Comment envoyer des emails depuis Gérer les utilisateurs

SurveyMonkey Apply dispose d'un outil de courrier électronique qui vous permet de communiquer avec les utilisateurs de votre site. Le fait d'envoyer des emails aux utilisateurs à des étapes clés permet de les suivre tout au long du processus. Cependant, nous disposons de moyens d'automatiser les emails en envoyant des emails via des automatisations. Dans certains cas, vous devrez peut-être les contacter manuellement. Cet email vous explique comment envoyer un email via la section Gérer les utilisateurs de votre site. Vous pouvez également envoyer des emails via la section Gérer les demandes du programme.

Dans cette section, vous pouvez contacter les utilisateurs de votre site par email. Cette option est courante si vous souhaitez contacter des utilisateurs spécifiques à propos de leur compte. Par exemple, vous avez remarque qu'un évaluateur ne s'est pas encore connecté pour finaliser son classement.

N'oubliez pas que si vous souhaitez envoyer un email à un demandeur en fonction de détails concernant sa demande, nous vous conseillons de le faire via la section Gérer les demandes du programme. Cela est dû au fait que cette section vous permettra d'inclure des variables de chaînage liées à la demande. Si vous envoyez l'email via Gérer les utilisateurs, vous ne pourrez pas accéder aux informations spécifiques concernant les demandes.

Envoyez des emails à des utilisateurs individuels ou à des groupes d'utilisateurs concernant leur statut, leurs échéances ou d'autres communications importantes.

Pour envoyer manuellement un email à un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs :

  1. Accédez à Gérer les utilisateurs.
  2. Sélectionnez le ou les utilisateurs à qui vous souhaitez envoyer un email. Vous pouvez utiliser les fonctions Rechercher par ou Filtres pour afficher une liste d'utilisateurs spécifiques
  3. Cochez la case en regard du ou des utilisateur(s) à qui envoyer un email
  4. Cliquez sur l’icône Email.
  5. Choisissez de rédiger un nouvel email ou d'envoyer un email à l'aide d'un modèle

Pour rédiger l’email :

  1. Sélectionnez l’adresse d’expédition de l’email. Ces adresses email peuvent être modifiées dans la section Emails du site.
  2. Saisissez l'objet de votre email. 
  3. Facultatif : incluez tous les fichiers d'une taille maximale de 5 Mo en cliquant sur Ajouter une pièce jointe, puis sélectionnez le fichier à joindre depuis votre ordinateur.
  4. Saisissez votre contenu et mettez le message en forme selon vos besoins.
  5. Facultatif : Ajoutez des variables de chaînage à vos emails afin de personnaliser les emails que vous envoyez aux destinataires.
  6. Vérifiez vos destinataires. Par défaut, les utilisateurs que vous avez sélectionnés sont ajoutés comme destinataires de l'email. Si vous souhaitez ajouter des destinataires supplémentaires, saisissez Ajouter des destinataires supplémentaires et ajoutez des destinataires qui ne figuraient pas dans la liste initiale des destinataires. Ceci n'est pas considéré comme une copie (cc) et vous ne pourrez pas ajouter de personne en copie à cet email.
  7. Choisissez d'envoyer votre email immédiatement ou programmez-le pour une date et une heure ultérieures. Consultez Comment gérer les emails planifiés pour en savoir plus.
  8. Facultatif : Enregistrez votre email en tant que modèle en cliquant sur le bouton Enregistrer en tant que modèle au-dessus de l'éditeur d'emails.
  9. Facultatif : Aperçu de l'email
  10. Cliquez sur Envoyer maintenant ou Programmer l’email selon l’option choisie à l’étape 8.

Pour rédiger l’email :

  1. Sélectionnez l’adresse d’expédition de l’email. Ces adresses email peuvent être modifiées dans la section Emails du site.
  2. Saisissez l'objet de votre email. 
  3. Facultatif : incluez tous les fichiers d'une taille maximale de 5 Mo en cliquant sur Ajouter une pièce jointe, puis sélectionnez le fichier à joindre depuis votre ordinateur.
  4. Cliquez sur le bouton Modèles d’email en bas de la page
  5. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser.
  6. Facultatif : Ajoutez/modifiez des variables de chaînage à vos emails afin de personnaliser les emails que vous envoyez aux destinataires.
  7. Vérifiez vos destinataires. Par défaut, les utilisateurs que vous avez sélectionnés sont ajoutés comme destinataires de l'email. Si vous souhaitez ajouter des destinataires supplémentaires, saisissez Ajouter des destinataires supplémentaires et ajoutez des destinataires qui ne figuraient pas dans la liste initiale des destinataires. Ceci n'est pas considéré comme une copie (cc) et vous ne pourrez pas ajouter de personne en copie à cet email.
  8. Choisissez d'envoyer votre email immédiatement ou programmez-le pour une date et une heure ultérieures. Consultez Comment gérer les emails planifiés pour en savoir plus.
  9. Facultatif : Enregistrez votre email en tant que modèle en cliquant sur le bouton Enregistrer en tant que modèle au-dessus de l'éditeur d'emails.
  10. Facultatif : Aperçu de l'email
  11. Cliquez sur Envoyer maintenant ou Programmer l’email selon l’option choisie à l’étape 7.

Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, consultez la section Comment gérer les modèles d'email.

Après avoir rédigé votre email, vous pouvez sélectionner Aperçu de l’email pour voir votre email tel qu’il sera vu par les destinataires. Vous pouvez également cliquer sur Envoyer le test pour vous envoyer un email et voir comment se présente la mise en forme dans votre programme de messagerie. Pour l’ aperçu de l’email, si vous disposez de variables de chaînage, l’aperçu choisira l’un des utilisateurs de votre liste de destinataires à prévisualiser et vous pourrez voir les informations insérées dans l’email si elles s’appliquent à cet utilisateur.

REMARQUE : La fonctionnalité Envoyer un email de test n'enverra PAS de pièces jointes et n'inclura pas de variables de chaînage. Elle est simplement destinée à tester le format et la distribution des emails. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Comment tester votre site SM Apply.