Cómo administrar planes de equipo

Si necesitas múltiples cuentas SurveyMonkey para tu organización, puedes crear un equipo. Los planes de equipo ofrecen facturación consolidada, administración de usuarios y funciones de colaboración para ayudarte a ti y a tu equipo a trabajar de forma más inteligente y rápida para crear, enviar y analizar encuestas exitosas.

Si eres administrador principal o administrador en un equipo, haz clic en tu nombre de usuario en la esquina superior derecha de tu cuenta para ir a la página Mi equipo.

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GRUPO VS. EQUIPO: Recientemente cambiamos el nombre de los grupos a equipos. Es posible que aún veas el nombre "grupo" a través del sitio mientras hacemos el cambio. ¡Agradecemos tu paciencia!

Cómo crear un equipo

Para crear un equipo necesitas un plan anual. Sigue estas instrucciones para crear un equipo según el plan que tienes actualmente.

Clientes nuevos y planes BASIC

Para crear un equipo:

  1. Si ya tienes un plan BASIC, inicia sesión en tu cuenta de SurveyMonkey.
  2. Entra a nuestra página de Planes y precios y elige cualquier plan anual.
  3. En la página de confirmación de compra, desplázate al campo Usuarios adicionales y elige el número de usuarios que te gustaría invitar a tu equipo, además de tu propia cuenta.
  4. Si estás pagando con tarjeta de crédito, puedes crear tu equipo y empezar a invitar usuarios para que se unan al mismo tan pronto como confirmes el pago. Si estás pagando con factura, puedes comenzar a invitar usuarios cuando el pago se haya procesado.
Plan anual PLUS, GOLD o PLATINUM

Para crear un equipo:

  1. Inicia sesión en tu cuenta de SurveyMonkey.
  2. Dirígete a la página Planes y precios.
  3. En tu plan actual, haz clic en el botón amarillo Crear un equipo y sigue los pasos.
  4. En la página Precios del equipo, revisa el costo por usuario. (Esta página solo está visible cuando inicias sesión en tu plan anual).
  5. Ingresa el nombre de tu equipo y al menos una dirección de correo electrónico para invitar a tu equipo. Cualquier persona que invites a unirse a tu equipo se te facturará como excedentes del equipo después de que hagas clic en el botón Crear un equipo.
Planes ENTERPRISE

Si tienes un plan ENTERPRISE, ya cuentas con un plan de equipo y puedes invitar usuarios a unirse en cualquier momento. Se te facturan excedentes del equipo por cada invitación enviada que supere el número de vacantes disponibles en el equipo.

Otros planes

Si tienes un plan mensual PLUS o un plan antiguo, tendrás que ampliar de plan a uno anual para crear un equipo. Luego, puedes seguir las instrucciones anteriores para los planes Anual PLUS, GOLD o PLATINUM.

¡Sugerencia! Cuando creas un equipo, te conviertes en el administrador principal y todo tu equipo obtiene acceso a las funciones de colaboración en equipo, como las Encuestas compartidas y la Biblioteca.

 

Cómo invitar usuarios

Bajo la pestaña Agregar usuarios, puedes invitar a la gente a unirse a tu equipo por correo electrónico, o puedes crear una página de inscripción para el equipo en donde las personas de tu organización pueden enviarse invitaciones a sí mismas.

Cualquier persona que esté invitada, ya sea que le hayas enviado una invitación o se haya invitado por su cuenta desde una página de inscripción para el equipo, se tiene en cuenta en el tamaño de tu equipo. A los administradores principales se les facturan excedentes del equipo por cada invitación enviada que supere el número de vacantes disponibles en el equipo.
Cómo invitar usuarios por correo electrónico

Para invitar usuarios a tu equipo por correo electrónico:

  1. En la pestaña Agregar usuarios, selecciona Enviar una invitación por correo electrónico.
  2. Introduce las direcciones de correo electrónico de las personas que quieres invitar. Puedes introducir varias direcciones separadas por comas o escribir cada dirección de correo electrónico en una línea distinta.
  3. Personaliza el mensaje de correo electrónico (no se admite HTML).
  4. Haz clic en Enviar invitaciones.
Cómo crear una página de inscripción para el equipo

Puedes activar una página de inscripción y compartir la URL con cualquier persona para permitir que se una al equipo por su cuenta. Cualquier persona con el enlace puede ingresar su dirección de correo electrónico y enviarse a sí misma una invitación para unirse a tu equipo.

