Présentation de SurveyMonkey Apply : Mode Conception

Pour accéder aux Paramètres généraux, sélectionnez l’icône Paramètres dans la barre des tâches, en haut de la page, puis sélectionnez Général. Ces paramètres régissent l’intégralité du site.

Cette section est dédiée aux fonctionnalités de base de votre site. Le tableau ci-dessous présente les champs modifiables et les actions possibles. Généralement, ces champs ne sont plus modifiés une fois le site actif.

L’accès au site permet aux administrateurs de verrouiller un site et d’en restreindre l’accès pour les rôles de demandeur, d’évaluateur et de recommandeur. Lorsqu’un site est verrouillé, seuls les utilisateurs ayant un rôle d’administrateur peuvent y accéder. Cette option est idéale pour les sites qui ne sont pas encore prêts à être lancés, lors des phases de test par exemple. Dans la mesure où il s’agit d’un paramètre général, le verrouillage du site s’applique à tous vos programmes, y compris les programmes actifs.

Ce message peut être personnalisé pour fournir des détails importants au sujet du site verrouillé, par exemple, la date à laquelle vos utilisateurs pourront réaccéder à votre site pour s’inscrire à un programme ou effectuer des évaluations. Le message saisi ici sera présenté sur votre page d’accueil.   

Astuce ! Vous pouvez également déverrouiller votre site à partir de votre tableau de bord.

Cette section vous permet de définir le thème du site et d’y ajouter des images. Les administrateurs peuvent y gérer l’aspect du site et accéder à l’éditeur CSS.

Modifiez les paramètres ci-dessous pour localiser votre site.

Le tableau de bord est en quelque sorte le hub principal de votre site et affiche un aperçu de tous vos programmes. Pour accéder au tableau de bord du site, cliquez sur le nom de votre site en haut à gauche ou sur l’icône de ruban en haut à droite. 

La première fois que vous vous connecterez à votre site SM Apply, vous accéderez automatiquement à votre tableau de bord du site.

Pour créer un programme sur votre site :

Comment créer des programmes supplémentaires :

Après avoir créé un programme sur votre site, vous devrez peut-être ajouter des programmes supplémentaires. Pour créer des programmes supplémentaires :

L’outil de conception de programmes

L’outil de conception de programmes comporte quatre sections qui vous permettent de configurer votre programme :

1. Paramètres de base

Cette section vous permet de configurer les paramètres suivants pour votre programme. 

2. Demandes

Pour chaque programme que vous créez, vous pouvez également définir des spécifications quant à la façon dont vous voulez identifier et accepter les demandes sur votre site. Ces spécifications incluent :

Demandes

ID de la demande

Remarque : L’identifiant de la demande est composé de 10 chiffres et ne peut pas être modifié sur le site.

Attention ! Cet identifiant ne peut plus être modifié sur une demande une fois que celle-ci a été créée par l’utilisateur.

3. Éligibilité

Pour chaque programme, vous pouvez configurer l’éligibilité pour déterminer si le programme sera disponible ou non pour le demandeur. Vous pouvez définir l’éligibilité d’un prix en fonction des critères suivants :

Pour ajouter des critères d’éligibilité à votre programme

Remarque : Vous devrez revenir à cet onglet après avoir terminé le quiz d’éligibilité si celui-ci n’a pas encore été configuré. Pour accéder au quiz d’éligibilité, sélectionnez l’icône Paramètres dans la barre des tâches en haut de l’écran, puis Éligibilité. 

4. Suppléments

Dans l’onglet Suppléments, vous pouvez ajouter des renseignements supplémentaires sur votre programme tels que les champs personnalisés du programme et les catégories du programme.

Champs personnalisés du programme

Tout champ personnalisé du programme s’affichera ici s’il a été ajouté à votre site (Paramètres > Plus > Champs personnalisés). Étant donné que la cible est Programmes, le champ s’affichera ici et au sein de chaque programme de votre site. Vous pouvez saisir les renseignements associés à ce programme dans ce champ.

Catégories du programme

Ajoutez un programme à une catégorie pour faciliter l’organisation de vos programmes.´ Si vous disposez déjà d’une liste de catégories de programmes sur votre site, elle sera affichée ici.

