Que vous ayez décidé d’apporter de petites modifications ou que vous révisiez un formulaire entre les périodes de demande, la possibilité de perdre des informations actuellement soumises du fait de modifications de formulaire peut parfois alourdir les workflows et les rapports. Grâce à ce guide, les administrateurs sauront ce qu’ils peuvent modifier ou non en toute sécurité dans un formulaire actif pendant et après la collecte des données.
Un formulaire en ligne est un formulaire qui a collecté des données à n’importe quel moment du cycle de vie de votre site, que ces réponses appartiennent à des demandeurs qui accèdent actuellement à votre site, à des demandeurs qui ont rempli le formulaire lors d’un cycle précédent ou à des demandes de test que vous avez créées en tant que administrateur pour tester le formulaire.
La raison pour laquelle nous déconseillons d’apporter des modifications importantes à un formulaire comme indiqué ci-dessous est que chaque réponse fournie par un utilisateur est stockée dans le formulaire et dans chaque question et choix individuel.
Par exemple, dans un formulaire, vous avez une question : « Quelle est votre couleur préférée ? » et une liste déroulante comportant une liste de choix de couleurs. Si le demandeur sélectionne la réponse « Bleu », cette réponse est stockée dans le choix spécifique de la liste déroulante. Par exemple :
Ainsi, lorsque vous extrayez des rapports ou chaînez des informations vers une adresse email ou un formulaire, cette réponse peut être récupérée via le choix sélectionné.
Si vous deviez ensuite supprimer l’option Bleu de la liste, la réponse de ce demandeur sera également supprimée et ne sera pas disponible, car les étiquettes se changeront pas pour correspondre aux nouveaux choix disponibles :
Si vous deviez générer un rapport, vous remarquerez peut-être que selon l’emplacement du choix dans la liste, la réponse sera vide ou bien les données seront altérées et l’utilisateur pourra voir une couleur différente lors de la sélection. Par exemple, comme Vert est devenu l’étiquette du Choix 2 et que notre candidat a sélectionné Choix 2 comme réponse, la réponse sur le site sera désormais Verte, ce qui est une information inexacte.
Il se passerait la même chose si vous supprimiez la question entière du formulaire. Comme il n’y a plus de question sur le site pour stocker les données, cette information ne serait plus accessible au sein du site.
Tout d’abord, la modification du contenu d’un formulaire n’empêchera pas les candidats d’y accéder ou de le remplir. Dans les cas où les demandeurs ont déjà rempli le formulaire que vous modifiez, le statut Terminé sera conservé grâce aux modifications.
Lorsque vous modifiez le contenu d’un formulaire, voici quelques exemples d’actions qui ne présentent aucun risque :
Voici une liste de toutes les choses à ne pas faire en ce qui concerne la modification des formulaires. Il est possible que les modifications ci-dessous entraînent la suppression de vos données, et si dans certains cas, les modifications peuvent être annulées, ce n’est pas toujours le cas et cela peut entraîner des problèmes supplémentaires.
| À ne pas faire | Avertissement |
| Suppression de questions ou de choix de questions individuels | Attention ! Cette action supprimera les réponses à cette question. |
| Modification des étiquettes de choix/variable | Attention ! Lorsque vous mettez à jour une étiquette de choix ou de variable, le nouveau texte est automatiquement mis à jour dans toutes les applications où ce choix est sélectionné. Dans certains cas, cela est correct, comme corriger une faute de frappe, mais s’abstenir de mettre à jour entièrement la liste. Dans ce cas, une nouvelle question ou une copie du formulaire sont les plus utiles. Vous pouvez vous reporter à la section Comment les informations sont stockées pour de plus amples informations. |
| Suppression des choix/variables actuels | Attention ! Ce type de modification entraînera une modification des données que vous collectez. Lorsqu’un choix est supprimé, toutes les options de choix qui suivent sont créées pour combler le vide. Une personne qui sélectionne correctement l’étiquette du Choix 2 peut se retrouver avec le Choix 3 précédemment étiqueté lorsque vous exportez les résultats ou effectuez les évaluations. |
Certaines modifications apportées aux formulaires peuvent être considérées comme sûres ou provoquer des problèmes, selon la façon dont vous les appliquez. Voici certains des exemples les plus courants.
