Il est recommandé que les titres d'automatisation suivent un format prédéfini pour des raisons d'organisation et d'efficacité, au cas où des modifications seraient apportées ultérieurement. Les formats courants sont :
« L’action : bref résumé de l’automatisation »
OU
« Activation -> Action »
Par exemple, si une automatisation est utilisée pour déplacer une demande vers une autre phase d’évaluation en fonction d’une réponse dans un formulaire de classement, l’automatisation peut être nommée :
« Déplacer : la demande approuvée vers une évaluation de suivi »
OU
« Sur approbation > Passer à la phase d'évaluation de suivi »
Ce nom permet à tout administrateur du site de rechercher et de modifier facilement l’automatisation au cas où des modifications seraient apportées au processus du programme lors des cycles ultérieurs.
Cette mise en forme a pour objectif principal de vous permettre d'organiser et de gérer vos automatisations.
ASTUCE ! Si votre automatisation effectue plusieurs actions, veillez à inclure les deux actions dans votre titre pour pouvoir le retrouver plus tard. Exemple : « Déplacement et envoi de courrier électronique : formulaire de demande complété ».
Lorsque de nombreuses automatisations ont été ajoutées à un même programme, il est facile de se sentir dépassé lorsque vous essayez de localiser une automatisation spécifique. Il est recommandé d'utiliser des dossiers d'automatisation pour faciliter l'organisation de votre organisation. Exemples basés sur les actions que vos automatisations exécuteront : ajout de dossiers avec des titres tels que « Déplacer », « Emails » et « Activation par date ». Mais vous trouverez peut-être plus pratique de nommer les dossiers en fonction des étiquettes ou des statuts de demande personnalisés que vous avez créés pour vos programmes.
Pour créer un nouveau dossier à partir de la page Automatisations :
Pour ajouter une automatisation à un dossier depuis la page Automatisations :
REMARQUE : Les automatisations ne peuvent être associées qu’à un seul dossier à la fois.
Pour afficher un journal consultable des instances précédentes dans lesquelles des automatisations ont été activées, les administrateurs peuvent sélectionner l’icône Afficher les journaux dans la page Automatisations. Cela peut être utile pour identifier le problème lorsqu’une demande n’a pas suivi le processus prévu ou pour déterminer si une automatisation s’est exécutée de façon délibérée ou accidentelle pour une demande.
Le journal affichera :
Pour des informations plus détaillées, consultez les Registres des automatisations.
Lorsqu’une automatisation est créée, elle doit être ACTIVE pour pouvoir être exécutée.
Pour activer une automatisation depuis la page Automatisations :
Pour activer une automatisation depuis la page Automatisations de phase :!
Pour activer une automatisation depuis l’automatisation :
Pour désactiver une automatisation depuis la page Automatisations :
Pour désactiver une automatisation depuis la page Automatisations de phase :
Pour désactiver l’automatisation au sein de l’automatisation :
La duplication d'une automatisation peut économiser du temps, en particulier lorsqu'elle est très similaire, mais que ses règles sont légèrement différentes de celles de l'automatisation parente.
ATTENTION! Les automatisations supprimées ne peuvent pas être restaurées.
Si vous remarquez qu’une automatisation ne s’est pas exécutée comme prévu pour une demande, vérifiez que les points suivants s’appliquent :