Un programme passe en mode Surveillance juste après son lancement. Si une modification doit être apportée, vous pouvez toujours revenir au mode de modification. Cependant, nous vous déconseillons d’apporter des modifications significatives une fois votre programme en ligne, car cela pourrait interrompre le processus de demande, entraîner des pertes de données et/ou affecter vos rapports. Cet article vous présente les différentes actions et fonctionnalités à votre disposition lorsque vous surveillez vos programmes.
Ajouter un utilisateur manuellement sans envoyer d’invitation
L’ajout manuel d’utilisateurs vous permet d’ajouter simultanément le nom de l’utilisateur, son adresse email et son rôle. La différence entre cette option et l’option d’invitation détaillée ci-dessous est qu’un email ne sera pas envoyé à l’utilisateur pour l’informer qu’il a été ajouté à un site. Si nécessaire, cette étape devra être effectuée manuellement. Cette option est pratique si vous souhaitez terminer la procédure d’ajout des utilisateurs, mais que vous ne souhaitez pas encore leur envoyer d’email.
Pour ajouter un utilisateur au site sans le notifier :
Cette étape impliquera l’envoi d’un email à l’utilisateur, qui lui permettra de terminer le reste de la procédure d’inscription.
Pour inviter un utilisateur :
Dans certains cas, vous devrez peut-être ajouter plusieurs utilisateurs à votre site en même temps. Pour cela, utilisez la fonctionnalité Importer des utilisateurs du site.
Pour importer des utilisateurs en bloc :
Remarque : l’importation d’utilisateurs ne peut se faire qu’un seul rôle à la fois. Si vous souhaitez importer un associé à plusieurs rôles sur le site, vous devrez répéter les étapes ci-dessus pour chaque rôle, en incluant l’utilisateur dans chacun des fichiers CSV à charger. Lorsque l’utilisateur est ajouté une deuxième fois pour un deuxième rôle, SM Apply ajoutera le nouveau rôle au profil existant.
Suppression d’utilisateurs
Pour supprimer un utilisateur du site :
Si vous souhaitez supprimer plusieurs utilisateurs en même temps :
Précautions relatives à la suppression d’utilisateurs
Lorsqu’un utilisateur est supprimé d’un site, toutes les données qu’il a renseignées sont également supprimées. Nous vous conseillons de faire preuve d’une extrême prudence lorsque vous supprimez un utilisateur du site, car cela affectera TOUS ses rôles (y compris son rôle d’évaluateur le cas échéant et ses évaluations terminées). Si vous souhaitez restreindre l’accès des utilisateurs au site et conserver les données qu’ils ont soumises, nous vous conseillons de désactiver leur compte depuis la section Gérer les utilisateurs.
L’intérêt d’assumer le rôle d’un utilisateur est double. Tout d’abord, cela vous permet de tester votre site, notamment ce que différents utilisateurs verront en fonction de leur rôle et des programmes auxquels ils sont associés. Vous pourrez ainsi facilement déterminer si chaque utilisateur a accès aux tâches appropriées en fonction de son rôle et de son activité sur le site. Assumer le rôle d’un utilisateur peut également vous être utile à des fins de dépannage, en vous aidant à identifier les problèmes signalés et à déterminer s’ils proviennent des actions de l’utilisateur ou de la conception du site.
Remarque : si vous êtes dans la vue Plein écran du profil :
Une fois que vous aurez assumé le rôle de cet utilisateur, vous devrez revenir à votre rôle d’administrateur pour accéder aux outils d’administration. Dans le cas contraire, vous recevrez un message d’erreur, car le site vous reconnaîtra uniquement comme l’utilisateur dont vous assumez le rôle et ne vous accordera que son niveau d’accès d’utilisateur.
Pour quitter la fonctionnalité Assumer le rôle :
Remarque : l’utilisation de plusieurs onglets dans SM Apply peut être utile pour modifier simultanément plusieurs zones du site. Dans certains cas, vous remarquerez peut-être que les modifications que vous effectuez ne sont pas prises en compte, ou que les recherches que vous lancez ne donnent pas de résultats. Cela peut être dû aux restrictions d’accès d’un rôle que vous assumez actuellement dans un autre onglet. Si vous recevez un message d’erreur 404 ou un message « Oups ! », c’est peut être parce que vous n’êtes pas revenu à votre rôle d’administrateur avant d’effectuer cette modification.
L’archivage des demandes garantit la précision des données de vos rapports, la clarté du portail des demandeurs et une gestion des demandes facilitée. A la différence de la suppression de demandes, l’archivage permet aux utilisateurs récurrents de réutiliser leurs données.
Pour archiver une demande depuis Gérer les demandes :
Remarque : si une demande archivée par erreur, cette action peut être annulée en localisant la demande archivée et en la restaurant depuis le menu Plus d’options.
Dans SM Apply, il est possible de créer et de mettre à jour les étiquettes de demandes collectées.
Les étiquettes sont ajoutées manuellement aux demandes depuis la page Gérer les demandes d’un programme. Si des étiquettes sont appliquées par erreur, elles peuvent être corrigées manuellement.
Pour ajouter manuellement une étiquette à une demande :
Les étiquettes sont le plus souvent ajoutées à une demande en fonction d’une réponse donnée dans un formulaire de la demande.
Au lieu de surveiller les réponses à ces questions et d’ajouter des étiquettes manuellement, vous pouvez créer une automatisation qui effectuera cette action à votre place.
Appliquer une étiquette en fonction d’une réponse au formulaire
Exemple : un formulaire de candidature contient une question concernant leur spécialisation actuelle.