Para crear una página de inscripción al equipo:

  1. En la pestaña Agregar usuarios, selecciona Configurar página de inscripción.
  2. En el campo Máximo de inscripciones, establece un límite de personas que pueden utilizar la página para registrarse.
  3. Haz clic en Guardar y activar.
  4. Copia la URL y compártela de la forma que desees.

Cómo administrar una página de inscripción

Puedes regresar a la pestaña Agregar usuarios en cualquier momento para supervisar la cantidad de inscripciones que se originaron a través de la página de inscripción. Este número indica la cantidad de usuarios que han solicitado una invitación a través de la página de inscripción, no la cantidad de usuarios que han aceptado la invitación.

Cómo desactivar una página de inscripción

Puedes desactivar una página de inscripción para un equipo en cualquier momento para evitar que se unan más personas a través del enlace. Cualquier persona que haya comenzado el proceso de inscripción a través del enlace podrá completarlo. Sin embargo, todavía puedes cancelar invitaciones desde la pestaña Administrar usuarios.

Para desactivar una página de inscripción:

  1. En la pestaña Agregar usuarios en la URL de la página de inscripción, haz clic en Desactivar página.
  2. Haz clic en Desactivar.

Si alguien intenta ir a una página de inscripción desactivada, verá un mensaje que se lo indique.

Reenviar una invitación

Puedes reenviar una invitación a cualquier usuario con el estado INVITADO o INVITACIÓN CADUCADA. No se te facturarán excedentes del equipo por reenviar invitaciones porque ya se te facturaron excedentes del equipo al momento de la primera invitación.

Para volver a enviar una invitación:

  1. En la pestaña Administrar usuarios, localiza la dirección de correo electrónico a la que quieres reenviar la invitación. Nota: la dirección de correo electrónico debe estar en el estado INVITADO para poder reenviar la invitación.
  2. Haz clic en la flecha hacia abajo a la derecha del usuario y haz clic en Volver a enviar invitación.
  3. Elige alguna de las siguientes opciones:
    • Enviar otra invitación al usuario: Envía otra invitación por correo electrónico al usuario para unirse a tu equipo.
    • Copiar un enlace a tu portapapeles: Comparte un enlace que este usuario en particular puede usar para unirse al equipo. Este enlace está vinculado al usuario al que le estás reenviando la invitación, por lo que solo debes darle el enlace a esa persona directamente.
Cancelar una invitación

Puedes cancelar cualquier invitación con el estado INVITADO. Al cancelar una invitación, se invalida el enlace de invitación enviado previamente al usuario. Si cancelas una invitación, puedes enviar otra sin costo adicional porque ya se te facturaron excedentes del equipo con la primera invitación.

Para cancelar una invitación:

  1. En la pestaña Administrar usuarios, localiza la dirección de correo electrónico de la invitación que deseas cancelar.
  2. Haz clic en la fecha hacia abajo ubicada a la derecha de esa cuenta.
  3. Haz clic en Cancelar invitación.
  4. Haz clic en para confirmar.
¿Por qué no puedo invitar más usuarios?

Si no puedes enviar una invitación o las personas no pueden invitarse por su cuenta desde la página de inscripción del equipo, probablemente haya una factura que debes pagar. Una vez que hayas pagado las facturas pendientes, podrás invitar a más usuarios. Puedes encontrar las facturas en tus Detalles de facturación.

 

Resumen del equipo

En la página Mi equipo, puedes obtener un resumen de cuántos usuarios hay en el equipo.

Término
Descripción
Vacantes usadas

Cualquier usuario en el estado Activo, Invitado o Reasignación pendiente.

Vacantes disponiblesLa cantidad de invitaciones que puedes enviar antes de que se te facturen excedentes del equipo.
Tamaño del equipoLa cantidad total de personas que pueden estar en tu equipo o ser invitadas antes de que se te facturen excedentes del equipo.
Nombre del equipoEl nombre del equipo que eligió el administrador principal cuando lo creó. El administrador principal puede cambiar este nombre en cualquier momento.
Administrador principalLa persona que creó el equipo. Esta persona administra los usuarios y la facturación del equipo.
Propiedad de la cuentaDetermina a quién consideramos como propietario del equipo.

 

Administración de usuarios

Bajo la pestaña Administración de usuarios, puedes ver la lista completa de todas las personas invitadas a tu equipo, así como un desglose de quién se ha unido y quién no. Según el estado de un usuario, hay algunas acciones que puedes realizar.

Activo, Invitado, Invitación caducada y Reasignación pendiente.