Pour ajouter une nouvelle catégorie:

Pour ajouter un programme à une catégorie :

Format du score d’évaluation

Choisissez comment afficher les scores d’évaluation des évaluateurs sur votre site. Le format sélectionné s’affichera pour les autres évaluateurs si le partage des résultats est activé. Les scores d’évaluation complets d’une demande ne seront visibles par l’évaluateur qu’une fois qu’il aura terminé son évaluation pour la demande en question.

Cet outil vous offre une vue d’ensemble du processus qui guidera une demande de la phase de demande à la phase de décision finale, en passant par la phase d’évaluation. Vous pouvez y ajouter de nouvelles tâches ou modifier des tâches existantes.

Comment accéder au workflow

Si vous avez créé votre programme pour la première fois et que vous ne l’avez pas encore lancé, il est toujours en mode modification (Conception). Pour accéder au workflow en mode Conception :

Pour accéder au workflow du programme une fois que votre application a été lancée et que vous êtes en mode Surveillance :

SM Apply propose quatre types de phases : Demandeur, Évaluation simple, Évaluation avancée et Attente. Le type de phase définit les tâches qui peuvent exister au sein de cette phase. Lorsqu’un programme est créé pour la première fois, une phase de demande est automatiquement renseignée. 

L’ordre des phases de votre workflow est très important, car il détermine le flux du processus de demandes. Lorsqu’une demande est créée pour la première fois, elle est automatiquement placée dans la première phase de votre workflow, sauf si elle est configurée à l’aide d’automatisations. 

Vous pouvez choisir de réorganiser les phases de votre workflow pour vous assurer qu’elles sont dans le bon ordre en plaçant le curseur sur la phase et en utilisant l’icône Déplacer pour faire glisser la phase vers une nouvelle position.

Pour créer une nouvelle phase :

Les tâches des demandeurs ne peuvent être créées que pour les phases de demande et plusieurs tâches peuvent exister au sein d’une seule phase de demande. De même, les tâches d’évaluation ne peuvent être créées que lors d’une phase d’évaluation simple ou avancée, mais ces phases sont limitées à une seule tâche. Les phases d’attente sont des phases de déplacer des demandes qui ne nécessitent pas d’action supplémentaires. Ces phases n’ont aucune tâche associée.

Pour accéder à la section Tâches de la phase

Vous devez ajouter des tâches à votre phase de demande pour permettre aux demandeurs de les effectuer sur votre site.

Pour ajouter une tâche :

La phase de demande offre six tâches prêtes à être ajoutées au workflow de votre programme :

Lors de la création d’un formulaire, le nom du formulaire est utilisé en tant que titre par défaut. Pour le modifier :

La description du formulaire peut s’avérer extrêmement utile pour fournir des détails et instructions à vos candidats sur les étapes à suivre pour remplir le formulaire. Généralement, les administrateurs ajoutent également leurs propres coordonnées en cas de question des demandeurs. 

Pour ajouter ou modifier la description du formulaire :

Remarque : si le formulaire comporte plusieurs pages, le titre et la description s’afficheront en haut de chaque page. 

Le bouton Aperçu se trouve en bas de la page, dans l’outil de conception de formulaire.

En cliquant sur Aperçu, un nouvel onglet s’ouvrira et vous pourrez tester votre formulaire. Le formulaire s’affichera presque exactement comme il le serait à votre utilisateur. Étant donné que vous prévisualisez le formulaire en tant qu’administrateur, vous verrez également des questions masquées ou des questions JavaScript ; toutefois, vos demandeurs réguliers ne les verront pas.

Remarque : si votre formulaire contient des variables de chaînage utilisées pour insérer des données provenant d’un autre formulaire ou des renseignements spécifiques à l’utilisateur, ces variables ne fonctionneront pas correctement dans l’aperçu et le champ apparaîtra vide. Si vous souhaitez tester vos variables de chaînage, nous vous conseillons d’utiliser une demande de test. 

Les étiquettes de page vous permettent de créer un nom unique pour chaque page de votre formulaire et d’utiliser des fonctionnalités de logique pour rediriger vos utilisateurs vers une page ou une autre. Les étiquettes de page n’ont ni restriction de type de caractères (ex. #@!&$%), ni limite de caractères.

Pour modifier l’étiquette de la page :

Vous pouvez ajouter à un formulaire de deux façons.

