Problèmes courants et dépannage : Demandeurs

En tant qu’administrateur, vous êtes susceptible de recevoir des emails de la part de demandeurs pour des questions sur le processus de demande. Cet article présente les problèmes les plus courants auxquels les candidats doivent faire face lorsqu’ils effectuent une demande. Une liste de vérification est également fournie pour chaque scénario afin de vous permettre de résoudre rapidement les problèmes des demandeurs. Vous pouvez également consulter notre article FAQ du demandeur et le partager avec vos demandeurs pour les aider à résoudre eux-mêmes les problèmes fréquemment signalés.

Selon la configuration de votre site, il y a certains moments où une tâche devient indisponible pour le candidat. Si un demandeur vous contacte parce qu’il ne peut pas cliquer sur une tâche pour la modifier, consultez la liste de raisons potentielles ci-dessous pour identifier le problème. 

Si un demandeur ne peut pas modifier une tâche, commencez par vérifier si la date limite pour la tâche/la phase dans laquelle se trouve la demande est passée. 

  1. Accédez à votre workflow.
  2. Accédez aux configurations de la phase.
  3. Vérifiez la date limite de la phase. 
  4. S’il n’y a pas de date limite pour la phase, accédez à l’onglet Tâches.
  5. Vérifiez la date limite de la tâche.
  6. Si tout a été configuré correctement, informez le demandeur de la date limite.

Si le demandeur vous a indiqué qu’il ne pouvait pas modifier une tâche, vérifiez si la date d’ouverture de la phase/tâche (s’il y en a une) est déjà passée. 

  1. Accédez à votre workflow.
  2. Accéder aux configurations de la phase.
  3. Vérifiez la date d’ouverture de la phase. 
  4. Si la phase n’est associée à aucune date d’ouverture, accédez à l’onglet Tâches.
  5. Vérifiez la date d’ouverture de la tâche.
  6. Si tout a été configuré correctement, informez le demandeur de la date d’ouverture et de la date à laquelle il pourra soumettre sa demande.

En fonction des paramètres de votre site, il est possible que le demandeur ne puisse pas modifier la tâche après l’avoir terminée. 

  1. Assumez le rôle du demandeur pour confirmer s’il a terminé la tâche ou non.
  2. S’il a terminé la tâche, accédez au workflow.
  3. Accédez aux configurations de la phase
  4. Ouvrez l’onglet Tâches.
  5. Dans les paramètres de la tâche que vous essayez de modifier, vérifiez si l’option «  Empêcher la modification » a été activée.

Les administrateurs configurent souvent leurs programmes de sorte que certaines tâches doivent être effectuées avant d’autres dans le workflow. Ces tâches sont connues sous le nom de tâches préalables.

Si un demandeur éprouve des difficultés à modifier ou à commencer une tâche sur le site :

  1. Accédez au workflow.
  2. Accéder aux configurations de la phase.
  3. Ouvrez l’onglet Tâches .
  4. Dans les paramètres de la tâche que le demandeur essaie de modifier, vérifiez si des conditions préalables sont définies pour la tâche.
  5. Si c’est le cas, assumez le rôle du demandeur et assurez-vous que ces conditions préalables ont été remplies.

Il est possible que la totalité de la demande ait été verrouillée, manuellement par un administrateur ou automatiquement via une automatisation. 

Pour vérifier si la demande est verrouillée :

  1. Accédez à Mes demandes.
  2. Si la demande est verrouillée, elle s’affichera avec une icône de cadenas en regard de l’ID de la demande. 
  3. Si vous ne savez pas pourquoi la demande est verrouillée, consultez les Journaux d’activité des automatisations pour vérifier si elle a été verrouillée automatiquement.
  4. Si vous souhaitez déverrouiller la demande pour votre demandeur, consultez la section Comment verrouiller/déverrouiller une demande.

Si le demandeur a des difficultés à voir une tâche dans le programme.

  1. Accédez au workflow.
  2. Accéder aux configurations de la phase.
  3. Ouvrez l’onglet Tâches .
  4. Dans les paramètres de la tâche que le demandeur essaie de modifier, vérifiez si des conditions préalables sont définies pour la tâche.
  5. Si c’est le cas, vérifiez si l’option « Masquer la tâche jusqu’à ce que les conditions préalables soient remplies » a été activée.
  6. Si c’est le cas, assumez le rôle du demandeur et assurez-vous que ces conditions préalables ont été remplies.
  1. Consultez la demande dans les journaux d’activité des automatisations pour voir si une automatisation permettant de masquer la tâche a été activée pour cette demande.
  2. Comparez la demande à l’automatisation et ses conditions de déclenchement afin de déterminer pourquoi l’automatisation s’est produite pour cette demande. 
  3. Si nécessaire, vous pouvez afficher la tâche manuellement au sein de la demande.