UTILISATION EN TOUTE SÉCURITÉ : l’ajout d’un nouveau choix ou une variable à une question existante à la fin d’une liste s’intègre sans problème à la question.
| Avant | Après |
| - Choix 1 : Rouge - Choix 2 : Bleu - Choix 3 : Vert - Choix 4 : Jaune - Choix 5 : Violet | - Choix 1 : Rouge - Choix 2 : Bleu - Choix 3 : Vert - Choix 4 : Jaune - Choix 5 : Violet - Choix 6 : Rose |
À ne pas faire : ajouter un choix ou une variable au milieu de la liste. L’interprétation des choix saisis dans les questions fermées est particulière à notre système, qui peut fausser les données si le choix est ajouté au milieu de la liste. Comme décrit ci-dessus dans la section Comment les informations sont-elles stockées ?, les sélections faites par les utilisateurs sont basées sur la valeur du numérique du choix (c.-à-d. Choix 2) et non l’étiquette (« Bleu »). Par conséquent, si vous ajoutez un nouveau choix au-dessus de « Choix 2 : Bleu », Bleu deviendra désormais le 3e choix sur la liste.
| Avant | Après |
| - Choix 1 : Rouge - Choix 2 : Bleu - Choix 3 : Vert - Choix 4 : Jaune - Choix 5 : Violet | - Choix 1 : Rouge - Choix 2 : Rose - Choix 3 : Bleu - Choix : Vert - Choix 5 : Jaune - Choix 6 : Violet |
Utilisation en toute sécurité : les modifications apportées au branchement conditionnel sont généralement sans risque. Vous pouvez ajouter, modifier et supprimer un branchement à votre guise sans affecter les données. Cependant, il est important de faire attention aux « boucles » dans votre branchement. Si quelque chose est configuré de telle sorte que les demandeurs ne peuvent pas naviguer vers la suite (c.-à-d. marquer une question obligatoire comme une saisie non valide, qu’il y ait ou non une réponse), cela empêchera complètement les demandeurs d’avancer et pourra se révéler très frustrant. Nous ne vérifions pas ces types de boucle : il sera toujours possible d’enregistrer le formulaire si elles sont présentes.
À NE PAS FAIRE : il est très important de garder à l’esprit que le branchement ne peut exister que grâce aux questions et au contenu de votre formulaire. Si vous devez supprimer des questions ou des choix, veillez toujours à supprimer le branchement conditionnel avant de modifier le formulaire, car cela pourrait nuire à l’accessibilité. De plus, gardez à l’esprit qu’une « boucle de branchement » peut également provoquer des problèmes. C’est notamment le cas lorsqu’une règle de branchement tente d’effectuer des actions incompatibles. Par exemple, si vous essayez de masquer et d’afficher une tâche en raison de la même condition, le formulaire ne saura pas quoi faire.
De nouvelles questions peuvent être ajoutées à un formulaire en toute sécurité sans affecter les données précédemment collectées. Pour plus d’informations sur l’ajout d’une question, consultez la rubrique Comment ajouter une question.
Remarque : Lorsque vous effectuez cette action sur un formulaire qui a déjà collecté des réponses actives, les utilisateurs ayant effectué cette tâche auparavant ne seront pas invités à revenir au formulaire pour mettre à jour leurs réponses. Le formulaire conservera le statut « Terminé » et l’utilisateur ne sera pas automatiquement informé qu’une modification a été apportée. Au cas où un demandeur devrait revenir à l’écran précédent pour le remplir à nouveau, nous vous recommandons de le contacter pour l’en informer.