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Divisions

Fonctionnalité bêta : les divisions ne sont actuellement disponibles que pour certaines équipes Entreprise.

Une division est un sous-groupe au sein de votre équipe Entreprise, doté de ses propres administrateurs, utilisateurs et bibliothèque de division. Les administrateurs principaux et les administrateurs peuvent ajouter des divisions pour différents services, bureaux, clients, centres de coûts ou tous autres groupes que vous voulez gérer séparément ou auxquels vous voulez appliquer des ressources de marque uniques.

Quelle est la différence entre les divisions et les groupes de travail ? Les divisions sont utiles aux administrateurs pour gérer des grandes équipes, alors que les groupes de travail sont destinés à aider les membres d’une équipe à collaborer sur des projets de sondage.

Rôles et autorisations

Rôles

Voici une vue d’ensemble des rôles dans les divisions :

SiègeRôleDescription
Accès totalAdministrateur principalL’administrateur principal est chargé de la facturation, de la gestion de la bibliothèque et de l’attribution des rôles.
Accès totalAdministrateurUn administrateur a quasiment les mêmes prérogatives qu’un administrateur principal, notamment celle de gérer les divisions, les bibliothèques et les rôles.
Accès totalAdministrateur de divisionL’administrateur principal ou l’administrateur peut convertir des utilisateurs en administrateurs de division. Les administrateurs de division gèrent les divisions qui leur ont été attribuées, les effectifs qui les composent ainsi que les bibliothèques associées à ces divisions.
Accès totalUtilisateur avec Accès totalLes utilisateurs avec accès total peuvent créer et partager des sondages en se servant de tous les outils et fonctionnalités Entreprise. Ils peuvent être affectés à une division, créer et partager des sondages à l’aide des ressources de leur bibliothèque. Ils ne sont pas autorisés à gérer l'équipe ou les divisions.
Accès restreintUtilisateur avec Accès restreintLes utilisateurs avec accès restreint n'ont accès qu'à de simples fonctionnalités de SurveyMonkey et peuvent créer des sondages et prévisualiser le travail de leurs coéquipiers. Les équipes Entreprise ont un nombre illimité de sièges avec accès restreint. Tout comme les utilisateurs avec accès total, ils peuvent être affectés à une division, créer et partager des sondages à l'aide des ressources de leur bibliothèque. Ils ne sont pas autorisés à gérer l'équipe ou les divisions.

Autorisations

Ci-dessous le récapitulatif des capacités de chaque rôle au sein d’une division :

Administrateur principal ou Administrateur
Administrateur de division*
Utilisateurs avec accès total et accès restreint
Créer des divisions
Ajouter ou supprimer des administrateurs de divisions
Modifier les paramètres d’une division
Supprimer des divisions
Importer une feuille de calcul CSV pour gérer les utilisateurs
Ajouter des éléments à la bibliothèque d’équipe
Voir Divisions
Ajouter des utilisateurs à une division
Transférer des utilisateurs
Consulter l’activité d’une division
Consulter le Tableau de bord d’administration.
Ajouter des ressources aux bibliothèques de division

* Un administrateur de division ne peut gérer et consulter que les utilisateurs, les informations et les ressources de la bibliothèque de leurs divisions.

Ajout et gestion de divisions

Les administrateurs principaux et les administrateurs peuvent ajouter une division à la fois, ou importer un fichier CSV pour ajouter ou mettre à jour plusieurs divisions simultanément.

Ajout d’une division

Pour créer une division :

  1. Sélectionnez Mon équipe dans la barre de navigation supérieure.
  2. Sélectionnez Divisions.
  3. Cliquez sur Ajouter une division.
  4. (Facultatif) Saisissez un nom de Division unique (255 caractères max.)
  5. (Facultatif) Saisissez une Description, une Région et un Centre de coût. Les descriptions peuvent comporter jusqu’à 300 caractères, les autres champs sont limités à 255.
  6. Cliquez sur Ajouter une division.

Une fois votre division, ajoutez des administrateurs de division et ajoutez des utilisateurs à la division.

Ajout ou modification de plusieurs divisions simultanément

Importez un fichier CSV pour ajouter des divisions ou mettre à jour des divisions existantes.

