Les administrateurs bénéficient d’une vue unique pour aider à gérer les demandes pour un programme spécifique au sein du site. Cette vue affiche toutes les informations concernant le demandeur, les documents concernant la demande, les évaluations terminées et les remarques spécifiques à une demande. Cet article donne un aperçu de cette vue et décrit les différentes actions qui peuvent être réalisées ici.
La présentation de la vue Administrateur pour les demandes a été conçue dans un souci d’efficacité afin d’afficher l’application et tous les outils associés dans une seule fenêtre. Cette vue présente les espaces suivants :
| Résumé | Demande | Évaluations | Remarques |
| Affichez des données spécifiques à la demande, comme la liste des collaborateurs travaillant sur la demande, le statut de la demande, les champs personnalisés de la demande, et bien plus. | Affichez le statut et l’achèvement de tâches spécifiques. | Affichez les évaluations terminées de la demande. | Rédigez et évaluez des notes de demandes. |
Après avoir pris une décision (accord ou refus de demande), un cinquième onglet de navigation sera ajouté pour l’historique des décisions.
Pour accéder à cette vue en tant qu’administrateur à partir de l’outil de recherche :
Ou :
La liste des applications se trouve en haut à gauche de l’écran, dans la vue Administrateur pour les demandes. Ceci est une liste complète des demandes qui correspondent au filtre que vous avez appliqué au tableau Gérer les demandes.
Pour passer à une demande spécifique, sélectionnez son titre dans la liste à l’aide de la barre de défilement pour voir les demandes qui se trouvent plus bas dans la liste. Les administrateurs peuvent également parcourir la liste à l’aide des flèches < > situées juste au-dessus de l’icône de téléchargement, sur la droite de la page. Cette section s’affichera ainsi : Demande 1 sur x.
Ce court résumé contient des informations essentielles pour identifier rapidement une demande, avec un minimum d’informations disponibles. Dans ce bref résumé, l’administrateur trouvera :
Sous le bref résumé de la demande se trouvent différentes icônes permettant à l’administrateur de mettre à jour une demande rapidement et de manière efficace :
Les demandes peuvent être accordées directement à partir de la vue Admin des demandes. Pour accorder une demande :
Si une demande ne respecte pas les conditions requises pour être accordée, elle peut être refusée depuis la vue Administrateur des demandes. Pour refuser une demande :
Les demandes peuvent être déplacées vers d’autres phases à partir de cet écran. Cela évite à l’administrateur de devoir quitter la vue de l’application pour mettre à jour l’emplacement de l’application dans le processus. Pour déplacer une demande depuis la vue Administrateur de demandes :
Les automatisations qui se déclenchent lorsqu’une demande passe à une nouvelle phase peuvent être activées en fonction de cette action. Vous devrez peut-être passer en revue les automatisations de programmes de votre site avant de finaliser cette action.
Les étiquettes d’une demande peuvent également être gérées depuis cet écran. Pour ajouter ou supprimer une étiquette :
Vous pouvez également Créer un nouveau statut pour la phase à laquelle se trouve la demande.
Si un demandeur doit être contacté directement au sujet de sa demande, l’email peut être envoyé via l’action email située sur cet écran, juste au-dessus de l’onglet Remarques. L’icône est identifiée par le symbole électronique. Pour envoyer un email depuis cette vue :
ASTUCE ! Pour empêcher des collaborateurs ou des destinataires supplémentaires de recevoir le message, sélectionnez l’icône « x » en regard du nom du destinataire.
Afin de conserver une copie de la demande et des documents requis, une fonctionnalité de téléchargement a également été ajoutée à cet écran. Pour télécharger une demande :
Apprenez-en plus sur les paramètres de téléchargement.
