Comment filtrer les demandes

Lorsque vous gérez les demandes d'un programme au sein de votre site, vous devez suivre leur progression, vous assurer qu'elles sont traitées correctement, identifier les tendances dans les demandes incomplètes, et bien davantage. Cet article explique comment appliquer des filtres à votre page Gérer les demandes pour afficher les demandes qui sont importantes pour vous et les actions que vous souhaitez effectuer.

Tout au long de cet article, nous ferons référence à plusieurs icônes et menus qui vous permettront de créer, gérer et appliquer des filtres à vos applications. Vous trouverez ci-dessous un résumé de ces fonctionnalités, ainsi qu'une brève description de leur rôle.

Le menu de filtres vous permet de passer d'une demande active à une demande inactive. Ce filtre s'applique en même temps que les filtres personnalisés appliqués aux demandes du programme. Les demandes actives sont affichées par défaut lorsque vous accédez à Gérer les applications.

Pour alterner entre les demandes actives et inactives :

Le fait de passer d'un filtre actif à un filtre inactif effacera tous les filtres personnalisés appliqués à vos demandes. Assurez-vous de bien enregistrer vos filtres personnalisés avant d'activer/désactiver ce menu si vous souhaitez utiliser le filtre personnalisé souvent à l'avenir, mais ne souhaitez pas le recréer.

Des filtres personnalisés sont utilisés pour filtrer les résultats dans différentes zones d’un site SM Apply. Lorsque vous appliquez un filtre à la page Gérer les demandes, le filtre personnalisé affiche les résultats qui répondent à toutes les conditions appliquées dans le filtre. Un même filtre peut comporter plusieurs conditions afin de cibler des applications spécifiques.

Il existe trois menus pour créer un filtre personnalisé. Le graphique ci-dessous fournit une description de la terminologie utilisée pour décrire le concepteur de filtres personnalisés dans Gérer les demandes et renvoie à un exemple de filtre personnalisé qui pourrait extraire toutes les demandes qui n’ont pas encore été déclarées accordées ou rejetées.

Lorsque vous consultez les demandes depuis la page Gérer les demandes, vous pouvez appliquer un filtre personnalisé à votre liste de demandes.

Pour ajouter un filtre personnalisé :

L’exemple ci-dessus montre comment appliquer un filtre personnalisé pour récupérer les demandes qui ont été soumises.

Une fois le filtre appliqué, une bannière dotée d'un titre récapitulant brièvement le filtre s'affichera sous le menu Condition.

Lorsqu’un filtre a été appliqué, celui-ci s’affiche sous forme de bannière récapitulative directement sous le concepteur de filtres personnalisés. Pour supprimer un filtre, cliquez sur le X figurant dans la bannière du ou des filtres que vous souhaitez supprimer de la page.

Dans certains cas, plusieurs filtres sont nécessaires pour récupérer les demandes souhaitées dans la liste des résultats.

Pour ajouter plusieurs filtres :

Le groupe de filtres suivant est sélectionné dans la partie condition de votre filtre personnalisé. La valeur du filtre varie selon le filtre sélectionné. La plupart de ces filtres sont spécifiques au site, notamment les noms de phases, les titres d'étiquettes et les ID de demandes.

Les champs personnalisés qui ciblent les demandes seront présentés dans la catégorie Détails de la demande pour faciliter le filtrage des demandes. Si un champ personnalisé n'apparaît pas dans la catégorie Informations sur le demandeur, il ne cible pas le rôle du demandeur.

Pour plus d'informations concernant les champs personnalisés, veuillez consulter notre documentation Comment créer un champ personnalisé.

Les champs personnalisés qui ciblent le rôle de demandeur seront présentés dans la catégorie Informations sur le demandeur pour faciliter le filtrage des demandes. Si un champ personnalisé n'apparaît pas dans la catégorie Informations sur le demandeur, il ne cible pas le rôle du demandeur.

Pour plus d'informations concernant les champs personnalisés, veuillez consulter notre documentation Comment créer un champ personnalisé.

Les filtres ci-dessous se trouvent dans la catégorie de condition Phase de demande lorsque vous créez un nouveau filtre dans la page Gérer les demandes.