Pour ajouter une question au milieu de la page :

 Pour ajouter une question en bas de page :

Si vous disposez d’une longue liste de choix ou de variables ou d’une liste que vous utiliserez souvent dans vos formulaires, l’outil d’édition en masse peut vous aider à convertir les listes en choix/variables/lignes, tout en vous donnant la possibilité de les enregistrer pour les utiliser sur toute question ultérieure. Retrouvez l’outil d’édition en masse sous « Choix » et « Variables » dans la zone d’édition flottante, à gauche de la page.

Vous pouvez également enregistrer des listes de réponses personnalisées. Pour créer une liste personnalisée :

L’éditeur visuel vous permet d’ajouter du texte, des vidéos, des liens et plus encore à votre formulaire. L’éditeur est disponible dans le titre du formulaire et la description du formulaire, mais pas dans les choix ou variables.

Pour accéder à l’éditeur visuel :

Cliquez sur le bouton Source dans l’éditeur visuel pour saisir du code HTML ou CSS. Même si vous pouvez insérer du code JavaScript dans la source, nous vous recommandons de l’insérer dans une question de type JavaScript afin de le retrouver facilement si vous avez besoin de réutiliser le formulaire à l’avenir.

Si vous supprimez des questions/choix de réponses ou si vous retravaillez un formulaire, ces actions risquent de supprimer ou d’altérer vos réponses. Pour en savoir plus à ce sujet, consultez l’article Comment modifier un formulaire en ligne en toute sécurité afin de vous assurer que vos modifications n’altèreront vos données.

Aperçu

Les automatisations permettent de programmer des actions en fonction de l’activité des demandes, de l’achèvement des attributions, des activations de dates, etc. Elles sont gérées depuis deux sections : la page de configuration de la phase et la page automatisations de votre programme. 

Également connu sous le nom d’Activation (ou élément déclencheur), cet évènement fait référence au moment où l’automatisation est exécutée, et à la vérification que toutes les conditions ont été remplies. Pour définir une activation correctement, les menus ci-dessous doivent être configurés.

Remarque : La cible n’est pas systématiquement nécessaire.

Les conditions sont les règles de l’automatisation. Ces règles déterminent si l’automatisation exécutera les actions définies comme DO (À EFFECTUER) après le déclenchement de l’activation. 

L’énoncé DO se compose de toutes les actions qui seront réalisées si l’activation se déclenche et que toutes les conditions sont satisfaites.

Automatisations de phase

Les automatisations de phase sont configurées dans les paramètres de phase de l’onglet Automatisations de phase. Elles ne comprennent que des règles applicables aux demandes qui se trouvent dans la phase en question. Seules les automatisations dont la condition est « La demande est à la phase » s’afficheront dans cette zone. 

Pour accéder aux automatisations d’une phase spécifique :

Pour créer ou modifier une automatisation de phase :

Remarque : Une fois qu’une automatisation de phase a été configurée, elle s’affiche avec les autres automatisations de votre programme sur la page des automatisations, ainsi que dans l’onglet Automatisations de phase de la phase à laquelle elle est associée. 

Automatisations de programme

Les automatisations de programmes sont configurées à partir de l’onglet Automatisations, qui peut être sélectionné en mode de création pour un programme. Ces automatisations ne nécessitent pas de règles associées à une phase spécifique.

Pour accéder à la page Automatisations, où sont répertoriées toutes les automatisations liées au programme :

Pour créer ou modifier une nouvelle automatisation de programme :

Remarque : Une automatisation nouvellement créée ne sera pas active tant que son statut ne sera pas modifié en Active.

Modification des automatisations

Vous pouvez modifier une automatisation depuis la page Automatisations, qu’il s’agisse d’une automatisation de phase ou de programme. Les automatisations de phase peuvent également être modifiées depuis l’onglet Automatisations de phase. En revanche, les automatisations de programme qui n’ont pas été créées depuis la page Automatisation de phase ne sont accessibles que depuis la page Automatisations en mode modification.

Activation et désactivation des automatisations

Lorsqu’une automatisation est créée, elle doit être ACTIVE pour pouvoir être lancée. Pour activer une automatisation depuis la page Automatisations :

Pour désactiver une automatisation depuis la page Automatisations :

Journaux d’activité des automatisations

Pour afficher un journal consultable des instances dans lesquelles des automatisations ont été activées, les administrateurs peuvent sélectionner l’icône Afficher les journaux depuis la page Automatisations ou directement dans l’automatisation, en bas de la page.