Modification d’une division

Pour modifier les paramètres d’une division :

  1. Dans l’onglet Divisions, cliquez sur la division concernée.
  2. Cliquez sur Paramètres.
  3. Modifiez le nom de la Division, sa Description, sa Région ou son Centre de coût. Les descriptions peuvent comporter jusqu’à 300 caractères, les autres champs sont limités à 255.
  4. Cliquez sur Mettre à jour la division.

Suppression d’une division

Pour supprimer des divisions :

  1. Dans l’onglet Divisions, cochez la case à côté des divisions à supprimer.
  2. Dans le menu qui apparaît en bas de la page, cliquez sur Supprimer.
  3. Cliquez sur Supprimer.

Une fois une division supprimée, les utilisateurs qui en faisaient partie peuvent être intégrés dans une autre division. Si vous décidez de ne pas les ajouter à une division, ces utilisateurs disposeront toujours d’un compte au sein de l’équipe. Chaque compte utilisateur conservera les sondages et données qu’il contient.

Gestion des administrateurs de division

Astuce ! Importez des utilisateurs par fichier CSV pour attribuer des administrateurs de divisions et ajouter simultanément des utilisateurs aux divisions.

Ajout d’un administrateur de division

Pour ajouter un administrateur de division :

  1. Dans l’onglet Divisions, cliquez sur le nom de la division à laquelle vous souhaitez attribuer un administrateur.
  2. Cliquez sur l’onglet Administrateurs.
  3. Cliquez sur le bouton + Ajouter des administrateurs.
  4. Recherchez et sélectionnez des utilisateurs. Les administrateurs et les administrateurs principaux ne peuvent pas être administrateurs de divisions.
  5. Cliquez sur Ajouter aux administrateurs.

Un administrateur de division peut voir ses divisions dans l’onglet Divisions et ajouter ou gérer des utilisateurs dans leurs divisions. Une même personne peut administrer plusieurs divisions et une division peut avoir plusieurs administrateurs.

Suppression d’un administrateur de division

Pour supprimer un administrateur de division :

  1. Dans l’onglet Divisions, cliquez sur la division de laquelle vous souhaitez supprimer un administrateur.
  2. Cliquez sur l’onglet Administrateurs.
  3. Recherchez et sélectionnez les administrateurs de division à supprimer.
  4. Dans le menu qui apparaît au bas de la page, cliquez sur Supprimer des administrateurs.

Si un administrateur de division est également utilisateur dans cette même division, il conservera son rôle d’utilisateur. S’il est également administrateur dans une autre division, il conservera ce rôle dans cette division.

Notifications

Lorsqu’un utilisateur est ajouté ou supprimé en tant qu’administrateur de division, il reçoit une notification à l’adresse email associée à son compte.

Ajout et gestion d’utilisateurs dans les divisions

Astuce ! Importez des utilisateurs par fichier CSV pour ajouter ou transférer des utilisateurs et attribuer aux divisions des administrateurs de divisions simultanément.

Ajout d’utilisateurs

Pour ajouter des utilisateurs à une division :

  1. Dans l’onglet Divisions, cliquez sur la division à laquelle vous souhaitez ajouter des utilisateurs.
  2. Cliquez sur + Ajouter des utilisateurs.
  3. Recherchez et sélectionnez les utilisateurs à ajouter à la division.
  4. Cliquez sur Ajouter des utilisateurs.

Pourquoi n’est-il pas possible d’ajouter un utilisateur ?

Les administrateurs et les administrateurs principaux peuvent ajouter des utilisateurs à n’importe quelle division tandis que les administrateurs de divisions ne peuvent ajouter des utilisateurs qu’à leurs divisions.

Les utilisateurs doivent faire partie de l’équipe pour pouvoir être ajoutés à une division.

On ne peut être utilisateur que dans une seule division à la fois. Si vous cherchez un utilisateur au sein de votre équipe et que le message Aucun résultat trouvé s’affiche, cela signifie que cet utilisateur fait déjà partie d’une autre division.

