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Gestion des sièges de votre équipe

FONCTIONNALITÉ D’ÉQUIPE : Cet article est consacré à la gestion des comptes au sein d’une équipe. En quoi consistent les équipes ?

Si vous êtes administrateur principal ou administrateur, vous pouvez inviter d’autres personnes à rejoindre votre équipe et gérer les sièges qu’elle contient à partir de la section Mon équipe de votre compte.

Cliquez sur les liens ci-dessous qui vous intéressent :

 

Mon équipe

La section Mon équipe regroupe la majorité des informations concernant votre équipe. Elle se trouve dans la barre de navigation principale.

Résumé de l’équipe

L’onglet Résumé de l’équipe permet aux administrateurs principaux et aux administrateurs d’avoir une vue d’ensemble de leur équipe.

Terme
Description
Siège

Compte de votre équipe que vous avez déjà payé.

Il existe deux types de siège : les sièges en Accès complet et les sièges Contributeur.

Sièges utilisés
(ou Sièges occupés)

Comptes de votre équipe déjà affectés à quelqu’un. Ces sièges peuvent avoir les statuts suivants : Actif, Invité ou Réattribution en attente.

Sièges disponibles
(ou Sièges vides)
Correspond au nombre d’invitations que vous pouvez envoyer sans avoir à payer des frais d’équipe supplémentaires. En d’autres termes, il s’agit du nombre de sièges que vous avez déjà payés mais qui n’ont pas encore été attribués.
Taille de l’équipe
(ou Total des sièges)
Somme des sièges utilisés et des sièges disponibles. En d’autres termes, il s’agit du nombre de personnes qui composent votre équipe ou que vous pouvez inviter sans avoir à payer des frais d’équipe supplémentaires.
Nom de l’équipeNom de votre équipe. L’administrateur principal peut changer ce nom à tout moment.
Administrateur principalPersonne qui a créé l'équipe, qui gère les sièges et la facturation de l'équipe.
Propriété du comptePersonne que nous considérons comme propriétaire de l’équipe.

 

Ajout de sièges supplémentaires

FONCTIONNALITÉ BÊTA : Les sièges en Accès complet et Contributeur ne sont actuellement proposés qu’à certaines équipes. Nous espérons mettre cette fonctionnalité à la disposition de toutes les équipes dans un avenir proche.

Dans l’onglet Ajouter des utilisateurs, cliquez sur Ajouter des sièges pour sélectionner le nombre sièges en Accès complet et de sièges Contributeur supplémentaires à ajouter à votre équipe.

Sur cette page, vous pouvez :

  • Consulter des informations détaillées sur votre équipe actuelle
  • Comparer les rôles et les autorisations
  • Voir un résumé des frais d’équipe supplémentaires induits par l’ajout d’autres sièges

Avoir avoir payé les sièges supplémentaires, cliquez sur Reçu N° dans le message de confirmation pour accéder directement à votre facture, ou sur OK pour inviter des personnes à rejoindre votre équipe.

 

Invitations à rejoindre l’équipe

Comment inviter des personnes ?

Dans l’onglet Ajouter des utilisateurs, vous pouvez envoyer un email pour inviter des personnes à occuper des sièges disponibles.

Certaines équipes Entreprise verront même s’afficher une option permettant de créer une page d’inscription à partir de laquelle les membres de votre organisation pourront s’envoyer des invitations à rejoindre l’équipe.

Les équipes utilisant l’authentification unique (SSO) ne verront pas ces options et pourront envoyer une URL pour inviter des personnes.

Des frais d’équipe supplémentaires vous sont facturés pour chaque invitation envoyée qui excède le nombre de sièges disponibles dans l’équipe. Vous êtes facturé au moment où l’invitation est envoyée. En savoir plus : Frais facturés pour l’ajout de sièges (frais d’équipe supplémentaires)
Inviter des personnes par email

Pour inviter par email des personnes à rejoindre votre équipe :

  1. Accédez à Mon équipe.
  2. Cliquez sur Ajouter des utilisateurs.
  3. Sélectionnez l’option ci-dessous qui décrit ce que vous voyez à l’écran :
Inviter des personnes

FONCTIONNALITÉ BÊTA : Les sièges en Accès complet et Contributeur ne sont actuellement proposés qu’à certaines équipes. Nous espérons mettre cette fonctionnalité à la disposition de toutes les équipes dans un avenir proche.