Cela peut être utile pour identifier le problème lorsqu’une demande n’a pas suivi le processus prévu ou pour déterminer si une automatisation s’est produite en fonction de l’activité de la demande. Le journal affichera le nom de l’automatisation, la date et l’heure de son activation, le titre de la demande et le nom de l’élément qui a provoqué l’activation de l’automatisation.

Gérer les automatisations

Noms des automatisations

Le nom des automatisations doivent respecter un format prédéfini qui vous permet de les retrouver facilement et de les modifier ultérieurement. Un format commun est :

« L’action : bref résumé de l’automatisation »

Par exemple, si une automatisation est utilisée pour déplacer une demande vers une autre phase d’évaluation en fonction d’une réponse dans un formulaire de classement, l’automatisation peut être nommée :

« Déplacer : la demande approuvée vers une évaluation de suivi »

Ce nom permet à tout administrateur du site de rechercher et de modifier facilement l’automatisation au cas où des modifications seraient apportées au processus lors des cycles ultérieurs.

Astuce ! Si votre automatisation effectue plusieurs actions, veillez à inclure les deux actions dans votre Nom pour pouvoir le retrouver plus tard. Exemple : « Déplacement et envoi de courrier électronique : formulaire de demande complété ».

Remarque : cette mise en forme est une suggestion destinée à vous aider avec l’organisation de votre site.

Dossiers d’automatisations

Ajoutez vos automatisations à des dossiers pour faciliter leur organisation. Si vous avez de nombreuses automatisations, il n’est pas toujours évident de localiser une automatisation spécifique, d’autant plus qu’une même automatisation peut entraîner plusieurs actions. La création de dossiers nommés « Déplacer », « Emails » et « Activation de la date » par exemple peut vous aider à mettre à jour votre processus ultérieurement ou à rapidement identifier un problème avec un programme actif.

Pour créer un nouveau dossier à partir de la page Automatisations : 

Pour ajouter une automatisation à un dossier depuis la page Automatisations :

Remarque : les automatisations ne peuvent être associées qu’à un seul dossier à la fois. 

Vous devez configurer vos tâches d’évaluation et les règles régissant les demandes avant de lancer votre programme. Il est essentiel de tester vos formulaires d’évaluation pour vous assurer que la notation est fiable et cohérente tout au long du processus de demande. Consultez notre article Introduction à SurveyMonkey Apply : Évaluations et attributions pour retrouver une liste d’articles sur la configuration et la finalisation de votre processus d’évaluation.

Nous vous recommandons vivement de tester votre site afin de vous assurer que tous les aspects fonctionnent comme prévu.

Demandes - Ajoutez des demandeurs de test via la gestion des utilisateurs et créez une demande pour ces derniers depuis la page Gérer les demandes du programme. Vous pourrez ensuite assumer leur rôle afin d’effectuer les tâches que vous avez créées et tester les automatisations, formulaires et autres éléments associés à votre processus. 

Évaluateurs - Créez des évaluateurs pour tester l’attribution des demandes de test aux évaluateurs et afficher les formulaires d’évaluation du point de vue d’un évaluateur. Vérifiez que les scores sont calculés correctement, que les données des demandeurs s’affichent comme prévu et que les demandes passent à la bonne phase en fonction d’une évaluation terminée, par exemple. 

Dépannage des automatisations

Si une automatisation ne se déclenche pas comme prévu :

Suppression des demandeurs et demandes de test

Une fois le test terminé, vous pouvez supprimer définitivement les demandes de test pour supprimer ces données de vos demandes actives. Pour supprimer définitivement un groupe de demandes :

Attention ! Vous ne pourrez pas annuler cette action.

Si vos programmes sont actuellement affichés en vue Grille, pour lancer votre programme :

Lancer un programme dans l’affichage en liste

Si vos programmes sont actuellement affichés dans la vue en liste, pour lancer votre programme :

Astuce ! Avant de lancer votre programme, nous vous recommandons de le tester afin de vous assurer que tout est correctement configuré. Une fois le test terminé, nous vous recommandons d’archiver les données de test et de désactiver les comptes de test.

Maintenant que vos programmes sont créés et lancés, consultez notre article  Introduction à SurveyMonkey Apply : Mode Surveillance pour en savoir plus sur la gestion de vos programmes actifs. Vous pouvez toujours revenir au mode modification pour ajuster les paramètres et tâches de vos programmes, mais nous vous déconseillons d’effectuer des changements importants tant que le cycle actuel n’est pas terminé afin d’éviter toute perte de données ou tout problème avec les demandes.