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Divisions

FONCTIONNALITÉ ENTREPRISE : À ce stade, les divisions ne sont proposées qu’aux clients du programme Accès en avant-première.

Une division est un sous-groupe de votre équipe Entreprise, doté de ses propres administrateurs et utilisateurs. Les administrateurs principaux et les administrateurs peuvent ajouter des divisions pour différents services, bureaux, clients, ou tous autres groupes que vous voulez gérer séparément.

Cliquez sur les liens ci-dessous qui vous intéressent :

 

Rôles et autorisations

Rôles

Voici une vue d’ensemble des rôles dans les divisions :

RôleDescription
Administrateur principal Créateur de l’équipe Entreprise. Cette personne est responsable de la facturation et de la gestion des sièges et des divisions.
AdministrateurL’administrateur principal d’une équipe Entreprise peut convertir des utilisateurs en administrateurs. Un administrateur dispose de la plupart des autorisations d’un administrateur principal et peut gérer des divisions.
Administrateur de divisionL’administrateur principal ou l’administrateur peut convertir des utilisateurs en administrateurs de division. Un administrateur de division ne peut gérer que sa division et les utilisateurs qui la composent.
UtilisateurTous les autres utilisateurs. Les utilisateurs font partie de l’équipe Entreprise et peuvent être affectés à 1 division (sans que cela soit obligatoire). Les utilisateurs peuvent créer et partager des sondages mais ne sont pas autorisés à gérer une équipe ou ses divisions.

 

Autorisations

Ci-dessous le récapitulatif des capacités de chaque rôle au sein d'une division :

 
Administrateur principal ou Administrateur
Administrateur de division*
Utilisateur
Créer des divisions
3
å
å
Ajouter ou supprimer des administrateurs de divisions
3
å
å
Modifier les paramètres d'une division
3
å
å
Supprimer des divisions
3
å
å
Importer une feuille de calcul CSV pour gérer les utilisateurs
3
å
å
Voir Divisions
3
3
å
Ajouter des utilisateurs à une division
3
3
å
Transférer des utilisateurs
3
3
å
Consulter l’activité d’une division
3
3
å
Consulter le Tableau de bord d'administration.
3
3
å

* Un administrateur de division ne peut gérer que sa division et les utilisateurs qui la composent.

 

Ajout et gestion de divisions

Les administrateurs principaux et les administrateurs peuvent ajouter une division à la fois, ou importer un fichier CSV pour ajouter ou mettre à jour plusieurs divisions simultanément.

Ajout d’une division

Pour créer une division :

  1. Sélectionnez Mon équipe dans la barre de navigation supérieure.
  2. Sélectionnez Divisions.
  3. Cliquez sur Ajouter une division.
  4. (Facultatif) Saisissez un nom de Division unique (255 caractères max.)
  5. (Facultatif) Saisissez une Description, une Région et un Centre de coût. Les descriptions peuvent comporter jusqu'à 300 caractères, les autres champs sont limités à 255.
  6. Cliquez sur Ajouter une division.

Ajout ou modification de plusieurs divisions simultanément

Importez un fichier CSV pour ajouter de nouvelles divisions ou modifier des divisions existantes.

Modification d’une division

Pour modifier les paramètres d’une division :

  1. Dans l’onglet Divisions, cliquez sur le nom de la division.
  2. Cliquez sur Paramètres.
  3. Modifiez le nom de la Division, sa Description, sa Région ou son Centre de coût. Les descriptions peuvent comporter jusqu'à 300 caractères, les autres champs sont limités à 255.
  4. Cliquez sur Mettre à jour la division.

Suppression d’une division

Pour supprimer des divisions :

  1. Dans l’onglet Divisions, cochez la case en regard des divisions à supprimer.
  2. Dans le menu qui apparaît en bas de la page, cliquez sur Supprimer.
  3. Cliquez sur Supprimer.

Une fois une division supprimée, les utilisateurs qui en faisaient partie peuvent être intégrés dans une autre division. Si vous décidez de ne pas les ajouter à une division, ces utilisateurs disposeront toujours d’un compte au sein de l’équipe. Chaque compte utilisateur conservera les sondages et données qu'il contient.

 

Gestion des administrateurs de division

ASTUCE ! Importez des utilisateurs dans un fichier CSV pour attribuer des divisions aux administrateurs et ajouter des utilisateurs aux divisions simultanément.

Ajout d’un administrateur de division

Pour ajouter un administrateur de division :

  1. Dans l’onglet Divisions, cliquez sur le nom de la division à laquelle vous souhaitez attribuer un administrateur.
  2. Cliquez sur l’onglet Administrateurs.
  3. Cliquez sur le bouton + Ajouter des administrateurs.
  4. Recherchez et sélectionnez des utilisateurs. Les administrateurs et les administrateurs principaux ne peuvent pas être administrateurs de divisions.
  5. Cliquez sur Ajouter aux administrateurs.