Pour inviter par email des personnes à rejoindre votre équipe :

  1. Cliquez sur Inviter des personnes.
  2. Saisissez les adresses email en les séparant par des virgules.
  3. Cliquez sur Suivant. Les adresses email en double sont supprimées, ainsi que les emails contenant des invitations en attente.
  4. Vérifiez le nombre et le type de sièges pour lesquels vous envoyez des invitations. Si vous invitez plus de personnes que vous n’avez de sièges disponibles pour un type de siège donné, des frais supplémentaires vous seront facturés lorsque vous enverrez les invitations.
  5. Cliquez sur Envoyer les invitations.

Il n’est pas possible de personnaliser l’email.

Envoyer une invitation par email

Pour inviter par email des personnes à rejoindre votre équipe :

  1. Accédez à Mon équipe.
  2. Cliquez sur Ajouter des utilisateurs.
  3. Sélectionnez Envoyer une invitation par email.
  4. Saisissez l’adresse email des personnes que vous souhaitez inviter. Si vous saisissez plusieurs adresses, séparez-les par des virgules ou saisissez une adresse par ligne.
  5. Personnalisez votre message électronique.
  6. Cliquez sur Envoyer des invitations.

Si vous envoyez plus d’invitations que vous n’avez de sièges disponibles dans votre équipe, le coût d’un compte supplémentaire vous sera facturé pour chaque invitation en plus. Le montant est calculé au prorata en fonction du jour de l’invitation et du temps restant dans votre abonnement d’équipe.

Par exemple, si la date de votre prochain renouvellement est dans 6 mois environ, le coût s’élèvera à peu près à la moitié de ce qui est affiché. Une fois les invitations envoyées, vous recevrez une facture des frais d’équipe supplémentaires avec le montant exact.

Création d’une page d’inscription d’équipe (Entreprise seulement)

Vous pouvez activer une page d’inscription et partager son URL pour permettre à des personnes de rejoindre l’équipe par elles-mêmes. Toute personne disposant du lien peut saisir son adresse email pour s’envoyer une invitation.

Pour créer une page d’inscription :

  1. Accédez à Mon équipe.
  2. Cliquez sur Ajouter des utilisateurs.
  3. Sélectionnez Créer une page d’inscription.
  4. Dans le champ Nombre maximum d’inscriptions, indiquez le nombre maximum de personnes pouvant s’inscrire.
  5. Cliquez sur Enregistrer et activer.
  6. Copiez le lien et partagez-le comme vous le souhaitez.

Pourquoi ne puis-je pas inviter plus de personnes ?

Si vous ne pouvez pas envoyer d’invitation ou si les gens ne peuvent pas s’inviter eux-mêmes depuis la page d’inscription de l’équipe, c’est probablement parce que vous ayez une facture en attente de règlement. Une fois toutes vos factures réglées, vous pourrez inviter d’autres personnes à rejoindre votre équipe. Les factures sont disponibles dans l’Historique des transactions.

Les membres de l’équipe peuvent-ils voir les sondages existants ?

Par défaut, non. Un sondage est réservé à la personne qui l’a créé jusqu’à ce qu’elle le partage avec d’autres membres de l’équipe.

Vous pouvez partager des sondages avec des utilisateurs dès qu’ils rejoignent votre équipe. Ils pourront ainsi accéder aux sondages existants.

Les administrateurs principaux ne peuvent pas voir les sondages qui se trouvent dans le compte de chaque membre de l’équipe.

