Legge til kontakter i e-postinvitasjoner

Legge til kontakter
Importmetoder
Ugyldige e-postadresser
Redigere kontakter

Finn ut hvordan du legger til kontakter (mottakere) i en e-postinvitasjon, slik at du kan sende spørreundersøkelsene dine via e-post.

Legge til kontakter

Slik legger du til kontakter med en importmetode:

Klikk på Legg til kontakter øverst til høyre i meldingen.
Velg en importmetode (beskrevet mer detaljert nedenfor).
Gi gruppen et navn (e-postadressene lagres i kontaktene dine).
Bestem hva du vil gjøre hvis den allerede finnes i kontaktene. Du kan enten oppdatere kontaktinformasjonen knyttet til e-postadressen med informasjonen i gjeldende import, eller se bort fra informasjonen i importen slik at informasjonen du allerede har for den kontakten, forblir som den er.
Klikk på Legg til.
Les avsnittet nedenfor hvis du ser noen feil.

Påse at du bare bruker individuelle e-postadresser og ikke en listeserver, en distribusjonsliste eller et e-postalias (fordi bare én person fra listen vil kunne ta undersøkelsen).

Kopiere og lime inn e-postadresser

Du kan skrive inn eller kopiere og lime inn en liste over e-postadresser direkte i Send til-feltet. Bare sett dem inn og trykk på Enter.

Grenser for antall mottakere og meldinger

Det er en grense for hvor mange personer du kan sende til, og hvor mange meldinger du kan sende på en dag: sendings-, import- og tegngrenser

Importmetoder

Manuell liste (enkel kopier og lim inn)
Manuell liste (avansert kopier og lim inn)
Du kan kopiere og lime inn en liste over e-postadresser, navn og tilpassede data ved å bruke alternativet for manuelle import.

Hvis du bruker et poststed og en delstat (som Portland i Oregon) opprettes to felt: ett for Portland og ett for Oregon.

Hvis kommaene er for forvirrende, kan du ganske enkelt kopiere og lime inn radene i regnearket i boksen!
Retningslinjer: Hver e-postadresse må være på en egen linje med tilpassede datafelt atskilt med komma. Hvis du ikke har informasjon for et gitt felt, setter du inn et mellomrom. Du må oppgi e-postadressen først: E-postadresse, fornavn, etternavn, tilpasset 1, tilpasset 2 osv.

Eksempel: Her er en eksempelliste med e-postadresse, fornavn, etternavn og 3 tilpassede felt (alder, kjønn og iskremsmak). Vi har ikke Janes alder, vi har ikke Pats alder eller kjønn, og vi vet ikke hva slags iskrem Marge liker, så vi lar disse være tomme:

bob@email.com, Bob, Thompson, 39, mann, sjokolade
jante@email.com, Jane, Smith, , kvinne, jordbær
marge@email.com, Marge, Simpson, 33, kvinne,
pat@email.com, Pat, Lyon, , , pistasj
CSV-regneark
Du kan opprette et regneark e-postadresse, navn og t ilpassede data i et program som Excel, Numbers eller Google Sheets, og deretter laste det ned som en CSV-fil for opplasting til SurveyMonkey.
Retningslinjer: Hver kontakt må være på en egen rad i regnearket. Hvis du ikke har data for en bestemt kontakt, lar du cellen være tom. Fjern overskriftsraden fra regnearket før du importerer det. Plasser kolonnene i denne rekkefølgen med e-postadressen i den første kolonnen: E-postadresse, fornavn, etternavn, tilpasset 1, tilpasset 2 osv.

Eksempel:

Se et skjermbilde av en riktig formatert CSV-fil.
E-postimport
- Du kan bruke Gmail, Yahoo! Mail, LinkedIn, Microsoft 365 eller Outlook.com til å importere alle kontaktene. Hvis du gjør endringer i kontaktene i e-postkontoen, gjenspeiles de ikke i SurveyMonkey (SurveyMonkey-kontoen din synkroniseres ikke med disse programmene).
- Hvis du bare vil legge til noen kontakter eller importere kontakter fra en annen e-postleverandør eller et annet nettsted, går du til e-postkontoen din, eksporter ønskede kontakter til en CSV-fil, og importer filen til SurveyMonkey. Hvis du trenger instruksjoner for hvordan du eksporterer kontaktene dine til en CSV, kan du søke i hjelpesenteret til e-postleverandøren din.
- Outlook.com, den gratis nettbaserte e-posttjenesten som tidligere het Hotmail.com, er forskjellig fra e-postprogrammet Microsoft Office Outlook. Hvis du vil importere kontakter fra Microsoft Office Outlook, må du først eksportere kontaktene til en CSV-fil, og deretter importere filen. Eller spør IT-avdelingen din om Outlook-programmet er del av Microsoft 365.