Suppression ou transfert d’utilisateurs

Les administrateurs principaux et les administrateurs peuvent supprimer des utilisateurs d’une division ou les transférer vers une autre division. Les administrateurs de divisions peuvent supprimer des utilisateurs de leurs propres divisions et transférer des utilisateurs uniquement vers les divisions dont ils sont également administrateur.

Pour transférer des utilisateurs :

  1. Dans l’onglet Divisions, cliquez sur la division concernée.
  2. Recherchez et sélectionnez les utilisateurs à transférer.
  3. Dans le menu qui s’affiche au bas de la page, cliquez sur Transférer des utilisateurs.
  4. Sélectionnez Transférer hors de la division pour supprimer les utilisateurs. Vous pouvez également sélectionner Transférer vers une autre division puis Sélectionner une division (celle vers laquelle vous souhaitez transférer ces utilisateurs).
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Importation de divisions au format CSV

Comment ça marche

Importez un fichier CSV pour ajouter des divisions ou mettre à jour des divisions existantes. Vous pourrez ajouter ou gérer des utilisateurs dans des divisions une fois ces dernières configurées.

Configuration des feuilles de calcul

Téléchargez notre Exemple de modèle pour commencer avec un fichier CSV correctement formaté que vous pourrez modifier, enregistrer et réimporter. Si vous partez de zéro, créez une feuille de calcul dans une application comme Excel, Numbers ou Google Sheets.

Veillez à insérer dans la première ligne de votre feuille de calcul les champs d'en-tête suivants : Nom de la division, Description, Région et Centre de coûts .

Suivez ces conseils lorsque vous ajoutez des données à votre feuille de calcul :

  • Les descriptions peuvent comporter jusqu’à 300 caractères, les autres champs sont limités à 255.
  • Le fichier peut comporter jusqu’à 200 rangées.
  • Vous devez indiquer le nom de la division.
  • Si vous mettez à jour des divisions existantes, veillez à ce que le nom de la division répertorié dans votre feuille calcul corresponde à celui répertorié dans SurveyMonkey, sinon une nouvelle division sera créée.

Enregistrement de votre fichier CSV Vous pourrez enregistrer votre fichier CSV sous différents formats .csv, mais tous les formats ne pourront pas être convenablement enregistrés et importés. Essayez d'enregistrer votre fichier sous l'une des formes suivantes : CSV UTF-8 (délimité par des virgules) | MS-DOS séparé par des virgules

Importation

Pour importer des divisions au format CSV :

  1. Sélectionnez l’onglet Divisions.
  2. (Facultatif) Cliquez sur Exporter au format CSV pour télécharger la liste complète des divisions et leurs paramètres (vous en aurez peut-être besoin plus tard).
  3. Cliquez sur la flèche vers le bas à côté du bouton Ajouter une division et sélectionnez Importer au format CSV.
  4. (Facultatif) Cliquez sur Télécharger un exemple de modèle pour télécharger un fichier CSV correctement formaté, que vous pourrez modifier et ré-importer.
  5. Glissez-déposez le fichier CSV ou parcourez l’arborescence des fichiers pour le trouver et le joindre.
  6. Cliquez sur Suivant. Passez en revue les premières rangées du fichier CSV pour vous assurer que vos données sont dans le bon ordre.
  7. Cliquez sur Importer. Durant l’importation, veillez à ne pas fermer ou actualiser la page.
  8. Une fois l’importation terminée, cliquez sur Télécharger le rapport pour voir le statut d’importation par division et identifier toute erreur éventuelle. Si vous ignorez le message Importation terminée, vous ne pourrez pas télécharger le rapport.

Erreurs d’importation

Une fois l’importation terminée, vous pourrez Télécharger un rapport pour voir le statut d’importation de chaque rangée. Si le fichier contient des erreurs, corrigez-les puis réimportez le fichier.

Si le message Erreur d’importation s’affiche lorsque vous chargez votre fichier CSV, il est probable que :

  • les données n’aient pas été correctement formatées,
  • les colonnes ne soient pas dans le bon ordre,
  • le nom de certaines divisions n’ait pas été indiqué,
  • la feuille de calcul contienne des données supplémentaires,
  • la feuille de calcul comporte plus de 200 rangées,
  • le fichier CSV n’ait pas été enregistré au bon format CSV.

