Sugerencias sobre el formato de los mensajes de correo electrónico

Comprender la información básica sobre el funcionamiento de los filtros de spam lo ayudará a crear mensajes de correo electrónico eficaces y sin spam. Si decide utilizar SurveyMonkey para distribuir su encuesta, revisaremos personalmente los mensajes que nuestro sistema señale debido a cualquiera de los ejemplos que se explican en este tutorial.

Las siguientes son tres sugerencias importantes que debe recordar para crear mensajes que los filtros de spam no señalen:

  1. Utilice una dirección de origen fácil de identificar.
  2. Utilice un asunto específico que no parezca un spam: describa el asunto de su correo electrónico. Evite usar TODAS LETRAS MAYÚSCULAS e interjecciones (!!!).
  3. Use texto simple que no sea HTML: si usa un código HTML, asegúrese de hacerlo correctamente. 

 


Temas que abarca este tutorial:

  1. Cómo funciona el filtro de spam
  2. Sugerencias para el asunto 
  3. Sugerencias sobre el diseño de los mensajes de correo electrónico 
  4. Ejemplo de mensaje correcto 
  5. Cómo enviar a listas extensas o listas adquiridas

 

Cómo funciona el filtro de spam

La mayoría de los filtros de spam funciona con un “sistema de puntuación” para determinar hasta qué punto el mensaje es “no deseado”. Todos los mensajes se analizan para detectar características que indiquen que se trata de un spam en función de “frases llamativas” habituales de los spam, y se les asignan puntos por frases, formatos y caracteres generadores. Todo correo electrónico que supere el límite de puntos se filtra y nunca se envía a los destinatarios.

Lo primero que detectan los filtros de spam y sus destinatarios es el asunto del correo. Sus destinatarios simplemente pueden hacer clic en el botón de spam en su cliente de correo electrónico para denunciar el mensaje. A continuación, se envía un mensaje al proveedor de servicios de Internet (como AOL, MSN, Hotmail, etc.) de los destinatarios que dice “Creo que estas personas me están enviando spam”.  El proveedor de servicios de Internet comienza a vigilarlo, ya que usted despertó sospechas. Si muchas personas denuncian que su correo electrónico es spam, se bloquearán todos los correos electrónicos que envíe en el futuro.

 

Frases de uso común filtradas por los proveedores de servicios de Internet:

Seguramente su mensaje no se descartará como spam por una o dos “frases llamativas”. Si su mensaje contiene este tipo de frases, los filtros de spam le asignarán puntos. Aquí le presentamos algunas palabras y algunos tipos de formato habituales similares a los de un spam que debe evitar:

  • Gane un iPod
  • Satisfacción garantizada
  • Mucho dinero
  • ¡Gratis!
  • ¡50% de descuento!
  • Haga clic aquí
  • ¡Llame ahora!
  • Suscríbase
  • Gane $
  • ¡Descuento!
  • Elimine su deuda
  • Duplique sus ingresos
  • Crédito
  • ¡Usted ha ganado!
  • Revierte el envejecimiento
  • Información que solicitó
  • Baje de peso
  • Marketing de múltiples niveles
  • Oportunidad de obtener un millón de dólares
  • Elimina
  • Recopilar
  • Sorprendente
  • Bonificación en efectivo
  • Le promete préstamos financieros
  • Listados de motores de búsqueda
  • “Detener” o “Detiene”
  • “Información oculta”

Sugerencias para el asunto

Es importante que los asuntos y el cuerpo de los mensajes sean directos. Los asuntos engañosos constituyen una manera muy confiable de identificar virus y spam. Además, la Ley CAN-SPAM de 2003 los prohíbe.

A. Informe a los encuestados cuál es el tema de su correo electrónico:

  • El asunto debe reflejar el contenido de su mensaje. 
  • Procure ser específico y sincero en el asunto de su correo electrónico.
  • Use expresiones de la lengua habituales y no sea excesivo en cuanto al uso de los espacios o las mayúsculas en el asunto.

B. No se recomienda:

  1. Usar lenguaje similar al de los spam, por ejemplo, ¡¡¡¡Gane un iPod!!!!, o simplemente indicar Realice esta encuesta. (¿Quién envía la encuesta? ¿Por qué debería abrir el mensaje?)
  2. Usar un “tono de voz ELEVADO” en el asunto mediante el uso de TODAS LETRAS MAYÚSCULAS.

C. Beneficios extra del asunto

Incluya el nombre de su empresa en el asunto.

 

Sugerencias sobre el diseño de los mensajes de correo electrónico 

Procure que sea sencillo. No use demasiadas imágenes ni código HTML incorrecto. Recuerde, los filtros de spam verifican si su mensaje y el asunto tratan el mismo tema. Por lo tanto, si usted menciona “una encuesta sobre la calidad” tanto en el asunto como en el mensaje de correo electrónico, el filtro de spam le otorga un buen puntaje. También examina la cantidad de texto real que incluyó en el mensaje. Por lo tanto, si la cantidad de código HTML o imágenes del mensaje supera al texto real, es posible que su mensaje no pase la prueba de detección de los filtros de spam.