Cette section vous permet d’effectuer quelques actions supplémentaires concernant la demande :
Le résumé est l’un des quatre onglets principaux de cette vue : il permet de séparer les différents composants d’une demande. Quatre titres de cet onglet sont destinés à la redirection des informations du propriétaire de la demande et des données d’état de la demande :
| Description | |
| Demandeurs | Le propriétaire de la demande et tous les collaborateurs se trouvent ici. Les administrateurs peuvent accéder au profil d’un utilisateur en sélectionnant son nom dans cette section. |
| Détails | Cette section est dédiée à l’affichage des détails de la demande en fonction de son statut, notamment la date de dernière modification de la demande, sa première soumission, les étiquettes associées à la demande, et bien plus. |
| Champs personnalisés | Les champs personnalisés de la demande personnalisée sont affichés ici. Ces champs sont modifiables, mais peuvent également être mis à jour via l'importation de données ou les automatisations. |
| Workflow | Cette section permet à l’administrateur de voir rapidement où se trouve la demande dans le workflow du programme. Il s'agit d'une description de la phase actuelle de la demande. Une étoile s'affiche également en regard du numéro de la phase. |
Cet onglet affichera toutes les tâches du programme et déterminera si la tâche a été complétée pour la demande que vous consultez en affichant le statut Terminé(e) ou Inachevé(e). Pour voir une tâche terminée pour cette demande, sélectionnez simplement le nom de la tâche ou les chargements liés à un lien hypertexte.
L’icône Accéder permet aux administrateurs d’accéder rapidement à une tâche donnée sans avoir à parcourir la liste complète des tâches. Lorsqu’une tâche est sélectionnée dans la liste, la page fait automatiquement défiler la page jusqu’à la tâche spécifique dans la liste.
Cet onglet permet de nombreuses actions :
Vous ne pourrez pas annuler cette action.
La réinitialisation d'une tâche effacera toutes les réponses collectées, y compris les fichiers téléchargés, les demandes des collaborateurs (et bien plus) qui ont été remplies par le demandeur. Pour réinitialiser une tâche :
Les tâches masquées/affichées pour le demandeur mettront à jour la visibilité de la tâche dans la liste des tâches du demandeur. Les tâches requises ne seront plus considérées comme requises pour ce demandeur si la tâche a été masquée. Pour masquer ou afficher une tâche à un demandeur :
Une seule option sera disponible à la fois. L'option sera mise à jour une fois que la tâche aura été masquée ou présentée au demandeur. Par exemple, si la seule option disponible est d’afficher la tâche, cela indique que la tâche est actuellement masquée pour le demandeur.
Les tâches externes peuvent également être approuvées depuis cette vue. Une fois que le demandeur a terminé la tâche externe, un administrateur se verra proposer deux choix dans les détails de la tâche, intitulés Confirmer le statut incomplet et Confirmer l'achèvement.
Si les icônes ne sont pas visibles, vous devrez étendre la tâche en sélectionnant la flèche vers le bas située à droite de l’icône Plus d’options.
Cet onglet affichera toutes les phases d'évaluation de votre workflow et déterminera si la tâche de cette phase a été complétée par le ou les évaluateurs en fournissant un statut Terminé(e) ou Inachevé(e). Ce statut s'affichera sous le nom de l'évaluateur. Pour voir une tâche terminée pour cette demande, sélectionnez simplement le nom de la tâche ou les chargements liés à un lien hypertexte.
Seules les évaluations en cours ou terminées seront affichées ici. Les évaluations qui n'ont pas encore été commencées ne s'afficheront pas.
Accédez à une évaluation spécifique en sélectionnant l’icône et la tâche d’évaluation souhaitée. Cela simplifie la navigation pour les administrateurs : la page défile directement jusqu’à la tâche d’évaluation dans la liste des évaluations terminées.
Les administrateurs peuvent réinitialiser une tâche en recherchant la tâche d'évaluation dans la liste des tâches, en sélectionnant l'icône Plus d'options, puis en sélectionnant Réinitialiser la tâche. La réinitialisation d'une tâche effacera toute l'évaluation des évaluateurs. Vous ne pourrez pas annuler cette action.
Passez en revue les remarques terminées, ajoutez une nouvelle remarque ou communiquez par email avec les évaluateurs attribués. Toutes les remarques partagées ajoutées par les administrateurs et les évaluateurs du site seront visibles ici. Pour plus d'informations sur cette fonctionnalité, consultez les Remarques.
Après avoir déterminé si la demande doit être accordée ou refusée, les détails de la décision seront enregistrés dans cet onglet.
| Description | |
| Décision | Affiche « Accordée » ou « Refusée » en fonction de la décision prise. |
| Valeur | Ne s'applique qu'aux demandes accordées, ajoutez/modifiez la valeur que vous souhaitez attribuer à la demande. |
| Date | Affiche la date/l’heure de la prise de décision. |