Un administrateur de division peut voir ses divisions dans l’onglet Divisions et ajouter ou gérer des utilisateurs dans leurs divisions. Une même personne peut administrer plusieurs divisions et une division peut avoir plusieurs administrateurs.

Suppression d’un administrateur de division

Pour supprimer un administrateur de division :

  1. Dans l’onglet Divisions, cliquez sur la division de laquelle vous souhaitez supprimer un administrateur.
  2. Cliquez sur l’onglet Administrateurs.
  3. Recherchez et sélectionnez les administrateurs de division à supprimer.
  4. Dans le menu qui apparaît au bas de la page, cliquez sur Supprimer des administrateurs.

Si un administrateur de division est également utilisateur dans cette même division, il conservera son rôle d’utilisateur. S’il est également administrateur dans une autre division, il conservera ce rôle dans cette division.

Notifications

Lorsqu’un utilisateur est ajouté ou supprimé en tant qu’administrateur de division, il reçoit une notification à l’adresse email associée à son compte.

 

Ajout et gestion d'utilisateurs dans les divisions

ASTUCE ! Importez des utilisateurs dans un fichier CSV pour ajouter ou transférer des utilisateurs et attribuer des administrateurs à des divisions simultanément.

Ajout d'utilisateurs

Pour ajouter des utilisateurs à une division :

  1. Dans l’onglet Divisions, cliquez sur la division à laquelle vous souhaitez ajouter des utilisateurs.
  2. Cliquez sur + Ajouter des utilisateurs.
  3. Recherchez et sélectionnez les utilisateurs à ajouter à la division.
  4. Cliquez sur Ajouter des utilisateurs.

Pourquoi n’est-il pas possible d’ajouter un utilisateur ?

Les administrateurs et les administrateurs principaux peuvent ajouter des utilisateurs à n’importe quelle division tandis que les administrateurs de divisions ne peuvent ajouter des utilisateurs qu’à leurs divisions.

Les utilisateurs doivent faire partie de l’équipe pour pouvoir être ajoutés à une division.

On ne peut être utilisateur que dans une seule division à la fois. Si vous cherchez un utilisateur au sein de votre équipe et que le message Aucun résultat trouvé s'affiche, cela signifie que cet utilisateur fait déjà partie d'une autre division.

Suppression ou transfert d’utilisateurs

Les administrateurs principaux et les administrateurs peuvent supprimer des utilisateurs d'une division ou les transférer vers une autre division. Les administrateurs de divisions peuvent supprimer des utilisateurs de leurs propres divisions et transférer des utilisateurs uniquement vers les divisions dont ils sont également administrateur.

Pour transférer des utilisateurs :

  1. Dans l’onglet Divisions, cliquez sur la division concernée.
  2. Recherchez et sélectionnez les utilisateurs à transférer.
  3. Dans le menu qui s'affiche au bas de la page, cliquez sur Transférer des utilisateurs.
  4. Sélectionnez Transférer hors de la division pour supprimer les utilisateurs. Vous pouvez également sélectionner Transférer vers une autre division puis Sélectionner une division (celle vers laquelle vous souhaitez transférer ces utilisateurs).
  5. Cliquez sur Enregistrer.

 

Importation de divisions au format CSV

Comment ça marche

Importez un fichier CSV pour ajouter des divisions ou mettre à jour des divisions existantes. Vous pourrez ajouter ou gérer des utilisateurs dans des divisions une fois ces dernières configurées.

Configuration de feuilles de calcul

Téléchargez notre Exemple de modèle pour commencer avec un fichier CSV correctement formaté que vous pourrez modifier, enregistrer et réimporter. Si vous partez de zéro, créez une feuille de calcul dans une application comme Excel, Numbers ou Google Sheets.

Veillez à insérer les champs d’en-têtes suivants dans la première rangée de votre feuille de calcul : Nom de la division, Description, Région et Centre de coût

 

Suivez ces conseils lorsque vous ajoutez des données à votre feuille de calcul :

  • Les descriptions peuvent comporter jusqu'à 300 caractères, les autres champs sont limités à 255.
  • Le fichier peut comporter jusqu’à 200 rangées.
  • Vous devez indiquer le nom de la division.
  • Si vous mettez à jour des divisions existantes, veillez à ce que le nom de la division répertorié dans votre feuille calcul corresponde à celui répertorié dans SurveyMonkey, sinon une nouvelle division sera créée.
Enregistrement du fichier CSV Vous pourrez probablement enregistrer votre fichier CSV sous différents formats .csv, mais tous les formats ne pourront pas être importés. Essayez d’enregistrer votre fichier sous l’un de ces deux formats :
      CSV UTF-8 (délimité par une virgule)
      MS-DOS séparé par une virgule

Importation

Pour importer des divisions au format CSV :

 