Importation d’utilisateurs au format CSV

Comment ça marche

Les administrateurs principaux et les administrateurs peuvent ajouter ou mettre à jour les attributions de divisions et de rôles de leur équipe en important un fichier au format CSV.

Astuce ! Si l’authentification unique de votre équipe est activée, vous pouvez ajouter des utilisateurs via l’importation au format CSV.

Configuration des feuilles de calcul

Téléchargez notre Exemple de modèle pour commencer avec un fichier CSV correctement formaté que vous pourrez modifier, enregistrer et réimporter. Si vous partez de zéro, créez une feuille de calcul dans une application comme Excel, Numbers ou Google Sheets.

Veillez à insérer dans la première ligne de votre feuille de calcul les champs d'en-tête suivants : Nom d'utilisateur , Adresse email , Rôle , Division (utilisateur) et Division (administrateur).

Suivez ces conseils lorsque vous ajoutez des données à votre feuille de calcul :

  • Chaque utilisateur doit avoir sa propre rangée.
  • Indiquez le nom d’utilisateur et faites-en sorte qu’il corresponde à celui répertorié dans SurveyMonkey.
  • Le fichier peut comporter jusqu’à 10 000 rangées et doit être inférieur à 5 Mo.
  • Utilisez des virgules pour séparer les noms de division si vous ajoutez un utilisateur comme administrateur de plusieurs divisions.
  • Pour la colonne Rôle, identifiez le rôle approprié dans cette liste et, dans la cellule, utilisez le terme qui lui est associé :
RôleTerme CSV
Administrateur principalpropriétaire du compte
AdministrateurAdministrateur
Administrateur de divisionadministrateur de division
Utilisateur avec Accès totalnormal
Utilisateur avec Accès restreintAccès restreint
Invitation en attentenon spécifié

Enregistrement de votre fichier CSV Vous pourrez enregistrer votre fichier CSV sous différents formats .csv, mais tous les formats ne pourront pas être convenablement enregistrés et importés. Essayez d'enregistrer votre fichier sous l'une des formes suivantes : CSV UTF-8 (délimité par des virgules) | MS-DOS séparé par des virgules

Importation

Pour importer un fichier CSV :

  1. Cliquez sur l’onglet Gérer des utilisateurs.
  2. (Facultatif) Cliquez sur Exporter au format CSV pour télécharger la liste complète des utilisateurs de votre équipe ainsi que le statut de leur compte.
  3. Cliquez sur Importer au format CSV.
  4. (Facultatif) Cliquez sur Télécharger un exemple de modèle pour télécharger un fichier CSV correctement formaté, que vous pourrez modifier et ré-importer.
  5. Glissez-déposez le fichier CSV ou parcourez l’arborescence des fichiers pour le trouver et le joindre.
  6. Cliquez sur Suivant.
  7. Passez en revue les 5 premières rangées du fichier CSV pour vous assurer que vos données sont dans le bon ordre. Cliquez sur Suivant.
  8. Une fois l’importation terminée, cliquez sur Télécharger le rapport pour voir le statut d’importation par utilisateur et identifier toute erreur d’importation éventuelle. Si vous ignorez le message Importation terminée, vous ne pourrez pas télécharger le rapport.

Erreurs d’importation

Une fois l’importation terminée, vous pourrez Télécharger un rapport poru voir le statut d’importation de chaque rangée. Si le fichier contient des erreurs, corrigez-les puis réimportez le fichier.

S'il y a une erreur d'importation, cela peut être :

  • les données n’aient pas été correctement formatées,
  • les colonnes ne soient pas dans le bon ordre,
  • la feuille de calcul contienne des données supplémentaires,
  • la feuille de calcul comporte plus de 10 000 rangées ou dépasse 5 Mo,
  • le fichier doive être enregistré dans un format CSV différent,
  • la feuille de calcul comporte plus d’utilisateurs qu’il n’y a de sièges dans votre équipe.
  • Vous changez un utilisateur avec accès total en utilisateur avec accès restreint plus d'une fois au cours d'une période de 90 jours