FAQ pour les administrateurs

Si vous êtes administrateur d’un site et que vous créez et surveillez des programmes sur votre site, voici quelques questions fréquemment posées par les administrateurs de sites SurveyMonkey Apply.

Dès lors qu’un compte a été créé pour un utilisateur, il peut y accéder via cette adresse email. Toutefois, selon les circonstances, un demandeur peut demander une modification de son adresse email.

Le cas échéant, vous pouvez leur fournir le lien vers la section FAQ applicable, qui détaille les étapes à suivre pour modifier leur adresse email :
FAQ pour les demandeurs
FAQ pour les recommandeurs
FAQ pour les évaluateurs

Vous pouvez également la changer pour eux.

Pour modifier l’adresse email d’un utilisateur :

Remarque : assurez-vous que la nouvelle adresse email ne soit pas déjà associée à un compte dans SurveyMonkey Apply.
S’il existe déjà un compte sous cette adresse email, vous ne pourrez pas modifier facilement l’adresse email en suivant les étapes ci-après.

L’utilisateur devra plutôt se connecter via la nouvelle adresse email en tant que nouveau compte. 

En tant qu’administrateur du site, vous recevrez probablement des questions de la part de vos utilisateurs quant à la navigation dans les différentes sections du site.

Pour aider vos utilisateurs à répondre à leurs questions, consultez nos articles de dépannage utiles pour chaque type d’utilisateur :
Problèmes courants et dépannage : Demandeurs
Problèmes courants et dépannage : Évaluateurs
Problèmes courants et dépannage : Recommandeurs 

En tant qu’administrateur de SurveyMonkey Apply, vous n’avez malheureusement pas la possibilité de modifier le mot de passe d’un utilisateur en son nom. Si un utilisateur vous contacte pour modifier son mot de passe, vous pouvez lui fournir le lien suivant :
FAQ générale sur les comptes.

Pour en savoir plus sur le rôle d’administrateur, consultez la rubrique Comment assumer le rôle d’un utilisateur. 

Pour quitter la fonctionnalité Assumer le rôle, cliquez sur le bouton Revenir à admin en haut à gauche de l’écran. 

Lorsqu’un demandeur a été ajouté manuellement au site, il n’est pas actif tant que son adresse email n’a pas été vérifiée et que son compte n’a pas été activé. Pour activer le compte d’un utilisateur, il est possible de lui envoyer une invitation, mais vous pouvez également activer le compte manuellement en tant qu’administrateur.

Dans certains cas, vous souhaiterez peut-être empêcher certains utilisateurs d’accéder à votre site. Dans ce cas, nous recommandons de désactiver l’utilisateur plutôt que de le supprimer du site.

La désactivation des utilisateurs vous permet de restreindre l’accès, mais conserve toutes les données qu’ils ont pu envoyer, qu’il s’agisse de demandes, de recommandations ou d’évaluations.

Comme décrit dans Comment créer un programme – Demandes, vous pouvez personnaliser l’attribution des identifiants aux demandes. Lorsque vous modifiez l’ID du programme, l’ID des demandes déjà créées n’est pas modifié de manière rétroactive. Toutefois, si vous souhaitez changer le format de l’ID de demande pour les nouvelles demandes créées :

Comme décrit dans la section Comment créer un programme – Demande, vous pouvez choisir d’utiliser l’ID de la demande comme titre/nom de la demande, ou bien définir un titre personnalisé par le demandeur. Par défaut, il sera défini sur ID de la demande.

Cependant, pour modifier ce paramètre :

Comme décrit dans la section Comment créer un programme – Demande, vous pouvez choisir le nombre maximal de demandes qu’un demandeur peut créer par programme. Pour définir une limite :

Accédez aux Paramètres du programme auquel vous souhaitez apporter des modifications.
Accédez à l’onglet Demandes. 
Sélectionnez ou désélectionnez Autoriser les demandeurs à effectuer plusieurs demandes.

Si vous sélectionnez cette option pour permettre aux demandeurs d’effectuer plusieurs demandes dans le cadre du programme, cliquez sur Limiter le nombre de demandes à et saisissez une valeur.

SurveyMonkey Apply ne permet pas de prolonger une date limite uniquement pour des utilisateurs spécifiques. La date limite définie pour le programme, la phase ou la tâche sera appliquée à toutes les demandes liées à ce programme.
Néanmoins, pour voir d’autres étapes, consultez notre article Comment gérer/modifier les demandes après une date limite.

Vous pouvez également supprimer la demande en tant qu’administrateur en la déplaçant dans la corbeille via Gérer les demandes.

Pour plus d’informations, consultez la rubrique Comment déplacer les demandes vers la corbeille.