 

Estado
Descripción
ACTIVOIncluye al administrador principal, así como a cualquier persona que haya aceptado su invitación a unirse a su equipo.
INVITADOEl usuario ha sido invitado a unirse al equipo, pero todavía no ha aceptado la invitación.
REASIGNACIÓN PENDIENTE

La cuenta del usuario está en proceso de ser reasignada a otra persona. Esto significa que el administrador principal u otro administrador enviaron una invitación a otra persona para que se haga cargo de esta cuenta, pero aún no ha aceptado la invitación.

Ni el propietario original de la cuenta, ni el propietario nuevo, podrán acceder a la cuenta hasta que la persona a la que se le ha reasignado la cuenta acepte la invitación. En caso dado, puedes reasignar una cuenta en este estado a una persona distinta.

INVITACIÓN CADUCADAEl usuario fue invitado a unirse al equipo, pero no aceptó la invitación al cabo de 30 días. Las invitaciones caducan a los 30 días, pero siempre puedes reenviar la invitación al mismo usuario.

 

Cómo reasignar una cuenta

Puedes reasignar cualquier cuenta de usuario o administrador en tu equipo a otra persona, junto con todas las encuestas y los datos incluidos en ella. No se te facturarán excedentes del equipo por reasignar cuentas porque ya se te facturó la vacante.

Para reasignar una cuenta:

  1. En la pestaña Administrar usuarios, localiza la cuenta que deseas reasignar.
  2. Haz clic en la flecha hacia abajo a la derecha de la cuenta y elige Reasignar cuenta.

Hasta que un usuario nuevo no haya aceptado la invitación, el estado de la cuenta será REASIGNACIÓN PENDIENTE.

Si la cuenta es de un colaborador en cualquier encuesta compartida, la encuesta seguirá compartida con la cuenta, incluso si es reasignada a una persona distinta.

Eliminar una cuenta
Antes de eliminar una cuenta, te recomendamos que te comuniques con el usuario actual para asegurarte de que no haya datos de encuestas en esta cuenta que deban conservarse. Asimismo, ten en cuenta las siguientes precauciones y recordatorios antes de continuar con la eliminación:
  • Esta es una acción permanente y no puede deshacerse.
  • Todos los datos de las encuestas incluidos en dicha cuenta se eliminarán de forma definitiva.
  • El nombre de usuario ya no estará asociado a la cuenta.
  • Cualquier encuesta propiedad de esta cuenta y compartida con otros será eliminada permanentemente, y los colaboradores perderán el acceso a la encuesta y sus resultados.
  • Esa vacante no se elimina de tu equipo. En cambio, la vacante queda disponible y puedes invitar a otra persona a tu equipo sin costo adicional.

Para eliminar una cuenta en tu equipo:

  1. En la pestaña Administrar usuarios, localiza la cuenta que deseas eliminar.
  2. Haz clic en la flecha hacia abajo a la derecha del usuario y elige Eliminar cuenta.
  3. Haz clic en Eliminar para eliminar la cuenta de forma permanente.
Cambiar un usuario a administrador
Solo puedes cambiar un usuario a administrador si eres el administrador principal de un equipo Enterprise. Los otros equipos no tienen administradores.

Cambiar un usuario a administrador:

  1. En la pestaña Administrar usuarios, localiza el usuario que deseas cambiar a administrador.
  2. Haz clic en la flecha hacia abajo, ubicada a la derecha de dicho usuario, y selecciona Ver detalles del usuario.
  3. Junto a Función, haz clic en Cambiar.
  4. En la ventana Editar función del usuario, elige Administrador.
  5. Haz clic en Guardar. El nuevo administrador recibirá una notificación por correo electrónico en la que se le informará que lo has convertido en administrador.
Cambiar el administrador principal

Para cambiar el administrador principal actual por alguien diferente, dicho administrador principal debe cambiar la dirección de correo electrónico de su cuenta por la dirección de correo electrónico del nuevo administrador principal.

El administrador principal actual perderá acceso a la cuenta y a todas las encuestas y datos que haya en la cuenta. Ya no formará parte del equipo a menos que el nuevo administrador principal lo invite.

Si el nuevo administrador principal ya es un usuario del equipo, el administrador principal actual primero deberá eliminar del equipo la cuenta del nuevo administrador principal antes de que pueda actualizar la dirección de correo electrónico en su cuenta con el correo electrónico del nuevo administrador principal. El nuevo administrador principal puede invitar al administrador principal actual a ocupar esa vacante vacía sin costo adicional.

