Questions/réponses sur l’automatisation

Il est recommandé que les titres d'automatisation suivent un format prédéfini pour des raisons d'organisation et d'efficacité, au cas où des modifications seraient apportées ultérieurement. Les formats courants sont :

« L’action : bref résumé de l’automatisation »

OU

« Activation -> Action »

Par exemple, si une automatisation est utilisée pour déplacer une demande vers une autre phase d’évaluation en fonction d’une réponse dans un formulaire de classement, l’automatisation peut être nommée :

« Déplacer : la demande approuvée vers une évaluation de suivi »

OU

« Sur approbation > Passer à la phase d'évaluation de suivi »

 Ce nom permet à tout administrateur du site de rechercher et de modifier facilement l’automatisation au cas où des modifications seraient apportées au processus du programme lors des cycles ultérieurs.

Cette mise en forme a pour objectif principal de vous permettre d'organiser et de gérer vos automatisations.

ASTUCE ! Si votre automatisation effectue plusieurs actions, veillez à inclure les deux actions dans votre titre pour pouvoir le retrouver plus tard. Exemple : « Déplacement et envoi de courrier électronique : formulaire de demande complété ».

Lorsque de nombreuses automatisations ont été ajoutées à un même programme, il est facile de se sentir dépassé lorsque vous essayez de localiser une automatisation spécifique. Il est recommandé d'utiliser des dossiers d'automatisation pour faciliter l'organisation de votre organisation. Exemples basés sur les actions que vos automatisations exécuteront : ajout de dossiers avec des titres tels que « Déplacer », « Emails » et « Activation par date ». Mais vous trouverez peut-être plus pratique de nommer les dossiers en fonction des étiquettes ou des statuts de demande personnalisés que vous avez créés pour vos programmes.

Pour créer un nouveau dossier à partir de la page Automatisations : 

  1. Sélectionnez l’icône Dossiers.
  2. Sélectionnez Nouveau sondage.
  3. Saisissez un nom pour le dossier.
  4. Sélectionnez OK.

Pour ajouter une automatisation à un dossier depuis la page Automatisations :

  1. Marquer l'automatisation
  2. Cliquez sur Dossiers.
  3. Sélectionnez le dossier qui décrit le mieux votre automatisation.

REMARQUE : Les automatisations ne peuvent être associées qu’à un seul dossier à la fois. 

Pour afficher un journal consultable des instances précédentes dans lesquelles des automatisations ont été activées, les administrateurs peuvent sélectionner l’icône Afficher les journaux dans la page Automatisations. Cela peut être utile pour identifier le problème lorsqu’une demande n’a pas suivi le processus prévu ou pour déterminer si une automatisation s’est exécutée de façon délibérée ou accidentelle pour une demande.

Le journal affichera :

  • le titre de l'automatisation
  • l'activation qui a provoqué le lancement de l'automatisation
  • la date et l’heure de son exécution
  • le titre de la demande à laquelle l'automatisation est associée
  • le nom de l'élément qui a provoqué l'exécution de l'automatisation.

Pour des informations plus détaillées, consultez les Registres des automatisations.

Lorsqu’une automatisation est créée, elle doit être ACTIVE pour pouvoir être exécutée.

Pour activer une automatisation depuis la page Automatisations :

  1. Sélectionnez l'automatisation que vous souhaitez activer
  2. Cliquez sur l’icône Actions.
  3. Sélectionnez Activer.

Pour activer une automatisation depuis la page Automatisations de phase :!

  1. Sélectionnez l'automatisation que vous souhaitez activer
  2. Cliquez sur l’icône Actions.
  3. Sélectionnez Activer.

Pour activer une automatisation depuis l’automatisation :

  1. Cliquez sur le bouton bascule en bas de la page.
  2. Enregistrez votre automatisation

Pour désactiver une automatisation depuis la page Automatisations :

  1. Sélectionnez l’automatisation à désactiver.
  2. Cliquez sur l’icône Actions.
  3. Sélectionnez Désactiver.

Pour désactiver une automatisation depuis la page Automatisations de phase :

  1. Sélectionnez l’automatisation à désactiver.
  2. Cliquez sur l’icône Actions.
  3. Sélectionnez Désactiver.

Pour désactiver l’automatisation au sein de l’automatisation :

  1. Cliquez sur le bouton bascule en bas de la page.
  2. Enregistrez votre automatisation

La duplication d'une automatisation peut économiser du temps, en particulier lorsqu'elle est très similaire, mais que ses règles sont légèrement différentes de celles de l'automatisation parente.

  1. Placez le curseur sur l'automatisation à dupliquer et sélectionnez l'icône Ellipses
  2. Sélectionnez Dupliquer
  1. Sélectionnez les automatisations dans le tableau
  2. Sélectionnez Actions.
  3. Cliquez sur Dupliquer
  1. Placez le curseur sur l'automatisation que vous souhaitez dupliquer et sélectionnez l'icône Ellipses dans la colonne Actions
  2. Sélectionnez Supprimer.
  3. Confirmez la suppression

Si vous remarquez qu’une automatisation ne s’est pas exécutée comme prévu pour une demande, vérifiez que les points suivants s’appliquent :

  • La demande a été envoyée après la création de l'automatisation. Si vous avez récemment créé l'automatisation, elle ne fonctionnera pas de manière rétroactive.
  • La demande remplit les conditions. Si les conditions sont basées sur des réponses de formulaire, assurez-vous que toutes les conditions applicables sont remplies au moment de l’automatisation. Il s’agit de la raison la plus courante qui fait qu’une demande n’est pas exécutée.
  • L'automatisation est active.