Dans SurveyMonkey Apply, vous pouvez configurer votre site pour permettre aux utilisateurs de faire une demande en tant que demandeur individuel, ou pour le compte d'une organisation. Lorsque l'inscription des organisations est activée sur votre site, les membres d'une même organisation peuvent facilement collaborer sur les demandes en les soumettant sous le nom de leur organisation. Cet article vous fournira un bref aperçu de cette fonctionnalité et de la manière de la configurer sur votre site.
Les profils de l'organisation permettent aux utilisateurs de s’inscrire à votre site et de postuler à un programme pour le compte d’une organisation. Selon vos préférences, les candidats qui accèdent à votre site peuvent choisir de s'inscrire en tant que particulier, organisation, ou les deux. Si les demandeurs peuvent s'inscrire aux deux sur le site, vous pouvez également configurer les programmes individuels de sorte qu'ils ne soient disponibles que pour l'un ou l'autre, ou les deux. Lors de leur inscription, les demandeurs seront invités à fournir des informations de base sur l'organisation pour laquelle ils effectuent leur demande, afin de vous permettre, en tant qu'administrateur du site, de mieux connaître les personnes qui s'inscrivent.
Lorsqu'un demandeur s'inscrit à une organisation, il sera considéré comme l'administrateur principal de l'organisation. Il pourra également ajouter des membres supplémentaires pour créer et gérer des demandes au nom d'une organisation.
Au sein d’une organisation, il peut y avoir trois types de membres différents :
| Membre | Description |
| Administrateur principal | Ce membre aura un contrôle administratif total sur les membres et les demandes de l'organisation. Le créateur initial de l'organisation deviendra l'administrateur principal par défaut. Il pourra toutefois transférer la propriété de l'organisation. Il pourra également modifier et supprimer des membres de l’organisation à tout moment. Il sera le contact principal de cette organisation. |
| Administrateur de l'organisation | Ces membres ont le même contrôle sur les membres et les demandes de l’organisation que l’administrateur principal. Cependant, ils ne pourront modifier et supprimer que les membres non administrateurs ou les administrateurs inactifs. |
| Membres non administratifs | Ces membres pourront modifier les demandes au nom de l’organisation mais n’auront pas accès à la gestion du profil et des membres de l’organisation. Ils ne pourront pas non plus créer ou envoyer des demandes pour une organisation. |
Si vous souhaitez permettre aux demandeurs de s’inscrire en tant qu’organisation, ou en tant qu’organisation ou personne physique :
| Restriction | Description |
| Particuliers uniquement | Les utilisateurs inscrits peuvent accéder au site uniquement en tant que particuliers. |
| Organisations uniquement | Les utilisateurs inscrits peuvent accéder au site uniquement en tant que membres d'une organisation. |
| Particuliers et organisations | Les utilisateurs inscrits peuvent accéder au site en tant que membres d'une organisation ou en tant que particuliers. |
Si vous avez configuré votre inscription de manière à autoriser les organisations et les particuliers, vous pouvez configurer chaque programme de votre site en fonction de qui peut effectuer une demande auprès de l'organisation.
Pour configurer ces paramètres :
La configuration de champs personnalisés pour votre organisation s'apparente à la création de champs personnalisés pour les demandeurs, les évaluateurs et les recommandeurs. Cependant, la cible sélectionnée sera Organisations.
ASTUCE Utilisez des champs personnalisés pour collecter des informations supplémentaires sur l'organisation que le formulaire d'inscription SurveyMonkey Apply ne collecte pas encore.
En tant qu'administrateur du site, vous pourrez ajouter des organisations individuellement ou en bloc à partir de la section Gérer les utilisateurs du site.
Après avoir ajouté l'organisation, l'administrateur principal de l'organisation devra être invité à rejoindre l'organisation afin de remplir le profil de l'organisation pour que l'organisation apparaisse dans le compte du demandeur.
Une fois que vous avez activé les organisations sur votre site, ces dernières peuvent s'inscrire elles-mêmes ou vous pouvez les ajouter manuellement. L'ajout manuel d'organisations vous permettra d'ajouter le nom de l'organisation, ainsi que le nom et l'adresse email de l'administrateur principal de l'organisation.
Pour ajouter une organisation au site.
Un email pourra toujours être envoyé pour inviter l'administrateur principal à une date ultérieure (après qu'il ait été ajouté). Pour en savoir plus, consultez Comment inviter un administrateur principal à se joindre à l'organisation
Dans certains cas, vous devrez peut-être ajouter simultanément plusieurs organisations à votre site. Pour cela, utilisez la fonctionnalité Importer des organisations du site.
Pour importer des utilisateurs en bloc :
Si l’administrateur principal existe déjà sur votre site, vous pouvez choisir la façon dont vous voulez traiter les doublons qui peuvent exister dans votre importation. Les options parmi lesquelles vous pouvez choisir sont :
| Action | Description |
| Ignorer | Si l'importation contient déjà une adresse email qui existe déjà sur votre site, cet utilisateur sera ignoré lors du chargement, et aucune information supplémentaire ne sera mise à jour. |
| Remplacer les champs existants | Dans certains cas, les informations peuvent avoir été modifiées pour vos utilisateurs. Avec cette option, si le site reconnaît un doublon, il utilisera les informations du chargement pour remplacer les informations existantes sur le site. |
| Mettre à jour les champs manquants | Cette option signifie que si le champ n'a pas été rempli précédemment, il sera mis à jour. Cela peut être utile si vous ajoutez un nouveau champ personnalisé et que vous souhaitez uniquement mettre à jour ce champ pour les utilisateurs. |
Une fois que vous avez ajouté vos organisations au site, vous pouvez les gérer en tant qu'administrateur. Dans la plupart des cas, les organisations seront gérées par les membres qui en font partie. Toutefois, en tant qu'administrateur du site, vous pouvez également effectuer ces actions au nom de l'organisation.
REMARQUE : Vous ne pourrez pas ajouter de membres à une organisation ou en supprimer car cette opération ne peut être effectuée que par les administrateurs de l'organisation.
Pour gérer une organisation :
Cela vous fournira une liste complète des organisations qui ont effectué une demande pour votre site, ainsi que quelques détails à propos de l'organisation, y compris l'adresse électronique de l'administrateur principal.
L’administrateur principal recevra une invitation à rejoindre l’organisation pour lui permettre de se connecter, d’effectuer la procédure d’inscription et de remplir le reste du profil de l’organisation. Les champs que vous avez déjà remplis seront automatiquement intégrés dans le formulaire d’inscription.