新增為任何電子郵件邀請的收件人。

如何編輯回覆內容?

目前您無法在收集器中手動新增收件人的調查問卷回覆

不過,若收件人送出回覆 (從他們收到的電子郵件邀請中開啟調查問卷,並按一下調查問卷第一頁中的 [下一步] 或 [完成] 按鈕),您就可以在調查問卷的 [分析結果] 區段中編輯他們的調查問卷回覆

如何移除收件人?

邀請郵件草稿或已排定的邀請郵件

若要移除收件人:

  1. 在 [概述] 標籤中繼續編輯郵件草稿,或是按一下已排定郵件右側的 .,開始編輯郵件內容。
  2. 移除收件人。
  3. 按 [下一步] 確認收集器選項並排定郵件寄送時間。

提醒郵件和感謝郵件

您可以在 [概述] 標籤中寄送提醒郵件和感謝郵件

  • 在撰寫提醒通知和感謝信時,若需在信中移除某些收件人,可在「收件人﹕」欄位的右上角處,按一下「編輯收件人清單」。
  • 您最多可移除 1,000 個收件人。

已寄出的郵件

為保留電子郵件記錄,若您已寄送郵件給收件人,就無法在收集器中移除這些收件人。

寄送調查問卷電子郵件邀請,並追蹤回覆情況。請依照本指南中的步驟撰寫郵件、選擇收集器選項、排定寄送時間、追蹤回覆,以及寄送提醒與感謝信。

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