QUAND EFFECTUER UNE DEMANDE
| Source | Événement | Cible |
| Tâche d’une demande | La tâche est terminée. | Remplir un formulaire |
CONDITIONS
| Formulaire de demande : Quelle est votre spécialisation ? | Est exactement | Arts |
Actions
| Ajouter une étiquette à la demande | Arts |
Astuce ! Lorsque vous utilisez une activation qui permet à l’automatisation de se déclencher lorsqu’une tâche a été modifiée ou terminée, il est préférable de supprimer d’abord toutes les étiquettes ajoutées précédemment en tant qu’action 1, puis d’appliquer l’étiquette en tant qu’action 2. Cela évitera que plusieurs étiquettes ne s’appliquent si le demandeur revient au formulaire et modifie sa réponse. Cette action n’est cependant pas recommandée si d’autres étiquettes ont déjà été appliquées plus tôt dans le processus de demande, car toutes les étiquettes seraient alors supprimées.
Aperçu
Les administrateurs peuvent laisser des remarques sur les demandes. Ces remarques peuvent être privées et visibles uniquement par l’administrateur qui les a ajoutées, ou rendues publiques, en d’autres termes, visibles des autres administrateurs ainsi que des évaluateurs.
Pour accéder aux remarques d’une demande en tant qu’administrateur :
Dans cette section, vous pouvez :
Pour ajouter une remarque qui sera visible par tous les administrateurs et évaluateurs :
Dans l’écran scindé de l’évaluateur, vous pouvez modifier les remarques que vous avez rédigées pour une demande.
Pour modifier une remarque :
Remarque : en tant qu’administrateur, vous pouvez modifier la remarque rédigée par un évaluateur en assumant son rôle.
Si une remarque n’est plus applicable à une demande, vous pouvez la supprimer entièrement. En tant qu’administrateur, vous pourrez supprimer une remarque créée par vous ou par des évaluateurs, mais pas les remarques créées par d’autres administrateurs.
Pour supprimer une remarque :
Attention ! Une fois une remarque supprimée, elle ne peut plus être récupérée.
Cette section est dédiée à la configuration des emails de votre site. Pour accéder à la page Emails :
Une fois sur la page Emails, trois onglets organisent les différents paramètres d’emails dans cette zone : Paramètres des emails, Notifications et Journaux d’activité des emails.
Paramètres des emails
Dans l’onglet Paramètres des emails, vous pouvez configurer l’adresse email d’où sont envoyés les emails, créer des modèles d’email que vous enverrez fréquemment et personnaliser la conception de vos emails. Cet onglet se présente en trois parties : Paramètres des emails, Modèles d’emails et Conception des emails.
Adresses (expéditeur par défaut)
Cette option permet de définir l’adresse email à partir de laquelle sont envoyées les réponses automatiques aux utilisateurs. Par défaut, tous les emails automatiques seront envoyés via l’email No-Reply de SurveyMonkey Apply (noreply@smapply.io). Vous pouvez toutefois personnaliser le nom d’expéditeur des emails envoyés via votre site.
En outre, vous avez la possibilité de personnaliser l’adresse email d’expédition. Pour ajouter votre propre adresse email personnalisée en tant qu’expéditeur par défaut :
Maintenant que l’email a été enregistré sur le site, il reste deux étapes à suivre.
Remarque : cette adresse email sera utilisée pour tous les emails automatiques envoyés depuis le site et ne peut pas être personnalisée pour chaque programme. Vous pourrez toutefois envoyer des emails manuels depuis le site et modifier l’adresse de l’expéditeur.
Vérifier l’adresse email
Depuis la page Paramètres des emails :
Une fois l’email vérifié, son statut passera à Vérifié.
Vérification du domaine
Après avoir modifié l’adresse email par défaut, vous devrez également créer un enregistrement SPF pour votre domaine de messagerie. Celui-ci devra être configuré en externe à partir de votre site dans votre propre domaine.
Une fois l’enregistrement SPF configuré sur votre site :
Une fois l’enregistrement SPF correctement configuré dans votre domaine, le domaine sera mis à jour en tant que domaine vérifié.
Cette section vous permet de gérer vos modèles d’email. Les modèles d’emails sont pré-rédigés pour vous permettre de les envoyer manuellement sans avoir à les réécrire.
Personnalisez l’aspect de vos emails en ajoutant votre propre logo à l’en-tête de l’email.
Pour ajouter un logo à votre email :
Si vous souhaitez supprimer le logo :
Si vous souhaitez simplement changer le logo, vous pouvez suivre les étapes ci-dessus pour ajouter un logo et votre logo existant sera remplacé.
Dans cet onglet, les administrateurs peuvent modifier et gérer les emails de notification envoyés à vos utilisateurs en fonction de leur activité. Ces notifications peuvent être gérées (activées/désactivées) et modifiées depuis cet écran.
Onglet Journaux d’activité des emails
Cet onglet vous permet de suivre tous les emails envoyés depuis votre site, y compris les emails automatisés, les notifications et les emails manuels. Vous pouvez également y gérer les emails planifiés que vous avez configurés pour envoyer à un moment spécifique.
Comment envoyer des emails
Il existe plusieurs façons d’envoyer des emails via le site.
| Emails manuels | Rédiger et envoyer des emails à des utilisateurs sélectionnés. Cela peut être fait en rédigeant un nouvel email, ou à l’aide d’un modèle. Vous pouvez également utiliser un email manuel pour envoyer à un utilisateur les détails de son compte |
| Emails automatisés | Configurez une automatisation qui enverra automatiquement des emails en fonction d’une action effectuée par un utilisateur. Par exemple : un email de confirmation au demandeur lorsqu’il a terminé une tâche spécifique. |
| Notifications | Configurez des notifications prédéfinies sur le site. Ces emails seront envoyés en fonction d’actions communes à chaque site. Vous pouvez configurer le texte de ces emails en fonction de vos besoins. |