Ces filtres disposent de choix supplémentaires requis pour remplir un filtre personnalisé qui sont décrits plus loin dans cette section.

Plusieurs sélections sont nécessaires lors de l'application d'un filtre d'achèvement de phase. Comme indiqué précédemment, seules les phases de demande peuvent être sélectionnées pour remplir ce filtre et vérifier si le demandeur est passé à une certaine phase dans le workflow du programme.

Pour appliquer un filtre à l’achèvement de la phase :

Dans l’exemple ci-dessus, le filtre sera appliqué aux demandes qui ont été envoyées à la phase de demande. Seront également supprimées les demandes qui se trouvent actuellement dans cette phase, sauf si la demande a été soumise pendant cette phase.

La section des filtres variables vous permet de filtrer les demandes en fonction de leurs réponses aux formulaires de votre site.

Ces filtres peuvent se rapporter au statut d'achèvement d'une tâche de demande à n'importe quelle phase du workflow. Étant donné que les filtres appliqués ici servent à filtrer les demandes qui apparaissent dans vos résultats, seules les tâches complétées par le demandeur peuvent être utilisées pour ce filer.

Le filtre appliqué ci-dessus est utilisé pour filtrer les demandes pour lesquelles la « Tâche de téléversement » n'a pas été effectuée. Le filtre vérifiera le statut actuel de la tâche, ce qui signifie que, si le demandeur a déjà effectué la « tâche de téléversement » avant de supprimer le fichier, la demande sera incluse dans ce filtre car son statut actuel sera considéré comme « Non commencée ».

Les options disponibles dans cette section dépendront des types de formulaire et des questions de votre site. Pour la plupart des types de questions, vous aurez des critères qui vous permettront de savoir si la question/variable a une réponse ou pas. Cela peut être utile lorsque vous essayez de déterminer la progression d'un utilisateur dans le formulaire, ou si le type de question est facultatif et que vous voulez voir qui y a répondu.

Pour appliquer un filtre de réponses de formulaire :

La valeur/cible à sélectionner lors du développement d’un filtre de réponses de formulaire varie selon le type de question utilisé dans le formulaire auquel cette question est présentée. Vous trouverez ci-dessous une explication de ce qui s'affichera dans le menu Valeur/Cible lorsqu'un type de question particulier sera sélectionné.

Deux autres types de questions ne peuvent pas être filtrées en fonction de leur format. Il s'agit des types suivants :

Les filtres ci-dessous se trouvent dans la catégorie de condition Phases d'évaluation lorsque vous créez un nouveau filtre dans la page Gérer les demandes.

Les options disponibles dans cette section dépendront des types de formulaire et des questions de votre site. Pour la plupart des types de questions, vous aurez des critères qui vous permettront de savoir si la question/variable a une réponse ou pas. Cela peut être utile lorsque vous essayez de déterminer la progression d'un utilisateur dans le formulaire, ou si le type de question est facultatif et que vous voulez voir qui y a répondu.

Pour appliquer un filtre de réponses de formulaire :

Si vous souhaitez filtrer les résultats par l'une de vos phases d'évaluation. Les réponses disponibles dépendent de la configuration de la phase d'évaluation simple.

La valeur/cible à sélectionner lors du développement d’un filtre de réponses de formulaire varie selon le type de question utilisé dans le formulaire dans lequel cette question est présentée. Vous trouverez ci-dessous une explication de ce qui s'affichera dans le menu Valeur/Cible lorsqu'un type de question particulier sera sélectionné.

Deux autres types de questions ne peuvent pas être filtrées en fonction de leur format. Il s'agit des types suivants :

Le paramètre correspondant (2) est utilisé pour spécifier dans quelles circonstances les demandes apparaîtront. Il indique la relation acceptable entre la valeur/cible (3) et la condition sélectionnée (1). Les paramètres correspondants disponibles dépendent de la condition sélectionnée.

La numérotation ci-dessus correspond à l’emplacement de la fonctionnalité tel qu’il est indiqué dans l’exemple ci-dessous.