Comment tirer le meilleur parti de la mise en œuvre

Ce guide vous explique comment SurveyMonkey Apply crée votre site et vos programmes, un processus en plusieurs étapes qui vous place au cœur de l’action. Ce guide vous donne un aperçu de la façon dont nous pouvons travailler ensemble afin de mener à bien votre projet de manière rapide et efficace !

Identification des besoins

Une phase de découverte concise commence par une compréhension approfondie de vos besoins en matière de workflow ainsi que de vos exigences plus générales. La première étape consiste à identifier votre processus.

Déterminez vos types de tâches favoris (ex. remplir un formulaire, charger un fichier)
Déterminez la méthode d’attribution des demandes aux évaluateurs. SurveyMonkey Apply vous permet de le faire de trois manières différentes : manuellement, via une répartition aléatoire ou en fonction de certaines règles établies.
Assurez-vous de lire « À quoi s’attendre pendant la phase de découverte ». Voici les questions que nous vous poserons de manière à comprendre comment créer un site qui répond à vos besoins.

Collecte de documents et définition du périmètre de travail

La collecte de documents fait partie intégrante de la conception du site selon vos exigences. Commencez par finaliser vos documents de référence.

Finalisez les formulaires de demande, les formulaires de recommandation, les formulaires de notation ou autres emails automatisés.
Apportez les modifications nécessaires à votre périmètre de travail, et renvoyez-le à votre spécialiste de la mise en œuvre Apply avec les documents que vous souhaitez intégrer à votre site.
Ajoutez des précisions sur les questions du formulaire (le cas échéant). Par exemple, vous pouvez choisir une combinaison de questions à choix multiple et de listes déroulantes, rendre certaines questions obligatoires ou facultatives, ou encore utiliser des branchements conditionnels pour permettre aux demandeurs de sauter des questions non pertinentes.

Un calendrier est alors créé en fonction de la phase de collecte. Veillez à ce que les délais fixés pour ce projet correspondent à votre calendrier.

Première démonstration

La première démonstration est l’occasion de voir votre projet en action et d’obtenir plus de détails sur la phase de rétroaction. Nous enregistrerons cette démo et la distribuerons à votre équipe après l’appel afin de faciliter l’échange de commentaires.

Astuces :

Assurez-vous d’avoir terminé la formation Administrateur avant la démo de manière à bien comprendre l’interface administrative d’Apply.
Préparez vos questions sur le fonctionnement d’Apply. Cela nous aidera à nous assurer que vous suivez les meilleures pratiques et que vous tirez le meilleur parti de votre site Apply.

Suggestions

Vous n’avez aucun commentaire pour nous ? Pas de problème ! Nous mettons tout en œuvre pour vous aider à réussir et nous sommes experts en la matière ! Cependant, gardez à l’esprit que la période de rétroaction n’a lieu qu’une seule fois, et nous voulons nous assurer que vous en tirez pleinement profit.

Astuces :

Retroussez vos manches et testez votre nouveau site. Retrouvez tous nos conseils pour démarrer dans cet article !
N’oubliez pas de consulter les ressources disponibles. Notre service d’assistance met à votre disposition une gamme d’articles, de vidéos et de webinaires d’activation.
Remplissez attentivement la feuille de commentaires. Nous vous demanderons de remplir une feuille de commentaires (fournie) et d’y indiquer tous les détails requis pour nous aider à identifier et recréer les problèmes. Plus vos commentaires sont détaillés, plus notre approche peut être personnalisée !
Envoyez vos commentaires en temps utile pour éviter les délais. Vos commentaires nous intéressent ! Nous en avons besoin dans les délais que vous définissez avec votre spécialiste de la mise en œuvre pour nous assurer de respecter votre date de lancement.

Deuxième démonstration

Lors de la deuxième démonstration, nous vous présentons la version de votre site prête à l’emploi. Nous y abordons également les modifications apportées suite à vos commentaires ainsi que les étapes de lancement. Tout comme la première démonstration, cet appel est enregistré et partagé avec votre équipe. À ce stade, votre spécialiste de la mise en œuvre aura effectué toutes les modifications identifiées lors de la phase de feedback.

Si vous avez des changements à effectuer en cours de route, notre équipe de services professionnels est là pour vous aider. Bien entendu, vous êtes toujours libre d’apporter vous-même des modifications à votre site à n’importe quel moment du processus, mais nous vous recommandons de consulter votre spécialiste de la mise en œuvre avant d’effectuer des modifications de manière à éviter les fausses manipulations susceptibles d’induire de nouveaux problèmes !

Astuces :

Profitez de votre site tout neuf !
Utilisez cette étape pour poser d’autres questions sur la mise en œuvre ou sur la façon de gérer votre site une fois lancé.
Assurez-vous d’être à l’aise avec chacune des étapes de lancement de votre site.

Lancement

Nous sommes prêts pour le lancement ! La phase de lancement est la dernière occasion de poser toutes vos questions au sujet de votre site ou des étapes suivantes. Nous vous enverrons toutes les coordonnées utiles (par ex., équipe d’assistance technique et équipe chargée de la Réussite client).

Définitions

Les termes suivants sont couramment utilisés pendant la phase de mise en œuvre d’un projet.

Périmètre de travail : Les détails et délais associés au projet.
Workflow : Le cheminement d’une demande, de son initiation à sa clôture. Le workflow inclut généralement la candidature, l’évaluation, puis l’acceptation ou le rejet.
Phase : Une étape dans le workflow. Nous avons 3 types de phases : candidature, évaluation, en attente. La phase de candidature inclut un ensemble de tâches qu’un demandeur doit effectuer avant de soumettre sa demande. C’est dans la phase d’évaluation que l’attribution des demandes à un évaluateur est définie et que le formulaire de notation de l’évaluateur est hébergé. La phase d’attente est principalement utilisée pour organiser les demandes (ex. acceptées vs refusées), car elle n’est associée à aucune tâche.
Tâche : Une action à effectuer pour un demandeur, un recommandeur ou un évaluateur. Une tâche dans Apply peut être un formulaire en ligne, un chargement de fichier, un paiement, etc.
Déclencheurs/Automatisations : Une action dans le système basée sur une condition préalable.
Affectations : La manière dont une demande est attribuée à un évaluateur ou à une équipe d’évaluateurs. Les attributions peuvent être gérées manuellement, via des règles de distribution aléatoire ou automatisées en fonction de règles prédéfinies (consulter les options possibles ici).
Texte de l’email automatisé : Tout texte que vous souhaitez envoyer automatiquement par email aux utilisateurs, à n’importe quel moment de votre processus.

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Processus de mise en œuvre