Bewährte Methoden für die Datenerfassung und den Datenschutz

Befragte über den Umgang mit Beantwortungen informieren

Es empfiehlt sich immer, Ihre Datenschutzpraktiken für die Befragten offenzulegen. Dies beruhigt potentielle Befragte und hilft dabei, Beantwortungsquoten zu steigern.

Sie können die Datenschutzpraktiken auf der Einführungsseite Ihrer Umfrage erklären oder im Hauptteil einer E-Mail mit dem Link, mit dem die Teilnehmer zur Umfrage eingeladen werden. Wenn Sie eine Umfrage für ein Unternehmen ausführen, das bereits über eigene, relevante Datenschutzrichtlinien verfügt, können Sie eine Verknüpfung zu diesen Richtlinien herstellen. Alternativ können Sie Ihre Datenschutzpraktiken ausführlich auf der Einführungsseite der Umfrage selbst beschreiben.

Sie können auch Verzweigungslogik verwenden, um Befragte zu disqualifizieren, die Ihren allgemeinen Bedingungen oder Ihrer Datenschutzrichtlinie nicht zustimmen.

In Erklärungen zum Datenschutz sollten mindestens folgende Angaben enthalten sein:

• Welche personenbezogenen Daten erfasst werden: Geben Sie an, ob Sie die Beantwortungen anonym erfassen oder ob Sie die Beantwortungen nachverfolgen, beispielsweise über die E-Mail-Adresse, den Namen oder die Ticketnummer. Beschreiben Sie die Arten von persönlichen Informationen, nach denen in der Umfrage gefragt wird.
• Wie die Beantwortungen verwendet werden: Warum führen Sie die Umfrage durch?  Wie werden Sie die Umfrageergebnisse verwenden?
• Ob die Beantwortungen für andere Personen veröffentlicht werden: Wenn kein Dritter Zugang zu Ihren Daten haben soll, geben Sie Ihr SurveyMonkey-Konto nicht für andere Personen frei und stellen Sie sicher, dass die Umfrage so konfiguriert ist, dass die Umfrageergebnisse nicht öffentlich sind.
• Wie Befragte auf ihre Beantwortungen zugreifen können: Können Befragte auf ihre Beantwortungen zugreifen, um sie zu korrigieren, oder können sie fordern, dass über sie erfasste personenbezogene Daten gelöscht werden?
• Wie Befragte Sie kontaktieren können: Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse an.

Sie können eine Verknüpfung zur Datenschutzrichtlinie und den Sicherheitsrichtlinien von SurveyMonkey herstellen, um zu zeigen, wie wir in Ihrem Namen mit den Daten der Befragten umgehen.

Erfassung personenbezogener Daten begrenzen

Erfassen Sie nur so viele personenbezogene Daten, wie für die Erfüllung Ihrer Zwecke notwendig ist. Vermeiden Sie es, in Ihrer Umfrage nach sensiblen Daten zu fragen.

Mit eigenen Datenschutzanforderungen vertraut machen

Viele Organisationen sind selbst an Datenschutzgesetze und -vorgaben sowie interne Richtlinien gebunden. Sie sollten sichergehen, dass Sie mit diesen vertraut sind: Denn Sie sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass Ihre Umfrage diesen Anforderungen entspricht.