Si vous pensez qu’une automatisation aurait dû être déclenchée pour afficher la tâche dans une demande :

  1. Comparez la demande à l’automatisation et ses conditions de déclenchement afin de déterminer pourquoi l’automatisation ne s’est pas produite pour cette demande.
    REMARQUE : L’ activation doit être remplie ainsi que toutes les conditions de l’automatisation. Cela vous en apprendra davantage sur les possibles éléments manquant à cette demande. L’automatisation est peut-être mal configurée ou certains détails ne sont pas renseignés pour cette demande.
  2. Apportez les modifications nécessaires conformément à l’étape ci-dessus.

Il est également possible que la tâche ait été masquée manuellement, par vous ou par un autre administrateur du site, pour des raisons propres à cette demande. Si c’est le cas, vous pouvez manuellement réafficher la tâche dans la demande.

Si vous recevez une question relative au formulaire d’un demandeur :

  1. Assumez le rôle du demandeur
  2. Cliquez sur Modifier pour accéder à leur formulaire.
  3. Essayez d’ enregistrer et de continuer leur formulaire afin de reproduire le message d’erreur qu’ils reçoivent. 

Si vous enregistrez le formulaire pour le compte du demandeur, un message vous informant de l’erreur de validation s’affichera. Par exemple, si le champ d’email est associée à des conditions de validation, le problème vient peut-être d’une adresse email saisie incorrectement. Le demandeur devra fournir une réponse au format correct, ou vous devrez supprimer ou modifier les conditions de validation pour tous les demandeurs. 

Lorsque vous tenterez d’ enregistrer le formulaire `a la place du demandeur, vous recevrez un avertissement vous informant qu’il manque une réponse à une question obligatoire. Le formulaire vous indiquera également la question concernée. S’il manque une réponse à cette question, vous devez informer le demandeur qu’il doit remplir ce champ pour pouvoir continuer. 

Si la configuration actuelle est correcte, vous pouvez également choisir de rendre la question facultative pour tous les demandeurs. Si la question est destinée à être obligatoire pour certains demandeurs mais pas pour d’autres, vous pouvez également configurer un branchement conditionnel avancé pour masquer la question aux demandeurs auxquels elle ne s’applique pas. 

  1. Demandez au demandeur de vous envoyer son ou ses fichiers, s’il ne l’a pas déjà fait.
  2. Comparez le format du fichier avec les formats acceptés, tels que définis dans les paramètres de la tâche Joindre un fichier.
  1. Demandez au demandeur de vous envoyer son ou ses fichiers, s’il ne l’a pas déjà fait.
  2. Vérifiez que le fichier que le demandeur essaie de joindre respecte les restrictions que vous avez définies dans les paramètres de la tâche.
  1. Demandez au demandeur de vous envoyer son ou ses fichiers, s’il ne l’a pas déjà fait.
  2. Vérifiez qu’il n’essaye pas de joindre plus de fichiers que la tâche ne le permet.

SurveyMonkey Apply n’accepte pas les fichiers chiffrés. Demandez au demandeur de supprimer le chiffrement de son fichier avant de joindre ce dernier. 

  1. Demandez au demandeur de réenregistrer le fichier sur son ordinateur, ailleurs sur le disque. 
  2. Demandez-lui de joindre la nouvelle version du fichier. 

Si aucun des éléments ci-dessus ne résout le problème, consultez Pourquoi ne puis-je pas modifier ma tâche ?

  1. Confirmez que le demandeur a soumis l’intégralité de sa demande.
  2. Consultez les journaux d’activité des emails pour vous assurer que ces emails ont bien été envoyés.
  3. Demandez au demandeur de vérifier son dossier de courrier indésirable.
  1. Accéder aux paramètres.
  2. Cliquez sur Plus.
  3. Accédez à l’onglet Notifications.
  4. Accédez à l’onglet Demandes.
  5. Vérifiez que « Demande soumise » est sélectionnée.
  1. Assumez le rôle de l’utilisateur
  2. Cliquez sur le nom de l’utilisateur dans le coin supérieur droit.
  3. Accédez à Mon compte.
  4. Accédez à Notifications.
  5. Vérifiez que les notifications d’activité sont activées pour sa demande.
  1. Assumez le rôle de l’utilisateur.
  2. Vérifiez qu’il n’y a pas de bannière en haut de l’écran l’ invitant à vérifier son adresse email.
  3. Si c’est le cas, invitez le demandeur à vérifier son adresse email pour commencer à recevoir des emails.