L’activation des collaborateurs sur un programme permet à un utilisateur d’ajouter des membres supplémentaires à sa demande. Ceci est utile pour les applications nécessitant une collaboration et un accès multi-utilisateurs, ces utilisateurs n’ayant pas à partager un compte de connexion pour y accéder.
L’activation des collaborateurs est spécifique à chaque programme de votre site.
Pour activer les collaborateurs :
Si vous souhaitez configurer les tâches de votre workflow accessibles à vos collaborateurs, vous pouvez activer un paramètre pour chaque tâche.
Remarque : cette procédure déterminera uniquement qui peut modifier la tâche. Toutefois, tous les membres de la demande pourront Afficher tous les formulaires complétés dans la demande.
Exemple : les demandeurs de moins de 18 ans de votre site doivent obtenir un formulaire de consentement de la part de leur parent ou d'un responsable légal. Nous souhaitons donc ajouter le parent/responsable légal en tant que collaborateur du site pour qu’il puisse accéder à la demande et remplir le formulaire de consentement. Cependant, nous ne souhaitons pas que le demandeur soit en mesure de modifier ce formulaire lui-même. Par conséquent, en fonction des étapes ci-dessus, nous sélectionnerions « Collaborateurs uniquement ».
Une fois que vous avez configuré le processus des collaborateurs dans votre programme et votre workflow, les demandeurs pourront commencer à inviter des collaborateurs à leur demande. Ce processus comporte trois éléments principaux.
Dans la demande du demandeur, sur le côté gauche de l’écran, il pourra cliquer sur le bouton Ajouter des collaborateurs. Ce faisant, ils pourront saisir l’adresse email du collaborateur qu’ils sont en train d’ajouter, définir les autorisations de l’utilisateur sur Afficher et modifier ou Affichage uniquement et envoyer un message, le cas échéant, au collaborateur.
Remarque : si votre tâche est réservée aux collaborateurs, ces derniers doivent avoir le statut Afficher et Modifier pour la modifier.
Une fois l’invitation envoyée, le collaborateur la recevra à l’adresse email fournie par le demandeur. Dans cet email, le collaborateur pourra rejoindre la demande ou refuser l’invitation.
S’il clique sur S’inscrire dans l’email, le collaborateur peut se connecter ou effectuer la procédure d’inscription, selon s’il possède déjà un compte.
Une fois connecté, ils seront ajoutés en tant que collaborateur à la demande.
Remarque : si le collaborateur reçoit une invitation pour plusieurs demandes, il doit rejoindre chaque demande via l’email qui lui est envoyé.
Une fois que le collaborateur aura accepté la demande et se sera connecté, ils pourront accéder à la demande. Leurs autorisations dépendront des paramètres attribués à la tâche ainsi que des autorisations définies par le demandeur.