Umfragen via E-Mail-Einladung senden

Mit dem Collector für E-Mail-Einladungen können Sie benutzerdefinierte E-Mail-Einladungen zu Ihren Umfragen senden und nachverfolgen, wer Beantwortungen abgegeben hat. Sie können auch den Versand von Erinnerungs- oder Danknachrichten an Empfänger planen.

Um einen Collector für E-Mail-Einladungen hinzuzufügen, wechseln Sie zum Abschnitt Beantwortungen erfassen Ihrer Umfrage und wählen Per E-Mail senden.

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Schreibgeschützte Collectors: Mitbearbeiter können E-Mail-Einladungs-Collectors für für sie freigegebene Umfragen anzeigen, doch sie können diese nicht bearbeiten.

Nachricht verfassen

Kontakte importieren

Alle neu eingegebenen oder importierten E-Mail-Adressen werden in den Kontakten gespeichert. Es gibt folgende Möglichkeiten, Ihrer Nachricht Empfänger hinzuzufügen:

  • Geben Sie eine E-Mail-Adresse oder Gruppe in das Feld „Senden an“ ein und drücken Sie die Eingabetaste.
  • Klicken Sie auf Empfänger hinzufügen, um Kontakte zu importieren.
TIPP! Sie können nur eine Umfragebeantwortung pro E-Mail-Adresse im Collector aufzeichnen. Statt eine E-Mail-Einladung an einen Listserv oder E-Mail-Alias zu senden, erstellen Sie einen Weblink und geben diesen frei.

Einladung bearbeiten

Klicken Sie oben rechts in der Nachrichtenvorschau auf Bearbeiten und wählen Sie eines der Nachrichtenformate aus. Sie können jeweils nur ein Nachrichtenformat verwenden. Änderungen, die Sie in einem Nachrichtenformat speichern, werden beim Wechseln des Formats möglicherweise überschrieben. Sie können auch eine bereits von Ihnen verwendete frühere Nachricht kopieren. Denken Sie daran, dass die Nachrichten bestimmte erforderliche Daten enthalten müssen.

Später fortsetzen

Sie können jederzeit während des Erstellens Ihrer Nachricht, der Bearbeitung der Collector-Optionen oder der Versandplanung auf Später fortsetzen klicken, um Ihren Fortschritt als Entwurf zu speichern. Der Collector-Status wird so lange als „Entwurf“ oder „Nicht konfiguriert“ angezeigt, bis Sie die erste Nachricht gesendet haben.

Nachrichtenvorschau

Klicken Sie nach dem Verfassen der Nachricht auf Speichern, um eine Vorschau der Nachricht anzuzeigen. Sie haben auch die Möglichkeit, eine Test-E-Mail zu versenden. Sie können keine Vorschau von benutzerdefiniertem HTML-Code in SurveyMonkey anzeigen, den HTML-Code aber kopieren und in ein kostenloses Online-HTML-Vorschautool einfügen, um die Formatierung zu prüfen.

 

Collector-Optionen auswählen

Absender-E-Mail-Adresse

Wählen Sie die E-Mail-Adresse, die im Absenderfeld Ihrer E-Mail-Einladung angezeigt wird. Sämtliche Antworten auf Ihre E-Mails werden ebenfalls an diese Adresse gesendet. Sie müssen Ihre E-Mail-Adresse bestätigen, wenn Sie einen BASIC-Tarif nutzen.

Anonyme Beantwortungen

Standardmäßig werden IP-Adressen und E-Mail-Adressen in Umfrageergebnissen gespeichert. Wenn Sie für Empfänger Vorname, Nachname oder andere benutzerdefinierte Daten hinzugefügt haben, werden diese Daten ebenfalls gespeichert. Um das Speichern der Informationen zu beenden, anonymisieren Sie die Beantwortungen.

Nachverfolgen der Einladungen

Wenn Sie einen GOLD- oder höheren Tarif haben und die Nachverfolgung von Einladungen aktiviert ist, können Sie sehen, wie viele Empfänger Ihre E-Mail-Einladung geöffnet und sich bis zu Ihrer Umfrage durchgeklickt haben.

Erweiterte Optionen

Klicken Sie auf Erweiterte Optionen anzeigen, um alle Collector-Optionen anzuzeigen.

 

Einladungsversand planen

Jetzt senden

Senden Sie die Einladung umgehend. Der Zeitpunkt des Nachrichtenversands wird auf ca. 5 Minuten nach dem Anklicken der Schaltfläche festgelegt. Siehe: Keine E-Mail-Einladung erhalten

Planen

Wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit für den Versand der Einladung an Ihre Empfänger aus. Sie können auf der Registerkarte „Übersicht“ rechts neben einer Nachricht mit geplantem Versand auf den schwarzen Abwärtspfeil klicken, um die Planung der Nachricht aufzuheben oder die Nachricht neu zu planen.