Ugyldige e-postadresser

Hvis du ser en feilmelding om ugyldige e-postadresser eller at "noe gikk galt" når du prøver å sende eller planlegge en melding, betyr det at du kan ha

lagt til flere like e-postadresser
inkludert kontakter som har valgt bort eller som sender meldingene i retur
importert en kontaktliste som ikke var riktig formatert

Flere like e-postadresser

Du kan som standard sende én e-postinvitasjon per e-postadresse per inngangspunkt. Når du inviterer flere og legger til en kontakt som allerede har fått tilsendt en invitasjon fra inngangspunktet, fjerner vi vedkommende automatisk fra kontaktlisten din før vi sender den nye meldingen. Det kan hende at Enterprise-kunder kan tillate duplikatinvitasjoner når de velger å invitere flere.

Hvem som helst kan opprette et nytt inngangspunkt for e-postinvitasjoner for undersøkelsen hvis du vil at noen skal ta en undersøkelse mer enn én gang. Hvis du ønsker å sende invitasjonsmeldingen til noen på nytt, kan du sende dem en engangspåminnelse.

Valgt bort eller returnert

Du kan ikke sende meldinger til personer som har reservert seg eller sender meldingen i retur. Be dem om å melde seg på igjen hvis de ønsker å ta undersøkelsen din. Deretter oppretter du et nytt inngangspunkt for e-postinvitasjoner for å sende dem undersøkelsen (det gamle inngangspunktet vil fortsette å føre dem opp som valgt bort eller returnert).

Du kan se etter bortvalgte eller returnerte e-poster på Mottakere-fanen under Sendt-kolonnen.

Feil med regneark og kontakt

Hvis du har importert eller lagt til en kontaktliste som ikke var riktig formatert, vil du ikke kunne sende meldingen. Her får du noen tips for å fikse feilene. Prøv deretter å legge til kontaktene på nytt.

Det er en fast grense på 10 000 rader per regneark, men det kan være nyttig å dele opp store lister i flere CSV-filer. Vi foreslår filer med færre enn 2500 rader hver, og at du importerer én fil om gangen. Eller du kan bruke alternativet for manuell import og kopiere og lime inn radene i regnearket.
Slett overskriftsraden fra regnearket. Eventuell formatering av overskriftsraden kan forårsake feil.
Sørg for at du bruker et godkjent skilletegn for regnearket (kolon, semikolon, loddrett strek, komma eller tabulator), og at tegnkodingen er i Unicode ( UTF-8 eller UTF-16).
Hvis regnearket inneholder asiatiske tegn, må du sørge for at tegnkodingen er satt til UTF-8-formatet.
Hvis du bruker en Mac, kan du prøve å lagre filen som MS-DOS kommadelt (.csv). Gå til Fil > Lagre som > Format.
Se gjennom import-, sendings- og tegngrensene våre for å få mer informasjon om spesialtegn og personlige domener.
Hvis du kopierer og limer inn en liste over e-postadresser med alternativet for manuell import, må du sørge for at e-postadressen er oppført først, deretter kan du legge til annen informasjon. Ta en titt på eksempelet ovenfor.

Redigere kontakter

Utkast eller planlagt e-post

Du kan fjerne kontakter fra e-postutkast eller planlagte e-poster. Klikk på Gjenoppta på Oversikt-fanen, og utvid kontaktgruppen i e-postinvitasjonen.

Påminnelser og takk

Når du sender en påminnelse eller takk , laster du ikke opp kontakter fra grunnen av. Du kan i stedet velge blant de du allerede har invitert.

Klikk på Rediger mottakere i en påminnelse- eller takkemelding for å fjerne mottakere. Du kan fjerne opptil 1000 mottakere.

Oppdatere e-postadresse eller tilpassede data

Slik oppdaterer du noens data på Mottakere-fanen:

Klikk på brukernavnet ditt øverst til høyre for å gå til Kontakter.
Finn e-postadressen, klikk på kontakten for å gjøre endringer, og lagre.
Gå tilbake til inngangspunktet for e-postinvitasjoner.
Du skal se den nye informasjonen på fanen Mottakere. Alle nye meldinger du sender, vil bruke den oppdaterte informasjonen du lagret i kontaktene.
Eksporter dataene fra Mottakere-fanen for å bruke dem ved analysering av resultatene. Kontaktinformasjon hentes inn i undersøkelsesresultatene når en mottaker sender inn sine svar, så de oppdateres ikke når du redigerer i kontakter.

Sendte meldinger
Du kan slette en mottaker fra en sendt e-postinvitasjon. Du kan måtte gjøre dette hvis en mottaker utøver sin rett til sletting. I dette tilfellet må kontoinnehaveren slette alle personopplysningene og svardataene knyttet til mottakeren.

Slik sletter du en mottaker fra inngangspunktet:
1. Gå til delen Innhent svar i undersøkelsen.
2. Åpne inngangspunktet for e-postinvitasjoner som ble brukt til å sende undersøkelsen.
3. Klikk på Mottakere-fanen.
4. Klikk på mottakerens e-postadresse.
5. Klikk på Fjern mottakeroppføring.
Dette fjerner mottakeren fra inngangspunktet for e-postinvitasjoner. Når du mottar en forespørsel om utøving av rett til sletting, anbefaler vi også at du gjør følgende:
- Slette enkeltpersonens svar
- Slette mottakerens kontakt

Relaterte artikler

Språkkoder

Sende flerspråklige spørreundersøkelser via e-postinvitasjon

Kan en respondent fylle ut samme spørsmål eller side flere ganger?