 

Gestion des invitations en attente

Invitations par email

Vous pouvez gérer les invitations d’équipe en attente envoyées par email dans l’onglet Gérer les utilisateurs de Mon équipe.

Si une personne a une invitation en attente mais que vous l’invitez à occuper un autre type de siège, l’invitation la plus récente remplacera la demande initiale en attente.

Renvoyer une invitation

Vous pouvez renvoyer une invitation à n’importe quel utilisateur ayant le statut Invité ou Invitation expirée. Le renvoi d’invitations n’est pas facturé comme frais d’équipe supplémentaires.

Pour renvoyer une invitation :

  1. Accédez à Mon équipe.
  2. Cliquez sur Gérer les utilisateurs.
  3. Identifiez la personne à qui vous souhaitez envoyer une autre invitation.
  4. Cliquez sur . à droite de cette personne, puis sur Renvoyer l’invitation.
  5. Choisissez une option :
    • Renvoyer l’invitation : permet d’envoyer une autre invitation par email pour inviter la personne à rejoindre votre équipe.
    • Copier le lien vers l’invitation : vous fournit un lien que vous pouvez communiquer à l’utilisateur. Ce lien est uniquement associé à l’utilisateur à qui vous renvoyez l’invitation. Vous ne devez donc fournir ce lien directement qu’à cette personne.
Annulation d’une invitation

Vous pouvez annuler n’importe quelle invitation avec le statut Invité.

L’annulation d’une invitation désactivera le lien d’invitation déjà envoyé. Si vous annulez une invitation, vous pouvez en envoyer une à une autre personne sans frais supplémentaires dans la mesure où des frais d’équipe supplémentaires vous ont déjà été facturés pour la première invitation.

Pour annuler une invitation :

  1. Accédez à Mon équipe.
  2. Cliquez sur Gérer les utilisateurs.
  3. Identifiez la personne dont vous souhaitez annuler l’invitation.
  4. Cliquez sur . à droite de cette personne.
  5. Cliquez sur Annuler l’invitation.
  6. Cliquez sur Oui pour confirmer.

Page d’inscription de l’équipe

FONCTIONNALITÉ BÊTA : Les pages d’inscription d’équipe ne sont proposées qu’aux clients Entreprise.

Vous pouvez gérer la page d’inscription de votre équipe dans l’onglet Ajouter des utilisateurs de Mon équipe.

Surveillance des inscriptions

Vous pouvez à tout moment consulter le nombre d’inscriptions en cours via votre page d’inscription. Ce nombre indique combien de personnes ont demandé une invitation sur la page d'inscription et non le nombre de personnes s'étant inscrites à un compte à partir de l'invitation.

Pour voir le nombre d’inscriptions effectuées via la page d’inscription de l’équipe :

  1. Accédez à Mon équipe.
  2. Cliquez sur Ajouter des utilisateurs.
  3. Sélectionnez Activer une page d’inscription.
  4. Sous le lien, vous verrez le nombre d’inscriptions initiées par rapport au nombre maximum d’inscriptions que vous avez choisi lorsque vous avez créé la page.
Désactivation de votre page d’inscription

Vous pouvez à tout moment désactiver une page d’inscription pour empêcher l’inscription de nouvelles personnes à votre équipe via ce lien. Toute personne ayant déjà démarré la procédure d’inscription via ce lien pourra la mener à son terme, à moins que vous n’annuliez l’invitation.

Pour désactiver une page d’inscription :

  1. Accédez à Mon équipe.
  2. Cliquez sur Ajouter des utilisateurs.
  3. Sous l’URL de la page d’inscription, cliquez sur Désactiver la page.
  4. Cliquez sur Désactiver.

Si une personne essaie d’accéder à une page d’inscription désactivée, elle verra un message l’informant que la page a été désactivée.

 

Réattribution ou suppression de comptes

Au fur et à mesure que les personnes avec qui vous travaillez changent, vous pouvez réattribuer ou supprimer des comptes depuis l’onglet Gérer les utilisateurs de Mon équipe.