 

Funciones y permisos

En la pestaña Administrar usuarios, la función mencionada al lado de cada usuario indica qué permisos posee.

¡Sugerencia! Cuando alguien se une a un equipo, puede comenzar a crear sus propias encuestas de inmediato. No obstante, de forma predeterminada no tiene permisos para acceder a las encuestas existentes en la cuenta de cualquier otra persona. Las personas en un equipo deben compartir encuestas entre sí.
 
Administrador
principal
Administrador*
Usuario
Habilitar las funciones de cumplimiento con HIPAA para el equipo
3
  
Editar y administrar la facturación del equipo
3
 
 
Ver los detalles de facturación del equipo en la página Mi cuenta
3
3
 
Editar el nombre del equipo
3
3
 
Acceder a la página Mi equipo
3
3
 
Agregar usuarios
3
3
 
Reasignar o eliminar cuentas
3
3
 
Enviar copias de encuestas a todos los miembros del equipo
3
3
 
Agregar elementos a la biblioteca del equipo
3
3
 
Usar elementos de la biblioteca del equipo
3
3
3
Compartir encuestas para colaborar
3
3
3
Acceder a todas las funciones profesionales asociadas con el nivel del plan profesional del equipo
3
3
3
La cuenta puede eliminarse
 
3
3

 

* La función de administrador está disponible únicamente en los planes ENTERPRISE.

 

Cómo unirse a un equipo

Cuando aceptas una invitación para unirte a un equipo, puedes elegir crear una nueva cuenta como parte del equipo o convertir tu cuenta existente de SurveyMonkey para que sea parte del mismo.

Una vez que te unes a un equipo, el administrador principal puede reasignar tu cuenta a alguien más o eliminar tu cuenta a su discreción.

Cómo crear una nueva cuenta

Para crear una cuenta nueva como parte de un equipo:

  1. Ve a tu correo y abre la invitación que recibiste. Si no la recibiste, el administrador principal te la puede reenviar.
  2. Haz clic en Crear una cuenta nueva.
  3. Ingresa un nombre de usuario, contraseña y dirección de correo electrónico.
  4. Haz clic en Crear cuenta.
Cómo convertir una cuenta existente
Esto es lo que ocurrirá cuando conviertas una cuenta existente a un equipo:
 
  • Si el nivel del plan del equipo al que te unes es diferente al de tu cuenta actual, tu cuenta se convertirá al nuevo tipo de plan (además de las funciones que estén disponibles en ese plan).
  • Todas tus encuestas permanecerán en la cuenta.
  • El administrador principal del equipo se encargará de las facturaciones futuras, pero no recibirás ningún reembolso por el tiempo que te quede en tu actual plan profesional.
  • Se modifica a quién consideramos como el propietario de la cuenta. Consulta: Tus datos de SurveyMonkey

Para transferir tu cuenta actual de SurveyMonkey (incluidos tus datos y encuestas) al equipo:

  1. Ve a tu correo y abre la invitación que recibiste. Si no la recibiste, el administrador principal te la puede reenviar.
  2. Bajo la pestaña Convertir una cuenta existente, ingresa tu nombre y apellidos e inicia sesión con tu nombre de usuario y contraseña actuales.
  3. Haz clic en Suscribirse.
Cómo unirse a un equipo con HIPAA habilitada

Un equipo con HIPAA habilitada es aquel que tiene funciones habilitadas que cumplen con HIPAA.

Si te invitaron a unirte a un equipo HIPAA Enterprise y te unes convirtiendo tu cuenta actual de SurveyMonkey, tu cuenta tendrá HIPAA habilitada y estará sujeta a los términos de la BAA que abarquen a ese equipo. Esto significa que el control de tu cuenta estará sujeto a tu organización y no podrás convertir tu cuenta con HIPAA habilitada a una cuenta regular otra vez. Una vez que tu cuenta se una al equipo HIPAA, tu cuenta no podrá abandonarlo. Si no quieres que esto ocurra, puedes unirte al equipo HIPAA creando una nueva cuenta SurveyMonkey.

Más información: Cumplimiento con la HIPAA y SurveyMonkey

Conoce cómo crear, administrar usuarios o unirte a un equipo. Los planes de equipo ofrecen facturación consolidada, administración de usuarios y funciones de colaboración para ayudarte a ti y a tu equipo a trabajar de forma más inteligente y rápida para crear, enviar y analizar encuestas exitosas.

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