Si un demandeur vous contacte pour obtenir de l’aide afin de retirer sa demande, vous pouvez lui communiquer les étapes indiquées dans la FAQ pour les demandeurs. La personne pourra ainsi procéder à ce retrait sans aide supplémentaire.

Si une demande a été archivée ou mise à la corbeille, vous pouvez choisir de la réactiver sur le site en son nom.

Cette option permet de renvoyer la demande à l’état où elle se trouvaient avant son archivage ou sa mise à la corbeille.

Les demandes ne peuvent être définitivement supprimées d’un site que si elles ont d’abord été marquées comme « À déplacer dans la corbeille ». C’est pourquoi la suppression définitive d’une demande ne peut être effectuée que depuis la page des demandes mises à la corbeille dans Gérer les demandes.

Pour supprimer définitivement un groupe de demandes :

Pour rouvrir une demande après l’avoir soumise :

Cette action rouvrira la demande et permettra au demandeur de la soumettre à nouveau.

Astuce ! Utilisez cette étape si vous avez déplacé une demande vers la phase précédente de demande, afin de permettre au demandeur de modifier une tâche. Une fois que le demandeur aura terminé de modifier la tâche, il pourra renvoyer sa demande. Si, en tant qu’administrateur, vous souhaitez modifier une demande, consultez la section Comment modifier une tâche pour le compte d’un utilisateur.

Pour en savoir plus sur la modification des informations pour le compte d’un demandeur, consultez la section Comment modifier une tâche pour le compte d’un utilisateur.

Après avoir accordé vos demandes, vous pouvez choisir de masquer ou de montrer la décision aux demandeurs sur leur portail.

Afficher la demande du demandeur via Gérer les demandes

Afficher la demande du demandeur via la vue Administrateur des demandes.

Via les demandes

Via la vue Administrateur de la demande

Si vous voulez supprimer une recommandation d’une demande :

Si vous souhaitez rendre les demandes anonymes pour vos évaluateurs dans le volet des évaluateurs :

Ce paramètre permet de masquer toutes les informations personnelles liées au compte du demandeur (prénom, nom, adresse email). Cela n’aura pas d’effet sur le nom de la demande. Cela ne masquera pas le nom personnalisé de la demande, le cas échéant, ou toute information personnelle fournie dans un formulaire.

Comme décrit dans Paramètres généraux : aperçu, vous pouvez mettre à jour le logo et l’image de favicon sur votre site. Pour changer l’une de ces images :

Pour modifier le nom de votre site tel qu’il apparaît sur votre page d’accueil :

Pour des informations détaillées sur l’ajout d’un domaine personnalisé, consultez la section Comment appliquer une URL personnalisée (Vanity).

En cas de question, les utilisateurs peuvent cliquer sur l'icône d'information (i) dans leur compte pour contacter l'administrateur principal (également appelé propriétaire du site).

Pour changer d’administrateur principal :

Remarque : cette modification ne peut être effectuée que par l’actuel administrateur principal. Pour devenir administrateurs principaux, il faut avoir accepté l'invitation associée. Un administrateur principal ayant une invitation en attente ne peut pas être défini comme administrateur principal.

Si vous voulez modifier une phase, accédez aux configurations de la phase. Les configurations varient en fonction du type de phase que vous essayez de modifier. La procédure pour accéder aux configurations sera toutefois la même.

Pour accéder aux configurations de phase :

Si vous souhaitez lancer votre programme, mais n'êtes pas prêt à le montrer à vos demandeurs, ou si vous avez un programme lancé et que vous ne souhaitez plus recevoir de demandes, vous pouvez masquer votre programme.

Pour masquer un programme dans le portail des demandeurs :

Vous remarquerez qu'une nouvelle icône Masqué pour le demandeur s'affiche en haut à droite de la fiche du programme. Cela indique que les demandeurs ne peuvent pas voir les programmes dans le portail des demandeurs.

En fonction de votre abonnement, des limites spécifiques seront appliquées sur le site. Ces limites sont flexibles et ne vous restreindront pas dans la gestion de votre site. Toutefois, lorsque votre site approchera du renouvellement, notre équipe Réussite client vous invitera à échanger sur l'augmentation de ces limites, si nécessaire.

Pour les limites de demandeurs et d'évaluateurs, notre équipe responsable de la Réussite client prendra en compte les utilisateurs actifs de cette période d'abonnement. Par conséquent, si un demandeur n'a pas créé de demande pendant la période d'abonnement, il ne sera pas pris en compte.

Si vous souhaitez discuter de l'augmentation des limites de votre abonnement, contactez notre équipe responsable de la Réussite client à l'adresse smapplycsm@surveymonkey.com.

Vous trouverez ci-dessous des définitions plus détaillées de chaque limite :