Cet article vous explique comment organiser vos demandes d’un cycle à l’autre et rendre l'expérience optimale pour vous et vos utilisateurs.
L’étape importante de cette procédure est l'Étape 2 : Archivage de vos demandes. Cela est dû au fait que cela oblige les demandeurs à créer une nouvelle demande pour le nouveau cycle. Lorsque les demandes ne sont pas archivées, les demandeurs peuvent faire face à divers inconvénients, notamment annuler les demandes de l'année précédente ou être limités par les limites des demandes.
De plus, certains processus automatisés peuvent ne pas fonctionner aussi efficacement si la demande n'est pas nouvelle. Enfin, lorsque la demande passe au processus d’évaluation, l’évaluateur peut voir ses anciennes réponses au lieu de se voir proposer un nouveau formulaire d’évaluation.
Avec les tâches réutilisables des demandeurs, vous pouvez effectuer l’Étape 3 : permettre aux demandeurs de réutiliser leurs réponses. Cette option permet aux demandeurs de tirer des formulaires déjà remplis à partir d'autres demandes. Cela leur permettra de gagner du temps lors de la création d'une demande pour la nouvelle année.
Cette étape vous permet d'ajouter des étiquettes à vos demandes pour l'année ou le cycle auquel elles se rapportent. Cela vous permettra de localiser facilement ces demandes à l'avenir.
Pour ajouter une étiquette à vos demandes :
Après avoir étiqueté vos demandes, vous devrez les archiver. Pour plus d'information sur l'archivage des demandes, consultez la section Comment archiver des demandes.
Une fois les demandes archivées, elles seront automatiquement écartées à l'aide du Filtre de statut situé en haut de la page.
Pour retrouver vos demandes archivées, vous pouvez changer le filtre de statut sur Demandes archivées et utiliser le filtre enregistré créé ci-dessus pour filtrer les demandes par an.
Si le processus est le même d'une année sur l'autre, vous pouvez définir vos tâches en tant que Tâches réutilisables des demandeurs. Ces tâches peuvent être partagées entre plusieurs programmes, mais elles peuvent également permettre à vos candidats de remplir automatiquement leurs tâches avec les réponses qu'ils ont données dans d'autres demandes.