Les automatisations peuvent être configurées pour programmer des actions en fonction de l’activité des demandes, de l’achèvement des attributions, des activations de dates, et bien plus depuis le site. Cet article donne un aperçu des automatisations : comment les créer, les gérer et résoudre les problèmes d’automatisation sur votre site.
Pour créer et comprendre des automatisations, réfléchissez à la logique de vos objectifs. Chaque automatisation peut être lue comme une phrase :
| QUAND cela se produit, SI cela a été observé, alors FAITES ce qui suit. |
Par exemple, si vous souhaitez déplacer les demandes après qu’elles aient été évaluées, la phrase de logique sera la suivante :
| QUAND la demande a été évaluée, SI son score est inférieur à 10, PASSEZ à la phase suivante. |
Pour chaque automatisation, les sections Activation et Action sont obligatoires, mais les conditions (déclaration « SI ») sont facultatives. S’il n’y a aucune condition, l’automatisation se lancera pour toutes les demandes.
Autre exemple :
| QUAND la demande a été soumise, PASSEZ à la phase suivante et ENVOYEZ UN EMAIL au demandeur. |
Les automatisations sont gérées dans deux domaines : au sein d’une phase et au sein des automatisations d’un programme auquel vous accédez en mode Conception.
Le tableau ci-dessous fournit une description des paramètres et des fonctionnalités utilisés pour configurer une automatisation.
| Paramètres | Description |
| Titre | Nom de l’automatisation tel qu’il apparaît sur le site. |
| Dossier | Dossier associé à l’automatisation. Les dossiers sont utilisés pour organiser les automatisations des programmes au sein de votre site. Remarque : un dossier ne sera disponible que dans le programme dans lequel il a été créé. Il ne sera pas visible dans les autres programmes de votre site. |
| Paramètres avancés | Sélectionnez Afficher les paramètres avancés pour consulter les paramètres Limite, Priorité et Délai que l’automatisation suivra. |
| Limite | Définissez le nombre max. d’exécution de l’automatisation pour une application spécifique. |
| Priorité | Définissez une priorité pour une automatisation de sorte qu’elle se lance avant toute autre automatisation associée au même évènement déclencheur, mais à une priorité inférieure. Si vous utilisez des priorités, vous devez les activer et les définir pour toutes les automatisations associées à un même évènement déclencheur. |
| Délai | Activez cette option pour retarder une action si l’activation et les règles ont été définies. Vous pouvez définir le délai en heures et jours. |
| QUAND EFFECTUER UNE DEMANDE | Considérée comme l’instruction QUAND, il s’agit du moment où l’automatisation se déclenche si toutes les conditions sont respectées. Source : La source de l’événement. Événement : Activation qui entraînera le lancement de l’automatisation si les conditions sont respectées. Par exemple, l’achèvement d’une tâche, la création d’une demande, lorsqu’une évaluation est terminée, etc. Cible : S’affichera si la source fait référence à une tâche spécifique. Cible la tâche spécifique qui provoquera l’activation de l’automatisation. |
| CONDITIONS | Les règles répertoriées ici, également appelées « Conditions », déterminent si l’automatisation se déclenche lorsque l’activation a été déclenchée. Il existe deux types de critères correspondants : TOUTES (ALL) : Toutes les règles répertoriées doivent être respectées pour que l’automatisation s’exécute N’IMPORTE LAQUELLE (ANY) : Une ou plusieurs règles doivent être remplies pour que l’automatisation se déclenche. Actions : - Ajouter une nouvelle règle. - Supprimer une règle existante. - Imbriquer les règles pour utiliser une combinaison de critères correspondant à tous ou à n’importe lesquels des critères correspondants. |
| Faire les actions suivantes : | Actions qui seront effectuées si l’activation est déclenchée et que toutes les règles sont remplies en fonction de la configuration de la Condition de l’automatisation. Icônes de l’énoncé FAIRE : (Flèches haut et bas) Modifier l’ordre des actions (X) Supprimer une action (+) Ajouter une nouvelle action |
| Afficher le journal | Sélectionnez la date de lancement de l’automatisation et les demandes concernées par celle-ci. |
| Statut (Inactive/Active) | Les automatisations ne s’exécuteront que si elles sont actives. Avant d’enregistrer le formulaire, activez l’automatisation pour qu’elle s’exécute correctement. |
Les automatisations de phase sont configurées dans les paramètres de phase de l’onglet Automatisations de phase et correspondent toujours à une règle ou à une activation associée à une phase spécifique dans le workflow du programme. Seules les automatisations dont la condition ou l’activation est « la demande est à la phase » peuvent être gérées ici. La page Automatisations de phases n’affichera que les automatisations concernant la phase en cours de consultation.
Pour accéder aux automatisations d’une phase spécifique :
REMARQUE : Lors de la configuration des conditions, la règle « la demande est à la phase » est automatiquement générée. Cela ne peut pas être modifié avant la création de l’automatisation.
Les automatisations de programmes sont configurées à partir de l’onglet Automatisations affiché en mode Modifier (Conception).
Pour créer une automatisation à partir de la page Automatisations de programmes :
Voici quelques cas d’utilisation courants des automatisations :