Testnachricht senden

Sehen Sie sich an, wie die Nachricht in Ihrem E-Mail-Programm aussieht. Die Test-E-Mail wird an die Absender-E-Mail-Adresse gesendet.

Über den Umfragelink in der Test-E-Mail können Sie eine Vorschau der Umfrage anzeigen, ohne dabei eine Beantwortung aufzuzeichnen. Wenn Sie die Einbettungsoption verwenden, erfolgt in der Umfragevorschau kein Vorausfüllen der Beantwortung, da in einer Umfragevorschau keine Beantwortungen erfasst werden.

Wenn Sie benutzerdefinierte Daten verwenden, ruft die Test-E-Mail die Daten von einem zufällig ausgewählten Empfänger in Ihrem Collector ab. Wenn Sie für diesen Kontakt keine benutzerdefinierten Daten haben, bleibt das Feld in Ihrer E-Mail leer.

 

Umfragebeantwortungen nachverfolgen

Echtzeitergebnisse anzeigen

Wenn Sie die Nachverfolgung von Einladungen aktiviert haben, können Sie mit Einladungs- und Beantwortungsdiagrammen nachverfolgen, wie viele Personen Ihre Einladung geöffnet, sich bis zur Umfrage durchgeklickt oder Ihre Umfrage beantwortet haben. Sie können auch im Abschnitt Ergebnisse analysieren Ihrer Umfrage einzelne Beantwortungen anzeigen.

Empfänger anzeigen

Zeigen Sie eine Liste aller dem Collector hinzugefügten Empfänger sowie deren jeweiligen Beantwortungsstatus auf der Registerkarte „Empfänger“ an. Klicken Sie auf Alle Nachrichten oder Alle Empfänger, um die Empfänger zu filtern.

Empfängerdetails können nicht in einem Collector bearbeitet werden. Alle Änderungen an Kontakten sollten in den Kontakten vorgenommen werden.

Empfänger exportieren

Klicken Sie auf der Registerkarte „Empfänger“ auf Alle exportieren (.CSV), um eine Kalkulationstabelle mit allen Empfängern im Collector herunterzuladen. Die Tabelle enthält die gleichen Informationen wie die Registerkarte „Empfänger“.

Sie können nur die vollständige Empfängerliste exportieren. Wenn Sie die Dropdownmenüs zum Filtern der Empfänger verwenden, ist die Schaltfläche zum Exportieren deaktiviert.

 

Erinnerungen und Danknachrichten versenden

Gesendete Nachrichten anzeigen

Klicken Sie in Ihrem Nachrichtenverlauf auf den schwarzen Abwärtspfeil rechts neben einer gesendeten Nachricht, um die Nachricht bzw. deren Empfänger anzuzeigen.

Nachrichtenentwürfe bearbeiten

Klicken Sie in Ihrem Nachrichtenverlauf auf den schwarzen Abwärtspfeil rechts neben einer Entwurfs- oder einer Nachricht mit geplantem Versand, um die Empfängerliste oder den Nachrichtentext zu bearbeiten oder die Zeitplanung für die Nachricht aufzuheben. Wenn Sie eine Empfängerliste bearbeiten, können Sie bis zu 1.000 Empfänger entfernen.

Weitere Nachrichten senden

Mit den Schaltflächen oben in Ihrem Nachrichtenverlauf können Sie weitere Nachrichten senden.

Mehr einladen

Senden Sie mehr Einladungsnachrichten, um dem Collector neue Empfänger hinzuzufügen. Sie können Einladungen auch an Empfänger senden, die dem Collector hinzugefügt wurden, an die aber bisher noch keine Einladung versendet wurde.

  • Sie können nur eine Einladungsnachricht pro Empfänger (oder E-Mail-Adresse) und pro Collector senden.
  • Wir entfernen Empfänger, an die bereits eine Einladungsnachricht gesendet wurde, automatisch, bevor die Nachricht gesendet wird.
Erinnerung senden

Planen Sie eine Erinnerungsnachricht für Empfänger, die Ihre Umfrage noch nicht oder nur teilweise beantwortet haben.

  • Sie können wählen, ob Sie eine Erinnerung an Empfänger mit dem Status Nicht beantwortet oder Unvollständige Beantwortung senden. Um eine Erinnerung sowohl an Empfänger mit dem Status „Nicht beantwortet“ als auch „Unvollständige Beantwortung“ zu senden, müssen Sie zwei separate Erinnerungsnachrichten erstellen.
  • Wir fügen die Empfänger von Erinnerungsnachrichten automatisch anhand des Beantwortungsstatus hinzu.
  • Sie können oben rechts im Feld „Senden an“ auf Empfänger bearbeiten klicken, um bestimmte Empfänger aus der Nachricht zu entfernen. Sie können bis zu 1.000 Empfänger entfernen.
Danknachricht senden

Senden Sie Danknachrichten an Empfänger, die an Ihrer Umfrage teilgenommen haben.

