Comment définir une date limite pour une phase

Les administrateurs ont l'habitude d'exiger la fin des tâches au sein de leurs phases avant une date spécifique. Par exemple, vous pouvez exiger que les demandeurs envoient tous les documents de leur demande ou que les évaluateurs effectuent toutes leurs évaluations avant une date limite. Notre fonctionnalité Dates limites vous permettra d'appliquer ces limites à vos Phases sur votre site. Si vous souhaitez appliquer une date limite à une tâche de demandeur spécifique, consultez la section Comment définir une date limite pour une tâche de demandeur.

Les dates limites des phases empêchent les demandeurs, les recommandeurs ou les évaluateurs d'accéder à une phase et à toutes les tâches de cette phase après la date limite.

Vous pouvez appliquer une date limite à une phase en procédant comme suit :

  1. Accédez à votre workflow.
  2. Cliquez sur le nom de la phase pour accéder aux paramètres de la phase.
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Cliquez sur le champ Date/Date limite de clôture pour accéder au calendrier de dates.
  5. Sélectionnez la date limite que vous souhaitez appliquer à la phase.
  6. Ajoutez une heure de clôture de la date limite. Le fuseau horaire défini sera basé sur le fuseau horaire de votre site. Toutefois, pour l'utilisateur final, l'heure sera convertie en son fuseau horaire.
  7. Facultatif : saisissez un délai de grâce (en heures). Les périodes de grâce permettent aux utilisateurs d'accéder à une phase ou de la modifier après la date limite. Ce délai supplémentaire ne sera pas visible par les utilisateurs. La valeur ne peut être qu'un nombre entier et la période supplémentaire grâce ne peut pas être placée avec une décimale, comme 1,5.
  8. Vous pouvez maintenant cliquer sur Enregistrer pour confirmer vos modifications.

REMARQUE : La date limite de la phase sera automatiquement appliquée à toutes les tâches de cette phase. Toutefois, si une tâche individuelle a sa propre date limite, celle-ci primera sur la date limite de la phase, à condition que la date limite de la tâche soit antérieure à la date limite de la phase.

En raison des dates limites, les utilisateurs doivent terminer certaines phases à certaines dates afin que votre processus puisse rester dans les délais. Une fois passée la date limite fixée pour une tâche, les utilisateurs ne peuvent plus y accéder, ni la modifier.

Étant donné que les phases d'évaluateurs ne peuvent contenir qu'une tâche d'évaluation par phase, si vous souhaitez appliquer une date limite à la tâche de l'évaluateur, vous pouvez le faire en appliquant la date limite à la phase d'évaluateur.