Comment appliquer une valeur de champ personnalisé

Maintenant que vos champs personnalisés ont été créés et ajoutés au site, nous pouvons commencer à attribuer des valeurs et à recueillir des données. La cible du champ personnalisé que vous choisissez déterminera l’endroit où se trouvent les valeurs du champ personnalisé et où il peut être modifié manuellement sur le site. Cet article vous explique comment appliquer manuellement et automatiquement des valeurs de champs personnalisées à chacune de vos cibles.

Cette section vous explique comment appliquer une valeur de champ personnalisé à un utilisateur. Ceci s'appliquera à la création d'un champ personnalisé sous l'une des trois cibles suivantes :

Deux méthodes peuvent être utilisées pour appliquer des valeurs de champ personnalisées à un utilisateur

*Cette terminologie changera en fonction du rôle associé à l'utilisateur. Par exemple, s’il s’agit d’un demandeur, il sera lu « Champs personnalisés du demandeur ». S'ils sont membres de plusieurs rôles, les champs personnalisés s'afficheront sous les rôles correspondants.

Dans certains cas, vous pouvez appliquer des valeurs de champs personnalisés aux utilisateurs en masse. Si tel est le cas, vous pouvez le faire à l'aide de la fonction Ajouter import utilisateur.

Cette section vous explique comment appliquer une valeur de champ personnalisé à une demande. Ceci s'appliquera à la création d'un champ personnalisé sous la cible suivante :

Les champs personnalisés pour lesquels la demande a été sélectionnée comme cible peuvent être consultés sur la page Gérer les demandes .

Dans la liste déroulante Colonnes de cette page, vous pourrez ajouter des colonnes de champs personnalisés à votre vue administrative.

Pour modifier manuellement des champs personnalisés dans l’aperçu de la demande administrateur :

Cette section vous explique comment appliquer une valeur de champ personnalisé à un programme. Ceci s'appliquera à la création d'un champ personnalisé sous la cible suivante :

Pour appliquer une valeur de champ personnalisé à un programme :

Cette section vous explique comment appliquer une valeur de champ personnalisé à une décision concernant une demande. Ceci s'appliquera à la création d'un champ personnalisé sous la cible suivante :

Pour appliquer une valeur de champ personnalisé à une décision concernant une demande :

Dans certains cas, vous pouvez exiger que des valeurs de champs personnalisées soient appliquées à votre site en fonction d’une action automatisée. Si c'est le cas, vous pouvez créer une automatisation qui appliquera une valeur spécifique à l'une de vos cibles en fonction d'une activation.

Par exemple, vous pouvez exiger que lorsqu'un demandeur remplit son formulaire de demande, le champ personnalisé du demandeur soit renseigné avec l'adresse postale de l'utilisateur.

Si vous souhaitez qu'un champ personnalisé de l'utilisateur soit mis à jour en fonction d'une action spécifique sur le site, vous pouvez le configurer à l'aide des automatisations.

Pour configurer cela :

Exemples

Dans cet exemple, nous voulons que le champ personnalisé de l’utilisateur soit automatiquement mis à jour lorsque le demandeur a été accepté pour un programme. Ce message s’applique au cas où nous ne voulons pas que le plusieurs programmes ne soient accordés au demandeur.

Quand effectuer une demande

CONDITIONS

Non requis pour ce scénario.

EFFECTUER

Vous pourrez alors référencer le champ personnalisé de l'utilisateur lorsque vous prendrez votre décision, afin de vous assurer que si votre site contient plusieurs programmes, vos demandeurs ne pourront en bénéficier que d'un seul.

Les automatisations peuvent également être utilisées pour appliquer une valeur à un champ personnalisé en fonction d'une action spécifique sur le site.

Pour le configurer :

Exemples

Mise à jour du champ personnalisé avec le trimestre en cours. 

Quand effectuer une demande

CONDITIONS

Conditions à remplir : TOUTES

EFFECTUER

Si nécessaire, vous pouvez dupliquer l'automatisation, puis mettre à jour les conditions et l'action pour le trimestre d'hiver également.

Si vous prenez vos décisions d'attribution et que cous souhaitez que le champ de décision concernant la demande s'applique automatiquement lorsque la décision est prise, vous pouvez le configurer à l'aide des Automatisations.

Pour configurer cela :

Exemples

Dans cet exemple, nous voulons que le champ personnalisé de décision concernant l'attribution soit automatiquement mis à jour lorsque le demandeur a été accepté pour un programme. Ceci vaut dans le cas où nous voulons garder une trace de l’année correspondant à la transaction.

Quand effectuer une demande

CONDITIONS

Non requis pour ce scénario.

EFFECTUER

Parmi les questions fréquemment posées, on retrouve : « Quelle est la différence entre les champs personnalisés des demandeurs et les champs personnalisés des demandes ? ».

La différence est que le champ personnalisé du demandeur est appliqué au compte de l'utilisateur. Il est généralement utilisé pour les informations spécifiques à l'utilisateur lorsqu'il se connecte au site. Quel que soit le nombre de demandes créées par l'utilisateur, ce champ personnalisé sera utilisé de manière cohérente pour toutes les demandes. Par exemple, l'adresse de l'utilisateur ou son numéro d'étudiant, ou même sa couleur préférée. Ces informations sont basées sur le demandeur qui se connecte au site pour créer la demande.

Un champ personnalisé de demande, en revanche, est appliqué à la demande créée, et dans les cas où un demandeur a plusieurs demandes sur le site, les valeurs du champ personnalisé peuvent varier d’une demande à l’autre. Par exemple, vous pouvez saisir le trimestre auquel correspond la candidature. Ainsi, s'il existe plusieurs cycles ou trimestres pour lesquels un candidat peut postuler à un même programme, vous pouvez garder une trace de la candidature d’automne par rapport à la candidature d’hiver.

Exemples

Prenons l'exemple de notre candidat, Tom Jenkins :

Nous avons créé un champ personnalisé de demandeur et activé le formulaire « Ajouter à l'inscription de l'utilisateur ». Nous avons créé un champ destiné au numéro de téléphone afin de pouvoir facilement contacter l'utilisateur par téléphone à l'avenir.

Désormais, lorsque nous accédons au profil utilisateur de Tom Jenkins, nous pouvons très rapidement accéder à son numéro de téléphone, qu'il a saisi lors de son inscription.

Cependant, Tom Jenkins est en train de créer plusieurs demandes sur le site :

Pour chacune de ces demandes, nous souhaitons effectuer le suivi du trimestre au cours duquel la demande a été créée. Par exemple, « Première demande pour le Programme A » est la demande de Tom Jenkins soumise à l'automne pour le Programme A, et « Deuxième demande pour le Programme A » est sa demande formulée en hiver pour le même programme.

Nous avons donc configuré deux automatisations pour appliquer le champ personnalisé lors de la création de la demande, avec la condition basée sur les dates de création de la demande.

Étant donné que la « Première demande pour le Programme A » a été créée entre le 1er septembre et le 31 décembre, nous pouvons définir une automatisation pour appliquer la valeur personnalisée à l'automne dans le champ personnalisé de demande.

Désormais, les champs personnalisés apparaîtront comme suit :

Comme indiqué dans l'exemple ci-dessus, une seule réponse est nécessaire pour obtenir le numéro de téléphone de l'utilisateur. Toutefois, comme les informations relatives au semestre sont différentes pour chaque demande, un champ personnalisé de la demande est utilisé.