  • Sie können allen Teilnehmern danken oder nur denen mit dem Status Vollständige Beantwortung oder Unvollständige Beantwortung.
  • Wir fügen die Empfänger von Danknachrichten automatisch anhand des Beantwortungsstatus hinzu.
  • Sie können oben rechts im Feld „Senden an“ auf Empfänger bearbeiten klicken, um bestimmte Empfänger aus der Nachricht zu entfernen. Sie können bis zu 1.000 Empfänger entfernen.
Einladung erneut senden

Es ist nicht möglich, eine Einladungsnachricht erneut an bestimmte Empfänger zu senden. Sie können stattdessen eine Erinnerungsnachricht senden.

So senden Sie eine Einladungsnachricht als Erinnerungsnachricht:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte „Übersicht“ des Collectors auf Erinnerung senden.
  2. Klicken Sie oben rechts im Feld „Senden an“ auf Empfänger bearbeiten.
  3. Entfernen Sie alle Empfänger, die die Nachricht nicht erhalten sollen, und klicken Sie auf Speichern.
  4. Klicken Sie über der Nachricht auf den schwarzen Abwärtspfeil neben der Schaltfläche „Bearbeiten“ und dann auf Vorherige Nachricht kopieren.
  5. Klicken Sie neben Nachrichtentyp anzeigen auf das Dropdownmenü und wählen Sie Einladung aus.
  6. Verwenden Sie die Pfeile nach links und rechts, um die Nachrichten zu durchsuchen. Klicken Sie auf eine Betreffzeile, um den Inhalt der Nachricht anzuzeigen.
  7. Wenn Sie die Nachricht gefunden haben, die Sie erneut senden möchten, positionieren Sie den Mauszeiger auf der Nachricht und klicken rechts auf die Schaltfläche Nachricht kopieren.
  8. Klicken Sie auf Speichern und dann auf Weiter, um mit dem nächsten Schritt fortzufahren und die Nachricht zu senden.
TIPP! Sie können Erinnerungs- und Danknachrichten ohne die Angabe von Empfängern planen, da die Empfänger anhand ihres Status (Nicht beantwortet, Unvollständig oder Vollständig) zum Zeitpunkt des Versendens der Nachricht automatisch diesen Nachrichten als Empfänger hinzugefügt werden.

 

Allgemeine Fragen

Wie kann ich die gleichen Kontakte verwenden wie vorher?

Die E-Mail-Einladung ist in die Kontakte, ein Online-Adressbuch mit Ihren Befragten, integriert.

Die Kontakte können Sie in Gruppen organisieren. Dann können Sie den Namen der Gruppe in das Feld „Senden an“ eingeben, um diese Kontakte einer E-Mail-Einladung als Empfänger hinzuzufügen.

Wie kann ich Beantwortungen bearbeiten?

Derzeit können Sie für einen Empfänger im Collector eine Umfragebeantwortung nicht manuell hinzufügen.

Wenn der Empfänger allerdings (durch Öffnen der Umfrage über die E-Mail-Einladung und Klicken auf „Weiter“ oder „Fertig“ auf der ersten Umfrageseite) eine Beantwortung übermittelt hat, können Sie im Abschnitt „Ergebnisse analysieren“ der Umfrage die Umfragebeantwortung bearbeiten.

Wie kann ich Empfänger entfernen?

Einladungsentwürfe und Einladungsnachrichten mit geplantem Versand

So entfernen Sie Empfänger:

  1. Setzen Sie auf der Registerkarte „Übersicht“ die Bearbeitung der Entwurfsnachricht fort oder klicken Sie rechts neben einer Nachricht mit geplantem Versand auf den schwarzen Abwärtspfeil, um die Nachricht zu bearbeiten.
  2. Entfernen Sie die Empfänger.
  3. Klicken Sie auf „Weiter“, um die Collector-Optionen zu prüfen und den Zeitpunkt des Nachrichtversands zu planen.

Erinnerungs- und Danknachrichten

Auf der Registerkarte „Übersicht“ können Sie Erinnerungs- und Danknachrichten senden.

  • Wenn Sie eine Erinnerung oder eine Danknachricht entwerfen, können Sie im Feld „Senden an“ oben rechts auf Empfängerliste bearbeiten klicken, um bestimmte Empfänger zu entfernen.
  • Sie können bis zu 1.000 Empfänger entfernen.

Gesendete Nachrichten

Um E-Mail-Protokolle beizubehalten, können Sie keine Empfänger aus einem Collector entfernen, wenn Sie ihnen eine Nachricht gesendet haben.

Senden Sie E-Mail-Einladungen zu Ihren Umfragen und verfolgen Sie, wer Beantwortungen übermittelt hat. Anhand der Schritte in dieser Anleitung können Sie Ihre Nachricht verfassen, Collector-Optionen auswählen, den Nachrichtenversand planen, Beantwortungen nachverfolgen und Erinnerungs- und Danknachrichten senden.

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