Además, su mensaje debe explicar a los lectores el motivo por el cual reciben su correo electrónico, por ejemplo, “usted compró recientemente nuestro producto en misitio.com”, o “usted recibe este mensaje porque solicitó la inclusión en nuestro sitio web, www.misitio.com”.

 

A. Puntos extra del correo electrónico

  • Incluya su información de contacto “sin conexión”: su dirección postal, su número de teléfono, etc. Además, incluya la dirección de su sitio web, si posee uno, y un correo electrónico de contacto.
  • Incluya el nombre completo del destinatario. Si conoce el nombre completo del destinatario, el filtro de spam considerará que conoce a la persona. Incluir el nombre y el apellido del destinatario le otorga más puntos extra durante el proceso de detección realizado por los filtros de spam. Con la opción de etiquetas personalizadas provista con su lista de correo electrónico, le facilitamos esta tarea.
  • Incluya la fecha en su mensaje.

 

B. No se recomienda:

  1. Escribir como si fuera un remitente de spam.
  2. Usar un “tono de voz elevado” o signos de exclamación en exceso en el mensaje.
  3. Usar color rojo brillante u otros colores frecuentes de los spam ni colocar enlaces como ¡GRAN OFERTA!, GRATIS, etc.
  4. Usar código HTML incorrecto. Los códigos incorrectos son una señal de alerta para los filtros de spam. Por lo general, los programas que generan código HTML, como MS Word de Front Page, producen códigos incorrectos con etiquetas vacías y encabezados no relacionados.
  5. Incluir texto oculto. El texto oculto se incluye para proporcionar marcadores a la persona o el programa que escribe el código. Los remitentes de spam lo usan para incluir información en el mensaje.
  6. Incluir información en las imágenes. Los filtros de spam no pueden “leer” imágenes. Los remitentes de spam usan imágenes para enviar a las personas material que no han solicitado.

 

Ejemplo de mensaje correcto:


Asunto: Solicitud de [Nombre de la empresa] de opiniones a los clientes

Cuerpo: [Nombre] [Apellido]

[Nombre de la empresa] lo invita a participar en una encuesta de evaluación del servicio al cliente diseñada para evaluar sus opiniones sobre cómo ofrecer propuestas excelentes de servicio al cliente. En esta encuesta se le preguntará sobre sus interacciones recientes con [Nombre de la empresa].

Le enviamos esta encuesta porque nos gustaría conocer la opinión de nuestros clientes sobre estos temas y para averiguar qué consideran importante sobre el servicio al cliente.

Completar esta encuesta lleva aproximadamente diez minutos, y usaremos sus respuestas para analizar las opiniones sobre las distintas propuestas del servicio al cliente.

Este enlace está vinculado exclusivamente a su dirección de correo electrónico, por lo tanto, no reenvíe el mensaje a otras personas. Para realizar la encuesta, haga clic en el siguiente enlace:

[Enlace_de_la_encuesta]

Agradecemos desde ya su participación.

[Nombre y puesto que ocupa en la empresa]

Si desea realizar más preguntas, envíe un correo electrónico a [incluir la dirección de correo electrónico de contacto].


* Pie de página: aquí puede incluir la dirección del sitio web de su empresa, la política de privacidad (o información adicional sobre el anonimato), etc. En este lugar también debe incluir el enlace de exclusión e indicar claramente de qué se trata.

Nota: Si en adelante no desea recibir más mensajes de correo electrónico nuestros, haga clic en el enlace a continuación y automáticamente será eliminado de nuestra lista de correos.

[Enlace_de_exclusión]

 

Cómo enviar a listas de correos electrónicos extensas o listas adquiridas

Conceda tiempo extra a la aprobación de los mensajes cuando los envíe a listas de correos electrónicos extensas. Estas precauciones reducen la cantidad de correos electrónicos no solicitados (spam) y ayudan a aumentar el índice de respuesta. Antes de enviar una lista extensa por primera vez, necesitamos que los remitentes nos informen dónde obtuvieron las direcciones de correo electrónico y la antigüedad de la lista. 

El hecho de haber comprado una lista no significa que se trata de una lista “adecuada” o que los encuestados han aceptado explícitamente realizar la encuesta. No permitimos la carga de listas adquiridas en nuestro sistema. Deberá comunicarse personalmente con todos los que figuren en la lista a través de su propio cliente de correo electrónico y solicitarles que decidan incluirse para recibir encuestas de su parte. Recién entonces usted podrá cargar dichos correos electrónicos en SurveyMonkey.

NOTA: Cada cuenta establece un número máximo de mensajes permitidos por día: 20,000.