  1. Sélectionnez l’onglet Divisions.
  2. (Facultatif) Cliquez sur Exporter au format CSV pour télécharger la liste complète des divisions et leurs paramètres (vous en aurez peut-être besoin plus tard).
  3. Cliquez sur la flèche vers le bas en regard du bouton Ajouter une division et sélectionnez Importer au format CSV.
  4. (Facultatif) Cliquez sur Télécharger un exemple de modèle pour télécharger un fichier CSV correctement formaté que vous pourrez modifier et réimporter.
  5. Glissez-déposez le fichier CSV ou parcourez l'arborescence des fichiers pour le trouver et le joindre.
  6. Cliquez sur Suivant. Passez en revue les premières rangées du fichier CSV pour vous assurer que vos données sont dans le bon ordre.
  7. Cliquez sur Importer. Durant l’importation, veillez à ne pas fermer ou actualiser la page.
  8. Une fois l’importation terminée, cliquez sur Télécharger le rapport pour voir le statut d’importation par division et identifier toute erreur éventuelle. Si vous ignorez le message Importation terminée, vous ne pourrez pas télécharger le rapport.

Erreurs d’importation

Une fois l’importation terminée, vous pourrez télécharger un rapport pour voir le statut d’importation de chaque rangée. Si le fichier contient des erreurs, corrigez-les puis réimportez le fichier.

Si le message Erreur d’importation s’affiche lorsque vous chargez votre fichier CSV, il est probable que :

  • les données n'aient pas été correctement formatées,
  • les colonnes ne soient pas dans le bon ordre,
  • le nom de certaines divisions n'ait pas été indiqué,
  • la feuille de calcul contienne des données supplémentaires,
  • la feuille de calcul comporte plus de 200 rangées,
  • le fichier CSV n’ait pas été enregistré au bon format CSV.

 

Importation d’utilisateurs au format CSV

Comment ça marche

Les administrateurs principaux et les administrateurs peuvent importer un fichier CSV pour ajouter ou gérer les utilisateurs actifs de leur équipe.

Si l’option authentification unique est activée pour votre équipe, vous ne pourrez pas ajouter d'utilisateurs via l’importation au format CSV.

Configuration des feuilles de calcul

Téléchargez notre Exemple de modèle pour commencer avec un fichier CSV correctement formaté que vous pourrez modifier, enregistrer et réimporter. Si vous partez de zéro, créez une feuille de calcul dans une application comme Excel, Numbers ou Google Sheets.

Veillez à insérer les champs d’en-têtes suivants dans la première rangée de votre feuille de calcul : Nom d’utilisateur, Adresse email, Rôle, Division (utilisateur), Division (administrateur)

 

Suivez ces conseils lorsque vous ajoutez des données à votre feuille de calcul :

  • Chaque utilisateur doit avoir sa propre rangée.
  • Indiquez le nom d’utilisateur et faites-en sorte qu'il corresponde à celui répertorié dans SurveyMonkey.
  • Le fichier peut comporter jusqu’à 10 000 rangées et doit être inférieur à 5 Mo.
  • Utilisez des virgules pour séparer les noms de division si vous ajoutez un utilisateur comme administrateur de plusieurs divisions.
Enregistrement du fichier CSV Vous pourrez probablement enregistrer votre fichier CSV sous différents formats .csv, mais tous les formats ne pourront pas être importés. Essayez d’enregistrer votre fichier sous l’un de ces deux formats :
      CSV UTF-8 (délimité par une virgule)
      MS-DOS séparé par une virgule

Importation

Pour importer un fichier CSV :

 

  1. Cliquez sur l’onglet Gérer des utilisateurs.
  2. (Facultatif) Cliquez sur Exporter au format CSV pour télécharger la liste complète des utilisateurs de votre équipe ainsi que le statut de leur compte.
  3. Cliquez sur Importer au format CSV.
  4. (Facultatif) Cliquez sur Télécharger un exemple de modèle pour télécharger un fichier CSV correctement formaté que vous pourrez modifier et réimporter.
  5. Glissez-déposez le fichier CSV ou parcourez l'arborescence des fichiers pour le trouver et le joindre.
  6. Cliquez sur Suivant.
  7. Passez en revue les 5 premières rangées du fichier CSV pour vous assurer que vos données sont dans le bon ordre. Cliquez sur Importer.
  8. Une fois l’importation terminée, cliquez sur Télécharger le rapport pour voir le statut d’importation par utilisateur et identifier toute erreur d’importation éventuelle. Si vous ignorez le message Importation terminée, vous ne pourrez pas télécharger le rapport.

Erreurs d’importation

Une fois l’importation terminée, vous pourrez Télécharger un rapport poru voir le statut d’importation de chaque rangée. Si le fichier contient des erreurs, corrigez-les puis réimportez le fichier.

Si le message Erreur d’importation s’affiche lorsque vous chargez votre fichier CSV, il est probable que :

  • les données n'aient pas été correctement formatées,
  • les colonnes ne soient pas dans le bon ordre,
  • la feuille de calcul contienne des données supplémentaires,
  • la feuille de calcul comporte plus de 10 000 rangées ou dépasse 5 Mo,
  • le fichier doive être enregistré dans un format CSV différent,
  • la feuille de calcul comporte plus d’utilisateurs qu’il n’y a de sièges dans votre équipe.

 

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