Réattribution d’un compte

Vous pouvez réattribuer à une autre personne n’importe quel compte Administrateur ou Utilisateur avec Accès complet de votre équipe, avec tous les sondages et données qu’il contient. Vous n’aurez pas de frais d’équipe supplémentaires à payer si vous réattribuez un compte, le siège ayant déjà été facturé.

Pour réattribuer un compte :

  1. Accédez à Mon équipe.
  2. Cliquez sur Gérer les utilisateurs.
  3. Localisez le compte à réattribuer.
  4. Cliquez sur . à droite du compte, puis sélectionnez Réattribuer le compte.
  5. Saisissez l’adresse email de la personne à laquelle vous voulez réattribuer le compte.
  6. Cliquez sur Envoyer l’email.

Tant que la nouvelle personne n’a pas accepté son invitation, le statut du compte reste Réattribution en attente.

Si le compte a des sondages partagés, ces sondages resteront partagés avec ce compte, même s'il est réattribué à une autre personne.

Suppression d’un compte
Avant de supprimer un compte, nous vous conseillons fortement de contacter son propriétaire afin de vous assurer qu’il ne contient aucune donnée de sondage devant être conservée ou transférée vers un autre compte au sein de l’équipe. N’oubliez pas non plus les considérations et précautions suivantes avant de poursuivre la suppression :
  • Cette action est définitive et ne peut être annulée.
  • Toutes les données de sondage que contient le compte seront définitivement supprimées.
  • Le nom d’utilisateur ne sera plus associé au compte.
  • Tous les sondages dont ce compte est propriétaire et qui sont partagés avec d’autres seront définitivement supprimés et plus personne ne pourra donc y accéder.
  • Le siège associé au compte ne sera pas supprimé de votre équipe. Il devient disponible et vous pouvez inviter une autre personne à rejoindre votre équipe sans encourir de frais supplémentaires.

Pour supprimer un compte de votre équipe :

  1. Accédez à Mon équipe.
  2. Cliquez sur Gérer les utilisateurs.
  3. Localisez le compte à supprimer.
  4. Cliquez sur . à droite du compte, puis sélectionnez Supprimer le compte.
  5. Cliquez sur Supprimer pour supprimer le compte de manière permanente.

Vous ne pouvez pas supprimer l’administrateur principal. Si vous voulez changer d’administrateur principal, consultez la section Changer le rôle d’une personne.

 

Statut des utilisateurs

Vous pouvez vérifier le statut de chaque compte de votre équipe dans l’onglet Gérer les utilisateurs. La signification de chaque statut est détaillée ci-dessous :

Statut
Description
ActifCette personne a accepté l’invitation à rejoindre votre équipe.
InvitéCette personne a été invitée à rejoindre l’équipe, mais n’a pas encore accepté l’invitation.
Réattribution en attente

Ce compte est en cours de réattribution. L’administrateur principal ou un administrateur a donc envoyé une invitation à une autre personne pour qu’elle reprenne ce compte, mais cette personne n’a pas encore accepté.

Ni le propriétaire initial du compte, ni le nouveau propriétaire ne pourront accéder au compte tant que la personne à qui vous avez réattribué le compte n’a pas accepté l’invitation. Le cas échéant, vous pouvez réattribuer un compte ayant ce statut à une autre personne.

Invitation expiréeCette personne a été invitée à rejoindre l’équipe, mais n’a pas accepté l’invitation dans les 30 jours suivants. Les invitations expirent au bout de 30 jours, mais vous pouvez renvoyer une invitation à l’utilisateur concerné.
ASTUCE ! Pour en savoir plus sur les différents rôles au sein d’une équipe (administrateur principal, utilisateur avec Accès complet, etc.), consultez Types de siège d’équipe, rôles et autorisations.

 

L'administrateur principal ou l'administrateur peut inviter d’autres personnes à rejoindre son équipe, gérer les sièges existants ou en ajouter de nouveaux à partir de la section Mon équipe de son compte.

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